浅谈新闻单位档案管理中存在的问题及改进措施——以云南日报报业集团为例

■ 杨榕青

档案管理工作是新闻单位不可缺少的基础性工作。推进新闻单位档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，是新闻单位档案部门重要的职责和任务。

一、单位档案管理存在的问题

云南日报报业集团档案管理的工作内容是建立完善的档案管理体系，确保档案的收集、整理、保管、利用和销毁等方面能够做到科学规范，为单位发展提供有力支持。当前存在的问题主要有以下几点：

（一）人员流动性大。云南日报报业集团结构复杂、人员流动性较大，历史遗留问题较多，虽然按照国家要求，档案应集中管理，但在实践中难于实现。特别是随着人员岗位的流动，有些档案可能会因为相关人员职责变动产生流向不清问题。

（二）数据量庞大。云南日报报业集团数据量大，如果没有进行合理分类，会导致档案无法快速检索或整理。

（三）档案分类不够合理，保管期限划分不够准确。实践中发现，云南日报报业集团的档案存在分类不合理和期限划分不够准确等问题。分类不够细致、分类标准不明确、分类方法混乱等情况都不同程度存在。这些问题可能会导致档案被错误归类甚至难以找到。还存在保管期限划分不准确问题，各种文件和资料的保管期限划分不准确可能导致一些重要的档案因保管期限划分过短，时间一长难于查找，而查考价值不高的档案却因保管期限定得过长，增加了管理成本，浪费了国家资源。

（四）文书档案附件标识混乱。实践中发现，云南日报报业集团文书档案公文附件标识混乱情况较多，有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，甚至还有多个文件附件混在一起的情况，不仅给管理带来困难，还严重影响与其相关联的档案的有效利用，无法充分发挥档案工作的查考作用，影响档案资源的整体质量。

二、产生问题的原因

产生以上问题，主要是由于以下原因：

（一）人员问题。主要是档案工作人员专业知识不足。档案管理需要专业的知识和技能，如果档案工作人员专业技能不足或者缺乏专业的培训，其对国家档案管理的相关要求、标准掌握不及时、不全面，理解不准确、有偏差，可能出现执行国家要求、标准跑偏走样情况，严重影响档案管理的质量。加之新闻单位人员流动大，也影响档案管理质量。

（二）管理流程问题。档案管理需要遵循一定的流程和规范，如果流程不合理或者规范过于繁琐，就会影响到档案管理的效率。没有建立合适的档案管理流程、标准和规范，容易造成工作混乱、流程不顺畅等问题。另外，档案管理流程中存在重复、繁琐等环节，浪费了时间和资源。

（三）档案信息管理系统问题。档案管理需要依赖一定的信息系统对大量数据进行处理和存储，如果使用的是落后或不适合的信息系统，将直接影响档案管理的效率和质量。如果系统存在故障或者信息系统的设计不符合实际需求，或者使用的技术已落后，就会影响系统的性能和稳定性，从而影响档案管理的效率。运维人员缺乏专业知识或者工作不到位，使用过程中也容易出现故障或安全问题。

三、改进档案管理的措施

（一）加强人员培训。新闻单位要有针对性地对档案管理人员进行专业培训，提高其操作技能和管理水平。可以邀请专业人士进行培训，也可以组织内部培训。云南日报报业集团应该积极开展相关的培训和学习活动，例如邀请专业的培训机构组织培训班，或者在云南日报报业集团内部开展培训，培养和提高档案管理人员的专业素养和技能水平。只有这样，才能够更好地保障档案管理质量，提高工作效率，为事业发展提供坚实的档案管理基础。

（二）优化档案管理流程。要根据实际情况进行精简，优化档案管理的流程，使其更加符合实际需求，以确保流程的合理性和高效性。档案管理的规范也应该简明易懂，避免过于繁琐和复杂。管理规范应该符合国家有关法律、法规和标准要求，并考虑到新闻单位的实际情况，制定出适合本单位的档案管理规范。同时，对于一些重要的档案文件，应该设立专人进行管理，以确保档案的安全性。

（三）升级档案信息管理系统。升级、更新信息系统可以支持更加高效、便捷的管理方式，减少错误发生。云南日报报业集团应通过升级、更新信息系统，实现档案管理的自动化和智能化，提高档案管理的效率和精度。要采用现代化的电子档案管理系统，实现自动归档、检索、更新等功能，尽量避免人为因素对档案管理造成的影响。在电子档案管理系统下，可实现电子档案多用户、多端口的共享，方便相关人员共同利用档案资源，同时也降低了管理成本和风险。