《档案征集工作规范》（DA/T 96-2023）内容解读及思考

金凡

摘要：国家档案局于2023年5月29日发布的《档案征集工作规范》（DA/T 96—2023），为规范我国档案征集工作提供标准支撑。本文对该标准的制定背景、主要特点、基本內容与文本特色进行解读，并提出优化建议。

关键词：档案征集工作 工作规范 优化建议

Abstract： The National Archives Administration of China has issued the Specification for Archives Acquisition（DA/T 96- 2023）， which provides sup？ port for standardizing archives acquisition since May 29， 2023. This paper interprets the formulation background， main features， basic content and text features of the specification， and puts forward sug？ gestions for optimization.

Keywords： Archives acquisition work； Work specification； Optimization suggestion

2023年5月29日，国家档案局发布了《档案征集工作规范》（DA/T 96-2023）（以下简称《规范》），将于2023年12月1日正式实施。《规范》确立了我国档案征集的基本原则、范围和标准，规定了档案征集工作组织、程序的要求，适用于各级国家档案馆，其他档案机构参照使用。它是指导我国各级国家档案馆、其他档案机构开展档案征集工作，进而提升档案征集管理绩效的重要标准。《规范》的发布与即将实施，是我国档案征集、档案资源建设等工作科学化、标准化、现代化发展的必然产物，具有必要性与可行性。

《规范》主要用以指导和规范各级国家档案馆、其他档案机构开展档案征集工作，以提高档案征集工作质量和效益，内容涵盖档案征集工作的原则、范围、标准、组织、程序，以及征集档案的开放与利用等主要方面。档案资源作为文化遗产的重要组成部分，维护其完整和安全已得到世界各国普遍认同。关于全球文化遗产保护和征集，主要依据以下三个国际公约：1954年5月14日各缔约国签订于海牙的《关于发生武装冲突时保护文化财产的公约》，1970年11月14日在巴黎通过的《关于禁止和防止非法进出口文化财产和非法转让其所有权的方法的公约》，以及1995年6月24日国际组织于罗马签署的《国际统一私法协会关于被盗或者非法出口文物的公约》。这些公约为有效实施本国、本地区历史文化遗产保护，尤其是档案、稀有手稿等文化遗产的保护和征集，提供了有力支持。《规范》是对没有按照规定保存在法定机构的散存档案、原形成国家（地区）散失到国（境）外的散失档案及其他有关档案，开展档案征集工作所遵循的规范。它对于维护我国档案资源齐全、完整、安全，具有十分重要的意义。《规范》的发布有利于规范档案征集活动、完善档案征集流程、提高档案征集工作质量，有利于维护档案安全，最大限度地保障档案资源齐全完整，保存完整的国家和社会记忆。《规范》的制定与即将实施，有着深刻的社会背景和技术背景，总体来看，其主要内容具有突出的规范性和体系性特点。

（一）制定背景

《规范》的发布具有明显的时代性和针对性。《中华人民共和国文物保护法》《中华人民共和国非物质文化遗产法》《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）等文物、档案类文化遗产保护的法律和法规的颁布、实施，使维护档案等文化遗产完整性和齐全性的工作，拥有了法律依据和法理支持。新《档案法》第四条明确规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用；第十七条规定，档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案；第二十二条规定向国家捐献重要、珍贵档案的，国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。与此同时，数字信息技术的飞速发展和广泛应用，已驱动档案工作数字转型，档案部门要加强数字档案资源完整性和安全性建设，积极推进档案征集工作开展，确保技术赋能档案资源价值的实现。可见，《规范》的发布和即将实施，有着良好的社会背景和技术背景。

1.社会背景

档案作为人类活动原始、真实的历史记录，是人类文化遗产的重要组成部分，也是人类记忆的重要载体，具有重要的凭证价值和情报价值。维护和实现我国档案资源齐全、完整、安全，是新《档案法》的基本要求和档案工作基本原则的体现。档案部门要大力推进我国档案资源建设，就需要加大对散存档案、散失档案和其他有关文献的征集力度，以实现国家各级档案馆和其他档案机构馆藏档案资源数量充分、质量优化、成分充实、结构合理的目标，为有效维护档案资源齐全完整安全，充分实现档案资源价值打下坚实基础。

国家档案资源的齐全与安全，是保存完整的国家记忆和丰富国家档案文化建设的重要基础。《规范》为构建新时代完整的国家和社会记忆、拓展和丰富档案文化资源建设，尤其是通过档案征集、购买等方式实现档案资源齐全完整，提供了重要依据。档案部门要丰富和优化档案资源建设，将那些因为战争、纠纷等原因而散布于不同国家、地区、区域、机构等的档案资源，通过各种有效途径和方式，如征集、购买、捐赠、复制等，逐渐达到完整和安全的状态。《规范》的发布，有利于档案部门通过征集等多种形式和渠道，依标推动我国档案资源建设。

