重在“心”防突出“人”管<br/>——论新形势下的地方高校涉密文件精细化管理

重在“心”防突出“人”管
——论新形势下的地方高校涉密文件精细化管理

2023-11-08台州职业技术学院江莎莎

办公室业务 2023年19期

文/台州职业技术学院江莎莎

一、研究背景

习近平总书记指出：“实现中华民族伟大复兴的中国梦，保证人民安居乐业，国家安全是头等大事。” 高校保密工作关系着国家安全和人民利益，是党和国家保密事业的重要组成部分。近年来，地方高校学术交流日趋活跃、对外合作日渐频繁，保密工作成了高校日常的重点任务。涉密文件管理是保密工作的重要方面，涉密文件涉及国家秘密信息，加强涉密文件管理不仅关系着地方高校的安全稳定发展，也是响应党和国家在保密工作上的重要举措。

我国《刑法》规定，“故意泄露国家绝密文件1 份以上，机密文件2份以上，秘密文件3份以上，或者过失泄露国家绝密1 份以上，机密文件3 份以上，秘密文件4 份以上，即可立案，负相关刑事责任。”涉密文件管理看似和普通文件管理相似，处理流程包括签收、保管、传递、清退、销毁、归档，但更强调文件处理的保密性和安全性。一旦某个环节发生失泄密情况，单位和个人都将被严肃追责。因此，研究高校涉密文件管理中如何避免发生失密泄密行为，具有非常重要的现实意义。

二、地方高校涉密文件管理现状

地方高校涉密文件是指中央、省级、市级党委政府及相关部门印发的密级来文和高校自行印发的密级文件。地方高校涉密文件有如下特点：一是上级来文为主，涉密发文极少。地方高校只有派生定密权，一般情况下不印发密级文件。二是来文数量多，类型不一。按照种类分为机密文件、秘密文件，工作秘密文件（包括内部文件），目前地方高校不涉及绝密文件。按照来源分为中央级、省级、市级三级文件。近年来，地方高校涉密文件来文数量大幅上升。三是密件接触人员较多。涉密文件接触人员主要是指文件拟办人员（办公室主任）、文书（机要秘书）、校领导、各处室及二级学院负责人、相关业务部门具体经办人员。如一份阅知类文件，文件接触人员至少11 人。四是密件归档数量大。地方高校按照上级部门要求，2021 年前，每年一次清退上年度中央和省级机密文件，2021 年后，实行两年一退，其余省级密级文件及市级密级文件由高校根据工作需要鉴定，自行归档或集中销毁。销毁密级文件先分管领导审批再双人监销，销毁清单报备市级保密管理部门；归档密级文件按照保密要求进行归档管理。尽管每年清退了大部分密级文件，但密级文件归档数量也相当多，单独保存在机要室保密柜中。

近年来，地方高校逐步加强了涉密文件管理工作。台州职业技术学院严格落实中央、省委、市委对涉密文件管理有关要求，把涉密文件管理工作列入学校重要工作事项，成立了以校党委书记为组长的保密工作领导小组，由党政办正式在编人员管理涉密文件，配备机要秘书AB 岗（党员），每年定期参加保密知识培训。学校划定了保密要害部位，设置了独立的机要室、阅文室、设备间，按照“三铁一器”要求配备了铁门、铁窗、报警器，24 小时视频监控、保密柜、密码柜、涉密电脑、涉密复印机、涉密打印机、涉密碎纸机、手机屏蔽柜等保密设备，并粘贴密级标识。党政办公室加强了机要室管理，机要人员严格按照保密要求使用保密设备，严禁学校无关人员进入机要重地。学校制定出台了《台州职业技术学院涉密文件保密管理暂行规定》《台州职业技术学院涉密人员管理规定》《台州职业技术学院涉密会议管理规定》《台州职业技术学院涉外活动保密管理规定（试行）》《台州职业技术学院宣传报道及信息公开保密管理规定》《台州职业技术学院涉密事件报告和查处办法》等一系列涉密制度，对涉密文件的签收与传递、阅处与使用、保管与销毁等关键环节实行规范化严格管理。

