事业单位人事档案信息化管理研究

［摘 要］随着互联网信息技术的迅速发展，大数据技术逐渐被应用到各行各业和各个工作领域当中，其中对提升事业单位人事档案管理效率意义重大。大数据技术应用到档案管理中，能够为相关人员管理、整理与查阅档案提供极大的便利。档案信息化管理不同于传统的纸质档案管理，它可以节省档案成本，提升档案相关管理人员的工作效率。但从现阶段的情况来看，档案信息化管理在给人们带来极大便利的同时，也暴露出了许多的问题，且部分事业单位在档案信息化建设中仍然存在诸多不足，严重影响和制约了管理水平。基于此，本文主要阐述事业单位人事档案信息化管理的含义及优势，分析事业单位在将大数据应用到人事档案管理中可能会遇到的问题，最后对如何加强事业单位档案信息化管理提出几点可行的建议，以期为业内相关学者提供参考。

［关键词］事业单位；人事档案；信息化管理

［中图分类号］G27文献标志码：A

随着社会主义市场经济的不断发展，我国进入了大数据、数字经济时代，同时大数据技术已经融入了社会生活的各个领域。因此，传统的人事档案管理工作已经无法跟上时代的步伐，档案管理的模式亟待转型和升级。人事档案管理工作是事业单位工作的重要组成部分之一，将大数据技术融入人事档案管理工作是事业单位的必然选择。人事档案信息化管理是随着互联网信息技术与相关机器扫描技术的发展应运而生的，它是一种新型的管理形态，可以将扫描过的信息转化成数据的形式，再建立专门的数据库对数据进行存储，从而形成一个有秩序的档案管理信息系统，可以及时、方便地供大家查阅相关档案资料，实现信息资源的共享。

1 人事档案信息化管理阐述

1.1 人事档案信息化管理的含义

人事档案信息化概念是基于数字化、大数据技术应运而生的，是社会经济高速发展的产物，具体是指在事业单位人事部门的统一规划下，在人事档案管理中积极应用大数据、数字化等技术，实现人事档案的智能化、无纸化管理，并对相关信息资源进行有效组织、管理与利用，做好人才信息的基础保障工作，是一个运用信息化技术管理人事档案的过程。

1.2 人事档案信息化管理的优势

与传统的纸质档案管理相对比，信息化管理的优势巨大，将大数据技术应用到档案管理中具有以下优势。

其一，方便管理。对于传统的纸质档案管理工作来说，想要查找某一档案需要耗费大量的时间，而将档案进行信息化管理在查找档案的过程中具有明显的优势，可以在一定程度上避免传统档案管理工作量大、效率不高以及分类难度大的问题。除此之外，将档案信息数据录入电脑系统，可以进行多次利用，并且能随时调出查阅，降低了档案管理人员的整理难度，也提高了其工作效率［1］。

其二，檔案更加安全。传统的纸质档案容易受到环境条件对其的影响，如虫蛀、潮湿等，这会严重影响纸质档案内容的准确性。除此之外，对纸质档案反复性的查阅也会使档案遭到损坏，同时也存在一些安全隐患问题。将人事档案进行信息化管理，能够提高档案整理工作的效率，借助信息化手段可以给档案数据加上密钥，以防出现档案信息被盗或者外泄的问题，并且云存储也能提高存储容量，可以存储更多的档案数据。

其三，打破时间、空间壁垒。传统的纸质档案管理主要以人工为主，并且管理工作需要在特定的时间与空间开展，不便于档案的管理、查询与使用。然而档案管理信息化只需要利用计算机与互联网就可以随时通过网站来查询相关的档案，不需要通过档案查阅审批，也不需要去档案室才能查到相关的档案，极大地减少了档案查找的时间，同时也减轻了档案管理人员的工作压力。将相关档案信息数据存储在一定的信息系统内，相关工作人员只需要经过身份验证，然后在搜索引擎中输入关键词即可，节省了查阅档案的时间。

