论纪检监察档案信息化建设

文/辽宁大学 王萌

在国内反腐倡廉的重要局面下，纪检监察工作逐渐超负荷，严惩腐败的同时形成了大量的档案材料，作为查处各种违纪案件过程中形成的真实记录，传统的档案管理模式已经不再适用于当下的纪检监察档案管理工作。习近平总书记在2018 年召开的全国网络安全和信息化工作会议上强调“信息化为中华民族带来了千载难逢的机遇。我们必须敏锐抓住信息化发展的历史机遇。”[1]作为专门监督权力运行的机关，要想有效提高纪检监察机关整体的工作水平和监督效率，保障反腐工作的高质量完成，势必要借助大数据和人工智能，充分发展纪检监察新模式。档案作为开展纪检监察工作的重要基础和依据，利用信息技术科学管理档案将成为推动纪检监察工作的关键一步。

一、纪检监察档案信息化建设的法理基础

（一）贯彻落实党中央对纪检监察工作的指示。推进档案信息化建设是实现纪检监察工作现代化转型的必然要求。2020 年新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）规定，“档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织应加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”[2]随后《关于加强新时代检察机关法律监督工作的意见》中要求“加强检察机关信息化、智能化建设，运用大数据、区块链等技术推进公安机关、检察机关、审判机关、司法行政机关等跨部门大数据协同办案”，以支持和保障检察机关的法律监督工作[3]。档案作为纪检监察工作的原始记录和重要证据，应当结合其政治性、专业性、保密性等特点，率先开展信息化建设工作，将信息化建设作为重要的档案工作现代化方式，促进档案工作的数字转型，让档案资料流动起来，发展智慧档案，提供智能服务，这也是档案事业发展适应信息时代需要的必然选择，对促进档案科学管理、更好地服务于纪检监察各项工作有着重要作用。

（二）档案信息化建设相关法规的协同保障。档案材料是开展反腐斗争的重要基础，因此在实现档案信息化转型过程中形成的电子档案，对其证据效力问题应当由现有法律来明确说明，认定效力将直接关系到其在案件审理过程中证明力的强弱。2018 年《机关档案管理规定》中提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力”[4]，随后《档案法》中也鼓励和支持档案馆和机关、团体等组织推进传统载体档案数字化，在“来源可靠、程序规范、要素合规”的基础上，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”[5]，意味着电子档案作为历史情况的客观记录，以国家法律的形式对其效力予以确定，更好地推进纪检监察档案信息化建设工作。

二、纪检监察档案信息化建设的必要性

（一）提供廉政风险预警新路径。传统的纪检监察一般是在收到署实名反映的信访件后，才开始问询核实，工作人员不仅需要接收、传递、整理大量信息，信息在管理、传输过程中还可能遗失，最重要的是无法对未发生的反腐败现象进行干预。而纪检监察工作实现档案信息化转型后，通过信息技术与大数据技术的结合，提高了机关部门督查分析能力。在分析档案数据时，不再是简单的数据累加和比较，而是通过数据挖掘和相关性分析对纪检监察机关后台数据进行梳理汇总统计，对其进行分析并预测，实现对领导干部的实时监督，对可能出现的廉政风险点进行预测和预判。

（二）推动档案信息交流共享。以往纪检监察档案都是采用纸质文件记载，因此当各级纪检监察机关单位之间进行信息交流时，需要提前将纸质档案分类整理好并到指定地点进行会面交流，不仅耗费人力物力财力，纸质档案的不便携性也使档案丢失风险增加，降低交流效率。而通过对档案进行电子化管理，使所有档案信息通过线上平台进行远程操作和无障碍交流，同时实现信息资源在各级机关单位内部的联网共享。对于线下会议交流也可以仅通过U 盘、移动硬盘等移动存储器实现数据便携，在保证信息安全的同时也提高了交流效率。同时，还可以在纪检监察网站上向公众公开人事任免、工作程序、会议记录、信息公开年报等信息，加强监察机关与社会群众之间的交流。

