档案数智化管理优化路径

2023-10-24赵文玉陕西省汉中市环境卫生管理处

现代企业文化 2023年16期

赵文玉陕西省汉中市环境卫生管理处

当前人工智能、大数据等技术迅猛发展，已经逐渐覆盖于各领域的发展建设中，其主要依托的技术有RFID 等，具体来讲就是依照用户协议进行网络资源互通，进而实现资源间的智能化运用，比如定位、跟踪等功能。数智化的发展，简单而言就是将大数据技术、人工智能技术以及数字化技术等进行有效融合，从而达到人机互动的目的。在新时期下，企业档案管理工作也应适应时代发展变化，创新管理思路，打破传统管理理念，实现档案管理工作的数智化转型。企业档案资源开展数智化管理主要依托大数据、数字化技术等实现档案资源的高效管理与利用，更加贴合用户的多元化需求，这也是档案管理事业未来发展的必然趋势。

一、企业档案数智化管理建设现状

（一）工作方式与思想观念过于陈旧

在数智化档案管理中具备多元化的工作模式，同时资源利用也具有开放性和共享性的特点。但在实际管理中，企业档案管理人员仍旧沿用传统工作方式，缺乏与时俱进的创新思维，这种陈旧的工作方式与思想观念严重制约着数智化档案管理工作的有效推进。

（二）缺乏健全的档案管理体系

部分企业仅注重主营业务的开发与营销，缺乏对档案管理工作的重视，并没有结合企业发展的实际需求制定一套完善的档案管理体系，而且管理流程混乱，致使档案管理工作缺乏严谨性与规范性。

（三）档案管理人员素质有待提升

多数企业档案管理的相关人员缺乏专业的管理知识，管理能力较差，直接影响着档案管理工作的质量与效率[1]。而且有些企业还没有安排专门的档案管理人员，而是由其他部门人员兼职管理，导致档案信息无法实现有效利用。

二、企业档案管理实现数智化转型的关键要素

（一）档案资源建设模式

1.改变档案资源建设后置工作模式。目前许多企业内的档案管理部门还在沿用传统的资源建设后置工作模式，也就是档案资料经各个部门流转之后再进行归档，而这种工作模式往往会造成档案资源杂乱无章、信息不全面等多样性问题，不符合档案管理的规定与要求。想要解决这些问题，就要从根本上改变档案资源建设的后置工作模式，将档案资源管理工作的重点移向前端，形成前端控制，也就是将档案资源建设工作安排在档案资源形成初期[2]。具体实施需要注意以下几方面：首先，档案管理人员要根据企业文件形成特点制定档案资源归档范围表，并明确保管期限，奠定良好的档案资源建设基础。其次，档案管理人员要以国家相关法律法规为基础，结合本单位的档案管理工作需求，制定档案管理规范要求，确保档案管理工作的推进有章可循、有据可依，时刻关注国家相关行业法律法规的变化及时对本单位的规章制度进行调整与优化。最后，推进落实档案资源建设前端控制的一个有效方法便是部门立卷。部门立卷方法可以充分体现出资源形成者与收集归档者的纽带作用，以此来加强档案管理部门对档案资料归档的掌控能力，帮助企业提升档案资源建设的效果。

2.采用智能化归档模式。随着企业文件逐渐发展为电子化形式，电子文件的归档管理俨然成为企业档案管理数智化建设的核心内容，电子档案的管理质量决定了档案资源管理的科学性与档案资源利用的有效性，直接影响着数智化系统的运行效率。企业档案部门想要实现智能化归档模式，在档案管理数智化建设初期就应介入，将预先设计好的功能模块嵌入到资源系统当中，形成对电子档案的全生命周期管控，并在电子档案的流转过程中做好原始数据的保存和过程信息的记录，从而确保电子档案的真实性与完整性，与此同时，实现档案资源的前端控制和智能化归档。

3.搭建大数据平台。积极建立大数据平台是档案管理模式发展的必经之路，利用大数据管理平台可以将企业内部的各个子系统进行整合，并将形成的电子档案进行统一管理，便于各个子系统的信息数据共享[3]。这样做有效弥补了档案管理系统与各系统之间传统对接方式中成本高、耦合性强等缺陷。

（二）档案利用模式

1.档案工作现场利用工作前置。企业在提供现场档案资源查阅服务时，经常会发生因没有进行提前沟通而无法查阅资料或者查阅人员过多，导致等候时间过长等现象。档案工作现场利用工作前置，是指通过企业内部系统完成档案资源查阅预约以及审批流程，这样一来，档案管理人员可以根据系统信息提前做好准备，确保查阅人员可以及时查阅到需要的资料。同时，系统可设定单位时间内的查询人数，避免出现等待时间过长的现象。此外，档案服务部门可以将系统信息作为根据合理安排工作时间，如有工作变动，也可以通过系统发送通知，大幅度提升了查阅人员的服务体验，同时也保证了档案部门的服务质量。

