信息时代下园林档案管理工作的发展路径

摘要：随着我国经济的不断发展，城市化进程在快速推进。城市园林项目的建设数量也显著增加，对园林建设部门的档案管理工作水平提出了更高要求。园林档案管理工作是后续项目建设和运行管理的关键环节，加强档案管理工作是十分必要的。鉴于此，本文首先分析了在信息时代园林档案管理工作的意义，然后针对其工作中存在的不足提出了具体的优化管理策略，以供广大园林档案管理工作者参考。

关键词：信息时代；园林档案管理；发展路径

園林科学和技术档案是园林领域的重要记录和反映，包含了许多关键内容，如园林施工单位的技术资格、研究和应用成果、技术推广、生态影响、不同地域的种植要求以及温度和湿度要求等。这些档案在园林研究和技术管理部门的生产和经营活动中发挥着关键作用。尽管科学和技术档案不直接产生经济效益，但利用综合信息资源有助于避免和减少管理和生产方面的重复和不必要的损失，从而间接节省了园艺部门大量的人力和资金成本。这有助于提高所有园艺部门的经济效率，并为相关部门创造巨大财富。由于档案不能直接为园林建设带来经济利益，有些决策者没有给予足够的重视。这是导致档案管理工作的优先级低，缺乏投入和支持的原因之一。但需认识到，科学和技术档案在园林建设的长期发展中具有重要的作用，它们能够为园林建设提供可靠的技术支持和决策依据，有助于提高整体规划、设计和施工质量，为社会和经济带来持续利益。因此，加强园林科学和技术档案的管理和利用，是提升园林业发展水平和经济效益的关键步骤之一。

一、园林档案信息化建设的重要性

与传统纸质档案管理相比，信息化档案管理在园林工程建设各个阶段发挥着重要作用。首先，利用档案管理系统，可以对电子档案进行分类、组卷、立卷、装订等操作，减少了人工操作的问题。通过适当的存储媒介，实现了一次投入、多次产出的便利。其次，电子档案便于管理人员保存和使用，可以通过硬盘、光盘等方式存储，并借助现代化的阅读工具进行查阅。电子档案不会出现破损和磨损等问题，保证能长时间保存。第三，借助完善的档案管理系统，电子档案可以帮助管理人员进行内容查询和检索。即使出现记忆模糊，利用关键词搜索功能，能够快速定位和查找到所需的档案文件。

二、园林工程档案材料收集的形式

（一）对内部收集

根据本单位的归档制度要求，园林工程项目的相关有价值档案材料应按照归档时间进行系统收集，同时应涵盖园林工程立项、规划、设计、施工、竣工、验收等各个环节。

（二）对外部收集

作为园林工程档案归档管理的建设单位，应通过多种渠道收集档案材料，特别是外部形成的关于工程项目资料，如设计方、中标单位、招标代理单位、投资方、监理方、公共资源交易部门、审计部门、政府其他部门等凡是和本园林工程相关的部门形成的、关于本园林工程的档案资料，切实做到应收尽收。

三、园林档案信息化管理中存在的不足

（一）对档案信息化认识不够深入

当前阶段，我国大多数园林单位已经实现了园林档案管理信息化，但是仍然有一些园林单位的信息化技术水平较低，导致相关软件没有及时更新和升级，使得这些单位的园林档案管理仍停留在纸质管理状态。这严重影响了园林档案管理信息化建设工作的发展。

（二）欠缺专业的档案信息化管理人才

档案管理工作在信息化时代对计算机互联网技术提出了要求，这意味着管理人员不仅需要扎实的档案管理基础知识，还需要熟练掌握计算机操作。因此，选择专业的档案管理人员来执行档案信息化管理是非常重要的。目前来看，我国在园林档案管理专业人才方面存在一定的缺乏，这在一定程度上影响了园林档案信息化管理的顺利进行。

（三）尚未完善档案管理机制

园林档案管理机制的不完善主要存在四个方面的问题：首先，馆藏机制不健全。缺乏明确的档案归档标准和收集渠道，无法确定哪些园林需要归档以及需要收集的档案材料，缺乏相应的运行保障机制。其次，平时管理机制不健全。档案文件更新进度跟不上实际建设的步伐，导致部分园林的改建、扩建档案无法及时更新。管理者的疏忽也导致园林文件受到虫蛀等损坏。第三，监管机制不健全。园林档案管理中缺乏有效监管，导致管理不当或管理人员长期离职，造成园林档案管理存在安全隐患。第四，资金投入机制不健全。部分园林档案管理缺乏必要的资金投入，无法满足实际需求。例如，由于空间不足，档案文件混乱，不仅影响查阅效率，还存在较大的安全隐患。

四、信息时代下园林档案管理工作的发展路径

根据园林工程的建设阶段，其档案的形成可分为准备、施工、竣工三个阶段，且每个阶段的侧重点都有不同。但作为园林建设工程档案中的重要组成部分，每个阶段都应做到真实且详尽。对此，要想顺利实现园林建设档案管理的信息化，应当做好以下几方面的工作：

