浅析档案管理数据化内涵、困境与对策

一、引言

档案工作对文化传承、历史研究和社会发展具有重要作用。大数据时代，档案管理数据化已经成为一种必然趋势，档案管理数据化是指将传统的纸质档案数字化，实现数字化存储、处理和共享。随着数字化技术的不断发展，档案工作逐渐实现了数据化。然而，档案管理数据化过程中仍面临数据安全、数据准确性、数据标准化和数据管理等困境和挑战。为此，加强档案管理数据化意味着要进一步加强档案数据安全管理，提高档案数据的准确性，同时建立标准化、规范化流程，保障档案管理数据化工作的有序、长效推进。

基于此，在厘清档案管理数据化内涵的基础上，明确其当前阶段面临的主要困境与挑战，并寻求积极的应对之策是一项重要的现实课题。

二、档案管理数据化基本内涵

档案管理数据化是指在档案工作中使用信息技术手段，对档案管理、档案服务等各个环节中产生的数据进行整合、分析、应用，从而提高档案工作的效率、质量和价值。实现档案管理数据化，可以更加高效地管理和利用档案资源，推动档案事业的发展，同时也能为社会各界提供更加便捷、高效的档案服务。随着信息化和数字化的发展，越来越多的行业和领域都开始了数字化转型，档案事业也不例外。档案管理数据化的具体内涵体现为档案工作的数字化管理、档案资源的信息化建设、档案数据的利用、档案安全保护四个维度。

（一）档案数字化管理

数字化管理是档案管理数字化转型的核心内容之一。数字化管理是指将纸质档案资料转换成数字化档案资料，并通过数字化方式进行存储、传输和利用的管理模式。数字化管理可以实现档案的快速查询、便捷共享和高效利用。[1]数字化管理不仅能够提高档案管理效率，降低档案管理成本，还能够更好地保护档案资料的安全性和完整性。

（二）档案信息化建设

档案信息化建设包括档案管理信息系统建设、数字化档案库建设等方面。档案管理信息系统是实现档案数字化管理的重要手段，通过档案管理信息系统可以对数字化档案进行管理和查询。数字化档案库则是存储数字化档案的重要场所，数字化档案库应当具备高效的存储、传输和检索能力，以满足数字化档案管理的需求。

（三）档案大数据应用

随着数字化管理和信息化建设的不断发展，档案管理领域产生的数据量越来越大。通过对这些数据的分析和挖掘，可以为档案管理决策提供更加科学和有效的支持。档案大数据应用可以实现档案管理的智能化、自动化和规模化，提高档案管理水平和效率。

（四）档案数字化保护

数字化档案虽然可以提高档案管理效率和便捷性，但也存在着信息泄露和数据损坏的风险。因此，档案数字化保护成为档案管理至关重要的环节。档案数字化保护包括数字化档案的加密和备份、数字化档案的权限管理等方面。通过对数字化档案进行加密和备份，可以保证数字化档案资料的安全性和完整性。数字化档案的权限管理则可以限制数字化档案的访问范围，保护数字化档案资料的隐私性和保密性。

三、档案管理数据化存在的现实困境

档案数据化管理过程需要借助信息技术手段对档案进行管理、处理、共享和利用，以提高档案工作效率和服务质量。尽管档案数据化处理后能够提升档案工作效率和质量，但基于现有的人员、技术、管理方法等客观条件，档案管理数据化工作的进度与理想目标仍存在一定差距，现存的一些问题仍制约着档案工作数字化转型升级。

（一）数据安全问题

档案管理数据化的发展已经带来了诸多便利，但同时也面临着数据安全方面的挑战。首先，存在数据泄露风险。随着档案管理工作的数字化进程不断加快，信息系统和网络安全方面的问题日益突出，数据泄露的风险也随之增加。特别是在档案中涉及的个人隐私信息和重要文件，如果发生数据泄露，会给个人和组织带来巨大的损失。其次，存在数据被篡改的可能性。数据篡改是指黑客或攻击者对档案数据进行非法修改，破坏数据完整性和可信度。[2]数据篡改可能导致档案记录失真，存储信息错误，影响档案管理工作的正常运行。因此，档案管理数据化工作需要建立完善的数据防篡改机制，提高数据安全性和数据完整性。最后，数据存储方面也可能出现问题。传统的檔案存储方式是以纸质文档为主，而数字档案的存储涉及档案管理信息系统、数据库等多个方面，对数据存储设备和设施的安全性等要求更高。若存储设备的安全性不能得到保障，容易导致数据的损坏和泄露，对档案管理工作的正常运行带来不良影响。

