退休干部职工档案管理工作的体会

文/广东省肇庆市高要区人民医院 梁桂洪

现阶段，退休干部职工数量不断增加，虽然退休干部已经离开了原本的工作岗位，但是职工档案还保存在单位内，职工档案关系到退休干部退休后的生活保障，单位应在保证退休干部合法权益不被侵犯的基础上，落实档案管理相关政策。单位离退休干部在原本的工作岗位上作出了巨大贡献，政府部门对退休干部职工生活质量关注度较高。为了保证退休干部职工生活质量，单位应做好退休干部职工档案管理工作，运用现代信息技术对档案管理工作进行创新，从而使档案管理工作质量得到提升。

一、退休干部职工档案管理中存在的问题

（一）退休干部档案管理粗放。退休干部职工档案管理较为粗放，导致档案管理工作质量较差。由于档案管理工作制度还不够完善，导致大多数档案管理活动无法正常开展。单位在经营发展中存在忽视退休干部职工档案的问题，还有部分单位开展管理工作时与实际联系较少，如果照搬其他档案制度会导致工作脱离实际，无法到达预期的管理效果。单位在退休干部职工档案信息收集方面还存在较多不足，很多退休干部职工档案缺失情况严重。并且由于管理制度不够完善，对于档案管理人员的约束性不强，档案管理人员容易出现懈怠心理，无法实现对退休干部档案的科学管理。离退休干部档案管理理念更新不及时，新时代的档案管理逐渐向着精细化、科学化和信息化的方向发展，但是实际档案管理工作中仍坚持传统的管理理念，档案管理效率较低，对档案管理质量也造成了不利影响。现阶段，档案管理手段单调[1]。

（二）档案管理中人力、物力投入不足。现阶段的档案管理工作中缺少人力、物力的支撑，工作中存在较多的问题和不足。退休干部档案管理主要面向已经退休的单位职工，管理和服务对象较为单一且工作量较大，开展档案管理工作的过程中存在较多的困难。档案管理部门中管理人员数量较少，不仅给管理人员造成了较大压力，还导致很多工作任务无法在规定时间内完成，无法使档案管理工作进一步完善和规范。单位缺少专业的档案管理人员，档案管理工作主要由其他部门负责，导致档案管理不够精细、专业，无法达到预期目标。退休干部管理信息化建设程度低。离退休干部档案管理中资金投入不足，缺少计算机等信息化设备，还采取传统纸质档案管理模式，导致档案管理效率较低[2]。

（三）退休干部档案管理职责不分。退休干部档案管理职责不分的现象，其主要体现在两个方面：一方面，退休干部职工档案管理部门职责不分；另一方面，退休干部职工档案管理人员职责不分。管理部门职责不分主要是因为单位没有单独设置退休干部职工档案管理部门，退休干部职工档案管理与其他档案管理工作混合在一起，导致档案管理较为混乱，且难以对其进行统一领导和部署，档案管理工作不够规范。管理人员职责不分主要体现在退休干部职工档案管理职责划分不够明确，管理工作开展过程中经常出现没有明确责任人的情况。

（四）退休干部档案管理硬件和软件建设缺失。现阶段的档案管理工作开展过程中，硬件、软件建设存在较多不足。退休干部职工档案与其他档案共用同一个档案室，由于缺少档案管理规划，无法从档案室内部独立出来进行管理。退休干部职工档案的管理过程中，档案夹、防火设备、打孔设备数量不足，导致部分档案未能得到良好保存，纸质档案容易出现损坏、丢失等情况，造成退休干部职工部分档案信息缺失。档案管理过程中忽视了信息技术的重要性，缺少信息化系统建设，难以加快档案管理信息化发展的步伐。例如，退休干部职工在档案检索过程中，难以实现对档案的精准检索，且存在检索信息不健全的情况，对于这类档案信息材料只能管理人员手动进行查找，会浪费较多时间查找档案，也会降低档案的使用效率。退休干部职工档案管理缺少统一的数字化、信息化建设标准，导致电子档案数字化管理较为混乱，容易出现档案丢失的情况[3]。

二、退休干部职工档案管理的内容

退休干部职工档案管理主要建立在人事档案管理的基础上，单位对退休干部职工在职期间所实行的政策和规章制度都要纳入档案管理内容中，其主要目的是保证退休干部职工档案信息的真实性和完整性，从而保证退休干部职工的合法权益。退休干部职工在职期间的各类会议记录、活动等记录在档案中，能够有效反映退休干部职工的工作状态。将具体民众生活内容相关政策和活动纳入档案中，可以真实反映其工作特点。将退休干部在职期间出台的社会政策等材料纳入档案中，可帮助单位考核退休干部职工的工作质量。

三、退休干部职工档案管理的重要性

加强退休干部职工档案管理工作，有利于加快养老保险制度的完善和落实，国家养老保险制度中明确规定了国家机关、事业单位中的劳动者，要参加社会养老保险。养老保险待遇水平与退休干部职工缴费工作以及缴费年限等关系较为密切。随着社会保险事业的不断发展和养老保险制度的持续完善，社会保险管理向集约型管理的方向发展，退休干部职工档案管理工作能够使养老保险信息更加完善，实现养老保险制度的有序落实[4]。

