智能化时代下档案管理信息化的挑战与应对

智能化时代下档案管理信息化成为档案管理领域的重要议题，当下传统的档案管理方式已经不能满足现代社会的需求，如何将档案管理与信息化、数字化、智能化深度融合成为当今档案管理工作的主要任务之一。本文主要讨论智能化时代下档案管理信息化的挑战与应对，为档案管理的数字化、信息化和智能化探索提供一定的思路和实践参考。

一、智能化时代下档案管理信息化面临的挑战

（一）数据量增加

在数字化时代，大量的电子文档和电子数据使得档案管理涉及的数据量变得非常庞大，对处理这些数据的效率和准确性提出了新的要求。处理这些数据需要的计算机存储空间、软硬件设备处理速度和计算能力等制约因素也为档案管理工作增加了难度。

（二）数据安全问题

档案数据的保密性、完整性和可用性面临新的挑战。因为这些数据是存储在本地计算机和服务器上的，所以需要采取更加严格的措施来确保数据安全，以防止数据泄露或数据损坏。

（三）数据管理问题

智能化时代的档案管理需要更加完善的数据管理系统，以追踪和控制数据的流动和存储过程。此外，还需要更加完善的数据备份和恢复系统，以防止数据因为各种原因丢失或损坏。

（四）技术更新换代

随着技术的更新换代，档案管理技术也需要更新换代。各种智能化技术的应用需要档案管理人员不断学习新的技术知识，提高自身的技术水平，以便更好地适应数字化时代的需求。

二、智能化时代下档案管理信息化的具体实施路径

（一）档案信息系统建设

1.定义系统需求

（1）完善功能需求。要不断去完善、更新系统的各种操作或功能。例如：档案查询、借阅、识别、检索、数字化加工等。（2）达到性能需求。要优化系统性能，使其在运行时能够达到预期的性能水平。例如：系统的响应速度、处理能力、稳定性、可靠性等。（3）确保安全需求。要保证系统的安全防护，确保系统中的数据不被恶意攻击或泄露。（4）可用性和维护需求。在系统设计上，要使其方便用戶使用，如设计简单、易懂的操作界面和输出可靠的信息等，并在系统的长期使用过程中不断去维护、扩展其功能。

2.做好系统设计

（1）分层架构。采用分层架构可以将系统按照不同的层次进行分割，使得各层级的功能、职责和规则都有清晰的划分。例如，采用三层架构，将系统分为客户端层、服务器层、数据层。（2）异构架构。系统的数据来源和处理方式有多种，可能存在不同的数据源、应用程序、硬件等设备，因此需要考虑到异构架构的设计。例如，采用SOA（Service-Oriented Architecture）架构，对系统中的各个功能模块进行细致划分，使不同的系统之间能够相互协作。（3）稳健性设计。系统的稳健性设计是指在系统处理数据，进行数据传输和存储时，能够保持数据的安全性、可靠性和完整性。例如，采用多层次的数据备份和灾备机制等，确保系统在故障或系统崩溃等情况下不发生数据丢失或无法再现等意外情况。（4）高可用性设计。系统的高可用性设计是指当系统出现问题时，能够快速恢复正常工作状态，避免对用户造成影响。例如，采用负载均衡、高可用集群等技术，能够使系统在故障恢复时更加迅速高效。（5）用户体验设计。系统的用户体验设计是指让用户在使用系统时能够有良好的用户体验，提高用户的满意度。例如，采用项目化的分类方式、便捷的查询和检索功能、友好的操作界面等设计，都可以让用户更容易地掌握系统的使用技巧。

3.部署和维护系统

（1）部署系统。将开发好的档案信息系统部署到服务器上，并进行一系列设置和配置。在部署的过程中，需要进行测试来确保系统可以在实际使用环境中正常运行，并能够满足用户的需求。（2）数据库管理。合理地设计和管理数据库至关重要，需要对数据库进行备份、维护和优化。管理工作包括定时备份历史数据和最新的数据，定期检查索引和数据表，清除冗余垃圾数据，保持数据库系统的正常运行。（3）系统监控。系统中需要添加监控模块，用来记录系统的各项运行数据，这样既能及时发现问题也能及时解决问题。（4）定期升级。要定期升级系统，以保持系统的最新状态。确保系统安装有最新的安全补丁及其他程序等。（5）安全管理。保障系统的安全性是非常重要的，需要采用多层次安全机制，如控制用户权限、备份和恢复状态的机制、加密机制等，以保护系统不受黑客攻击以及防备其他安全威胁等。

