浅析新形势下国企煤矿档案管理模式的创新

文/山西焦煤霍州谭坪煤电有限责任公司 郭金霞

现如今，国企在发展过程中，对自身的管理模式与工作进行不断完善，而在实际的煤矿档案管理工作当中，怎样运用合理的模式进行管理，是企业当前在发展过程中遇到的问题与现状。所以，不管是企业的工作人员还是管理人员，都需要对自身的能力进行全面分析，并摸索合理的煤矿档案管理模式，以此来保障国有企业在新形势下不断发展。

一、新形势的概述

新形势主要指的是一些新鲜事物的发展形势，或者是国内外重要时事发展的新趋势。在发展过程当中，社会主义市场经济改革已经开始步入了新的时代，当世界面临着一超多强的格局之时，和平发展、环境保护意识已经变成了当前全球发展的主题，成为发展的新常态，这是国有企业当前发展过程中所要注意的，要防止企业内部腐败的发生，提升员工的责任感，使煤矿企业向着更好的方向迈进。

当前国企煤矿档案的管理模式受到新形势的影响，在管理的过程中加入更多的创新模式，在保障煤矿档案管理的效率与质量的同时，能逐步加强国有企业的发展效果，在今后的工作中能保障各类信息、数据、档案等更加准确。在谭坪煤电发展过程中，需要狠抓项目建设中的档案管理工作，从严、从细要求自己，为谭坪煤电今后的科研、经营活动提供可靠的保证，以时不我待的紧迫感、兵临城下的危机感，以永不懈怠的精神状态，朝着目标奋勇前行，保障企业发展的质量与完善性。

二、煤矿企业档案管理的重要性

煤矿企业是我国的重工业企业，随着我国国民经济的增长以及基础建设步伐加快、能源需求不断增长等等，都需要煤矿企业的发展。在当前煤矿企业发展的过程当中，档案管理工作在企业中占据着非常重要的地位，若能够加强煤矿档案管理模式应用的质量，将会提高国有企业的工作质量与效率，是维护企业建设与发展的重要工作，也是衡量煤矿企业的业绩与管理水平的重要尺度。在国有企业运行过程中，会涉及很多的企业活动，像企业管理方式、技术开发与应用、生产销售工作等等，这些都需要企业进行详细的记录，并在工作的过程中将档案的内容、数据、信息进行完善与补充，确保当前国有企业的发展能够遵循相应的客观规律，发挥出档案管理应有的作用。

除此之外，在煤矿企业当前发展过程中，需要对档案管理工作进行落实，并制订合理的管理方案。有必要的情况下，需要借鉴国外的档案管理方式，使我国企业的管理工作能够不断发展与完善。对于我国当前市场发展的情况来讲，企业之间的竞争越来越激烈，而档案管理工作的好坏对企业的竞争具有直接的影响，也能为企业的发展与合作提供有效的保障。煤矿企业的档案管理人员最主要的任务是对企业的资料进行详细记载，同时对企业成长的过程进行记载，企业的管理人员要针对企业成长的特点进行分析，在对企业资料加以分类的同时，也要对已有的资料加以分析和研究，如产品类资料、行政档案、经营管理类档案，这些都是企业最重要的信息，只要对这些档案进行整理，就能发挥出档案管理工作的作用与价值，提升企业发展的效率。

三、国企煤矿档案管理中存在的主要问题

（一）对档案工作的重视程度不够。煤矿档案中记录着企业最真实的数据与信息，是煤矿企业的历史原貌与真实的反映，是企业生产与建设过程中记录下来的信息，是煤矿企业在工作中的第一手原始资料。与国有企业的经营情况相比，档案管理工作可能相对来讲容易被企业忽视，因为在企业发展与对项目考察的时候，工作人员会通过文字、图表等方式展开记录，但是这项工作具有一定的专业性与复杂性，而且档案管理工作属于软指标，很多领导对于生产经营指标是非常重视的。对档案工作的重视程度不够主要体现在两方面：第一，档案工作在企业管理层的领导心中没有得到重视，档案管理意识薄弱，监督力度不足。第二，对档案工作的人力、财力、物力的投入力度不够，虽然可以将档案工作列入年度工作计划当中，领导也会安排专门的负责人进行落实，若想真正做到重视档案管理工作，其实还是有一定距离的。

（二）档案保管条件差。在对档案进行管理的过程中，保管的条件是非常重要的，如果档案保管的条件不好，将会影响到档案的质量。首先，档案室的面积过小可能会对管理工作造成很大的影响，因为其管理的容量已经达到了饱和的状态，不符合《档案建筑设计规范》，这将会影响到档案的保管质量。其次，档案室的功能较为单一，除了工作人员对档案信息进行录入，对档案进行保管、借用之外，不再有其他的保管功能，自然会影响到档案管理的质量。如果说对档案信息资源进行开发与利用、档案编研等相关的工作，由于不具备条件，直接影响到档案管理的质量。最后，档案的库房设施过于简陋，没有温度计、湿度计、防光窗帘等设施，铁皮柜装具的占地面积较大，密集柜安装没有相应的位置与计划，导致现代化的设备没有及时配备，无法达到档案管理的要求，影响到煤矿企业档案管理的运行效果。除此之外，国有企业在进行档案管理的时候，如果不重视保密性，将会造成档案泄漏，对国有企业的安全造成影响。如果机密文件被泄漏，就有可能造成重大的财产损失与安全问题，这也是档案管理过程中比较重要的问题。

