对高校档案实体分类整理问题的思考

■ 吴志虹

2008 年，教育部、国家档案局印发了《普通高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），2016 年，施行了二十二年的《高等学校档案实体分类法》（DA/T 10-1994）废止。“一立一废”，很多高校档案人员对高校档案实体如何分类、如何整理产生了困惑。带着这两个问题，笔者在对省教育厅直管的近20 所高校进行业务指导和调研中作了重点了解。从了解的情况看，绝大多数高校依然沿用了《高等学校档案实体分类法》，将档案实体划分为10 个一级类目，44 个二级类目，附声像档案的8 个二级类目，整理时档号的结构依然为：年度号-分类号-案卷号，且扩展为：全宗号-年度号-分类号-案卷号-件号。就此，笔者想谈四点看法，期望与同行探讨，起到解疑释惑的微效。

一：2008 年印发的《高等学校档案实体分类法》已经2015 年第二十三次全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准，于2016 年1 月起正式废止。不应当继续执行，至今仍执行该办法的，应当停止执行。

二：2015 年国家档案局发布了《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）（以下简称《规则》）。该《规则》适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。高校档案中的文书档案亦在此列。高校档案实体中的党群、行政、教学、外事、出版等方面的文件材料从档案门类划分上看属于文书档案范畴，且数量占比大，完全适宜按照《规则》进行整理，可以简化整理、深化检索。

三：2022 年4 月，国家档案局发布了《档号编制规则》（DA/T13—2022），该规则明确表述了其适用范围，既适用于档案室，也适用于档案馆，且不仅限于某类档案馆。笔者认为高校档案馆（室）档案实体的档号适宜按照该规则编制。

四：无论是按“件”整理或按“卷”整理，档号结构中的一级类别号（档案门类代码）均为必选要素。2018 年10 月国家档案局发布令第13 号，即《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）。《规定》第十三条规定：机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WZ）、社交媒体（MT）、实物（SW）设置一级门类代码，按照科研（KJ.KY）、基建（KJ.JJ）、设备（KJ.SB）设置二级门类代码。第六十九条规定：事业单位、《社会团体登记管理条例》界定的社会团体可参照执行。《档号编制规则》在示例中也列出了一级类别13 类，与《规则》相同，且代码一一对应，其对应的代码分别为：WS、KJ、RS、KU、ZY、ZP、LY、LX、SJ、YJ、WY、MT、SW，共13 个代码。笔者认为高校档案实体既然按照《档号编制规则》编制档号，并参照《规定》执行，那么一级类别及代码宜统一设置为文书“WS”、专业“ZY”等13 类。

在高校的教学、科研、行政管理实践工作中，各院系、处室、中心等内设部门形成了大量不同内容（问题）的不同门类的档案，如果档号要素中只标识必选要素，那么不同内设部门、不同内容（问题）的档案交叉是难以避免的，因此，有必要标注档号要素中的可选要素，即二级及三级类别号、机构或问题代码，从而最大限度地发挥档号作为档案的唯一一组代码所具有的存取、统计、检索、反映和固定识别档案排列顺序的作用和功能。

需要明确的是二级及三级类别号和机构（或问题）代码作为可选要素，并非高校档案实体档号结构的必标要素，各院校可自行选取标或不标。另外，对如何划分二级及三级类别，国家相关的业务规范中尚未见强制性、约束性或引导性规定。因此，笔者认为高校档案实体档号中的二级及三级类别的划分可根据实际需要划分，也可根据归档材料反映的内容（主题）划分，既可以按问题（主题）分，如党务、群团、工会、纪检、教学、疫情等等，也可以按其他方法分，如按文种、文号分等。实际工作中，按问题（主题）划分的居多。至于分为哪几类问题，国家和省级的业务标准并无硬性规定，各高校档案馆可根据归档文件反映的主要内容划分，少则几类，多则可若干类，如党务、群团、组织、宣传、纪检、安保、专科生教育、本科生教育、研究生教育、博士生教育、疫情防控、外事等等。需要注意的是，既选择按问题（主题）作为二级类别，同时也选择机构（或问题）要素的，机构（或问题）要素应以机构标识。

划分二级及三级类别时首先需要遵守的一个重要原则是类别不能交叉重叠，即二级类别不能与一级类别交叉重叠，三级类别不能与二级类别交叉重叠。其次，编制二级及三级类别号时可采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合进行编制。鉴于高校文书档案的主题内容一般不会超过99 类，且内设机构一般不会超过99个，因此，二级及三级类别号字符数以2 位数为宜。无论采取何种编制方法，代码必须具有单一性、唯一性，同时，代码应尽量简单明了，保持稳定。笔者认为可以考虑将我省高校档案实体中的文书档案档号结构（按“件”整理）统一为：全宗号—一级类别代码（档案门类代码）.二级类别代码.年度.保管期限代码.机构代码—件号，或为：全宗号—一级类别代码（档案门类代码）.二级类别代码.三级类别代码.年度.保管期限代码.机构代码—件号。例如，某高校档案馆的某全宗的全宗号为X008，文书档案二级类别按问题分出“共青团工作”类，代码设置为07，该类中的某份文件的年度为2008 年，其保管期限为定期30 年，代码设置为D30，归档机构为“人事处”，代码设置为0E，该归档文件件号为0008，最终生成的档号是：X008—WS.07.2008.D30.0E—0008。按“卷”整理的，档号结构可以根据实际需要选取不同的要素，无论选取哪些要素，生成的档号应当完全符合《档号编制规则》的要求，如学籍档案的分类宜以年级、专业、班次进行，生成的档号结构宜为：全宗号—一级类别代码（档案门类代码）.二级类别代码.三级类别代码.年度.保管期限代码—案卷号—件号，其中一级类别代码为专业档案代码ZY；二级类别为学籍，代码由高校自定；三级类别为专业，代码由高校自定；年度为年级，标注为4 位数字；案卷号为案卷的排列顺序号，标注为3 位数字。

调研中笔者看到有个别高校档案馆的全宗号以内设各部门机构设置，其理由一是档案馆管理档案是以全宗为单位进行的，因此，档案馆必然会存在若干全宗，国家档案行业标准对全宗号的编制规定适用于高校档案馆的全宗设置；二是遵循了全宗理论中的来源原则；三是体现了高校档案管理实践中谁形成谁归档的部门立卷归档整理的管理机制。笔者认为这种模式有其合理性，值得档案主管部门进一步研讨，各高校档案馆应积极摸索新的分类整理方法。

总之，《高等学校档案实体分类法》废止后，现有的行业标准足以满足高校档案实体分类整理实践的需要，高校档案馆（室）应当转变思路，不再因循守旧，参照《规定》，依照《归档文件整理规则》和《档号编制规则》规定规范开展档案实体中文书档案的分类整理。其他门类载体档案实体的分类整理，也应当按照已有的相关业务标准，如《数码照片归档与管理规范》、《照片档案管理规范》、《印章档案整理规则》等规范进行，避免执行档案业务标准时跑偏走样。