公路工程档案管理信息化的建设研究

雷香娥

（长沙金良工程技术咨询有限公司，湖南长沙 410000）

0 引言

公路工程建设是基础设施建设中的主要部分，随着公路工程建设项目的增多，产生巨量的工程档案。而传统的档案管理体系、模式及方法已无法完全适应档案体量的高速增长，档案管理信息化建设势在必行。近年来，随着计算机、存储、互联网、物联网技术的突破和普及应用，4G 通信和5G 通信技术的迭代升级，区块链技术应用场景的拓展，工程档案信息化建设的基础条件日渐完备，档案管理信息化也在近10 年取得长足进步，信息化程度显著提升。然而，将档案信息化置于“数字中国”“智慧城市”“大数据”的时代大背景下进行考量，还需要对公路工程档案信息化建设进行深入研究。

1 公路工程档案管理信息化建设的重要意义

1.1 可以降低档案管理难度

我国公路工程建设具有较强的系统性、行业性与专业性，且施工工序繁多、新技术新材料新工艺更新快、建设周期较长，档案工作全周期时间跨度大，档案生成、归档、管理、利用等各阶段工作的参与人员多，档案转移次数多，其中制约因素多、人为不确定因素增加，这会提高管理过程的复杂性，容易出现档案资料缺失和档案管理不规范的问题，进而增加了档案全周期管理工作的难度。而推动公路工程档案管理信息化建设，加强对计算机、存储、软件等信息技术的应用，通过档案软件系统实现档案电子化，更易于管理规范和标准的推行、执行。同时，档案的组卷和检索也会变得简单，既能减轻档案工作人员的工作负担，又可减少因人而异的主观性对档案管理规范性和管理质量的影响，从而降低工作难度。

1.2 可以提高档案管理效率

近年来，随着我国信息技术的不断发展与进步，应用场景不断拓展，其在公路工程档案管理领域的应用也不断深入。在计算机技术、存储技术和互联网技术的加持下，档案归档、保管、检索、利用效率大大提升。实现了档案资料数字化，让有形的纸质介质变成无形的数字介质，让物质转移变为数据传输；元数据实现检索电脑化，档案整理、分析从人工处理转变为计算机处理。此外，在互联网的支撑下，实现了信息共享，大大提高查阅档案的便利度。如此，既节约档案管理人员的工作时间，也节约有档案服务需求人员的工作时间，提高档案管理工作和服务利用的整体效率，推动了我国公路工程档案管理工作的顺利开展[1]。

1.3 可以防止档案资料缺失现象

在信息技术的支撑下，我国公路工程档案管理手工填制工作模式逐渐被自动化工作模式取代，该模式可确保数据的完整性和档案的完整性。一方面，档案管理人员在实际工作过程中不必对每一项数据信息进行人工计算核对，将数据信息录入信息化管理系统中便可实现数据自动核对、纠错。同时，在档案管理工作中，工作人员也可利用信息技术实时保存重要数据资料，从而避免档案资料数据信息缺失和档案丢失等现象。另一方面，档案管理系统可对工程项目档案进行规范化分类，可保证档案资料的层次、条理清晰，这能为档案的完整性提供有力保障。

1.4 可以降低档案管理成本

第一，公路工程档案管理信息化建设，能将纸质档案资料转换为数字档案，从而大大降低资料管理成本，同时能有效避免纸质档案因保管不当或遭受灾害而损毁。

第二，电子档案对保管环境的要求更低，也不需要占用大量的存储空间，这样可直接降低档案存储场地和设施成本。

第三，在传统的纸质档案管理模式下，需要固定的工作人员，进行馆（室）管理、档案维护、档案检索查阅，人力资源成本较高，而电子档案管理模式可大大降低人力资源成本[2]。

