党员档案管理工作的思考

文/汕头大学医学院第二附属医院 黄依琼

党员档案是中国共产党党员从发展为积极分子到考察对象再到预备党员、正式党员“成长之路”的历史见证材料，也是档案审核工作中核对党员信息的重要材料，然而，党员档案的管理受制于专业培训不足、专职管理人员缺乏、信息化意识缺乏等因素，导致党员档案的管理不规范。笔者在整理人事干部档案过程中发现党员档案质量参差不齐，不利于党员档案的管理，只有对党员档案管理工作进行规范化要求和管理，才能让党员档案资料永葆初心，发挥其价值。

一、党员档案管理存在的问题

（一）材料不齐全。党员档案材料从最前期的入党申请书撰写开始纳入档案，包括后期入党积极分子、考察对象的培养、预备党员的考察材料、思想汇报，以及中共党员奖惩情况等都是重要的党员档案材料。整理档案时发现，部分党员档案材料不齐全，有的缺少思想汇报等材料，有的缺失《入党志愿书》。一部分是因为党员档案形成部门没有及时移交到党员档案管理部门，导致整理审核中发现缺失不齐全等情况；另一部分是党员本人由于学习工作调动的原因，党员档案材料发生转移，有些经过多次移交后，导致档案材料不齐全。

（二）记载不清晰或错误。笔者在整理档案的过程中发现，部分党组织在记载党员入党时间以及计算党员党龄时，存在模糊不清的情况。众所周知，目前采用的入党时间为“党员大会接收为预备党员之日”，然而部分党组织并未写清楚“上级党委批准为预备党员之日”或“党员大会接收为预备党员之日”的具体日期，导致《入党志愿书》中，“支部大会通过接收申请人为预备党员的决议”一栏和“基层党委审批意见”一栏的落款时间不一致，手写字迹不够清楚，导致时间容易让档案翻阅者误解。另外，不同历史时期对党员入党时间的计算方式各有不同，根据《档案专项审核工作手册》规定，1956年9月15日～1969年3月31日期间，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）；1969年4月1日～1977年8月11日期间，入党时间为上级党委批准之日；1977年8月12日～1982年9月5日期间，入党时间为上级党委批准为预备党员之日；1982年9月6日至今，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）。所以在入党时间记载上，党组织还应认真审核，清晰填写。与此同时，除了《入党志愿书》外，其他档案材料的填写也不完全准确，比如《入党积极分子情况表》《考察对象情况表》或党员奖惩材料中，需填报申请入党时间或入党时间，由于填写人员、审核人员的疏忽，往往导致党员档案材料记载错误、前后不一致，失去了档案的可信度。

（三）档案查阅及档案保存。档案材料是最原始且具有可信度的材料，纸质档案材料一般有专门的存储空间。日常党务工作中，寻找原始纸质档案材料时非常不便，翻阅档案时需要先找到干部人事档案，再针对需要具体查找的内容进行翻阅，这样导致消耗比较多的时间，使得翻阅查找党员档案的效率低下。与此同时，翻阅档案在一定程度上会污染、损坏档案，也不利于原始档案的保护，这样会使得党员日常工作需要时查阅及档案的保护工作两者难以权衡，是党员档案管理存在的问题之一。

二、剖析原因

（一）缺乏对党员档案管理重要性的认识。1.形成党员档案时缺乏对党员档案重要性的认识。党员档案形成时，即撰写入党申请书、填报《入党志愿书》之前，作为党务工作者应当严肃对待，尽量保证党员档案的材料整洁、清晰。但在档案形成过程中，往往会因为党务工作人员或入党申请者认识不到位，没有严格谨慎认真地对待党员档案，导致笔误或涂改，或是因为纸张质量、用笔质量差导致档案经过一段时间后无法形成清晰可见的材料，影响了党员档案的价值。2.入党申请者在填写过程中缺乏对党员档案重要性的认识。在填写入党志愿书、优秀党员等材料信息时仅凭印象填写，在没有确定信息准确性的情况下，随意囫囵填写信息，导致进入党员档案的信息材料前后不相匹配，造成党员档案信息的错漏。3.缺乏对党员档案内容严格把关的认识。党员档案形成后，党务工作人员并没有及时对信息进行核对、求证，并且准确地复核入党人所填写的信息是否准确，前后是否一致等，归根结底，还是党务工作人员缺乏认真负责的态度，往往会导致错误出现，并使得错误成为原始档案，影响了党员档案的质量，会导致一系列的问题，譬如影响后期党员档案的审核工作，不利于党员档案的管理。4.缺乏对党员档案移交环节重要性的认识。党员档案在移交过程中可能导致档案丢失、泄露，由于部分移出党组织和接收党组织缺乏对此环节重要性的认识，并没有认真谨慎对待这项工作，没有按照要求密封装订，容易导致党员档案移交过程中存在泄露或丢失的风险，党员档案一旦泄露或丢失，就很难恢复其完整性，影响了党员档案的完整程度。