（二）数据准确性问题

首先，数据录入不准确。在档案数字化工作中，数据录入这一环节是至关重要的。数据录入不准确会导致档案信息的错误，进而对档案工作的正常运行产生严重影响。例如，档案信息被录入错误或者遗漏，会影响正常的档案管理和查询工作，从而影响档案的可用性和准确性。其次，数据处理不当也会对数据准确性造成影响。在数字化档案工作中，数据处理的环节也是至关重要的。数据处理不当可能会导致档案信息的错误、丢失或损坏。例如，数据传输过程中可能会发生数据丢失或损坏，而这些错误可能无法被及时发现和纠正，从而影响到档案信息的准确性和完整性。最后，数据管理不当也会对数据准确性产生影响。档案数据的管理包括数据的存储、备份和恢复等环节。如果这些环节管理不当，可能会导致数据的丢失或损坏，进而影响到档案工作的质量和效率。例如，如果没有建立完善的数据备份机制，数据丢失后可能无法恢复，这将导致档案信息的损失和不完整。

（三）数据标准化问题

首先，数据格式和结构不统一。不同的数据格式和结构可能会导致数据的混淆和错误的解读。例如，一些档案可能以文本文档的形式存储，而另一些则以图像的形式存储。这些存储方式上的不同可能会导致数据在转换和解析过程中出现问题，从而导致数据出现错误。其次，标准化流程不完善。在数字化档案工作中会涉及不同的标准化流程和标准化工具，进而会导致部分档案在经过标准化转换之后存在差异。此外，一些档案管理部门在工作中缺乏标准化的流程和规范，也会导致数据的不一致和混乱。最后，标准化意识不强。由于数字化档案工作相对处于起步较晚的发展阶段，一些档案工作人员可能缺乏对数字档案标准化工作的认识和理解，在数字化档案处理过程中没有遵循标准化规范和标准化流程，从而导致数据标准化问题的出现。

（四）数据管理问题

档案管理部门在进行数字化档案工作时，需要面对大量的档案数据。这些数据的产生和流转需要建立科学的数据管理体系，才能確保档案工作的顺利进行。如果数据管理体系不健全，会导致数据冗余、数据质量下降、数据管理混乱等问题。[3]首先，数据访问控制问题亟待解决。档案数据是非常敏感的信息，需要进行严格的访问控制。如果没有有效的数据访问控制机制，档案数据可能会被非法获取或者篡改，给档案工作带来严重的安全隐患。其次，存在数据质量问题。数据质量问题主要包括数据准确性、数据完整性和数据一致性等方面，档案数据质量不高，会影响到档案工作的效率和质量。最后，数据管理问题也值得引起重视。如果数据管理不规范，可能会导致数据丢失、数据不一致等问题，严重影响档案工作的正常开展。

四、档案管理数据化的有效对策

针对档案管理数据化工作中存在的各类问题，需要采取一系列的措施来推进档案管理数据化，进一步提升档案管理质量。具体而言，应充分重视档案数据安全，保障档案数据准确，推动档案标准化建设，为档案数据管理提供全方位保障。

第一，重视档案数据化安全。首先，加强技术保障。档案部门要采用专业的加密技术，确保数据在传输和存储过程中不被恶意攻击或窃取。还要建立权限控制机制，对档案数据的查看、修改、删除等访问操作进行控制，限制非授权人员的操作。除此之外，档案管理部门要定期进行安全审计和漏洞扫描，及时发现和修补系统中的安全漏洞。其次，加强人员培训。档案部门要加强人员培训，提高员工的安全意识和技能水平。[4]通过加强内部安全培训，让员工了解档案工作中的安全风险和安全策略，掌握信息安全相关的基本知识和技能，提高数据安全意识和能力。通过定期的安全演练，让员工了解应对安全事件的流程和方法，提高应急处理能力。最后，建立完善的数据备份和恢复机制。档案部门要建立完善的数据备份和恢复机制，对数据进行定期备份，并将备份数据存储在不同的地点，确保数据不会因为单点故障而丢失。此外，还要制定灾难恢复计划，在突发情况发生后能够及时恢复数据，确保档案工作的连续性。