三、地方高校涉密文件管理隐患

目前全省各地通报多起失泄密案例，如涉密会议文件材料未收回，私人交往中谈论涉密信息，在微信、浙政钉等电子通信软件上传递涉密敏感信息等。绝大多数失泄密事件的发生，问题不是出在技术防护或物资防护层面，而在“人防”层面，根本原因都是出在“人”的问题上。思想上不重视，麻痹大意，导致不知不觉间失密泄密，让窃密之人乘虚而入，从而造成失泄密的严重后果。

对照案例，自查自纠，部分地方高校对涉密文件接触人员的管理也有流于表面，存在较大的安全隐患。涉密文件管理人员存在工作谨慎度不高，责任心不强，专业度不够、人员变动频繁等问题。涉密文件阅件人员对密件的重要性在思想上还缺乏正确认识，认为“我们地方学校哪有什么国家秘密可言”“怎么什么文件都定密，内容看不出有什么特殊”“涉密文件不丢就行管这么严干嘛”“涉密文件只看不摘抄不复印怎么记得住以后怎么执行”，没有把涉密文件的安全性放到第一位，而只关心本条线工作能否顺利开展，对涉密文件的重要性认识不足。

四、地方高校涉密文件精细化管理对策

涉密文件管理既是一项持久性工作，也是一项防范性工作。正所谓“心不防，防不胜防，心在防，防上加防”，加强对涉密文件接触人员的管理，把保密意识贯穿于各个环节始末，只有从“人”这个根本入手，在走“心”上下功夫，才能做好地方高校涉密文件管理工作。

（一）签收环节。1.专人签收，认真核查。凡是涉密文件一律由涉密文件管理人员签收，签收时认真核对签收清单和文件是否相符，检查来件包装和封口是否牢固、严密，文件档案袋有无破损，及时拆封并清点文件，确认文件份数、份号、页数和来件封面一致后再签收。[4]涉密文件签收后第一时间存放于保密柜。2.分类造表，详细登记。涉密文件一律线下拟办，涉密文件管理人员填制批办单，一密一单，批办单上标识“涉密文件严禁拍照、上网、复制，阅完请及时退还”，强化阅知人员保密意识，做好书面和口头保密提醒。涉密电脑保管在机要室，专机专用，不与任何网络连接，电脑密码设置11 个字符以上，每半个月更换一次密码。[1]涉密文件管理人员制作电子收文登记册，按来文单位分类登记，可以按照来源登记分为中央密级文件、省级密级文件、市级密级文件，或者按照密级类别登记分为机密文件、秘密文件、内部文件。登记内容尽可能详细，包括签收人员、登记人员、收文编号、收文日期、发文字号、份号、密级、份数、发文单位、文件标题、发文范围、清退日期等。对于收文编号，收文量较少的地方高校可以采用总流水编号法登记，收文量较多的地方高校可以采用分类流水编号法登记，如机密级1号件“J001”、秘密级1 号件“M001”、内部1 号件“N001”等。

（二）保管环节。1.专职管理，强化监督。涉密文件管理人员一般由学校党政办公室文书或秘书兼任，基于涉密文件管理工作的特殊性，应配备机要秘书，专职管理涉密文件。机要秘书配置A 岗和B 岗，A 岗主负责，B岗机动顶岗，严格落实岗位责任，增强涉密文件管理人员责任心。通过保密警示教育、宣传讲座等形式，增强涉密文件接触人员对涉密文件重要性的认识。每年5 月是国家安全宣传教育月，组织开展全校师生保密宣传，学校大屏幕播放保密宣传片，提高全校师生保密意识。学校保密工作委员会及时更新涉密人员数据信息，组织涉密人员一年一次签订保密承诺书，真正从思想上杜绝麻痹大意，把保密意识强化于心，时刻紧绷“保密防范”弦。学校每年召开保密工作会议，分管领导和办公室主任加强对涉密文件管理工作的指导和监督，定期对各个工作程序进行检查，发现隐患及时告诫和提醒，对违反保密制度的行为严肃追责。2.制度执行，严格审批。上至中央《保密法》，下到学校《保密管理暂行规定》，以制度为根本，从源头上抓好制度执行力。涉密文件管理人员把各项保密要求熟记于心，不做违反保密规定的事，真正将保密制度落到实处。学校各部门或二级学院阅知人员借阅、复印涉密文件必须以严格标准为前提进行审批，涉密文件管理人员做好借阅、复印、摘抄台账登记。审批单上详细记录并签字，写清文件名称、密级、部门、人员、日期、批准领导等信息，以备查询和明确责任。复印涉密文件，按照批准份数复印，复印件编号盖复印戳，用完即退，复印件等同原件管理。[2]借阅涉密文件一律在机要室阅知，机要室张贴“机要室阅文守则”，阅文前要求阅文人员仔细阅读并遵守相关要求，确需外借文件时不提供原件，统一提供复印件，复印件用好之后及时清退回机要室。

