“互联网+”背景下档案管理信息化建设

文/内蒙古自治区住建厅综合保障中心 路飞

事业单位中文件资料的保管和运行都离不开科学合理的档案管理，随着“互联网+”时代的到来，传统的档案管理模式会出现一些不能解决的问题，无法发挥档案应有的作用，也会影响档案的使用和管理的效率。为此，在档案管理的发展进程中应该改变传统档案管理模式，将现代信息技术应用于现代档案管理中，不断提高管理的水平和管理的建设。

一、必要性

（一）提高工作效率。传统的档案管理主要以纸质文件来记录和储藏一些重要的文件，并且需要管理人员做好手写记录工作，具有工作效率低下的特点，如果档案管理工作任务比较多，无法及时的完成档案管理任务。查阅档案时，需要到专门的区域寻找，耗时耗力，工作效率低下，严重影响档案管理的质量。有些档案资料查阅不变和存储不变，无法挖掘出其中的价值，导致档案资料很难得到充分的利用。随着“互联网+”时代的到来，可以对档案管理进行信息化建设。管理人员在互联网技术和信息技术的支持下可以将原有的档案输入到电脑中，实现传统档案的电子化管理，以此提高档案管理的效率。建立符合使用要求的信息化平台，利用平台可以随时进行档案的查阅，可以输入关键词，查阅人员能够找到想要查找的内容，避免造成时间的浪费。经济发展和信息化时代的到来，为档案管理提供了新的发展契机，档案资料中一些重要的价值被挖掘出来，更好地推动事业单位的发展[1]。

（二）保证档案管理的安全性。传统的档案通过纸质材料进行保存，在长期保存的过程中，纸质档案可能会被多次查阅，严重影响字迹的清晰度，有的档案可能遭到损坏。此外，如果档案室发生火灾或者其他的意外事故，纸质档案可能丢失或者被损坏，造成档案管理的安全性能下降，一些档案中的重要价值没有被利用，也会影响档案管理的功效。随着档案管理的信息化建设，在计算机技术和“互联网+”技术等先进技术的协助下能够将纸质档案存储在云平台中，实现档案文件资料的电子化，并且有着很高的安全性能。如果因为火灾或者其他意外事故导致纸质档案的丢失或者损坏，通过云平台存储的信息，就可以避免该类问题的出现。

（三）规范化。传统档案的收集和整理等工作比较烦琐，同时需要借助手工完成。在档案管理中，工作人员的思维方式和工作方式存在明显的差异性，档案填写的内容和格式也不尽相同，长此以往档案管理工作很难形成规范性，也会影响档案管理工作的进展。不断完善信息化建设水平，档案管理工作会更加科学规范化，并且档案的收集、整理和录入工作等更加省时省力，提高了工作效率。

（四）增加档案资料的价值。在传统的档案管理中，档案中一些潜藏的价值很难被挖掘，在管理中也没有做好档案的备份工作，可能造成一些有价值的档案丢失。随着管理的信息化，不仅能够挖掘出一些有价值的档案信息，同时将档案文件电子化之后，可以利用设置的关键词和编号进行管理，之后将档案存储在互联网平台。一旦有查阅档案的需求，输入关键词和编号之后，能够寻找到档案资料，及时的查到所要获取的信息，提高了档案文件的查阅频率和使用频率，同时也可能挖掘出档案中潜藏的价值[2]。

二、内涵和原则

（一）内涵。将信息化技术应用到档案管理工作中，其优势明显，不但可以改变传统纸质档案的管理方式，还可以减少时间的浪费，提高工作效率。但是，数据时代的普遍性也给信息化管理带来一些安全隐患，因为档案的信息化建设需要实现档案的电子化管理，由原来的纸质档案开始向电子档案方向转变，在网络管理中可能出现黑客或者网络病毒攻击的问题。为此，为了确保对事业单位档案的安全化管理，应该规避管理中的风险。

（二）目标。1.分级建设。档案中的信息和内容比较多，主要包括图片和文档等。不同内容的档案建立不同的分级管理，对不同内容文档的整理及不同图片和影音等资料的归档工作。通过分级建设的原则，实现档案管理的科学合理化，对提高档案管理的工作效率具有重要的意义。2.注重实用性。在档案信息化处理的过程中，需要利用图像模式对文档进行图像的格式保存，在此过程中需要针对文字来进行检索和分类，做好深加工，确保档案实用。

