基于SPD模式实现医保集采耗材全流程精细化管理

毕兴沅

重庆大学附属肿瘤医院 重庆 400030

近年来,随着耗材零加成、两票制、DRG/DIP 等医改政策的持续推进以及全国和各省市医用耗材集中带量采购工作逐步落地实施[1],公立医院医用耗材精细化管理显得尤为重要。与此同时,国家陆续出台了关于加强医用耗材管理的系列文件,明确要求公立医院加强医用耗材全流程信息化管理,实现全生命周期可追溯[2]。在此背景下,重庆某医院不断探索医用耗材精细化管理的方法,在2020年与第三方服务平台合作研发应用医用耗材SPD智慧管理模式。本研究从该医院医用耗材管理的实际经验出发,详细阐述SPD模式的设计理念和内涵,并介绍该模式下如何实现医保集采耗材全流程精细化监管,以期为各公立医院耗材管理提供参考。

1 传统医用耗材管理模式存在的问题

医用耗材种类繁多,规格不一,耗材入库、领用、保管和配送全人工操作,工作量大、管理困难、效率低。产品信息仅靠人工维护,易导致一品多码或产品信息不准确,增加了耗材合同管理、效期管理、库存管理和数据统计的难度。医院信息系统(HIS)、医院综合运营管理系统(HRP) 以及病案系统等各管一块,极易出现耗材出库与计费不一致的情况,同时高值耗材采购来源和使用去向也难以高效追溯,无法满足医保和市场监管部门对耗材进销存管理的要求。医院医用耗材供应商众多,原有仅依靠纸质档案管理供应商资质证书的模式,不便于查询,管理粗放。临床科室以领代耗导致医院无法准确核算项目成本和病种成本,也无法掌握二级库库存数据。

2 SPD模式平台设计

2.1 平台部署

SPD模式覆盖从院外物流到院内全流程。院外部分(供应商协同平台)通过互联网与供应商系统、配送商系统链接,实现供应商数据、订单数据、配送数据、结算数据等的互通。同时通过耗材院内物流服务系统管理医用耗材在SPD中心库的出入库、拣补货、加工、赋码等操作。最后通过院内医用耗材精细化管理系统和高耗柜等智能硬件管理医用物资在院内的“申管用计结”,并通过耗材合理使用监控系统完成运行监控。院内外通过互联网网闸等技术实现数据同步和保护,见图1。

图1 SPD医用耗材智慧物流服务体系

2.2 技术引入

SPD模式同步引入物联网、互联网及大数据技术,采取顶层设计、分期开发的思路,以院内医用耗材保障供应为基础,侧重经济管理及学科建设[3],建立高值耗材、低值耗材、试剂全过程管理体系。使用先进的医用耗材精细化管理软件,实现多级库房管理,医用耗材全流程追溯,通过精细化管理流程设计,制定标准作业程序(standard operation procedure,SOP),规范操作人员行为,提升工作效率。通过条码和射频识别(radio frequency identification,RFID)技术的应用,实现耗材全流程跟踪和追溯,提高计费准确率,杜绝跑冒滴漏,同时减少数据差异核对工作量[4]。通过开放数据接口整合耗材相关系统基础业务信息,打通医院内部耗材管理、HIS计费、病案管理、HRP财务核算各个信息系统孤岛,搭建与外部供应商的数据互联互通桥梁,依靠大数据挖掘分析计划,实现数据整合分析,为决策提供信息支撑。采用先进的仓储物流设计方案,以条码技术为核心,医院耗材库为其管理的所有耗材品种制定一个唯一的条码编号,并将该条码贴到相应耗材的货位上,充分应用无线网络通讯技术和无线数据采集器,智能库存盘点,出入库等[5]。