2 事业单位人事档案信息化管理的意义

2.1 有利于提升档案管理水平

在传统的纸质档案管理模式下，档案管理必须依赖大量的人力、物力与财力才能对档案内容进行更好的收集整理［2］。与此同时，档案管理会受到许多不可控的因素影响，这大大降低了档案管理的水平。而在事业单位人事档案管理信息化过程中，利用大数据信息技术对人事档案进行高效的管理，能够使相关人员更方便地查询档案资料，同时也大大提高了档案管理水平。

2.2 有利于更好地保存档案资料

在传统的档案管理模式下，受到环境或其他因素的影响，会对档案资料造成一定的破坏，例如可能会出现潮湿、虫蛀甚至火烧等问题，这会严重影响人事档案资料的完整性，甚至不能够完全复原。而将人事档案资料利用计算机相关软件进行储存管理，可以在一定程度上减少或者避免上述情况的发生。另外，利用计算机对档案资料进行储存也为相关人员查询与借阅提供了便利，可以通过搜索关键词来进行档案查询，这可以降低档案管理的难度，避免档案资料出现丢失或者被破坏等问题。

2.3 有利于为人事部门的档案管理工作提供便利

在档案管理工作中借助信息技术可以实现人事档案内容的资源共享，可以为人事部门的工作人员提供便利，不断推动事业单位创新档案管理模式。

2.4 有利于实现档案管理的规范化与标准化

传统的档案管理工作比较复杂，档案管理的场所空间有限，而档案的数量相对较多，所以档案管理存在不规范的行为，而将档案管理与信息技术相结合，不仅可以降低档案管理工作的难度，还可以使档案管理更加规范化、标准化，因此事业单位应大力推进大数据与档案管理工作的深度融合［3］。

3 事业单位将大数据应用到人事档案管理中可能会遇到的问题

3.1 传统纸质档案管理应用范围广

从人事档案收集与管理现状来看，许多事业单位还是以传统的纸质档案管理为主，对于信息化的管理手段利用率比较低［4］。虽然大数据技术也被应用在人事档案管理过程中，但还是存在电子档案打印成纸质材料的现象，纸质档案的数量并没有减少。因此，人事电子档案还是无法完全替代纸质档案，这在一定程度上提高了档案管理工作的难度，也给档案管理人员增加了工作量。除此之外，部分事业单位的工作人员更注重纸质档案的借阅与查询，往往忽视了电子档案。

3.2 人事档案信息化管理利用率较低

由于人事档案内容涉及员工的健康、婚姻等比较私密的问题，为了使员工个人信息受到更好的保护事业单位人事档案的查阅要受到相关人事部门的监督与授权，因此申请的手续复杂并且耗费的时间也比较长，这在一定程度上体现了纸质档案管理的效率比较低，其保存功能远远大于使用功能。对人事档案信息化管理利用率不高还有一个原因就是，计算机容易遭到病毒的侵袭，这会增加单位相关人员个人信息暴露的风险，因此事业单位对于计算机网络的管理非常严格，这也使得信息化档案管理只能在固定的档案室进行，这在一定程度上保护了档案的信息安全，但不方便对档案进行调阅［5］。

3.3 人事档案管理开放程度低

目前，我国许多事业单位的人事档案管理系统还是需要手动录入各种信息资料，无法利用计算机等办公软件进行批量录入，并且不同的单位以及单位内不同的部门之间采取不同且不相容的档案信息管理模式，使得各个系统之间的资源无法实现共享，这就导致各个系统之间的信息无法第一时间得到更新，相同的信息出现重复的输入，这大大降低了档案管理的效率，也给档案管理人员增加了工作难度［6］。

3.4 缺乏相关档案信息化管理人才

档案信息化管理需要依托专业的大数据技术，这就需要专业人才的引领，目前许多事业单位缺乏这种复合型人才，导致档案信息化管理的利用率不高，即使引进了相关的管理设备，也无法做到专业的维护与管理，这同样给档案管理人员增加了工作难度［7］。