（三）问题。1.档案管理人员水平。档案管理中管理人员至关重要，其水平直接影响管理质量，随着信息化技术的应用，应该引导管理人员掌握更多的信息化档案管理技术，重视对专业人才的引进。结合当前档案管理中非专业人员比较多的问题，事业单位应该制定关于管理人员的长期发展规划，做好长期和定期的培训，提高全体管理工作人员的信息化技术。2.保证管理安全。当前档案管理的信息化建设更加依赖于计算机网络技术，虽然明显提升了档案管理的效率，但是复杂的互联网环境也导致了不安全因素的出现，对电子档案造成不同程度的威胁。比如，如果计算机硬盘发生故障，可能导致电子档案的丢失，若网络遭到黑客和病毒的攻击，电子档案可能会被窃取和破坏。3.提高信息化水平。在“互联网+”时代背景下，对档案管理的信息化建设提出了更高的要求，但是一些事业单位存在着信息化水平不足的问题，因为档案的管理工作比较烦琐和复杂，有些事业单位的管理衔接机制和技术设备的支持力度不足。

四、改进策略

（一）对信息化建设更加重视。1.领导的重视。事业单位发展过程中及信息化建设的背景下，不能沿用传统的档案管理思维模式，要不断的创新和改变档案管理模式，就需要加大对资金的投入力度，能够引进先进的档案管理技术，引导工作人员认识到档案管理信息化建设的重要性。针对当前有些领导对档案信息化管理的重要性不够重视的问题，相关管理人员可以通过书面资料等方式，介绍档案管理信息化建设的重要价值，举出有力的实证，让领导认识到档案管理的重要性，才能更好地加大信息化的建设力度。另外，随着“互联网+”时代的到来，应该明确认识到信息技术在档案管理中的重要性，明确档案管理的信息化建设已经成为事业单位档案管理的发展趋势，并且紧跟时代的发展步伐，否则也会在一定程度上影响事业单位的健康发展[3]。2.财政支持。档案管理的信息化建设还应该有充足的资金支持。但是因为受到多种因素的影响，有的事业单位的专项资金不足，在一定程度上影响了档案管理信息化建设的顺利开展。为此，要结合当前事业单位中的档案管理信息化建设工作来明确资金和技术的投入力度，应该加大对资金的投入力度，可以制定资金的使用计划，给上级的单位和领导财务部门汇报，争取资金和政策的支持，提高信息化建设的质量。

（二）先进的管理方式。1.管理部门的建设。应该建设专门的信息化管理部门，同时引进先进的技术和设备支持部门建设，还要重视人才的引进和培养，重视对计算机设备的使用，定期对信息化人才进行培训，确保工作人员能够将所学的知识应用到日常管理中，保证技术设备之间的融合。另外，档案管理的信息化部门还能够约束工作人员的行为，提高责任意识。2.重视对数据库的建设。在利用信息技术的基础之上，应该建立档案目录等多种数据库。并且加大对大数据技术的应用，保证对档案管理中数据的挖掘和整合工作。在大数据可视化技术的协助下，能够简化信息的录入程序。不断地提高档案管理的工作效率，及时将有用的档案信息录入到数据库中，保证录入信息的真实性和完整性，避免因为传统的档案管理而造成档案损失和丢失的现象，还能够充分的挖掘档案的潜在价值。在引进大数据技术之后，要做好管理人员的培训工作，引导管理人员掌握最先进的大数据管理技术，更好的发挥大数据技术在档案管理中的重要价值[4]。