2 公路工程档案管理信息化发展进程

2.1 档案管理信息化的提出和背景

1994 年，我国全功能接入互联网，随后在1997 年的首届信息化工作会议上提出，要广泛应用现代信息技术。从20 世纪末至21 世纪初，档案管理面临诸多挑战。纸质档案和电子档案双双增长，对档案管理工作提出更高要求，出现了档案场馆不足、档案管理体制机制与档案类型规模发展不相适应的矛盾。因此，在引入计算机辅助管理的基础上，开展目录数据库建设、电子档案保管有关工作。国家愈发重视档案信息化工作，越来越多的人关注并参与相关研究。2002年，国家档案局、中央档案馆发布《全国档案信息化建设实施纲要》，首次单独就档案领域的信息化工作发布实施计划，制订了“十五”期间的任务和目标，档案信息化基础设施建设正式启动。

2.2 档案管理信息技术应用的发展

公路工程档案管理信息化建设必须依托计算机、存储、互联网、通信等信息技术，所以档案管理信息化是伴随着信息技术的发展进步而发展进步的，每一次信息技术大突破和飞跃，都能给档案管理信息化带来巨大的推动力，能不断提高信息化程度。从不同的技术层面解析信息化的发展：网络技术层面，档案管理信息化已经走过了单机、局域网、互联网的发展历程；计算机应用层面，从最初的计算机辅助检索，到数字化档案存储、元数据建立，发展到电子档案系统的应用；通信技术层面，信息化已经从3G、4G，发展到5G应用，通信速率已经不是阻碍档案管理信息化的因素；档案存储形态层面，从传统的“单套制”纸质档案，发展到纸质档案数字化、重要电子档案纸质化，形成纸质档案和电子档案共存的“双套制”。

2.3 档案管理信息化对专业人才的需求变化

档案管理的信息化变革，信息技术与档案管理的融合，势必带动更多行业的专业人员参与其中。在过去的纸质档案“单套制”时代，在档案的产生、组卷、归档、管理、利用的各个阶段，涉及的行业和专业比较单一。而随着信息化不断发展、档案电子化程度的不断提高，档案管理工作涉及的行业领域也在不断扩大。在此背景下，为了更好地提高档案管理信息化水平，相关工作人员在知识结构上必须与时俱进，掌握必备的信息技术基础知识和操作技能，形成较强的综合能力，这样才能促进公路工程档案管理信息化工作的顺利开展[3]。

2.4 档案管理信息化与制度体系的革新

在人类文明的进步史上，每一次技术革命都会催生新的制度体系，且二者相辅相成。信息技术领域如此，档案管理信息化也是如此。自21 世纪初档案信息化建设提上日程以来，一系列标准、规范、规定、办法陆续制定推出并不断得以完善，国家相继发布《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2017）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）、《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116 号）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7 号）、《数字档案馆系统测试办法》（档 办 发〔2014〕6 号）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014）、《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56—2014）。制度体系的逐步建立和完善，在引导档案管理信息化建设向正确的方向快速发展的同时，也见证信息化建设的各个发展阶段。及时建立规范化的制度体系可加快信息化建设进程，反之则会阻碍其发展脚步[4]。

2.5 档案管理信息化的安全风险

安全是档案管理信息化建设的前提条件，是底线要求。自2013 年以来，国家已连续举办10 届互联网安全大会，全社会的安全意识、安全防范技术能力不断提高。但也应该看到，“防范不安全”与“制造不安全”之间的对立和斗争将长期存在，而档案领域保密工作要求更高，如果档案管理信息化系统遭受攻击，轻则导致工作暂停，重则导致数据被破坏，将引发严重后果。所以，推动档案管理领域信息化建设，要按照《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T 22239—2019），将安全防护系统的打造与档案信息管理系统同步策划、同步建设、同步测试，经评估合格方能推广实施。同时，要不断升级公路工程档案安全系统，提高防范水平，并推动电子档案异地异质存储，以有效保证档案数据信息的安全性[6]。

3 公路工程档案管理信息化建设的路径

3.1 信息化制度体系的建设

信息化技术在21 世纪获得飞速发展，虽然技术更新速度快，但应用在档案管理领域的时间不长。这就意味着，在全球范围内没有可供参考的样板，也没有一劳永逸的模式，必须独立探索、研究，并结合自身特点和需求，建立统一的、科学的、先进的档案信息化标准和规范，以此推动信息化进程、引导信息化发展方向、规范信息化建设、维护信息化安全。