（一）把握档案形成的根源

为了确保园林建设工程档案的完整性和准确性，档案材料的收集工作应在项目开工之前的档案形成源头处做好准备。在实际工程中，每个步骤都涉及档案管理工作。在开工前，需要记录现场勘查情况，并核实其中容易出现的设计变更等问题，同时收集施工许可证、开工报告等必要文件。在归档这些材料时，档案管理人员可以同时采用电子版文本和纸质文档的方式进行归档，以实现档案保管的双保险目标。

（二）关注档案形成的过程

在许多园林建设工程中，档案室通常是在施工阶段逐步形成的。在施工过程中，需要记录一些重要资料，例如隐蔽工程验收单、土方登记单等。同时，还需要收集施工分布图、技术交底、操作记录等相关资料。这些记录不仅反映了工程的进度，也是对工程质量监管的重要过程。另外，这些档案资料具有当时产生、当地签署、即刻生效的特征，决定了档案的实时产生和及时收集性。其中还涉及现场签字和认可的过程。为了满足这些要求，档案管理人员需要完善电子签名、电子印章系统等技术手段，以配合工作的完成。这样可以增强档案的可靠性和时效性，确保这些档案记录的真实性和准确性。

（三）留意竣工验收阶段

园林建设工程的最终评价是通过竣工验收阶段实现的。在园林建设工程竣工后，将产生各种相关档案，如竣工报告、竣工图纸、工程决算、验收会议记录等。此外，还会包括各种反映开工前地形、地貌、隐蔽工程和竣工情况的图片和视频资料。在这一过程中，会产生大量具有结论性的文本，用于对园林建设工程项目进行最终评价和总结。这些档案不仅是对工程本身的评价，也是总结经验、吸取教训、开拓创新的前提。因此，档案管理人员需要特别注意对这些档案的收集、整理和保存工作。

（四）构建完善的信息化档案管理平台

计算机互联网技术的发展为档案管理提供了高效、便捷的信息化管理平台。这个平台可以满足园林景观设计底图、设计项目以及相关资料的查询、检索和下载需求。此外，还提供了针对园林景观设计底图的浏览工具。通过这一平台，管理人员可以方便地获取所需的档案信息，大幅提升了档案管理的效率。因此，构建完善的信息化档案管理平台势在必行。在整个管理过程中，应该建立一个独立的档案管理系统，将各类档案资源集中整合起来。这样可以确保档案的完整性和高度整合度，进而提高档案信息的利用率。

（五）注重档案管理信息化建设

在信息时代背景下，传统档案管理工作的局限性变得更加明显。特别是人工管理模式不仅费时费力，而且会严重影响档案资料收集和整理的质量。因此，推动园林档案管理工作的信息化建设变得尤为重要。通过信息化建设，园林档案管理可以实现数字化生成档案资料，从而推动各类档案记录和格式的规范化建设。同时，依托大数据和云计算技术，档案管理人员可以利用档案管理系统平台快速完成档案信息的收集和整理。这样做不仅提高了工作效率，而且极大地提升了信息的准确性。因此，园林单位要高度重视档案管理的信息化建设。

（六）建立健全相关机制

在信息时代背景下，为了实现园林档案管理的最佳效果，需要采取一系列有效的措施来完善机制，优化工作流程，以确保园林事业的可持续发展。首先，需要健全园林档案的馆藏机制。园林档案收集范围应涵盖园林建设项目开工前的各项规定、施工资料、竣工验收资料和投入使用的相关资料等。要对规划者、政策制定者、建造者等相关人员的物质资料进行综合收集，实现全过程数据采集。其次，需要完善园林档案的投入机制。建立园林档案资助项目，落实专项资金，以防止园林档案因资金不足或项目中断而无法进行档案收集，从而避免园林档案的流失。再次，要健全日常管理机制。定期检查文件存放环境，防止纸质档案因漏水、天气等原因而发霉，同时要加强对电子文件的保护，防止受到木马病毒等威胁。最后，要建立健全的监督机制。确保园林档案管理人员到位，并通过年度考核来规范园林档案的布局和合理存放。

（七）强化信息技术在档案管理中的应用

园林建设档案的信息化管理涉及施工单位、政府审批机构等各个方面，并包括了整个工程建设的全部资料。为了确保园林建设档案的信息化管理体制建设，需要应用完善且先进的信息技术手段。首先，建立完整、规范的园林建设档案信息管理系统，该系统应具备综合性、实用性的功能，包括文件存储、自动编目、自动组卷、智能搜索和统计编研等。该系统在升级和迁移时需关注计算机兼容性和数据备份，以防止档案丢失。其次，要保证档案资料的真实有效性，可运用数字签名、身份认证和加密保護等方法，确保档案文件在传输和处理过程中不出现偏差。同时，为所有档案文件设置相应的安全密码，确保档案的只读性、原始性和真实性。最后，加强专业档案管理人才的培养，提高他们的专业能力，使其能够在实际工作中发挥作用。应加强对管理人员的学习培训和教育，使他们熟悉行业标准和国家规范，能够做好日常建设活动记录工作，参与项目的验收活动，增强档案资料的可靠性和完整性。此外，档案管理人员还需要具备识图能力，掌握信息化档案管理系统的使用规范，清楚建设施工流程，避免出现后补资料的问题。同时，相关部门应建立良好的合作关系，意识到园林建设档案管理工作的重要性，加强审查工作，做好归档前后的资料鉴别，全面提升管理人员的园林建设档案管理能力。