2.档案应用实施远程服务。目前指纹验证技术以及人脸识别技术都已经成熟应用于各发展领域，在档案管理工作实现数智化管理的前提下，电子档案服务可以利用人脸识别或者指纹识别来确认身份，再通过网络系统进行层层审批，实现档案资源查阅者不用东奔西走就可以顺利查阅到自己需要的档案资料。电子档案远程服务的实现促进了电子档案利用效率的进一步提升。

3.部门之间形成联盟协作模式。在企业档案管理数智化建设过程中，档案部门作为一个单独的个体通常会显得格格不入[4]。因此，档案管理部门应结合自身工作需要与相关部门形成联盟协作关系，方便部门之间的沟通交流与信息共享。

（三）档案工作数智化模式

企业在档案资源管理工作中想要实现数智化工作模式，首先要保证资源内容的完全数智化。在大数据时代背景下，注重的是档案资源的充分利用以及快速流通，形成无缝检索。具体来讲，数智化主要是指将档案资源内容转化为方便检索的电子数据，从而达到档案资源无缝检索的目的。其次，还要加强档案资源保管方式的数智化建设，随着信息化进程的不断加快，各种网络技术层出不穷，促使企业档案管理工作向着数智化方向不断迈进。在这种环境下，企业档案管理工作应加强对各项网络技术的有效应用，比如视频监控系统、门禁控制系统等。此外，做好档案资源利用的数智化也同样非常重要，能够改善传统模式下档案资源利用的缺陷，帮助档案管理部门提升档案管理质量。

（四）档案工作内容

首先，目前好多企业都存在信息管理系统不统一、信息数据分散的现象，随着时间积累，许多有价值的档案信息会被湮没。为了避免这种现象的发生，档案管理人员应将档案工作内容中的“管文件”逐渐转型为“管数据”，参与到档案资源形成、收集、归档、利用等整个管理流程，实现档案资源全生命周期的动态化管理[5]。其次，将馆藏纸质档案中蕴含的档案信息利用信息化技术提取出来，以电子档案的形式加以保存管理，才能使纸质档案资源在信息化环境下得以发挥应有价值，因此也体现出了档案工作内容向“管数据”转型的重要意义。最后，随着档案资源管理工作数字化技术的广泛应用，所产生的三维数据日益增多，部分实体企业在新产品研发过程中所产生的信息数据均以电子数据形式存在，因此电子数据必然是未来档案管理工作的主要对象。

三、新时代背景下企业档案实施数智化管理的创新路径

（一）完善档案管理体系，提供综合性服务

面对企业档案管理数智化建设过程中存在的各种挑战，企业应该从根本上转变管理理念，利用数智化技术完善档案管理体系建设。以此为目标，应该对企业的档案管理体系进行层次性划分，包括数据层、服务层和工具层。其中数据层是较为关键的部分，用于对企业的各种档案信息进行存储，满足随时调用信息的需求，要求具备较大的存储量，同时对于档案信息的分析处理具有较快的反应能力。利用云计算的并列式等技术，可以帮助企业实现网络资源的优化配置，保证档案资源及时共享、快速交付，有效缓解海量数据信息为企业档案管理工作带来的巨大冲击[6]。采用云存储方式，将企业档案信息传输至云端进行统一管理，建设相应的数据库，可以有效保证档案信息的完整性与安全性，为档案信息的开发利用奠定良好基础。服务层担负着各项档案信息的重要服务功能，比如在网站内提供档案信息检索功能，为企业内部各部门提供档案服务功能。除了提供基础服务功能以外，也可以深入开发，提供专项服务，比如根据企业的人事状况、经营状况、财务状况等数据信息进行收集、分析等，制作在线专题档案汇编，为开展相关管理工作提供依据支撑。工具层主要采取模块化设计，包括各种资源管理工具、流程管理工具、人员管理工具等。对于资源管理模块的设计，是根据角色定义进行访问权限的设置，实现各个环节权限的有效管理，保证档案资源的安全性以及资源查找、发布的合规性。对于流程管理模块的设计，是规范档案管理工作所涉及的工作流程，明确各部门之间的连接关系，按照档案管理工作的标准要求进行档案资料的收集与整理。对于人员管理模块的设计，主要是通过采集人员综合信息、明确档案人员的工作职责，为访问权限设置、绩效考核评定提供信息支持。在档案管理体系的支持下，明确企业服务内容，并建立对应的服务功能，从而实现档案信息深层次加工，提升档案信息使用方式的灵活性，将档案管理工作与企业经营发展进行高度融合。