（三）提高监察机关办案效率。传统纪检监察档案管理工作一般采用人工对已有档案进行管理和维护，信息量大、工作流程复杂紊乱且错误率高，降低了档案的处理效率。因此，实现档案数字化管理工作势必要引入信息化技术。结合纪检监察档案的特点来规范档案信息化管理流程，不仅能及时更新保存在工作中形成的各类具有保存价值的纪检监察案件材料，还能利用数据分析技术协助办案人员开展案件办理工作，提升办案效率。还可以利用大数据整合以往案件档案分析相关行为，帮助监察部门摸清普遍性规律，更好的协助纪检监察机关工作。

三、纪检监察档案信息化建设现状及问题

目前，各省级纪检监察机关正在逐步加强档案信息化建设工作。2021 年7 月，为贯彻落实全省纪检监察系统首期大数据办案专题培训会议精神，不断推动纪检监察工作与信息化建设的深度融合，锦州市纪检监察机关引入“大数据+”监督模式，组建营商环境“大数据”监督专班，利用“12345”政务服务平台、政务服务大厅宣传板、室外电子屏、微信公众号等载体拓宽问题线索渠道，积极探索大数据监督工作的方式方法[6]。此外，还建设了单位门户网站、智慧办公系统等数字化平台，通过与第三方合作的方式建立档案管理系统，将部分平台举报线索、案件档案、审批材料等整合为电子档案，对各类信息进行统一管理，对处置结果进行跟踪监督，提高纪检监察机关的办案效率。

总体来说，锦州纪检监察部门虽然已建成信息网络平台，但仍处于档案信息化建设的起步阶段，从当前来看，建设过程中至少存在以下问题：

（一）档案信息化管理制度不完善。目前纪检监察档案部门对档案的整理都是按照1998 年《纪检监察机关案件档案管理办法》实行，该办法对每一类档案都规定了详细的管理办法，但都是针对纸质档案，随着电子档案的推广和应用，该方法也暴露出一些不足，对于举报、信访、案件调查报告、处分决定等多种档案类型都没有做出明确的收集整理规定，导致各地各级纪检监察机关在档案整理过程中随意性较大，容易出现“信息孤岛”现象，不利于日后各部门间的资源共享。虽然在实际监察工作中，存在一些规章制度可以直接使用，但一部分来源于上级政府的直接部署文件，另一部分是本级政府的自发制定，两者之间缺乏协调性，因此在具体的操作环节中，档案信息化建设工作必须以更明确、清晰、合理的规章制度加以引导。

（二）综合性档案管理人才短缺。信息化建设的关键不仅是技术和硬件，还有人才队伍。信息化时代对档案的收集、整理、报送、归档等工作都是通过计算机完成的，因此档案管理人员不仅需要对电子档案进行规范管理，还要对网络安全防护知识有所了解，以确保电子档案的安全性。但从目前档案管理队伍建设情况来看，能利用信息技术和数据分析的人才少之又少，还有部分干部以有长期工作经验为借口不愿接触学习信息技术，“不会用、不想用计算机”等传统思想根深蒂固，抵制信息技术手段应用到工作中，因此即使有再多的档案信息数据也很难体现价值，最终导致信息技术在档案管理工作中应用效果不佳。

（三）软硬件设施配备不足。档案工作若要实现转型升级，需要存储大量档案信息，建立不同类型的数据库，因此需要配备先进的数字化设备和网络基础设施。目前部分纪检监察机关比如市级以下尤其是一些贫困边缘地区的市县财政经费的来源较少，导致现代化设备不足、计算机相对老化无法及时更新换代等问题，容易受到病毒侵入，造成档案信息泄漏。除此之外，部分单位还缺乏专业的纪检监察档案管理系统，无法实现电子档案在线查询、对相似案件档案调取分析，导致纪检监察工作进展缓慢。

（四）档案信息安全存在泄露风险。利用信息化技术发展纪检监察工作固然是好，但大数据毕竟是一把双刃剑，信息泄露的风险仍然不能忽视。纪检监察的监察对象一般是国家立法机关、司法机关、国有企业、事业单位等的工作人员，利用信息化技术对以上公职人员的信息进行收集整理，而这类档案信息往往具有涉密属性。同样，对于案件档案来说，牵扯范围广，保密性强，如果出现网络病毒、系统泄漏、黑客攻击等问题，导致机密信息泄密被盗，可能会加重腐败现象，造成国家利益的重大损失，影响到国家安全的稳定性。