3 SPD模式下集采耗材全流程管理的实现

SPD模式实现了医用耗材在供应商、医院和科室(医疗消耗点)之间的一体化管理,对医院耗材的物流、信息流与资金流实行集成管理[6],见图2。

图2 医用耗材全生命周期管理

3.1 基于耗材分类、供应商协同的采购管理

SPD模式通过互联网技术衔接院内供应链与院外供应链,众多供应商通过云平台向医院提交主体信息、物资信息及相关资质证照[7]。医院可跟踪供应商对订单的响应、备货、缺货情况。供应商协同更及时、更准确。医院通过指标数据对供应商做出评价,提升供应链效率及供应质量[8]。院外实现供应商的在线协同,资质证件提交、预警、更新,订单及时通知,备货及时响应,打包赋码,货物追踪,改变传统采供模式效率低下、及时性差、准确性差、格式不统一等弊端,实现高效、精准供应商协同[9]。

3.2 基于定数设计、条码应用的加工管理

SPD模式通过中心库对集采耗材进行统一管理。耗材进入中心库后,根据分类进行赋码管理。高值耗材采用“一物一码”,实现术中计费、全程双向追溯[10]。低值耗材分类管理,其中重点监管可计费低值耗材采用高值耗材管理模式,一物一码,实现患者计费扫码绑定;其他可计费低值耗材全面实行“费量同步”,确保每一库存单位的消耗都能够与相应收费项目相对应;不可计费低值耗材采用定数包管理。通过条码应用实现科室出库、消耗信息追溯,为科室补货和主动配送提供数据基础,同时根据科室领用频次和消耗数据,合理规划科室申领周期,有效管理中心库和科室在库库存,完成库存结构优化[11]。

3.3 基于自动请领和手动请领的订单管理

在使用监测的基础上,SPD模式根据院内各科室库房大小和不同类别耗材消耗规律,个性化设置常规耗材库存上下限。耗材申领包括系统自动请领和科室手动请领两种模式,大幅节省护士手动请领工作量[12]。护士扫描耗材条码完成验收、入库、消耗和盘点。进销存所有环节均可以在SPD系统实时监管,保证集采耗材全流程管理可追溯。

3.4 基于耗材合理使用的监测管理

SPD监测平台利用医疗大数据,从医院耗材管控降耗的维度进行深入设计与研发,全面展现医院所有消耗点的耗材使用情况[13]。指标涵盖耗占比、每百元医疗收入耗材支出、人均耗材费用、病种耗材费用、术式耗材费用,并按科室、医疗组、医生等维度进行分析与对比,对重点耗材品种及耗材成本结构进行监测与经济性评价、指标异动报警监测,利用大数据建模与算法辅助生成医院耗材运营月度报告,为临床科室在耗材选择上提供科学的参考依据,为全院控耗、降费及合理使用提供数据分析与建议[14]。

4 SPD模式的应用实践

重庆某医院创建于1943年,是一家三级甲等专科医院。为全面贯彻落实国家医用耗材集中采购政策要求,完善医用耗材集中采购机制,规范耗材使用行为,提高合理使用水平,切实降低群众费用负担和医院运行成本压力,近几年该医院致力于深化集采耗材采购、供应、使用、监管4个方面,成立带量采购领导小组,多部门联动,保障集采政策落地。医院依托第三方提供集采耗材院内供应链的延伸服务,基于SPD模式进行流程再造和监测统计,实现了集采耗材进销存全程监管,规范了医疗行为,确保了集采耗材医保基金的合规使用。

4.1 集采耗材采购管理

按照重庆市医疗保障局工作要求医院积极参加医用耗材集中采购,结合医院实际情况,据实填报历史采购数据。医学工程部、护理部组织临床医技科室合理填报集采任务量,并将任务量分配到各使用科室。根据中选产品目录,医院在重庆市药交所平台与耗材生产企业、配送企业签订购销合同,将中选产品纳入院内耗材供应目录,同时停用非中选产品。医院通过供应商平台线上管理资质证件,集采产品信息的录入、变更由供应商在供应商平台进行维护,自动传入耗材管理系统后由院内人员审核生效。采购订单自动推送到供应商,医院可跟踪供应商对订单的响应、备货、缺货情况。针对某些特殊的植入性集采耗材,如需要配套工具、消毒灭菌等支持,或者需要提供伴随服务,根据医院实际需求,对供应商进行全程对接与监管,保障医疗质量与安全。

