云时代为数字信息资源馆插上智慧之翼

◎曾仰惠

随着互联网的快速发展，我国数字档案馆建设在近20年获得了较快发展，已经从国家级档案馆逐步扩展到主要城市、县镇的档案馆。目前，我国大多数地区已经建成了数字档案馆，数字档案管理体系不断完善。但数字档案管理并不仅仅是将纸质档案数字化，将普通档案转变为文档类档案。随着大数据技术及云服务的发展，各类电子档案的数量呈井喷式增加，传统的档案管理模式亟待更新。云时代下的数字档案馆不仅需要将档案数字化，还需要对档案管理模式、档案管理应用的软硬件系统进行深入研究与分析，同时考虑系统的延展性，实现更大范围的信息共享和分析。因此，充分应用信息技术及大数据分析理念对传统档案馆的业务模式进行改进，建设现代化数字档案馆，是新时代档案管理的必由之路。

■数字档案馆建设中存在的问题

相对于其他前沿行业，数字档案馆的建设缓慢。甚至在传统行业积极进行“数智化”转型升级的背景下，数字档案馆的信息化水平依旧不高。虽然数字档案馆早已不是新鲜事物，但是绝大部分数字档案馆只是单纯将纸质档案通过扫描、编码转化为电子文档存储到服务器中，并未对档案管理方式进行创新；在档案使用方式上，虽然运用档案管理系统进行档案检索，但是受数字档案管理系统封闭性、单一性的影响，检索的准确性和速度都不够，极大影响了档案的使用效率。因此，总体来看，我国数字档案馆的建设仍然处于改革和探索期。

数字档案馆建设不均衡

数字档案馆建设包含软硬件建设、人才梯队建设、持续业务投入、软硬件管理维护等方面，需要花费大量的资金，这就导致各地区数字档案馆建设不均衡。从地域来看，东部地区尤其是沿海地区及大型城市的经济实力雄厚，教育资源丰富，因此在数字档案馆建设中投入的经费和人才力量相对较大。同时，发达地区的基础设施比较完善，5G、物联网等信息化技术应用得较早，培育了更多信息企业，而数字档案馆的建设需要大量信息企业的支持，因此发达地区的数字档案馆建设具有较大优势。与之形成鲜明对比，欠发达地区的经济发展落后，数字档案馆建设的资金不足，往往只能购买一些基础的软硬件设施，数字化程度较低。

此外，不同级别的档案馆由于经费来源不同、服务层级不同、覆盖群体不同，同样存在投入不均衡、发展不均衡的问题。例如，中央及省部级的档案馆相较于县级档案馆发展得更加迅速，数字化档案馆的建设也更快。

数字档案利用率不高

目前，很多数字档案馆只是将档案资源以数字形式存储起来，并没有将档案充分利用起来，这给数字档案馆建设带来了很多问题。例如，数字档案馆工作人员没有对数字档案资源进行有效分类，并设置时间、地点、作者等多层级关键词，导致档案检索非常困难。又如，某些视频类档案或者照片类档案虽然已经存储在服务器中，但是并没有标注资源的属性以及内容的关键字，导致用户检索时无法有效、快速地搜索到所需的资源。再如，一些数字档案馆为了增加数字档案资源会收集大量档案资源存入资源库，但是对资源的质量、时效性、类型等未做太多管控，导致档案馆存在大量无效资源；同时，有效资源与无效资源掺杂在一起，导致资源的检索效率大大降低。

人才梯队建设力度不足

数字档案馆的建设涉及档案管理、网络管理、信息系统应用、云服务应用、大数据分析等领域，对人才提出了更高的要求。但从目前我国数字档案馆人才梯队建设情况来看，大部分数字档案馆的工作人员特别是基层档案馆的工作人员都存在学习能力不高、知识结构单一、认知面窄等问题。此外，这些工作人员缺乏信息化素养，尤其是对云计算、人工智能、大数据等前沿技术缺乏了解，因此无法促进数字档案馆的建设。数字档案馆建成后，如果没有专业的人才进行管理，就需要寻求外部技术团队的帮助，这给数字档案馆的数据安全、信息安全、保密信息管理等带来了一系列问题。因此，必须加强人才梯队建设，为数字档案馆培养人才。

数字档案馆系统开发周期长、要求高

电子档案管理系统是数字档案馆建设的基础。从电子档案管理系统建设的时间来看，电子档案管理系统建设周期长，往往需要数年时间。从电子档案管理系统建设的技术层面看，新老系统不兼容、扫描存储文档的格式不统一、原始数据信息错误、系统建设缺乏测试环境、系统问题多、丢失数据的情况经常发生。从电子档案管理系统的开发和使用来看，在开发电子档案管理系统的过程中，使用端的需求往往会发生变化，这就导致系统的开发计划需要进行调整，进而影响整体进度。由于电子档案管理系统的开发周期较长，开发人员变动频繁，容易造成项目安全隐患。开发人员在工作过程中接触原始数据、系统代码，容易带来涉密电子档案泄露的风险。

除了电子档案管理系统外，数字档案馆还要用到恒温控制、智能门禁、智能安防、智能监控等智慧管理系统，进而避免失火、盗窃、暴力破坏等不可控因素给数字档案馆带来损失。总体而言，电子档案管理系统和智慧管理系统的开发周期较长，有一定难度。

