数智化时代高校财务报销的优化与建议——以W 高校为例

王珊珊

（广东外语外贸大学财务处）

一、W 高校财务报销信息化演变历程

第一阶段，信息化建设的初期探索阶段。

2018 年之前，W 高校在实践报销工作中全部采取线下报账模式，经办人员填写纸质的柜台报销审批表，黏贴好报销票据，完成线下审批流程后，到财务部门进行现场报销。该模式的缺点在于，如果经办人资料不齐全、手续不完备时，需要多次往返财务部门，流程较为繁琐。同时，如经费使用部门日常资金使用进度不及时，往往在期末、年末会聚集大量的报账业务，且随着W 高校资金规模不断扩大、报销业务量不断增加，此种情况愈加严重。期末及年末，报账人员现场排长队报账、财务审核人员加班加点处理报账业务。至此，W 高校开始探索通过信息化手段，提升财务人员工作效率。

（一）薪酬系统开发建设。W 高校绩效工资改革后，财务部门需要处理大量的薪酬业务。W 高校委托第三方公司开发薪酬系统，经办人员在薪酬系统上制单，录入项目卡号、发放人员身份信息、发放标准及金额等，系统自动计算税款并生成薪酬单，报账人员打印薪酬单并联系相应的审批人签字审批。每一张薪酬单对应一个薪酬单号，财务人员可以通过薪酬单号调取薪酬单信息，并自动在会计核算系统中生成一张对应的薪酬临时凭证。但该薪酬系统尚不具备智能化的稽核功能，需要会计人员调取并检查项目余额、支出标准等信息是否合规，且需要报账人员完成线下的审批流程。

（二）网报系统的开发。网报系统区分日常经费报销、科研项目报销及借款等不同模块。原有柜台报销单只是简单罗列报销摘要、支出项目及金额等信息，无法满足会计人员信息核对的需求。网报系统的开发取代了原有的柜台报销单，需要报账人员在系统上填列具体的报销事项、经济科目及金额等信息，然后由网报系统自动生成一张线上报销审批表，报账人员打印该审批表并完成线下审批流程，连同发票一起提交财务部门审批报销。该系统开发初期的缺点在于，无法关联项目预算信息，无法扫描识别发票信息，且不能进行线上审批。

（三）发票扫描查重。2016 年开始，随着增值税电子发票的启用及推广，报账人员报销的电子发票越来越多，为防止电子发票重复打印报销的情况，W 高校在财务核算系统中内嵌发票扫描查重模块，以检查报账人员提交的电子发票是否重复报销。但该功能模块尚无法检验发票真伪信息。

第二阶段，信息化建设的高速发展阶段。

2019 年12 月新冠疫情暴发，突发的疫情给高校财务报销工作带来了巨大的挑战。W 高校财务部门积极响应，攻坚克难，2020 年2 月24 日发布了《关于新冠肺炎疫情防控期间财务报账工作的通知》，全面推行网上报账，改革审批方式，实行线上审批，且陆续开展远程办公，包括预借发票、票据领用、财务资料查阅、财务系统权限申请、科研项目立项及入账等各项业务，经办人员都可以通过网上办理。财务部门以疫情为契机，在实践中积极推进信息化建设，取得了跨越式的发展。然而，因缺乏事前的统筹规划，信息化发展过程中也发现了一系列系统不兼容、信息无法共享等问题。例如，网报系统与线上审批系统不兼容，即报账人员在网报系统填列的报销信息，无法直接推送至审批环节，而是需要在审批系统上重新填列信息，单独完成线上审批，手续繁琐。

第三阶段，信息化建设的智能化发展阶段。

2022 年11 月，W 高校联合第三方软件公司进行的信息化第三期建设项目开始全面试运行。该信息化建设项目目标为建成一体化财务管理平台，主要为解决财务信息孤岛、服务效率低及技术落后等问题。该项目建设具体包括W 高校财务电子档案云签批系统、学分收费管理系统、新会计核算系统、票据管理系统、统一缴费平台、经济合同管理系统、财务信息化系统的移动应用以及建设专项项目库管理系统。该项目信息系统采用先进主流技术建设，在将来一段时间能很好地支撑W 高校业务需要。例如，该项目在网上报销系统的基础上实现了线上审批的功能，改革了原网上报账系统与审批系统不兼容相互独立的状况，报账人员在网上报销系统录入好报销相关信息后，由系统直接推送至相关责任人审批，实现了流程的整合精简。会计审核人员调取网上报销单据后，可直接在会计核算系统中将相应的报账沟通信息通过短信的形式反馈给报销人员。财务信息化系统的移动化应用，使得教职工可在微信公众号和校园APP 上，查询所负责或被授权经费项目的收入、支出、借款和预算执行情况、查询个人月薪酬发放详情、查询网上报销系统所提交的报销单的流程进度和审批结果等。同时，该信息化建设项目能够提供灵活的业务定制和系统定制功能，满足未来一段时间系统业务变更的需要，减少二次开发的工作量，并预留开放、标准的接口，为将来进一步的智能化改进提供了基础。