4.2 集采耗材入出库管理

医院以物资唯一码为载体实现物资的闭环管理。根据物资类别SPD系统自动生成物资编码,从采购计划生成到供应商接收订单配送、物资验收分包赋码再到物资入库、科室领用消耗、科室盘点均使用唯一的物资编码和二维码,通过一码实现全程供应链追溯。

通过流程再造,实现集采低耗、高耗和试剂分类精细化管理。集采低值耗材根据临床使用需求采用数量灵活的定数包方式,“一包一码”,扫码完成验收、入出库、科间调拨和盘点管理;系统根据二级库上下限自动生成物资采购计划,节省临床科室人工补货工作量。集采高值耗材“一物一码”“扫码计费”,通过高值耗材柜智能存取,自动盘点,准确高效。集采手术用高值耗材全程移动端管理,精确管控到各术间。通过条码管理以及SPD系统、HIS系统与电子病历系统的互联互通,实现了集采高值耗材溯源厂家信息、批号、效期、使用病人信息、收费信息和手术信息。医院集采耗材每一品规物资编码、收费码、国家医保码在SPD系统中一一对应。通过每月全院二级库统一盘点,信息系统自动统计集采耗材各二级库库存、各病区使用数量与收费数量,汇总形成全院集采耗材进销存数据。

4.3 集采耗材使用监管

医院鼓励使用中选产品,确保完成任务量。严格控制同类试剂耗材非中选品种的使用,临床医技科室如需使用非中选品种,需通过医院带量采购领导小组审批,同时使用量不得超过中选品种。同类试剂耗材不同厂家中选产品的使用数量需保持均衡。医院各科室带量采购任务量和完成情况由SPD系统自动统计和预警提示。麻醉科根据各外科科室耗材任务量做好日常备货,各临床医技科室指定专人负责各产品品规使用量监测。医院每季度召开药品耗材集中采购联席会议,统筹推进耗材集中采购和使用进度。为保证集采任务落地,医院建立健全使用集中采购试剂耗材激励机制,将集中采购试剂耗材使用情况纳入临床医技科室考核,与科室年度综合目标考评、科主任履职考评以及科室绩效挂钩。对优先使用、保证用量的科室,在医院绩效考核与结余留用资金分配中予以倾斜。

4.4 医保基金合规使用

医院带量采购管理部门指导临床科室从成本管控和医保基金合规使用的角度科学合理选择集采产品、准确申报计划采购量。医院定期开展集采耗材合理使用监测,从科室、病种、术式、DRG维度分析集采耗材使用情况及不同厂家集采耗材的使用对各科室DRG成本的影响。在完成集采任务的同时针对性管控耗材成本。另外借助SPD系统医院定期分析同一产品集采前后价格和用量变化,同批次不同厂家集采产品使用数量差异,排查是否存在集采后医疗行为的改变和廉政风险。医院针对存在廉政风险的耗材使用异动情况约谈使用科室,规范医疗行为,确保集采耗材医保基金的合规使用。

5 讨论

目前,我国医用耗材集中带量采购工作逐步向常态化、制度化推进,医保监管力度也不断加大,对公立医院的医用耗材精细化管理提出了新的要求[15]。在此背景下,耗材SPD配送模式和使用监管模式在集采耗材进销存管理、医保控费、使用监测、供应商管理等方面发挥了较好的支持作用[16],解决了很多传统粗放式管理的痛点。但与此同时,SPD配送模式的应用在信息安全方面也给医院增加了风险。医院需要继续发挥医用耗材管理的主动权、限制配送商业务范围、做好分级授权管理和配送服务评价考核[17]。随着集采耗材品种不断扩大,SPD系统可对应开发更多功能满足管理需求,比如借助SPD系统实施集采冷链试剂全程冷链管理,实现供应链各环节产品温度可追溯[18];将SPD系统、HIS系统与集采平台、政府监管平台深度融合实现集采耗材使用和收费数据的自动统计监测,避免人工报送数据错误和不及时。相信随着医疗信息技术的不断发展和应用,SPD模式在医用耗材管理和分析决策支持方面还将发挥越来越重要的作用。