（三）规范现有的工作体系。当前档案管理的信息化建设还存在着许多不足之处，因此对信息化建设过程要建立完善的技术标准，提高各环节的管理水平，科学合理指导。总结传统档案管理工作中自身的情况，建立完善的档案信息化工作细则，可以采取以下的完善措施。第一，应该改变传统的档案存档模式，随着档案管理的信息化建设，要做好电子档案的存档工作，并且有制度的约束和保证，在电子存档之前，做好纸质档案的备份，如果电子档案出现错误，应该及时和电子档案进行对比，找到错误并及时的纠正；第二，加大对档案管理硬件和软件设施的投入力度，为确保硬件和软件的质量，应该选择到正规的厂家购买，防止出现档案管理的安全性问题，保证档案管理的科学性；第三，加大对档案信息安全管理标准的建设力度，引导档案管理部门认真落实统一的标准，一旦档案的管理出现安全问题，可以以统一的标准为依据，追溯问题所在，并且给出相应的处理方式。

（四）制度建设。1.对制度的完善。分析不足，找到原因之后建立新的档案管理制度，在遵守国家法律法规的前提条件下做好档案管理制度的完善，提高档案管理的质量。2.完善安全监督制度。应该加强对档案管理监督制度的完善。在事业单位的档案访问中，要设定严格的访问限制，只有身份录入之后，才能够进入到档案信息系统中，针对身份不明的人员要做好拦截工作，避免影响到档案信息的安全。此外，加强对事业单位内部人员访问的重视，必须要了解访问者的身份和访问的时间，对访问的行为要做好严格的记录和上传，避免单位中工作人员随意的泄露或者篡改档案中的信息，减少违法行为的出现。在档案信息化建设中，完善档案的监督管理制度，直接约束工作人员的行为，提高管理效率。

（五）做好培训。针对当前一些档案管理工作人员的责任心不足和信息化意识不高的问题，应该重视对工作人员的教育，明确认识到档案管理对事业单位发展的重要性，除了要加大对信息化技术的培训之外，加强工作人员的责任意识和安全意识至关重要，才能不断提高事业单位档案管理的信息化建设水平[5]。1.提高业务能力。档案管理的质量与效率直接体现管理工作人员的业务能力。实现档案管理信息化以后，管理人员整体的综合素质培养处于关键位置，应该引导工作人员全面的掌握信息化技术知识和档案管理方面的知识，提高自己的业务能力和水平，更好的适应“互联网+”时代下对档案管理提出的要求，形成一支专业素质高、综合能力强的队伍。2.提高安全意识。应该将传统的档案管理理念和现代化的管理理念有效结合，不断创新，学习先进的大信息管理技术。重视对档案的安全管理建设，避免管理过程中可能出现的安全隐患，确保档案管理的安全性。在档案管理人员的培训中，除了要做好专业技能知识的培训，还应该加大对信息安全方面的培训，使管理人员能主动发现可能存在的安全隐患，明确认识到档案管理信息化建设的重要性，采取安全的管理手段，不断提高安全管理的意识，增强责任意识。3.做好工作人员的培训。结合事业单位档案管理的情况，做好工作人员的培训工作，找到适合的培训内容，明确培训的方式，引导工作人员了解档案管理知识，认识到档案信息管理的重要性，在培训的过程中不断提高自身的专业知识和专业技能，并且在培训完成之后还要做好考核，具备过硬的综合素质之后，能够提高整体的档案管理能力。

（六）加强网络基础设施的建设。在“互联网+”深入发展的背景下，应该加大对网路基础设施的建设的投入力度，建立集成化的通信网络结构，实现档案管理的智能化发展，保证档案管理的科学性和准确性。重视对网络基础设施的建设和投入力度，增加硬件和软件设施的投入，在提高档案管理效率的同时，促进管理的智能化和电子化发展，加大对技术和资金的引进力度，重视对设备的引进，如扫描仪等。通过软件和硬件设施能够实现对档案管理数据的有效处理，实现数据的更新和存储。

五、结语

综上所述，在“互联网+”的时代背景下，信息化、科学化的档案管理高速发展，相关工作部门要加强对档案管理的信息化建设，提高档案管理的工作效率和质量，为更好地推动事业单位的健康发展奠定基础。在具体的档案管理的信息化建设过程中，要采取多种措施来完善信息化建设，包括重视制度的建设，加大对管理工作人员的培养，提高管理人员的责任意识，重视对档案管理中基础设施的投入力度，了解档案中的价值，能够更好地为事业单位的发展提供重要的文件。