（三）传递环节。1.专人专夹，密不外传。涉密文件传阅采用以涉密文件管理人员为中心的轮辐式传递方式进行，由专人专夹传递文件。涉密文件阅知人员不将文件私传或交由其他人员代送，以免发生涉密文件的失控管理。[5]涉密文件传递时，统一使用保密局下发的专用文件夹，以区别于普通文件，涉密文件管理人员做好文件知悉范围的可控、在控，分清主次轻重，按照学校领导职务、分工等顺序轮流传递，不随意扩大或缩小文件传阅范围，禁止无关人员阅知文件。由学校领导或部门个人参会带回的涉密文件或资料，个人不得保存，必须第一时间移交涉密文件管理人员。2.明确时限，及时收回。学校校领导批办涉密文件统一在机要室或校领导办公室进行，其他人员一律在机要室阅办。涉密文件管理人员对涉密文件的传递进行跟踪，做好流转台账登记，写明文件登记号、份数、传递人、阅件人、阅件地点、递交时间、退回时间等信息。机要人员核实涉密文件递交份数和收回份数，随时掌握文件所处位置，确保涉密文件不遗失。阅办类涉密文件根据紧急程度，形成“急件急办、特件特办”的工作作风，学校主要领导批示后呈分管领导批示，再业务部门办理，后其他校领导传阅；传阅类涉密文件先呈送主要领导批示后分批呈送其他校领导。明确涉密文件阅知时限，办结文件以两个星期为限，传递文件以半天为限，上午送中午收，下午送下午收，文件不在外留夜，阅完及时收回到机要室保密柜存放。寒暑假期间密级文件的管理实行“办件先办，阅件缓办”制度，密级文件阅办件先办理，其他传阅件待开学后由机要秘书统一办理呈送领导。

（四）清退、销毁、归档环节。1.按时清退，规范销毁。涉密文件阅办完毕后，涉密文件管理人员对于需要清退的涉密文件按照清退时间、清退地点、清退要求逐份规范清退。对于不需要清退的涉密文件，由管理人员进行鉴定，可以分为待清退、待销毁、待归档三类，暂时分区保管，每季度整理并核查一次。次年年初对这三区块的涉密文件进行集中处理，对待清退的涉密文件按照保密局下发的清退清单逐份核对，造表登记，清退给保密局；对确认没有保存价值的待销毁涉密文件，清点仔细，造表登记，经学校分管领导签字批准后，实行两人监销。涉密文件接触人员不随意处理“机密”“秘密”“内部”等标志的文件或资料，不将涉密文件或载有敏感信息的资料作为废品出售或外流。2.档案立卷，提高质量。依照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，涉密文件管理人员对待归档涉密文件进行分类立卷、归档。涉密文件统一保管在机要室档案柜内，排架规范、整齐，有规可循，有目可查。归档表格中标注归档案卷所在具体位置，方便查找。根据《保密法》规定，“国家秘密的密级、保密期限和知悉范围，应当根据情况变化及时变更。国家秘密的保密期限已满的，自行解密。”随着时间的推移，密级会出现一定改变，对照变更目录，对目录内的涉密文件作升密、降密或解密处理。[3]建立起涉密档案的动态管理机制，涉密文件密级到期，不再按照涉密文件管理，按照公开文件管理，做到该保密的保密，该公开的公开，节省保密资源，提高管理质量。