（二）信息化档案管理流程优化

1.数据采集和标准化

（1）建立数据采集标准。为了确保数据采集的准确性和一致性，需要建立完善的数据采集标准。标准内容应该包括数据字典、命名规则、数据存储等方面，使得数据能够被规范地存储和分类。（2）采用自动化工具进行数据采集。利用自动化工具如扫描仪、OCR（光学字符识别）工具等，可以快速、准确地将纸质档案转换为数字化资源，继而进行后续数据管理和分析。（3）建立统一的数据管理平台。为了更好地对档案数据进行管理，可以建立一个统一的数据管理平台，统一管理档案数据，以便查阅和检索。平台可以包含分类、元数据、检索等功能，以方便数据的查找和管理。（4）数据标准化。要将不同文件格式等不同类型的数据转换为统一的标准格式，以便于进行数据分析和管理。（5）数据清洗。要根据设置好的既定规则对系统收集的数据进行筛选与处理，去除冗余数据，对数据资源进行整合，使用清洗过的数据可以减少错误的检索结果，提高数据使用的有效性。（6）数据源管理。在数据标准化和清洗的基础上，要进一步优化管理数据源。需要在后期应用过程中即时进行数据质量检验并及时处理数据源中的问题，确保数据的可靠性和一致性。

2.档案分类和管理

（1）建立档案分类标准。制定档案分类标准时应该考虑到档案的性质、格式、主题、时间等多维度要素，划分类别时要注意科学、具体，以便于档案的快速检索和统一管理。在建立档案分类标准时，应考虑档案管理工作现状和未来可能出现的使用需求，以便满足不同用户的需求。（2）建立档案管理制度。基于档案分类标准，建立档案管理制度，制定档案管理相关的标准和规定，并明确各个管理环节的职责和流程，确保档案管理工作整体科学、规范、有序。（3）档案数字化。要对档案进行数字化处理，使档案能够持久保存、方便调用。数字化加工不仅有助于档案的方便管理，还有助于加快档案工作处理速度和提高档案单位的存储空间利用效率，同时也能够降低档案管理成本。（4）制定档案借阅制度。基于档案分类标准和档案数字化处理，制定严格的档案借阅制度，规范档案借阅流程，并注重档案的保密性和安全性。（5）档案保全。档案保全包含档案的物理保全和数字保全。物理保全可以通过控制存储环境、设置门禁制度、完善防火设施等方式进行。数字保全则主要利用档案数字化手段进行保全。

3.档案的共享和利用

（1）建立档案共享平台，以方便档案的共享和利用。共享平台可以使用云存储、网络存储、内部网站等技术，保证档案共享的可靠性和安全性。（2）建立档案共享决策机制。建立档案共享决策机制，尤其是涉及机密或敏感信息时，制订权限控制，详细规定哪些人可以访问与使用档案。（3）提高档案利用效率。利用信息化、数字化手段建立档案索引和信息检索系统，通过为每一份档案添加描述信息的方式，以便于各种形式的查询和检索，方便有效地利用档案。（4）建立档案应用体系。使档案成为信息资源的重要组成部分。利用档案资料对历史记载进行分析比较，促进知识体系的建立，为新产品、新技术、新理论的研究提供重要基础。（5）建立档案共享与利用的机制。以档案共享利用机制促进档案业务、历史研究、法律决策等应用向信息化、现代化方向发展，提高档案的利用价值。