2.技术背景

随着国民经济和社会信息化建设持续深入发展，档案资源形成、管理、开发、利用已呈现出多种样态，数态档案资源逐渐成为主流形态，这也为《规范》的发布和即将实施提供了支撑。我国正积极推进数字中国、大数据技术等数字和数据发展战略、实施计划，为各级国家档案馆和其他档案机构开展档案征集工作、加强档案资源建设，提供良好数字环境。各级国家档案馆和其他档案机构正在实施和全力推进数字转型、实施数据战略，推进档案资源收集、征集、管理、开发、利用工作，推动档案工作迈向“高质量”“数字化”的发展道路。

在新技术背景下，档案工作要创新发展就需要依靠新理念、借助新技术、运用新方法，顺势而为推进数字化转型升级；要不断提升各级国家档案馆和其他档案机构的数字档案资源建设内涵和品质，尤其要加强档案资源的安全建设。要实现档案资源的齐全完整，就需要拓宽档案收集、征集、购买、捐赠等渠道，规范散失档案与散存档案、档案原件与档案复制件、模态复制件与数态复制件等的收集、征集工作，这是当前数字时代对档案资源建设的新要求。

（二）主要特点

《规范》的主要内容涵盖档案征集工作总体要求、工作组织、一般流程，具有体系性和规范性特点。

1.体系性

《规范》与相关国家法律法规、国家标准、档案行业标准等共同构成有机体系，体系性特点突出。例如，《规范》在“术语和定义”章节中，参照和引用相关国家法律法规、国家标准、档案行业标准，主要涉及《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）、《录音录像档案管理规范》（DA/ T 78—2019）、《中华人民共和国民法典》（2020年5月28日）等有关内容。此外，《规范》充分尊重各级国家档案馆、其他档案机构档案征集工作实际，从维护和保障档案齐全完整安全、实现档案有效利用的目标出发，密切关注与档案征集活动紧密联系的相关方要求与期望。例如，“5征集范围”“6征集标准”“7征集工作组织”“8征集工作程序”“9征集档案的开放与利用”等章节内容，依照“收管存用”依次展开，并遵从文件生命周期理论、文件连续体理论，以实现从文件形成到档案化管理和开发利用一体化管理目标，进一步丰富和规范档案资源建设。

2.规范性

《规范》从档案征集工作的范围、规范性引用文件、术语和定义、基本原则、征集范围、征集标准、征集工作组织、征集工作程序、征集档案的开放与利用、附录等方面，规定了档案征集工作的基本原则、一般流程、适用范围和要求，规范性特点明显。例如，在“8征集工作程序”中，“8.1征集调查”规定了调查征集档案的类型、数量、完整程度和保管情况，对征集档案的来源、权属及是否符合征集范围等情况作出结论，这是对征集档案相关属性的限定和规范，有利于确定征集档案的价值和效用。在“8.2专家鉴定”中规定了专家鉴定组内有不少于3名相应专业领域的专家，对征集档案的真伪、价值及估价进行鉴定评估，出具明确、一致的专家鉴定意见书，并对档案题名、档案数量、档案类型、完整程度、档案来源、档案真伪、鉴定情况、估价等具体内容进行规范，尊重并保证鉴定专家在档案征集活动过程中发挥智囊团作用，保障档案征集工作科学、合理、经济、高效，防范和降低档案征集工作风险。这种针对档案征集工作流程和环节所采取的规制措施，也体现了规范性特点。

又如，在“8.3以接受捐献方式征集档案”中，规定了“8.4.1确定购买方案”“8.4.2协商与竞拍”“8.4.3实施购买”等一般流程和环节，在不同环节中对不同要求进行具体规范；在“8.4.1确定购买方案”中，规定购买方式、征集方案所包含的内容，即购买档案的类型、数量、完整程度、保管情况、著作权（详细注明存在特定期限或只获得部分著作权的情形）、估价、出售者身份、特殊约定、经费预算等，这些限定性的具体措施和要求，有利于《规范》的落地和实施。

《规范》作为我国档案征集工作的标准，其确立了档案征集的基本原则、范围、标准，规定了档案征集工作组织、程序的要求，在实施档案征集工作过程控制、提高档案征集工作质量和效益等方面，起到重要作用。从主要内容和结构上看，文件生命周期理论和档案治理理念贯穿始终，使得《规范》在理论和实践层面都能够取到良好效果。主要内容见表1。

（一）文件生命周期理论为本标准提供坚实基础

文件生命周期理论认为，文件从生成到最后处置是一个完整的运动过程，文件在业务活动中产生，经过归档环节实现对文件的档案化管理和开发利用。从全生命周期理论来审视档案征集工作，就能看出文件生命周期运动对于档案管理活动，尤其是收集和征集活动的重要性。档案源于人类社会活动，是社会活动的原始历史记录，从根本上看，各级国家档案馆、其他档案机构管理的档案资源数量和质量，取决于档案收集、征集、归档等活动的科学开展。档案机构需要丰富馆藏资源，对档案征集工作进行有效管理和控制，这有利于提高档案资源丰硕度，也有利于构建多维多元的档案管理和服务体系。档案征集工作是文件生命周期运动的重要环节，是实现文件档案化管理的重要前提。科学有效的档案征集工作，能够弥补常规档案收集途径和方式的不足，更好实现覆盖文件生命周期的档案资源数量充分、质量优化、安全可靠的目标，以满足档案管理和档案利用的更高要求。