二、高校财务报销信息化建设现状及存在的问题

（一）信息化建设缺乏信息共享机制，业财融合有待加强

财务信息化建设最初是由财务部门牵头，解决财务审核人员工作量日益增加，报账人员线下排队等一系列报账难问题。然而，以财务工作为出发点的信息化建设进程中，还涉及学校各部门的日常工作。如何将各部门的业务数据关联对接到财务信息系统中，减少信息认证环节，实现电子数据的共享及流转，是今后需要思考的问题。

（二）信息系统智能化程度较低，用户体验有待提升

虽然W 高校当前已开展了三期信息化建设工作，但在实际报销过程中，主要还是将线下业务线上化，智能化程度较低。从报账人视角来看，以科研经费报销为例，原线下报销模式中，报账人只需要在纸质的报销审批单中填列摘要、项目及支出总金额等基本信息，连同发票一同提交给财务人员具体审核。转化为网上报销模式后，报账人员还需将发票按类别细分归类，分别填列各个经济分类下的发票金额及张数，如报账人员对会计经济分类不了解，还会经常出现填写错误、经济分类预算不足等一系列问题。因此，虽然线上报销模式解决了原线下排队报账的问题，但时常有报账人员反馈该模式比原线下报销模式更为复杂，用户体验有待提升。从财务审核人员视角来看，以薪酬、劳务费等业务为例，该类简单重复且大量的业务，通过信息化建设后，虽然财务人员可以通过薪酬单号调取每一张薪酬单信息并自动生成凭证，但财务人员仍然要检查核对该凭证的摘要、经济分类以及审批等具体信息。W 高校每月有近千张薪酬单凭证，需要会计人员一一核对，这种重复审核大大降低了财务人员的工作效率。

（三）复合型会计人才缺乏，后续系统维护能力薄弱

当前，高校领域财务信息化建设，大多是外包给第三方软件公司进行。虽然软件交付使用后，软件公司后续会跟进维护及指导，但高校财务部门实际使用过程中，仍需财务人员通过一定的规则、参数设定来实现其想要的财务功能。因此，既能掌握高校财务会计制度又具备计算机能力的复合型人才，将是高校财务信息化建设中不可或缺的中坚力量。然而现实情况中，很多高校财务信息系统的后续维护，大多是依靠会计人员兼职完成。少部分高校在财务部门下单独设立信息科室，但科室人员多半为会计人员或信息技术人员，缺乏复合型人才，不利于财务信息系统数字化、智能化的深入推进。因此，在实践工作中，应重点加强财务信息化复合型人才的培养。

三、高校财务报销智能化优化建议

（一）加强顶层战略规划，推进业财融合

高校财务报销业务往往涉及多个部门。高校财务信息系统建设工作，不能简单的将高校其他部门的原有系统纳入财务管理平台，而是要从源头开始进行战略规划，从业财融合的角度对业务流程进行重塑，打造财务共享服务中心，实现财务系统与业务系统之间的数据共享，为智能化的深入推进打好基础。顶层战略规划的制定，离不开高校管理层的高度重视。高校管理层应就高校信息化建设工作进行深入调研，并结合高校整体战略规划，制定出具有前瞻性、先进性、开放性、安全性、易用性的高校一体化财务信息系统。同时，高校管理层还应协调各部门工作，共同推进业财融合的深入发展。