（三）信息化档案数据管理与安全保障

1.数据备份和恢复

（1）制订数据备份计划。决定需要备份哪些数据、备份周期、备份介质类型等。在制订备份计划时，应考虑组织的需要，比如需要备份的数据量、备份时间、备份地点等。（2）选择合适的备份介质。介质的选择应考虑到备份的规模、频率、可靠性和成本等因素。一般常见的备份介质包括磁带、硬盘、光盘、闪存等。（3）实施备份。按照备份计划进行备份。备份过程应当认真记录备份时间、数据名称、备份介质标识等信息，以便后期恢复。（4）检查备份质量。定期检查备份的质量，检查备份是否完成、是否有异常情况，以及备份数据的完整性和正确性等。（5）制订数据恢复计划。数据丢失或损坏，需要恢复数据就需要预先制订好的数据恢复计划。在制订数据恢复计划时，应考虑整个系统的可用性，包括数据的恢复时间、恢复介质、恢复方法等。（6）实施数据恢复。按照数据恢复计划进行恢复。在数据恢复的过程中，需要认真记录出现问题的原因和步骤，以便调整备份计划和恢复方法。（7）检查数据恢复质量。数据恢复完成后，需要认真检查数据的恢复完整性和正确性，验证数据恢复是否成功。

2.数据清理和保密

（1）制订数据清理和保密计划。按照相关法律法规和实际需要，制订数据清理和保密计划。包括哪些数据需要清理或保密，清理和保密的流程和周期等。（2）实施数据清理。对不需要保留的数据进行清理。按照计划对档案库、档案室等部门的存储介质和存储设备等进行清理，清理过程中需注意保障数据备份和恢复。（3）制定数据保密原则。不同的档案有不同的保密级别，需要根据档案级别制定不同的保密原则和保密措施。（4）实施数据保密。根据档案级别、涉密程度等进行数据保密。保密的措施应该包括物理措施、技术措施和组织管理措施三个方面。（5）数据清理和保密审查工作。需要定期对档案资料进行清理和保密审查，及时消除存在的隐私信息，保证档案数据的清洁和安全。（6）销毁档案数据。有些档案在保密期限到期之后，需要彻底销毁。在销毁过程中，需要对档案数据进行彻底销毁，确保敏感信息不会被泄露或滥用。

3.数据质量控制和管理

（1）制订数据质量控制计划。根据数据质量标准和档案要求制订数据质量控制计划，明确数据质量控制的目标、标准、流程、责任和措施等。（2）数据收集。数据收集是数据质量控制的重要步骤。在数据收集过程中，需要采用合适的方法，如问卷调查、访谈等，以确保数据收集中获取的信息的准确性和完整性。（3）数据清洗和整理。收集到的数据可能存在不准确、不完整、重复等问题，在数据质量控制过程中，需要对数据进行清洗和整理，保证数据准确、完整、没有重复等问题。（4）数据验证和分析。对于经过清洗和整理的数据，还要进行数据验证和分析，主要包括数据的正确性、完整性、一致性、有效性等方面的验证。（5）数据反馈和改进。将数据质量分析和驗证结果反馈给数据质量控制人员和管理者，并进行数据的改进和优化。（6）数据维护和数据更新。在档案的日常管理中，需要对数据进行维护和更新，及时发现和解决数据质量问题，使档案数据的质量得到保证。

（四）智能化技术在档案管理中的应用

1.合理应用智能搜索和分类功能

基于自然语言处理、机器学习等技术，应用智能搜索通过语音识别、图像识别等方式，以自然语言进行检索，以减少搜索时间和提高查询准确性。智能分类技术采用文本挖掘、机器学习、深度学习等技术，可以根据文本特征或数据特征进行自动分类，以降低档案分类的工作量和提高自动分类的准确性。

2.高效运用自动化分析和整理

借助递归神经网络等技术对数据进行自动化分析和挖掘，节省时间和精力，并能发现数据之间的关联，为档案管理者提供更精准、更全面、更及时的信息。在整理档案方面，如采用图像识别和分类技术可以实现档案图像文件的自动整理和归档等。

3.综合应用和评估

评估档案管理系统可以从多个方面进行，例如需要评估档案管理系统的搜索、分类、分析和整理等功能是否满足实际需求，并且需要评估档案管理系统的质量和性能。通过评估和改进，可以不断提高档案管理系统的应用水平，实现数字档案高效、可靠、安全的长期保存和利用。

三、结语

智能化时代下档案管理信息化已成为大势所趋，档案管理需要利用新技术手段，实现档案数字化、全流程信息化和智能化管理。我们要不断探索档案管理信息化的新领域，尝试新的技术手段和管理方法，更好地应对智能化时代下档案管理信息化的挑战，实现档案管理数字化、智能化转型升级。

（作者简介：王艳丽，女，本科，咸宁市林业科学院，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘月娇）