四、如何推动纪检监察档案信息化建设

（一）健全纪检监察档案管理机制。为了明确纪检监察档案信息化建设过程中的责任，全力保障网络数据安全可靠运行，应当优化纪检监察档案工作流程，对不同的档案类型实行相对应的整理标准，进一步明确其分类大纲，科学划分档案类别，对案件分类、立卷主体和原则、归档范围、保管期限等方面作出详细规定，具体规定对档案整理和信息化建设的要求。明确档案整理过程中的各项内容和环节，做好与业务部门的沟通和协调，利用信息化技术为档案工作提供有效的技术支撑，创新档案管理模式，以满足纪检监察档案信息化建设工作的实际需求。只有各级纪检监察档案部门按照统一管理机制工作，才能避免各地纪检监察档案信息成为信息孤岛，实现资源共享。与此同时，应当根据信息披露原则健全档案信息公开机制，针对线上线下不同的服务需求，按类别、层次、时间分别制定公开制度，最大限度地发挥纪检监察档案信息的特定服务功能。

（二）建设技术型档案管理人才队伍。根据《纪检监察机关案件档案管理办法》规定,纪检监察档案实行“谁办案谁立卷原则”[7]，意味着档案管理人员不仅要具备查办案件所需的专业知识，还要掌握档案管理相关知识和技能，因此，应当进一步加大对档案管理人员的培养力度，积极参加省档案局组织的专业培训，包含计算机、网络技术、信息工程等方面的内容。同时，档案管理人员要及时更新现代技术在档案工作中的应用情况，积极学习全国各地对于信息化建设的先进做法，适应时刻更新发展的信息技术，更好地优化系统和工作流程，增强档案信息化管理的适应性发展。

（三）加大投入改善软硬件设备。《机关档案管理规定》中提出“机关档案部门应当配置独立的专业服务器和专用存储设备，服务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求”[8]，因此为了满足审理部门对案件档案的查阅需求，应当构建档案信息网络系统，配备一些可以帮助完成档案信息录入、存储、分析、输出，同时具备信息存储量大、安全系数高等优点的存储设备，这些是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件[9]。在档案信息化建设前期需要将办公系统、业务系统和电子档案管理系统统一列入规划清单，同时配备服务器、计算机、光盘刻录机、扫描仪等现代化设备，并对部分陈旧设备更新换代，尽量满足档案信息化建设的标准，推动纪检监察工作高效开展。

（四）优化纪检监察档案管理系统。按照纪检监察机关档案工作职责和要求，在档案管理系统内建立档案借阅电子登记簿，实现电子档案在线查询，对档案往来借阅信息全程跟踪，实现档案的资源数字化、归档自动化和管理标准化。在对案卷档案录入信息系统时，对案卷标题著录项增加办案人姓名、线索编号等关键词，以便实现档案信息精准查找。同时健全数据安全治理体系，定期优化升级软件，保障信息数据安全。从技术角度出发，要防范黑客攻击和病毒入侵，安装杀毒软件，开启信息自动备份，对重要涉密信息采取多种加密方式处理。对内要增强保密意识，做好工作人员的权限分级，防止内部人员泄密、篡改。

五、结语

随着信息技术的不断发展，纪检监察工作注定要走向信息化建设的道路。档案资料作为监察工作重要的依据之一，应当率先改变传统工作模式，利用先进技术将纸质档案逐渐转变成电子档案，搭建纪检监察档案信息服务平台，充分发挥信息资源的作用。纪检监察档案信息化建设，要坚持与时俱进，牢固树立长远发展观念。总之，纪检监察系统档案信息化建设可以通过互联网技术实现信息网络化，尽快实现互联网技术与档案信息的有机结合，提升资源的共享程度，确保更稳定高效地管理档案，助力国家开展反腐倡廉工作。