（二）构建档案管理系统，实现数智化管理

想要依靠完善的档案数据体系开展多元化服务模式，首先需要利用先进技术解决档案信息高效收集、分析、归档、利用等一系列工作流程问题。解决这些问题的首选方案就是利用物联网、大数据、数字化等技术的档案资源在线智能处理功能完成档案管理系统的构建，有效保证各项档案信息的真实性与完整性，从而为企业内部的各项决策提供依据支撑。在数据处理环节，需要加强对数字化、大数据等技术的有效应用，借助智能算法提升档案资源的判别能力，按照标准要求进行信息数据的整合、挖掘等环节，从中获取更有价值的深层次信息。在档案管理系统实际建设过程中，企业需要搭建起统一的信息化集成平台，实现与客户管理系统等其他系统的有效对接，按照统一标准进行资源整合，同时配备齐全的硬件设备完成数字资源系统建设[7]。在系统开发环节，首先要明确档案信息在收集、分析、处理、归档等各个环节的加工流程，借助互联网技术实现信息服务的无缝对接。另外，为了便于用户使用，应尽快完成档案管理智能App 的开发利用。用户可以通过移动设备直接登录档案管理系统，简化操作流程，利用智能工具的优势实现人机交互。这样，有利于提升档案资源的处理效率，满足日常经营过程中对于档案资源高效管理的需求。

（三）建立智能档案库房，提升档案管理水平

多数企业的档案管理库房都存放着重要的纸质档案文件和相关设备，因此，构建数智化的库房管控系统对于保证档案安全性、提升档案管理水平具有重要影响。档案管理库房数智化管控系统一般包括智能档案管理系统、密集架控制系统、烟雾报警系统、门禁视频控制系统和消杀控制系统等。智能档案管理系统是档案归档入库，在系统内录入信息时，利用RFID技术标注文件名称、卷案号等信息，形成档案文件独一无二的电子标签。同时，将档案盒与密集架等与档案文件相关的设施信息也录入系统，贴上对应的RFID 电子标签，由此可以通过物联网技术实现档案文件的智能定位。密集架控制系统则是由密集架借助电脑和手持PDA共同构成的，有手动和电动两种模式，能够快速定位档案位置，有效提高调档效率，同时也能有效避免档案文件倾覆危险的发生。烟雾报警系统主要由温度探测器、烟感探测器、报警器和计算机控制器等组成[8]。一旦出现火情，会自动发出语音报警，同时计算机控制器会自动发出灭火程序指令喷射灭火气体。门禁设备控制系统结合了视频监控技术、人脸识别技术、计算机技术等，实现了对档案库房进出人员以及其持有的档案资源信息进行自动读取识别，禁止非授权人员进入，能有效防止档案资源丢失、泄密等情况的发生。同时门禁设备控制系统可以实现多画面的智能轮流切换，便于安全巡查。消杀控制系统可以手动、自动或者定时开启，帮助档案资源净化载体，保障档案资源的安全使用，有利于延长档案使用寿命，同时还可以起到防虫、防霉等作用。

（四）培养优质人才队伍，推动企业高效管理

企业档案管理的数智化建设离不开专业团队的支持。随着大数据、互联网、数字化等先进科学技术的迅猛发展，企业档案管理工作也应该顺应时代发展趋势，要求档案管理人员不仅要具备较高的专业素质，同时还要具备创新、学习能力，可以通过不断探索学习，明确企业未来发展方向，创新档案管理工作模式。因此，企业应结合新时期下档案管理工作的开展需求组建一支具有创新意识的优质人才队伍。对于此，企业应该面向高校、社会平台聘请高端信息技术人才从事企业档案管理工作，加强对大数据、云计算、数字化等技术的研究与应用，推动企业档案管理工作数智化建设进程[9]。同时也要加强对企业内部人员的技术培训工作，比如MapReduce、设备处理等相关信息处理技能，确保档案工作人员在具备档案管理专业知识的同时也能熟练掌握各项信息化技术的应用，提高档案的利用效率。由于目前大数据领域人才比较紧缺，企业也可以与技术服务机构合作，共同完成档案管理系统的开发，便于为企业档案管理人员开展数智化档案管理提供专业技术指导服务[10]。在人才队伍培养期间，为从根本上改变档案管理人员的管理意识，正确认识数智化管理模式的重要意义，可以由企业领导人员担任团队主要负责人，做好团队档案管理工作的创新规划，实现档案管理工作模式的不断创新。在内部人员培训活动中，也要注重培训效果，结合利用激励与处罚的双重考核机制，充分激发相关人员参与培训工作的积极性，使其能够自觉学习新技术、新技能并能将技术赋能落实到档案管理的创新工作当中，助力档案管理工作的数智化建设。