为规范档案征集工作，保障文件生命周期中档案管理质量和管理效益，《规范》主要内容和总体框架遵循文件生命周期运动的整体性和阶段性。档案从形成到收集、征集、归档、整理、保管、开发、利用等环节，经历了完整的文件生命周期，这些环节和过程通过“接口”将输入和输出紧密关联在一起，形成复杂的档案管理体系。《规范》主要围绕文件生命周期中档案征集工作要求，明确档案征集工作具体规范，以有效规制各级国家档案馆、其他档案机构档案征集工作，保障档案资源丰硕度和完整性，实现档案安全管理和有效利用的目标。

（二）档案治理理念为本标准提供现实指引

与传统档案管理模式不同，现代档案治理模式突出强调档案主体多元化、客体复杂化、工具综合化、过程协调化，通过建立健全档案治理体制和机制，實现档案工作高质量发展和安全发展。档案治理理念为贯穿整个文件生命周期的全过程治理提供支持，也为《规范》提供现实指引，有利于实现档案资源齐全完整安全，便于充分实现档案价值。例如，《规范》“4.1依法依规”规定，依法依规开展散存档案、散失档案征集工作，保障档案安全、维护各方合法权益，是做好档案征集工作的前提。该规定是档案主体多元化治理理念在档案征集工作中的体现，要关注和处理好与档案征集工作密切关联的利益相关方要求和期望，平衡并满足他们之间的利益诉求，处理好公与私、整体与部分、历史与现实等因素之间的关系。与此同时，《规范》涉及部分法律法规，包括新《档案法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国著作权法》等，在档案征集工作中不仅要遵从本标准要求，还要遵守上述法律法规要求。这种综合化治理工具的运用，都是档案治理理念在《规范》中的应用和体现。

档案治理理念还体现在档案征集工作组织和程序中。如“7征集工作组织”中“7.2组建专家队伍”规定，应从档案、图书、历史、文博工作及其他相关领域聘请有鉴定评估工作经验的专家，组建征集档案鉴定专家库，并根据征集档案特点选取相关专家，组成档案鉴定专家组，开展鉴定评估工作；而在档案征集工作队伍的建设中，由于主要涉及人员来自不同专业、领域，具有不同的资历，这种主体多元化的构成，更能充分发挥征集工作队伍和专家组在实施征集评审工作、方案优化等方面的优势。在“8征集工作程序”中规定档案征集工作的过程要求，如“8.1征集调查”“8.2专家鉴定”及区分不同征集类型等，这种过程协调化的治理理念在档案征集工作中，就是要区分不同过程和活动，并依据它们的相互关系，通过串联、并联、混合等不同方式，形成高效集成的档案征集工作过程和活动集合。可见，档案治理理念为《规范》制定提供现实指引，便于档案征集工作依法、依规、依标开展，增强档案征集工作的有效性和科学性。

《规范》的主要内容和结构较为简洁，包括9个章节、3个附录（附录A、B、C）和参考文献。“3术语和定义”中，存在部分术语和定义界定不够确切的情形。例如，“3.5鉴定appraisal”为对档案的真伪、价值、价格等进行判定评估的过程，而对比《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）中“4.1鉴定appraisal”为判定档案（2. 1）真伪和价值的过程。《规范》将“价格”等因素也作为鉴定所关注的对象属性，而“价格”是具体的、可以计量的，与抽象的“价值”并列在一起，无疑增加了各级国家档案馆、其他档案机构在档案征集过程中的操作难度；尤其是很多散存档案、散失档案价值巨大，很难以“价格”形式进行判定评估，进而影响档案鉴定工作和档案征集工作的开展。此外，《规范》的术语和定义还存在数量不足的情况，随着数字环境的形成和电子档案的大量产生、积累，档案资源形态发生了很大变化，已由单纯模拟态档案转变为模拟态和数字态、数据态共存的复合形态，这些数字态和数据态的电子档案，应成为档案征集工作重点关注对象，建议在本标准中，增加“电子档案electronic archives”这一定义，以应对当前和今后较长时期在档案征集工作中所面临的现实问题。

《规范》与《电子档案证据效力维护规范》（DA/T 97—2023）、《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022）等标准一起，作为较新发布、实施的档案行业系列标准，应置于国家信息化、档案信息化等标准体系建设总体框架下，进行科学规划、统筹安排，避免出现标准“游离”现象，以使得体系更优化、运行更规范。在当前，新一代数字信息技术、大数据技术等与档案资源建设不断融合，《规范》应对这一趋势进行积极回应，因此在框架结构和内容安排上，要突出档案资源与其他数字资源的互渗和共融理念，并落实在《规范》之中。

总之，作为规范我国档案征集工作的档案行业标准，《规范》的发布与即将实施，能够有效推进各级国家档案馆、其他档案机构开展档案征集工作，有利于加强对散失档案、散存档案征集工作的科学管理，维护档案齐全完整安全，更好实现档案资源价值、充分发挥档案资源作用。

参考文献：

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作者单位：中国人民大学信息资源管理学院