（二）推动电子发票全流程电子化管理，加快数字化转型

高校财务信息化过程中，普遍开发建设了符合自身需求的网上报销审批系统。但因为报销票据还未实现全部电子化，必然还离不开纸制单据的投递过程，从而无法实现全流程的电子化。针对这一情况，2023 年5 月广东省档案局、广东省财政厅、广东省商务厅、国家税务总局广东省税务局联合发布了《关于进一步做好电子发票全流程电子化管理工作的通知》（粤档发(2023）8 号），要求各级机关、团体、企业事业单位认真学习领会相关法律法规、政策文件与标准规范,结合广东省全面数字化电子发票试点工作的深入推广,加快推进数电票在电子化报销、入账、归档工作中的应用,尽快实现包括电子发票在内的电子会计原始凭证全领域、全环节、全要素电子化。高校为实现电子发票全流程电子化管理工作，更应加强数字化、智能化的财务管理平台建设。例如，利用OCR 技术自动识别发票具体内容，并将内部财务管理系统与外部国家税务系统对接，使扫描上传的电子发票可直接同步至税务系统进行验真，以防止虚假电子发票及恶意篡改行为。同时，经财务报销的电子发票，亦可反向同步至国家税局系统，防止电子发票在不同单位重复报销的行为。财务报销过程中，报账人员只需扫描上传电子发票，系统即可自动识别发票要素信息，网上报销系统中无需再手工录入报销发票的具体内容，且报账人员无需再提交纸质发票报销，报账流程简单便捷。

（三）利用RPA 等人工智能信息技术，发展智能报销及稽核

高校财务报销的智能化发展，离不开现代化的信息技术工具。在电子发票全流程电子化发展的背景下，利用RPA 技术进行智能报销，系统自动提取业务数据并进行智能化处理，生成会计凭证，并自动推送至国库集中支付系统或银企互联系统进行后续支付。智能报销可以极大减轻财务审核人员工作量，使财务人员能聚焦核心业务，提高会计核算的准确性。同时，通过人工智能技术的应用，可以加强高校财务报销过程中的稽核。通过在会计核算系统中设置一定的稽核规则，违反规则时将触发“预警机制”，及时提醒财务审核人员检查报销业务风险点。“预警机制”也可以前置到网上报销环节，通过人工智能设定检查规则，将网上报销过程中发现的问题及疑点及时反馈给报账人员，报账人员可以及时认识并纠正财务报销中的问题行为，“预警机制”的设立也可以有效的增强报账人员的财务风险防控意识。

（四）加强财务信息系统的移动化应用，提升服务质量

随着高校智慧校园服务的不断发展，财务信息系统的移动化应用需求也越来越迫切。以W 高校为例，经三期信息化建设工作，财务信息系统的移动化应用已实现了项目经费、薪酬业务及网上报销业务的移动端查询功能。同时，报账人员提交的网上报销业务，项目相关责任人可在移动端查看报销业务详情及附件信息，及时完成电子签批。该签批系统使用数字签章、数字签名、CA 认证等技术手段，确保信息安全。然而，W 高校教职工虽然可以通过手机端进行查询及相关业务审批，但尚无法通过移动客户端进行财务报销的业务办理。移动终端实现报销功能后，报账人员可以通过手机端直接进入网上报销流程，进行上传电子发票、填列报销信息、推送至签批流程、查询业务办理及支付进度等一系列操作，该功能的实现将能更加智能便捷为高校师生服务，提升用户体验。

（五）加强复合型人才培养，提升财务人员综合能力

随着高校财务报销信息化深入发展，智能报销的逐步应用，财务人员可以逐渐从繁重的报销业务中解放出来。但数字化智能化财务平台的运营，需要财务人员进行日常维护工作。特别是高校自身的特殊性，致使其项目资金的来源广泛，不同的项目资金属性、不同的报销业务类型，适用于不同的管理制度，且审核要求也越来越精细化，高校财务人员需要进行大量的财务信息系统规则及参数的设定、维护工作。例如，W 高校科研项目中，部分项目可以报销调研加油费，部分项目则不能报销调研加油费，这就需要在智能报账环节进行预先规则设定。对于无法开支加油费的项目，财务人员须在系统该类项目中进行提前设定，当报账人员上传加油费电子发票时，系统进行预警提示，使其无法上传加油费发票报销。财务人员需要根据高校各类项目报销的特点及变化，及时在财务系统中进行规则设定及信息维护，并需不断加强利用大数据进行决策分析及决策支持的能力。因此，高校进行财务人员招聘时，应吸纳更多财务兼具大数据及计算机相关专业背景的复合型人才。对于原有财务人员，高校也应加强其计算机应用、大数据分析处理等相关知识的培训，不断提升财务团队人员的综合能力，更好适应高校财务数字化、智能化转型。