从过去的发展情况来看，在国家“十五”到“十三五”期间，相继发布了关于档案数字化、电子化方面的系列政策文件，为档案信息化建设提供可靠依据。然而，这些政策文件也需要随着信息化技术的不断发展不断推陈出新，如曾经的《档案管理软件功能要求暂行规定》已进阶为《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784—2021）。由此可以见，档案信息化制度体系的建设不能一蹴而就，必须因时因势推出和动态更新。国家信息化部门和档案主管部门要配备专门机构，负责制度体系的更新，常态化跟进规范性文件的“废改立”工作，以确保制度体系的全面性、先进性、及时性和规范性。

3.2 档案事业人才的培养与供给

人才是第一资源，档案事业的发展需要充足的人才资源作支撑，专业人才培养体系建设必须先行。当前，高等院校的档案专业以档案学为主，与20 年前的专业设置并没有太大的不同，专业设置的单一性导致的档案人才不足、档案人才层次不足等问题日渐凸显。一方面，档案专业的细分专业不足，导致档案管理高层次专业人才供给不足。另一方面，职业高级中学少有开设档案专业，档案管理应用型技能人才培养不足。由于上述两个方面原因，导致公路工程领域的档案管理工作人员主要来自工程类专业，此类人员因未接受过系统性的档案管理教育，故缺乏档案管理理论功底，工作中缺少创新性，对档案管理工作整体水平提升的贡献度不够。

人才供给的主动改革是推动新时代档案管理信息化建设的有效途径，因此面对新时代档案管理信息化建设的新形势和新任务，必须先补足人才资源。

第一，要丰富档案专业人才层次，进行档案人才需求调研，以档案学专业为基础在专业设置上按需配置，除增加档案专业人员外，也要适当增加档案软件开发方面的专业人员，并培养复合型人才。

第二，除本科和研究生教育外，还要将应用型人才培养纳入高职教育。

第三，要加强组织档案管理信息化方面的培训教育，及时推进档案管理信息化的规范、要求和实务的普及，提高档案管理从业者的专业水平和增强履职能力。

3.3 推进工作机制的建设

按照“存量数字化、增量电子化”的总体思路，经过近10 年的快速发展，当前公路工程档案管理信息化已得到普及，电子化程度也稳步提升，实现了“单套制”向“双套制”的转变，在电子票据、电子证照等领域已经实现“单套制”无纸化管理。数字化档案馆从试点建设到示范建设，全国已经建成6000 余家。在政务、民生等领域，档案管理信息化程度处于领先地位，但公路工程档案领域的电子化程度相对较低。

进入“十四五”阶段，国家发布《“十四五”全国档案事业发展规划》，提出档案治理体系和档案资源、利用、安全体系“四个体系”建设，各省也相继出台了“十四五”档案事业发展规划，规划的实施落地任重道远。在公路工程档案领域，因档案行业和工程行业的交叉，故更需要加强保障机制的建设。需要政府规划引导，工程行业、档案行业主管部门主导负责，产业主体深度参与和积极响应，还要紧紧依靠科研机构、高等院校、科技企业投入研发，推动档案管理软件系统科研成果的转化应用，尝试建立省级层面的工程档案管理系统，协调推进基础设施建设与软件开发建设，探索区块链技术的应用，推动“数字档案”向“智慧档案”的递进。

4 结语

综上所述，公路工程档案管理信息化建设有重大意义，且目前已取得显著成果，在“存量电子化”“增量电子化”、数字档案馆建设、制度体系建设等方面取得了长足发展。“十四五”时期，在国家档案事业发展规划的指引下，各省应明确公路工程档案事业发展的分类规划，细化实施路径，推动制度体系建设，加强人才队伍建设，着力完善工作推进机制，突出档案安全防范，进而推动新时代档案事业高质量发展。