浅谈做好水利工程竣工档案验收资料整理工作的有效措施

周绮琪

（广东栢益建筑工程有限公司，广东 茂名 525200）

0 引言

在我国现代化发展进程中，水利工程以及各类水利基础设施的投入力度和建设频率明显增长，各类大中小型避险水库以及城市水利工程、水系建设越发频繁，建设质量水平大幅度提升，全面改善人民群众生活现状，保障供水安全。在水利工程竣工验收环节需要同步进行档案资料验收，确保能够对整个水利工程设计情况、施工流程、工序以及具体施工要素进行全面化把握。针对于此，进一步提升水利工程竣工档案验收和资料整理水平，有利于提高水利工程项目开展状况的整体把握，强化工程质量管理和项目验收水平。

1 水利工程竣工档案验收资料整理的内容及实施意义

水利工程竣工验收资料档案需要全面体现水利工程的施工过程以及工程薄弱点，将其作为后续工程施工维修的重要前提和基础，对此竣工档案验收资料需要包括该水利工程的综合性文件，如前期设计、勘察资料、技术资料以及组织设计要素等[1]。另外，包括水利工程审计、决策文件、工程监理及施工资料，如果该水利工程中应用了新型施工工艺或新型材料，同样需要将相关资料检验报告、工程验收检测资料等反馈于竣工验收档案资料体系中。

做好水利工程竣工档案验收资料整理，有利于帮助建设企业评估当前施工活动和工程质量，尤其在水利工程审计与决策方面，可以通过财务报表和支付报表以及各类合同等进行财务经济性审查，保障工程成本投入，再加上工程监理类档案资料以及由此形成的监理日志，可以为工程施工以及后续资料运用提供重要参考和依据。水利工程中应用的不同类型新兴技术和新型材料相关档案和质量检测报告，可以成为同类型水利工程或建筑工程的施工建设参考，全面助力我国重要建设水平的提升[2]。

2 水利工程竣工档案验收资料整理工作存在的问题

2.1 对竣工档案验收资料整理的重视程度不足

很多水利工程从项目立项阶段开始，直至最后竣工阶段存在时间紧、任务重的情况，施工单位为了追赶周期狠抓工程质量，更加侧重于工程细节把握，但是对整个施工过程中的档案及资料记录整理有所忽视，难以为后续工程档案资料的收集与利用提供抓手，逐渐形成了重视水利工程建设而忽视档案管理的情况。例如，有些水利工程项目并没有在档案资料验收与整理方面明确工作要求和工作标准，只是设置了档案管理员等职责岗位负责资料日常整理，再加上此类工作人员并没有接受专业培训，工作中缺少对竣工验收档案资料的把握能力，很多档案资料难以通过竣工验收标准[3]。

2.2 档案资料整理工作的整体质量和管理不达标

有些水利工程竣工档案验收资料整理工作中出现了文件材料收集不完整、内容单一、缺少重要声像或电子档案资料的情况。例如，一些水利工程项目在前期招投标环节容易出现原始资料缺失问题，如果前期管理不到位会造成原文件丢失或直接以复印件进行代替归档的情况；设计和施工图纸内容在设计变更之后，原施工图纸并未及时归档，竣工图纸缺少盖章签字内容；竣工档案资料分类方面出现组建不合理、不科学的情况；有些工程资料以手工编制目录为主，卷内页码编号与目录不匹配，装订格式不统一。另外在档案移交方面，很多水利工程项目施工周期较长，甚至会涉及不同施工流程和监理方、第三方检测等，对此档案资料的收集和整理难度增加，资料覆盖范围广阔，如果资料收集与工程建设之间不同步也会导致竣工验收资料遗失。

2.3 竣工档案验收及制约措施不严谨

很多水利工程竣工档案在验收与整理方面，并没有严格对照工程档案管理规定及档案验收管理办法相关要求进行严格验收。档案验收需要与工程竣工验收进行同步开展，或根据水利工程实际竣工情况进行档案方面的专项验收，但均需要由档案行政主管部门参与其中，很多地区在竣工档案验收方面存在一笔带过、走形式的情况，验收程序不严谨、不合规，缺少更加严谨有序的竣工档案验收管理制度和制约措施，最终影响了水利工程竣工档案验收资料整理工作整体水平的提升[4]。

3 提升水利工程竣工档案验收资料整理工作质量的有效措施

A 水利工程为我国东南沿海某地科技城水系工程建设项目，针对A 项目建设整体水系构建，该项目区内原有水利建设条件相对滞后，缺少水安全保障，防洪防潮能力不足，因此，A 项目中需要对整个科技城区域进行水系建设和规划确保能够达到区域防洪排涝要求，同时对该区域内生态系统区域水环境进行提升，为科技城未来发展提供保障。A 工程总覆盖面积为26km2，该规划建设区域距离市中心40km，涵盖了科技城全部水系，该区域内河道总长16.84km，其中为保障施工需求临时修设的排水渠道约为3.4km。该工程管理架构及施工管理流程如图1 所示，其中竣工档案验收资料整理方面具体措施如下。