（二）党员档案管理队伍水平较弱。1.缺乏配置专职档案管理人员。党员档案管理是干部人事档案管理的一部分。一方面，随着党务工作的日渐重要，党务工作者往往会因日常大量的党务工作，导致不能同时兼顾党务工作及党员档案管理工作，进而导致党员档案长期处于不能及时核实、整理、移交存档的状况，久而久之，党员档案处于“失管”的冻结状态；另一方面，专职人事档案管理者或因受限于工作未涉及党员实际工作具体事宜，对档案人员的党员档案材料不了解，包括档案人员是否为中国共产党党员，档案人员是否有过党内奖惩等情况。笔者在从事干部人事档案整理审核工作过程中，发现部分档案人员虽已知为中共党员，但档案中毫无任何体现党员的“痕迹”，这明显不利于党员档案的管理。究其根本，是缺乏配置专职档案管理人员导致，在没有专人负责此项工作的情况下，日积月累，会导致党员档案管理工作毫无连续性、稳定性、规范性可言，这显然对党员档案的管理形成了阻碍。2.缺乏对党员档案管理人员的专业培训，党员档案管理人员对党员档案管理的知识体系无法面面俱到。部分从事党员档案管理工作的人员并没有接受过专业的档案管理培训，或仅仅接受少量、单一、不全面的培训，受限于知识储备量低，专业素质不高，严重缺乏全面性的党员档案管理知识，对党员档案管理的重要性、规范性认识不足，认为党员档案管理工作不重要，甚至会认为没有经过专业培训的情况下也能够胜任此项工作，这往往导致党员档案的质量低下、管理水平落后等。同时，党员档案管理人员对党员档案工作的细致程度、专业程度、重视程度，会直接影响党员档案的质量及归档率，若不经过定期、专业的培训，势必会拉低党员档案管理人员的工作水平。

（三）习惯于纸质化，缺乏信息化管理。受限于传统观念对档案材料的理解，认为档案必定为纸质材料，目前大多数单位对档案的管理停留在档案纸质化管理阶段，党员档案材料仍旧仅仅有原始纸质材料而已，尚未形成电子档案，这会影响日常查阅档案的工作效率，浪费了时间。同时，反复翻阅容易损坏档案的干净度、整洁度、完整度，不利于党员档案的存储，缩短了党员档案的使用寿命。纸质化档案存储比较占用空间，由于只有纸质档案，对纸质档案的环境要求更为严格，对党员档案的存储环境更要谨慎。缺乏信息化管理，会让党员档案材料的作用过于局限，在翻阅不便的前提下，没能起到日常工作时核对党员信息的“标尺”作用。倘若党员档案能形成电子档案及信息化系统，相信在日常工作中使用率会大大提高。

