大数据环境下电子公文归档管理的几点思考

■ 杨茜雅

归档是公文管理的重要环节，是保障公文合规性、可追溯性和安全性的关键环节。本文主要探讨电子公文归档管理的问题与解决方法，并提出未来电子公文归档管理的发展方向。

一、电子公文归档管理存在的问题

（一）归档流程不规范

在电子公文归档管理中，不规范的归档流程是一个常见的问题。由于缺乏明确的操作标准和流程，公文可能被遗失或篡改，导致归档后公文的查询和追溯受到影响。如果某些公文没有被正确地归档，可能会导致某些公文在需要时无法找到。另外，如果没有规范的归档流程，公文可能会被恶意篡改或删除，给党政机关带来不必要的风险和损失。

（二）归档系统安全性不足

归档系统的安全性是电子公文归档管理的另一个问题。由于归档系统存储的是重要的公文信息，系统的安全性至关重要。然而，归档系统的设计和实现存在缺陷，如权限管理不完善、网络攻击等，会导致公文泄露或被篡改的风险增加。如果归档系统不具备足够的安全性保障，党政机关可能会面临数据泄露、公信力受损等问题。

（三）归档数据量大

随着电子公文使用的日益广泛，归档数据量也越来越大。大量的数据需要更高效的归档管理系统来处理。由于传统的归档管理方法存在效率低下的问题，无法应对日益增加的归档数据量，电子公文归档管理需要更高效、更可靠的归档管理系统来应对归档数据量的增加。

二、电子公文归档管理的优化路径

（一）规范归档流程

建立规范的归档流程。党政机关可以制定明确的操作标准和流程，这包括规范每个环节的具体操作内容、人员职责和权限、归档资料的分类和编号等。这样做可以确保归档过程中各个环节的准确性和透明度，防止人为因素导致的错误和疏漏。党政机关还需要建立归档管理制度和规范。制度和规范应当包括如何对公文进行归档、如何保证公文安全、如何管理归档人员等方面的内容。此外，要对归档流程加强监管和培训。监管可以确保规范的归档流程得以执行，防止工作人员因为疏忽而导致的归档错误。培训可以提高工作人员的归档意识和技能，让他们能够更好地理解和遵守归档管理的制度和规范，确保归档管理工作的有效性和高效性。

（二）加强归档系统的安全性

加强归档系统的安全性是保障归档管理顺利进行的重要举措。首先，应完善权限管理。党政机关需要根据工作职责和权限设置相应的操作权限，对不同级别的人员进行分层次授权，保证归档系统的安全性。其次，应加强系统的安全防护和监控。可以利用安全防护技术，如防火墙、入侵检测系统等，对系统进行安全加固，提高系统的安全性。同时，定期进行系统的监控和审核，及时发现和解决安全漏洞，确保系统的完整性和可用性。此外，要加强数据备份和恢复。利用备份系统进行数据备份，保证数据的可靠性和完整性，并定期测试和恢复备份数据，以确保备份系统的可用性和有效性。这将为公文管理的持续性和稳定性提供保障，一旦出现数据丢失、损坏等意外情况，也能够及时恢复数据。

（三）利用新技术提高归档管理效率

随着信息技术的不断发展，党政机关可以利用新技术提高归档管理的效率，使得公文管理更加智能化、高效化和安全化。首先，可以利用人工智能技术进行公文的自动分类和归档。采用自然语言处理技术，对公文进行关键字识别和内容分析，自动将公文归档到相应的目录中，避免手动分类和归档的繁琐过程，提高工作效率和准确性。云计算技术进行归档数据的存储和管理也是非常可行的。云计算技术可以提供高效、安全、稳定的存储服务，可以将公文存储在云端，实现远程访问和实时备份，不仅可提高归档数据的可靠性，还可节约存储成本。此外，利用区块链技术进行公文的可追溯性和不可篡改性保证也是一个趋势。区块链技术的特点是分布式、去中心化、不可篡改，党政机关可以利用区块链技术建立公文归档的信息链，确保公文的真实性和可信度。一旦公文被归档，信息链上的记录就无法篡改，提高了公文管理的透明度和公正性。

（四）制定完善法律法规

一方面，制定完善的法律法规可以规范公文归档管理行为，使党政机关在电子公文归档管理过程中遵守法律法规，保护公民的利益，避免公文的遗失、泄露或被篡改等情况发生。另一方面，建立法律法规也可以提高党政部门和公众对归档管理的重视程度，促进归档管理制度和规范的落实。具体来说，制定完善一系列与电子公文归档管理相关的法律法规。例如，制定公文归档标准，明确电子公文的归档管理流程和标准，规定公文的保密级别和保密期限，明确归档数据的备份和恢复措施等。此外，还可以制定相应的处罚措施，对违反公文归档管理制度和规范的行为进行严格的惩罚，保障公民的合法权益。在制定法律法规时，需要注重与时俱进，关注技术和社会发展的变化，不断完善和更新现有法规。例如，对于新兴的技术和应用场景，需要及时研究出台相应的法规，规范相关的行为和流程，确保公文的安全和可信赖性。

（五）推动数据共享

数据共享是一种高效的归档管理方式，可以促进不同部门之间的数据共享和互通。党政机关可以通过建立公文数据共享平台来推动数据共享。这个平台可以是一个网络数据库，其中包含所有部门的归档信息。通过这个平台，不同部门之间可以实现公文数据的共享，避免重复归档和数据冗余的问题。这有助于提高归档管理的效率和准确性，减少人为操作错误的风险。为了实现数据共享，各部门之间需要建立一个安全可靠的数据共享平台。这需要加强数据安全保护和权限管理。同时，还需要制定明确的数据共享规则和流程，以确保公文数据共享的安全和合法性。数据共享不仅可以提高归档管理的效率和准确性，还可以促进党政部门之间的信息共享和协作。通过共享公文数据，可以更好地了解其它部门的工作和需求，加强信息交流和协作，从而提高党政机关的整体工作效率和水平。