图1 工程管理架构及施工管理流程

3.1 强化竣工验收资料编制整理重要性认知

某河口段现状堤岸如图2 所示。由于A 工程整体施工难度大，设计要素广泛，该设计范围内全部水系的河道工程、蓄水工程、景观工程和生态工程内容繁杂，工程规模庞大且不同工程项目中所应用的标准不一致，对此在施工组织设计之前需提前做好准备，不断强化竣工验收资料编制整理的重要性认知。项目方选派专业人员负责施工建设期间各类档案资料的收集与整理，期中竣工档案验收资料同样也属于该岗位工作范畴，根据水工程施工建设规范以及监理规范、质量验收标准等法律法规，明确竣工验收资料整理要素和相关规定要求。例如，在施工技术总结方面，需加盖施工单位公章并涵盖工程概况、施工概况、完成度和质量检测附件等重要内容；同时要增加施工竣工图纸和施工照片，实现单独成册，注重各类原始资料的妥善保存，附带清晰说明和目录清单，由竣工资料编制人员和审核校对人员分别进行签字确认，最后经由技术负责人审核之后归档整理。

图2 某河口段现状堤岸

3.2 提高竣工档案验收资料收集与编制水平

在项目开工之前，需要提前进行资料收集，并会同监理方下达的合同工程开工令、开工通知等内容，由施工单位方面根据工程进度及时上报组织设计资料以及相关施工技术方案、人员和设备进场资料、施工测量资料等。水利工程竣工后，需要对各类资料进行专项整理和归档，由于工程建设期间各类资料相对零散，对此可以对照竣工档案编制标准进行竣工资料的贯通与联系，也可以按照不同子项目进行划分，对单元施工流程和工序进行专项施工质量评定和资料审核。例如，在A项目中，分别针对不同建设任务进行分区推进和分区管理，不同区域的河道工程、蓄水工程等存在一定差异，其防洪排涝要求并不一致，通过分区分类治理，强化治污疏浚的根本纲领，结合不同工程等级和相关水利工程建筑物级别进行施工推进，城市防护区的防护等级和防洪标准如表1 所示。所以进行竣工档案验收资料整理和梳理时，工作人员分别按照不同区域的实际情况进行资料汇总，如果哪一环节原始资料收集不充分、不完备，可以及时联系相关人员，保障竣工验收资料编制的科学性和完整性。

表1 城市防护区的防护等级和防洪标准

3.3 注重竣工档案验收编制标准和制度的规范性

对于水利工程竣工档案验收资料编制要坚决杜绝出现浮于表面、走形式、走流程的情况，进行档案收集与整理时需要根据不同材料的实际特点、应用重要性以及其中涉及的内容进行专项分析与归纳。对此，要结合水利工程实际特点和情况，专项优化和保障竣工验收档案编制标准和制度的规范性，确保能够在更为清晰严谨制度规范下，档案管理人员能够发挥其工作职能，提高竣工档案资料的综合管理水平。例如，在进行竣工验收档案收集与编制时，要始终坚持各类文件资料与工程项目建设进程相匹配，这一环节可以由水利工程建设部门作为主导，按照建设规划内容和工程建设机械化编制情况对工程资料进行跟踪管理，这一时期的工程档案需全面体现工程的具体施工变化情况和工程进展，严格履行档案资料收集与签字责任制，逐步开展资料收集追踪和归档，形成标准化水平更高、完整性更高的档案资料归档管理流程[5]。

除此之外，A 水利工程竣工验收资料整理工作中，结合以往其他的一些水利工程开展经验，建立了自查自纠制度，也就是在工程正式竣工验收之前由项目施工团队与建设单位一同开展竣工验收资料档案的自检自查，及时发现档案资料中存在的不完整情况，例如出现工程变更时，需及时补充监理、设计等多方变更同意书和施工竣工图纸等内容，检查是否有档案资料出现未及时盖章签字的情况，此举有利于进一步提升水利工程竣工档案验收进度，保障档案管理工作的规范化效果。

3.4 提升竣工档案验收资料整理工作队伍综合素养和科学管理档案资料

首先，需要对现有水利工程施工档案管理团队进行专业技能、理论知识和综合素养的提升与培养，例如，可以加强工作人员理论学习和竣工验收档案资料整理方面专业技能培训，让工作人员能够及时更新档案管理方面的新知识，了解竣工验收档案验收方面新标准和新要求，将其与自身工作紧密联系，及时找到自身工作中存在的问题[6]。日常工作中要充分调动工作人员的积极主动性，鼓励档案管理人员实现自我监管和自我学习，明确自身理论知识和技能方面的不足之处并进行积极自我学习，提升工作能力与水平。可以定期对工作人员能力情况进行重点考核，或以不同阶段工程竣工档案验收资料的整理水平进行能力评估，以问题带动整改。其次，要积极强化数字化档案的应用，现如今我国信息技术水平大幅度提升，应用传统纸质档案和手工编制档案目录的形式已不适应当前时代社会发展需求，更有可能造成档案遗漏缺失的问题，对此可以积极引进新型数字化档案管理系统，从扫描设备、档案管理软件完善等方面出发，实现工程竣工验收资料的全方位整理与科学管理。最后，需要进一步重视对施工影像以及其他资料的专项管理，注意资料备份和归档，切实提升水利工程竣工档案验收资料整理工作效率。

4 结语

总而言之，在新时代发展背景下水利工程档案管理，尤其是竣工档案验收资料整理的重要意义不断提升，本文首先探讨了竣工档案验收资料整理内容以及实施意义，提出了竣工档案验收资料整理方面存在的各类问题，并以具体水利工程为案例提出了有效对策，希望能够全面推进我国水利工程竣工档案验收资料整理工作合理性和规范性水平的提升。