企业实施文件材料归档范围确认制的实践探索

文/王 静

开展企业文件材料归档范围编制工作，是企业档案管理部门融入主责主业、对标对表做好文件材料归档前端控制并形成规范的执行依据，整个编制过程具有持续时间长、涉及面广、参与人员多等特点。如何做好国有企业文件材料归档范围编制工作，本文通过分析中核（天津）机械有限公司（简称：中核机械）对标国家档案局10 号令、梳理形成企业文件材料归档范围清单、并通过多层次确认优化形成归档清单的具体实践，为国有企业提供借鉴。

中核机械实施文件材料归档范围确认制的基本情况

企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。企业文件材料的收集整理是档案管理工作的起点，明确归档范围和保管期限是档案管理最重要的环节，应归尽归、应收尽收是做好企业档案管理的有效保障。2012 年12 月17 日，国家档案局正式发布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10 号，自2013 年2 月1 日起施行），对企业文件材料归档范围、保管期限、永久保管和定期保管的企业管理类档案范围等作出了规定，为企业正确界定文件材料归档范围、准确划分档案保管期限、促进企业依法经营和规范管理提供了制度保障。

中核机械认真贯彻国家档案局第10 号令，结合上级单位中国核工业集团有限公司和中国原子能工业有限公司关于档案管理的相关要求，成立了由公司领导、档案管理部门负责人、各业务部门负责人组成的专业班子，以国家档案局10 号令为基础进行对标对表，全面了解企业内部生产经营活动，梳理形成了适用于中核机械的文件材料归档清单。2017年10 月，中核机械发布了《中核（天津）机械有限公司文件材料归档范围和档案保管期限管理办法》，并在后续五年多的实践中，结合服务利用情况和内外部各类检查的查档需求等，持续优化归档范围和保管期限。

中核机械实施文件材料归档范围确认制的步骤方法

中核机械领导高度重视文件材料归档范围确认工作，结合企业内部各单位职责分工，认真分析研究档案资料的形成规律和档案利用规律，通过6 个步骤认真开展文件材料归档范围确认工作。

对标拟定初稿。档案管理部门对标国家档案局10 号令，依据《中核（天津）机械有限公司各单位工作职责》关于对各单位职责定位的实际情况，初步拟定《公司管理类文件材料归档范围和保管期限表》，明确经营管理、生产管理、行政管理、党群工作等管理类文件材料归档范围、保管期限和归档责任单位；初步拟定《公司非管理类文件材料归档范围与保管期限表》，明确产品生产、科研开发、基本建设、设备仪器、会计等文件材料的归档范围、档案保管期限和归档责任单位。同时，结合各归档责任单位的实际情况，初步整理形成《部门归档清单》，按照各单位职责分工情况，明确每一个单位的归档清单、保管期限、归档时间、保存单位、存储类型、档案类别、对应序号等，进一步明确归档责任。

广泛征求意见。档案管理部门将拟定的归档范围初稿发至各归档责任单位，由各归档责任单位按照自身业务工作实际及职责分工进行补充、完善和细化，确保归档的内容与本单位的职责分工和业务内容相符。

归档单位审核。各归档责任单位负责人对本单位补充完善后的归档范围初稿进行审核把关，重点审核《公司管理类文件材料归档范围和保管期限表》《公司非管理类文件材料归档范围与保管期限表》《部门归档清单》是否以本单位业务工作为主，是否突出反映本单位基本职责分工和各项业务工作等，并在审核的基础上确认。

企业专业审核。各归档单位将审核确认后的归档范围初稿反馈至档案管理部门备案。档案管理部门再次在公司范围内广泛征求意见，特别是征求技术与信息化部、安全环保质量部等相关专业部门意见，并报公司技术副总审核，最后按照制度发布程序正式行文，发布形成《中核（天津）机械有限公司文件材料归档范围和档案保管期限管理办法》。中核机械属于加工制造类企业，哪些关键生产记录需要存档、哪些需要归纸质档或电子档，哪些生产记录需要长期保存、哪些需要定期保存，这需要根据产品实际寿命情况和产品质量保障需求进行专项技术和质量管理鉴别，最终形成统一的归档清单，这个过程的专业审核尤为重要。

编制年度归档计划。依据归档清单，经各归档责任单位与档案管理部门双方确认，形成年度归档计划。按照年度归档计划，档案管理部门每月对次月需要归档的责任单位进行归档提醒，督促各归档责任单位提前整理相关归档资料，防止缺项、漏项。在此基础上，档案管理部门将档案资料归档工作纳入绩效考核体系，对各归档责任单位归档的及时性和文件材料整理的规范性进行考核，以督促各归档责任单位将上年度档案资料及时清理、完整归档。

自查并修订归档清单。中核机械将归档范围确认制纳入厂档案管理制度，每年组织进行制度自查，根据企业各项工作的实际情况对归档清单进行调整完善。对归档清单进行调整完善涉及以下三种情况：一是因机构调整、职责和业务变化等诸多因素，各部门归档范围和保管期限部分已不够准确、完善，需各部门调整归档清单；二是生产记录档案因档案产生量的变化，归档时间节点需要重新合理调整；三是部分需要归档项已实现0A 系统审批，原来执行的存纸质档案和电子档案改为只存电子档案。2021 年，中核机械就结合企业实际情况，两次修订、调整、完善了归档清单，确保了企业档案应归尽归、应收尽收。

中核机械实施文件材料归档范围确认制的主要效果

自2017 年10 月至今，中核机械对标国家档案局10 号令，认真执行《中核（天津）机械有限公司文件材料归档范围和档案保管期限管理办法》，严格实施文件材料归档范围确认制，收到了良好的档案归档管理效果。

档案归档执行依据更充分，为档案应归尽归提供制度保证。中核机械在推进文件材料归档范围确认制的过程中，印制了《中核（天津）机械有限公司文件材料归档范围和档案保管期限管理办法》，形成了《公司管理类文件材料归档范围和保管期限表》《公司非管理类文件材料归档范围与保管期限表》，明确了归档责任单位的主体责任，形成了归档责任单位对照清单，并将档案资料归档工作纳入绩效考核体系，使档案归档有了制度保证。

档案归档内容要求更具体，使档案归档工作变被动为主动。文件材料归档范围确认制的实施，明确了各归档责任单位应该交什么、档案管理部门应该收什么，使档案管理部门和各归档责任单位明确任务、心中有数，改变了过去“各单位交什么、档案管理部门就收什么”的被动局面，确保企业的重要档案资料应归尽归、应收尽收。

档案归档优化了库藏结构，有效提高了归档率和归档总量。文件材料归档范围确认制的实施，便于各归档责任单位对照清单、应归尽归，提高了归档率和库藏总量。文件材料归档范围确认制实施以来，中核机械档案库藏总量从2017 年的68669 卷（件）增加到2022年的85845卷（件），库存档案增量为25%。其中，采购合同、重要专项工作（含企业改革、疫情防控等）档案资料逐步归到公司档案室进行管理，馆藏种类逐步丰富。

确保做好企业文件资料归档工作，尤其是做好加工制造类企业生产档案的归档积累，是企业管理的一项重要任务。中核机械对此高度重视、认真对待，按照国家档案局10 号令及《中核（天津）机械有限公司文件材料归档范围和档案保管期限管理办法》规定，对标对表开展工作，确保做到了应归尽归、应收尽收，避免了企业重要档案资源流失，并在此基础上累计提供档案利用服务11160 件次，为公司高质量发展提供了有效的服务保障。