第二，提升档案管理数据准确性。首先，加强数据管理和处理培训。档案工作人员要具备数据管理和处理的基础知识和技能，以保证数据的准确性。因此，档案管理单位应加强对档案工作人员的培训，使他们能够掌握数据管理和处理的方法和技巧，提高数据录入和处理的准确性。培训的内容可以包括数据管理和处理的原理、流程和方法等。[5]其次，建立数据准确性检测机制。为了确保数据的准确性，采用相应的数据准确性检测方法。这些方法包括数据输入、存储、传输、处理、输出等环节的检测，以及数据比对、验证等方法。通过这些检测手段，可以及时发现数据错误和不准确的地方，并及时予以修改和纠正。最后，建立数据质量控制制度。包括数据质量管理的规章制度、数据质量监督和检查制度等。通过相关制度的落实，提升数据质量，从档案数据收集、档案数据管理和档案数据利用的全过程出发，提高整个管理过程的规范性，保障档案数据源头准确，过程安全，利用有效。

第三，提升档案管理数据标准化水平。首先，建立数据标准化规范和流程。数据标准化规范是指制定一套统一的数据格式、数据存储和数据交换标准，以确保不同档案工作单位之间的数据可以互相兼容和共享。同时，建立完善的数据标准化流程，确保数据标准化的过程可以被规范化、标准化地执行，提高数据标准化的效率和准确性。其次，加强数据标准化的培训和宣传。对档案工作人员进行数据标准化重要性的培训和宣传，让他们了解数据标准化的重要性，掌握数据标准化的方法和技巧，以及如何应对标准化过程中可能遇到的问题。通过相关培训和宣传，可以提高档案工作人员的标准化意识和能力。最后，积极参与制定和推广相关的标准化规范。档案部门要积极参与制定和推广相关的标准化规范，包括国家、行业、地方等层面的标准化规范。并引导相关单位在档案工作中按照规范化的标准执行数据标准化工作，促进数据标准化的普及和提高。

第四，完善档案管理数据化管理体系。首先，建立科学的数据管理流程和决策机制。档案工作单位要建立科学的数据管理流程和决策机制，确保数据管理的规范性和高效性。档案工作单位要对数据管理的责任和权限进行明确划分，避免数据管理的决策权和执行权重叠，导致数据管理的混乱和失控。档案工作单位要建立完善的数据管理流程，包括数据的采集、存储、处理、传输、共享等环节。[6]每个环节都应该有明确的责任人和操作规范，确保数据管理的规范化和标准化。制定科学的数据管理决策机制对档案管理工作也尤为重要。档案工作单位需要制定科学的数据管理决策机制，包括数据管理的目标、规划、标准等方面。同时，还需要根据实际情况不断进行调整和完善，确保数据管理决策的科学性和前瞻性。其次，加强数据监控和评估。档案工作单位要加强对数据的监控和评估，及时发现和解决数据管理中的问题，提高数据管理的效率和质量。档案工作单位要建立数据监控体系，包括数据监控的目标、指标、频率、责任人等方面。同时，还需要采取相应的监控措施，如实时监测、定期检查、异常预警等，确保数据管理的实时性和准确性。档案工作单位要定期开展数据评估活动，对数据的准确性、完整性、一致性、时效性等方面进行评估。评估结果可以作为数据管理决策和调整的参考依据，帮助档案工作单位及时发现和解决数据管理中的问题。

五、结语

综上所述，推进档案管理数据化是新时期档案事业高质量发展的新探索，在实践过程中也会面临诸多困境，如何平稳推进档案管理数据化，保障其建设成效是当前档案管理过程中应深入思考的问题。对此，要从档案管理本身的实际需求出发，提升数据安全性、准确性和标准化水平。同时构建档案管理数据化管理体系，持续提升档案工作效率和质量。

参考文献：

[1]王蕾，沈桂凤，吴加琪.档案数字职业的形成因素、现实问题与建设路径[J].档案与建设，2023（02）：66-68.

[2]于利梅.新《档案法》视域下档案资源建设能力研究[J].兰台世界，2023（01）：71-75.

[3]古楠珂.从要素构成看后保管模式下档案职业的功能实现[J].兰台内外，2022（33）：65-67.

[4]金满银.新修订《档案法》实施背景下档案职业发展研究[J].哈尔滨职业技术学院学报，2022（05）：107-109.

[5]张慧颖，曹玉.国家综合档案馆档案数据资源智慧化管理路径及其实现机制研究[J].北京档案，2022，（06）：11-15.

[6]周子晴.大数据时代档案数据化生存与发展初探[J].浙江档案，2022（05）：45-48.

（作者简介：李青，女，本科，濮阳市安阳地区医院，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 张云逸）