■云模式下数字档案馆建设的优势

云计算是近年来快速发展的资源部署及应用方式，运用分布式计算、负载均衡、冗杂和虚拟化等计算机技术将资源部署在云端进行组合和应用，能够以统一的逻辑和资源对外提供计算服务。这种化繁为简、资源整合的新兴IT架构对整个社会的发展都产生了重大影响，并为当前数字档案馆建设提供了新的技术支持，改变了数字档案馆“重硬件、重软件、高投入”的特点。

减少资金投入

传统数字档案馆的建设需要将大量的硬件设备作为数据存储单元。同时，为了确保数据安全，还会配备数据备份服务器、容灾服务器以及安全应急管理系统等，这些服务器的采购及后期维护需要花费大量的资金。随着档案资源的不断增多，数字档案馆对服务器的要求也越来越高，电力资源消耗也会越来越大，最终会给数字档案馆带来沉重的负担。而云计算能够通过云端存储数字档案库资源，从而极大地减少硬件设施建设的经费投入，进而减少数字档案馆建设的资金投入。

打破人才匮乏的困境

数字档案馆的建设和运营需要大量的专业人员。因此，数字档案馆要建立完善的人才培养机制，通过多种渠道不断提高人才的信息素养和档案管理专业知识水平，可以采用线上线下相结合的模式进行人才培养。在线上，通过网课、微信群、腾讯视频会议等形式组织工作人员进行学习；在线下，定期组织工作人员参加讲座、座谈会等活动，不断增加工作人员的知识储备，同时促进工作人员之间相互交流。

创新档案管理模式

云模式下，传统的档案管理模式已经不再适用，因此数字档案馆要积极创新档案管理模式，以提高档案管理效率。例如，简化档案管理流程，实现档案资源共享。另外，数字档案馆中的档案信息变成了数据资源，能够实现快速分类、排序，档案管理人员的工作压力大大减小。在此背景下，档案管理人员要积极探索提高档案资源利用率和实现档案资源共享的有效路径，让数字档案馆中的资源“活起来”。

■云模式下数字档案馆的建设模式分析

由云计算架构驱动的数字档案馆能够快速进行档案分类和管理，并为未来的数据治理提供更多空间和可能性，因此，从我国的国情出发，可以从三个维度进行数字档案馆建设。

混合式访问数字档案馆建设

档案馆中的资源往往具有一定的私密性，但是部分资源又具备公共属性，这部分资源需要向公众开放检索。因此，数字档案馆应当根据数字档案的属性采取混合式访问模式，通过对数字档案进行属性区分，将其划分为对公众开放和不对公众开放两类，并在此基础上根据档案所涉人群和保密级别将其向不同人群开放，最终实现在同一个数字档案馆中，用户可以根据各自的权限访问不同的资源。混合式访问数字档案馆能够实现资源的分类查询和访问，兼顾了资源的保密性和公共性，能够最大程度地发挥资源的作用，实现数字档案馆的价值。

共建共享型数字档案馆建设

当前，各数字档案馆既有共性，又有个性。一些档案馆的资源存在重复现象，这造成了存储空间的浪费。造成这一问题的主要原因之一是各档案馆之间没有实现信息共享，因此，探索建立共建共享型数字档案馆具有重要意义。通过建立共建共享型数字档案馆，各数字档案馆的资源可以实现馆际共享，打破信息壁垒，如此一来，各数字档案馆便不用再收集其他档案馆的已有资源，数字档案馆的存储空间将得到更高效的利用。此外，云模式架构下的共建共享型数字档案馆还可以对工作人员进行统一管理，集中多个数字档案馆的资金和人才进行数字档案馆建设。例如，某一区域内的数字档案馆可以建设统一的数字档案馆共享平台，各档案馆根据自身实际情况进行档案共享，一方面可以提高档案的利用效率，另一方面可以让档案充分流动起来。

应用型数字档案馆建设

在数字化时代，各类档案资源的存储、流动和分析尤为重要。例如，社保数据与购房数据的联动、人才档案与招聘信息的联查等，这些涉及不同类型档案数据的应用。

应用型数字档案馆实际上是一个中央档案数据库，能够采集各个子档案馆的数字资源信息，经过数据清洗和分析后将其汇总至中央服务器。这种应用型数字档案馆实际上就是将各类档案资源进行整合，然后回流至各个业务部门，支撑其调取档案资源的需求。随着我国各业务部门的发展、业务流程的线上化以及电子政务的推进，社会对应用型数字档案馆建设提出了越来越高的要求。在未来，应用型数字档案馆将会逐步完善，最终在更高层主管部门的推动下，形成区域甚至全国范围的巨型数字平台，为全国各城市的业务办理提供便利。

数据时代下，云计算逐步成为主流技术，因此，利用云计算技术实现更多维度和功能的数字档案馆建设成为数字档案馆的主要发展趋势。本文探索了当前数字档案馆建设中存在的问题，并提出了混合式访问数字档案馆、共建共享型数字档案馆和应用型数字档案馆三种云模式数字档案馆的建设方向，以期为数字档案馆的建设提供有效参考。