五、园林工程档案收集、归档、管理应注意的事项

维护园林工程档案的成套性围绕一个独立的园林工程项目，形成全套档案是一个密切联系的有机整体。一个典型的园林工程项目经历立项批复、预算、设计、招标、施工、竣工、验收、审计决算等程序，形成一个完整的工作流程。在这个流程中，园林工程档案具有成套性的重要特点，体现在档案的形成和内容构成两个方面。首先，所有有价值的档案材料都应根据系统化的归档原则进行归档。整个活动过程中形成的有价值的档案材料都应得到妥善保存，并按照一定的分类规则和文件组织原则进行整理和归档。对于分标段的工程项目档案材料，同一工作内容每个标段要依次排列，确保没有遗漏。对于同一名称的招标资料、投标资料，需要注意组卷时相邻，并且编号要连续，以便于后续的查阅和使用。其次，园林工程档案的内容构成也需要具备成套性。这意味着园林工程档案应涵盖项目的所有重要环节和信息，包括项目立项批复文件、预算报告、设计文件、招标文件、施工记录、竣工报告、验收报告、审计决算报告等。这些档案材料应按照规定的顺序进行归档，以确保档案的完整性和连贯性。

保持园林工程档案动态性对于已经竣工验收完成审计决算的园林工程项目，虽然已经进行了归档，但后续仍会陆续完成资金拨付、养护期满的工程验收交付等相关工作。在这些工作中，会产生资金拨付审批表、项目结算材料、验收证明等重要材料，这些材料也是园林工程档案的有机组成部分。另外，为了保持园林工程档案的完整性和动态性，可以采取补充归档的措施。即对新增的重要材料进行整理、分类，并按照规定的归档原则进行归档。

归档的园林工程档案的系统性为了达到档案归档的要求，文件必须具备完整、准确的特点，并经过系统的整理、编目、划分保管期限、组成案卷才能归档。因此，需要提高档案整理人员对归档文件完整性、准确性、材料属性、保存价值的鉴别能力。在整理过程中，应严格审核把关，确保手续齐全、签字完整、章盖齐全等要求的材料。对于需要补充手续的文件，在归档之前要及时完善相关手续，保证工作的科学性和严谨性。同时，对于没有归档价值的材料，应予以剔除，以防止出现不该归档的材料被归档，或者应归档的材料没有纳入进来，从而影响园林工程档案归档质量。

要遵循集中统一管理园林工程档案的原则园林工程档案应由专门的档案管理机构保管，不得出现园林工程档案散失于业务部门不统一归档管理的情形，这会严重影响档案的安全性、完整性。

要抓住重要环节和关键阶段进行园林工程档案的收集工作园林工程档案的收集工作要贯穿整个园林工程建设过程。从项目开始之初，就需要指定专人负责实时收集工程相关资料。同时，在工程竣工验收阶段，应抓住关键节点，要求施工方和监理方严格抓好竣工资料的整理和上报工作。对于资料不全或未按时上报的情况，不得进行完工验收。

园林工程档案的整理归档要便于管理和提供利用同一个园林工程项目的所有档案应集中保存在一起，并且不突破工程项目的界限。这样可以全面地反映一个工程项目的全部情况。在档案的分类和组卷过程中，需要准确地进行案卷分类，确保每个案卷都能科学合理地组织起来。同时，案卷的提名應具有高度概括性和包容性，以便清晰明了地描述档案内容。这样做可以方便按照工程项目和案卷的题名快速准确地查找和利用与园林工程相关的档案。

规范园林工程档案的管理和利用要严格执行档案查借阅登记管理制度，未经许可不得擅自带离档案；查阅档案必须两人在场，严禁擅自涂改、抽取、替换已归档的园林工程档案材料。

六、结束语

综上所述，园林建设档案信息化管理体制的建设是一项长远的系统工程，需要得到有关部门的重视和支持。在推进信息化管理的过程中，需要关注档案的形成和整理工作，加强信息技术在档案管理中的应用，同时建立信息化管理系统，以确保档案资料的真实可靠性。此外，还需注重培养管理人员的信息素质，提供相关培训和学习机会，使他们能够灵活运用信息化工具来进行档案管理工作。通过这些措施的实施，促进园林建设档案管理工作的高效开展，实现更好的信息化管理水平。

作者单位：毛宇 长春市林业科学研究院

参  考  文  献

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