4 加强事业单位人事档案信息化管理的对策

4.1 扩大档案信息化管理的应用范围

目前，我国还有许多事业单位依然采用传统纸质档案管理的模式，因此为了减少传统档案管理模式的影响，事业单位应完善相关档案管理制度，建立健全人事档案管理体制，为大数据技术更好地融入人事档案管理提供保障。各省市相关组织部门应推广全国统一的人事档案管理软件，并按照统一的标准与操作流程，建立统一规范的档案管理平台，平台可以根据档案的性质对人事档案进行分类，建立一个统一的档案管理系统，完善事业单位的档案管理体制。除此之外，应该增强事业单位工作人员对人事档案信息化管理的意识，不断推进大数据技术与人事档案管理的融合，降低相关工作人员的操作难度，促进档案管理工作提质增效。

4.2 提高人事档案信息化管理的利用率

要想提高人事档案信息化管理的利用率，首先，事业单位需要加大对档案管理的资金投入力度，减少传统档案管理模式的影响，不断推动人事档案管理模式的转型升级。其次，事业单位应加大对人事档案信息化管理的资金投入，使相关系统软件及时更新，做好人事档案相关资料的备份，防止资料出现丢失的情况。另外，要安排专职人员对电脑进行安全管理，保障电脑的存放与使用安全，禁止除了公司以外的U盘或硬盘插入存放档案资料的电脑，利用先进的技术实现对电子档案的严格管理，要为人事档案数字化管理提供一个良好的环境［8］。最后，事业单位应该加大资金投入，及时更新电脑设备，为大数据融入档案管理提供设备保障，只有拥有先进的计算机设备，才能推动大数据融入档案管理工作。

4.3 扩大档案信息化管理的开放范围

事业单位人事档案管理部门应提高对档案管理信息化建设的重视程度，积极利用各种计算机办公软件对相关人事档案资料进行录入，减少档案资料录入人员的工作量。另外，不同单位的人事档案信息要实现资源共享，避免出现信息重复的现象，相关人员也应做好对系统的管理工作，避免出现系统上的错误，导致档案管理的工作效率降低［9］。

4.4 吸引互联网技术人才

事业单位可以高薪聘请计算机网络人才，为实现人事档案信息化管理提供技术保障，同时要定期开展专业技术培训和考核，对考核中表现优异者适当给予奖励。除此之外，事业单位可以派遣相关人员去其他事业单位进行交流学习，结合其他单位的优秀经验，促进自身单位人事档案管理模式的转型升级，加强档案信息化管理建设［10］。

5 结语

我国事业单位要想推进大数据与档案管理技术的深度融合，首先要认识到大数据技术对人事档案管理的重要性，加大对其的政策与资金投入，为档案信息化管理提供资金与政策支持。其次，事业单位要建立健全档案管理的体制机制，提高信息化档案管理的利用率，实现不同单位之间的资源共享，避免出现信息数据重复的问题。最后，事业单位应积极引进相关技术人才，为其提供人才保障，并且要及时更新电脑设备，为更好推进大数据与档案管理融合提供保障，不断提高人事档案的管理水平，使事业单位的人事档案资料管理更加规范。

参考文献

［1］宋圆圆. 事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理研究［J］. 大众标准化，2023（7）：166-167，170.

［2］王高航. 机关事业单位人事档案管理信息化路径研究［J］. 兰台世界，2023（1）：76-78.

［3］魏巍. 事业单位人事檔案管理信息化建设及发展探讨［J］. 陕西档案，2022（5）：44-45.

［4］丁华. 浅谈信息化背景下事业单位人事档案管理优化策略［J］. 活力，2022（14）：169-171.

［5］张金颖. 关于事业单位人事档案管理信息化路径探究［J］. 中国管理信息化，2022，25（11）：176-179.

［6］李丽. 事业单位人事档案信息化管理研究［J］. 档案天地，2021（9）：56-58，53.

［7］鲁玲华. 事业单位人事档案信息化管理问题及策略［J］. 现代商业，2021（19）：90-92.

［8］张蔚. 事业单位档案数字化管理的分析研究［J］. 陕西档案，2023（3）：31-32.

［9］刘璇. 基于大数据的事业单位档案管理策略［J］. 网络安全和信息化，2023（5）：8-11.

［10］施林林. 大数据视域下提升事业单位档案管理效率的策略分析［J］. 中国新通信，2023，25（3）：65-67.

［作者简介］李金林，男，青海海东人，青海省海东市乐都区人力资源和社会保障局，助理馆员，大专，研究方向：人事档案管理。