退休干部职工档案中涉及的职工基本情况，包括社会保障号码、姓名、性别等多方面内容，能够用于单位退休干部职工社保档案核对。由于单位人员流动较大，档案移交工作较为复杂，加强退休干部职工档案管理工作，能够保证档案移交的完整性，从而保证退休干部的合法权益。单位重视退休干部职工档案管理，还能够使单位档案管理工作向着社会化和规范化的方向发展，充分发挥出退休干部职工档案价值。

四、退休干部职工档案管理的工作措施

（一）加快推进精细化档案管理体系建设。在退休干部职工的档案管理工作开展过程中，应加快推进精细化档案管理体系建设，针对传统档案管理工作中存在的不足，及时采取措施进行解决，实现档案精细化管理。档案管理中还要形成完善的档案管理制度，需要结合单位实际情况制定管理制度，为精细化档案管理工作提供支撑。退休干部职工档案管理工作具有长期性、复杂性等特点，强化档案管理部门与其他部门之间的联系，便于档案管理工作的开展，使工作效果获得明显提高。同时，应形成档案管理量化工作体系，为精细化管理工作奠定基础。退休干部职工档案应定期进行整理，按照退休干部级别对档案进行分类管理，采取针对性的保护措施，便于后续对其进行有效利用。在档案管理中应采取现代化的管理办法，加强信息技术的应用，实现对退休干部职工档案的数字化管理。利用计算机等录入设备、扫描设备，将纸质档案转变为数字化档案。统一数字化档案标准，使数字化档案建设更加具有规范性[5]。

（二）加快退休干部档案管理现代化建设。档案管理现代化建设需要将档案信息化管理作为主要方向，单位应加大对退休干部职工档案管理工作方面人力和物力的投入，从而加快退休干部档案管理现代化建设。构建高素质、专业化的退休干部职工档案管理队伍，档案管理人员必须由专业的档案管理人员担任，禁止出现其他员工兼职档案管理的情况，做好退休干部职工档案管理人员岗前培训，使其更加具有专业性，能开展高效率的档案管理工作。单位在档案管理工作实践中应不断对工作内容、工作形式等进行优化，使退休干部职工档案管理更加符合单位实际情况。同时，应对档案室内计算机等信息设备进行更新，并引进现代化的档案管理设备，这不仅可以使工作效率获得提升，还能保证档案信息录入的精准性。此外，还可与科技企业合作，形成符合档案管理工作需要的档案管理信息系统，将档案管理信息录入信息系统中，实现对档案的数字化管理，可以降低档案损坏的风险，也不容易出现档案丢失的情况。形成完善的档案信息化管理制度，使退休干部职工的档案管理信息化管理更加规范，推动退休干部职工档案管理向着规范化、标准化方向发展。

（三）明确退休干部职工档案管理职责。由于单位对退休干部职工档案管理重视度不够，且受到管理人员管理职责不清晰的影响，导致管理人员的工作态度较为消极，造成档案管理工作无法到达预期目标。为了能够强化退休干部职工档案管理工作效果，使退休干部职工档案能够充分发挥出其价值，应明确档案管理人员职责。单位应明确退休干部职工档案管理职责，建设专门的退休干部职工档案管理部门，避免出现档案管理混乱的情况。成立专门的退休干部职工档案管理部门，由单位档案管理部门直接对其管理，退休干部职工档案管理部门要服从单位档案管理部门的统一领导和部署，还要保证退休干部职工档案管理具有自主性，结合实际管理需要开展相关管理工作。准确把握退休干部职工档案管理部门责任，认真履行自身职责，做到不越位、不缺位。落实退休干部职工档案管理人员责任制度，合理分配管理人员工作任务和岗位责任，从而使档案管理工作更加规范。制定科学合理的考核制度，定期对退休干部职工档案管理人员的专业性进行考核，并制定奖惩制度，调动管理人员积极性的同时，也能够约束管理人员的工作行为，使其能够认真落实岗位职责[6]。

（四）完善退休干部档案硬件和软件建设。在退休干部职工档案的管理过程中，应完善退休干部档案管理硬件和软件建设，为退休干部职工设置独立的档案室，提高档案管理工作效率，保证档案管理工作质量。为退休干部职工档案配置单独的档案室，并且保证档案室内软件、硬件设施较为完善，能实现退休干部职工档案标准化管理。档案室内还应加强防火、防潮以及防盗配置，对已经损坏的档案资料进行修复。完善档案室各类硬件设备的配置，如档案夹、防火设备、打孔设备等，保证其可以满足退休干部职工档案管理工作的需要，使退休干部职工档案管理能够顺利开展。注重对退休干部职工档案管理软件建设，单位可以加强与IT 企业的合作，根据单位退休干部职工档案管理的特点，开发一套适用于退休干部职工档案管理的信息系统，并做好信息系统的后续维护工作，促进其为退休干部职工档案管理工作提供有力支持。退休干部职工档案管理信息化管理系统应具有信息化、数字化等特点，能够适应未来退休干部职工档案管理的发展需要。加强对退休干部职工档案管理人员的信息化培训，让管理人员熟悉计算机设备以及信息系统的操作，注重对管理人员职业道德和职业素质的培养，使其能够更好开展档案管理工作，使档案管理向着高质、高效的方向发展[7]。

五、结语

综上所述，做好退休干部职工档案管理工作，能够推动养老保险制度不断完善和发展，发挥出退休干部职工档案的价值，推动退休干部职工档案管理向着规范化和标准化的方向发展。在退休干部职工档案管理过程中应根据单位实际需要，采取多种措施做好档案管理工作，使退休干部职工档案管理工作更加规范，强化退休干部职工档案管理工作的效果。