三、党员档案管理问题的解决措施

（一）改变思想观念，提高认识。1.提高对党员档案管理工作环节的正确认识，改变思想观念，是保证党员档案质量的重要环节。党员档案形成时，要求入党人应当树立正确的态度，严肃认真对待党员材料，认真、规范填写，在不确定正确填写格式要求的前提下，需主动积极咨询负责此项党务工作的人员，理清思路，正确落笔，尽量不要涂改，保证档案材料干净整洁，严禁出现伪造的思想和做法，确保档案的准确性和可信度，使进入党员档案的材料真实可靠，避免记载不清晰或错误的问题。2.提高对党员档案保管的意识，是保证党员档案完整度的重要环节。在党员档案形成时，应该第一时间进行归档，不能因为没有时间或其他原因，导致没能及时归档而随意处置党员材料。随着时间的推移，导致党员档案原始材料损坏、丢失。所以，作为党员档案管理人员，应当提高及时归档的意识，缩短档案“无家可归”的时间，对每一位党员的档案负责，当党员档案材料在自己手中时，要像对待自己的重要材料一般谨慎，于党员档案管理人员而言，可能只是“一张纸”，而对于党员而言，这是不可复制的原始材料，而且只有一份。当党员档案管理人员拥有了认真负责的意识，才能及时做好保管工作，保证党员档案的完整度。3.提高对党员档案的把关意识，是降低党员档案错误率的重要环节。党务工作人员在收到党员档案材料时，应当及时对信息进行核对、求证，提高把关意识，尽量做好“把关人”的工作，以敏锐的审核能力查找出材料中可能存在的错误，比如入党申请时间、成为党员时间的填写错误，思想汇报中出现张冠李戴的政治性错误等。遇到错误要及时指出，绝不能掩盖，这样才能避免即将成为原始档案的材料进入党员档案中，从而影响原始档案的质量。4.提高对党员档案移交过程的保护意识，是确保党员档案齐全的重要环节。对于需要移出的党员档案，移出党组织应仔细清点档案的份数，对原始档案材料进行整理，按时间顺序叠好放入密封袋，并列出档案目录、材料名称、材料形成时间、材料份数、页数的清单，在档案袋封面贴上档案清单，并在密封袋口盖上移出党组织的印章，以示严谨，安排专人送取或通过机要邮寄。接收党员档案的党组织在收到档案后，应第一时间参照目录清单，一一对应，清点密封袋内的档案材料，确认档案份数、页数、形成时间等无误的同时，仔细审核收到材料的质量，检查是否有涂改、破损等痕迹，在确保无误后，主动与移出党组织进行沟通交流，反馈档案收到的信息，让转出党组织心中有底的同时，也能最大程度做到党员档案资料完整、齐全，避免党员档案丢失遗漏。

（二）党员档案管理队伍建设。1.重视党员档案管理队伍素质。党员档案的管理十分严格，要求党员档案管理人员有过强的业务能力及档案管理专业素质，重视培养党员档案管理队伍，为提高党员档案管理队伍的业务能力，档案管理部门应主动积极挖掘人才，将政治思想素质高、严格谨慎、认真负责的党务工作人员吸收到党员档案管理队伍中，壮大党员档案管理人员队伍，使得队伍兼具党务业务能力和档案管理能力。2.配置专职党员档案管理人员。党员档案的管理工作严肃，应当指派专人专职负责党员档案管理工作，专职人员能够把党务工作和档案工作结合起来，在保证党员档案管理要求的情况下，提高党员档案的准确性、真实性、可信度，促使党员档案管理规范化。同时，只有配置专职党员档案管理人员，才能在长期工作中形成经验，逐步建立起符合自己单位的党员档案管理制度、专职党员档案管理工作人员行为规范，以及外单位、本单位人员查阅档案的制度、档案移交制度等，让党员档案管理更为规范。3.加强专业培训，提高党员档案管理能力。党员档案管理人员应当定期参与党员档案管理培训学习，提升党员档案管理人员的专业素质和综合能力，尤其要加强日常党员材料与党员档案管理之间的密切关系，形成党员档案电子化管理。在培训过程中，提高管理能力，确保党员档案定期收集汇总、保质保量，实现党员档案及时审核、及时归档、及时复核。党员档案管理员要通过专业的培训，在实际工作中切实履行责任，严格遵守党员档案管理的相关规定和保密制度，保证党员档案的安全。

（三）建立党员档案电子化系统。当今时代是电子信息化时代，根据日后的发展趋势，党员档案管理应跳出“舒适圈”，跟上时代脚步，创造更加方便、高效的电子化系统档案管理模式。可以添置扫描仪等设备，运用扫描技术，对纸质档案进行处理，形成电子档案，并按照档案存储要求，分类别进行存档管理，譬如按照党员发展的阶段，如积极分子、考察对象、预备党员、正式党员，建立各自时期的文件夹，在子文件夹里设置其他子栏目，形成枝干清晰的电子档案系统。党员档案电子化管理能最大程度减少纸质党员档案的使用，在保护原始档案的同时，又能通过电子化搜索功能，大大提高查找效率，节省查找时间，减少占用空间，使查阅档案资料更加便捷，有利于日常党务工作的开展。当需要查看党员档案中某份材料时，直接在电脑上搜索关键词，不再需要翻阅原始纸质档案，操作更为简单，管理更加规范。

四、结语

党员档案是最能客观、真实记载党员思想成长的原始档案资料，党员档案作为干部人事档案审核中的关键材料，党员档案管理不容忽视，只有重视并发挥党员档案作用，提高党员管理工作及档案管理水平，才能全面了解分析党员队伍现状，规范党员队伍管理，保持和发扬党员的先进性，使得党员档案发挥其在日常党务工作中的价值，以档案工作促进党员管理工作，以党员管理工作严肃档案管理工作。