（三）档案人员业务素质相对薄弱。在新形势下，我国当前的市场已经发生了很大的变化，在面对国有企业改革问题时，高质量的人才对于国有企业的发展是非常重要的。现如今，从国有企业档案管理工作来看，有些档案管理人员缺少专业的工作水平与素质，这不仅影响到档案管理工作的质量，还会影响到档案管理工作的创新，这是国有企业发展过程中最大的问题与隐患。如果档案管理人员在开展相应的工作时，缺少情报、图书、计算机等方面的专业知识与工作能力，很难对档案管理工作加以创新与完善。档案管理工作本身是一项具有政策性、专业性的工作，需要档案管理人员具有良好的专业素质与工作水平，这样才能为国有企业的发展提供一定的帮助。很多企业在针对项目展开工作的时候，由于没有配备合适的档案管理人员，或者出现一岗多兼的情况，没有充足的时间与精力对档案进行管理、收集与编排，再加上档案工作很可能会出现变动频繁的问题，由于工作人员的能力欠缺，会影响档案管理工作的稳定性，如出现归档资料没有及时立卷存档、借用资料不能按时交接的状况。此外，由于兼职的管理人员不能意识到其档案管理工作的必要性，很有可能存在着应付了事的情况，会对档案管理工作的开展产生负面影响，对煤矿企业的发展不利。

四、新形势下国企煤矿档案管理的策略

（一）不断强化意识，转变工作方式以及理念。在企业发展过程中，经济、科技的发展与改变使企业的管理意识出现了很大的转变，这就要求煤矿企业的管理人员通过思想、工作等方面认识到其管理工作的重要性，并在实际的工作中找出档案管理的重点，保证档案管理的完整性和效率。工作人员必须充分运用有效载体，认真做好对《档案法》《档案法实施办法》的宣传教育工作，利用推广宣传来增强档案工作的有效性，让企业更多的领导干部和工作人员深刻意识到档案管理工作的必要性，把依法治档的工作机制落到实处，并对新形势下企业档案管理工作的发展趋势加以分析。比如，2019年2月底，谭坪煤电环保科接到上级开展环保自查自纠整改的要求，向档案室借阅了污水处理工程总承包初步设计（修改版）、设备及安装工程竣工报告、污水处理站处理池变更、定位测量放线、基槽放线混凝土配合等资料。通过长达半年的借阅，为谭坪煤电环保自查自纠整改工作提供了可靠依据，保障自查自纠整改方案顺利进行，实现了环境、经济和社会效益的多赢。作为档案管理的主要参与者和实施者，档案管理人员自身的素养对其工作具有非常重要的影响。按照不同的需求与层次进行管理，注重其工作的实质性与效率，让更多的工作人员融入企业当中，掌握档案立卷归档的工作流程、档案目录输入的要求等，避免在实际工作中影响到国企煤矿档案管理的质量与效率。

（二）不断提高煤矿企业档案管理人员的素质和专业能力。随着我国现代网络技术的不断发展，计算机的应用已经趋于广泛，而煤矿档案管理工作也呈现着现代化的发展效果，这些都需要工作人员掌握一定的工作能力与素质，并精通计算机应用等相关的技能，保障煤矿档案管理的质量。与此同时，为了实现档案管理信息化发展的效果，所有的档案会运用电子档案的方式进行存储，告别了过去的纸质档案，这既要求档案管理人员不断提升工作能力，还要求精通计算机技术、数字化技术、现代网络技术等，这样能保障煤矿企业的工作质量。煤矿企业的档案主要是针对实际工作的经验、总结、资源等进行全面的记录，在实际的档案管理工作过程中，管理人员要落实好规范性、导向性，且管理人员要对管理工作的重点进行有效管理，选择专业能力比较强的人来承办工作，并在总结经验的同时进行系统推广。比如，为了进一步规范岗位职责，谭坪煤电综合办要重新梳理和完善本单位所有岗位的岗位责任制，使之更具操作性和实用性。2020年9月20日，综合办工作人员到档案室查阅了历年来部门岗位责任制相关内容，档案室为其调取了大量相关档案资料，从中找出了可供参考的资料，并进行了有效整理，切实提高了相关部门的工作效率。企业需要根据当前这一情况进行分析，并定期开展相关的管理工作与培训工作，要求档案管理工作人员定期参加培训工作，让工作人员通过培训加强自身的新技术、新设备、新方法的能力，在提高档案管理队伍信息化、专业化建设的同时，也能让国有企业朝着现代化方向发展，从根本上保障企业档案管理的效率。

（三）完善档案管理的方式。随着信息技术的不断发展，当前的档案管理方式正朝着信息化的方向不断完善，这成为企业档案管理工作的重要举措。身为档案管理人员，在日常的工作当中需要做好相关的收集工作，对于本企业的档案信息收集、立卷归档、工作动态规律等进行了解，尽可能争取到档案收集工作的主动权，满足国企煤矿档案管理工作的需要。从这就能够看出，建立现代化的档案管理系统，并对档案管理所需的软、硬件设施进行完善，这是当前提高煤矿档案管理水平的主要方法之一。现如今，谭坪煤电档案室凭借着扎实的档案基础，完整保存了重要原始档案资料，为谭坪煤电在办理证照过程中遇到的关键性攻关难点提供了有力帮助，助力谭坪煤矿顺利取得了年产400万吨合格证照。从这能够看出，在实际的档案管理工作当中，需要加大培训的力度与完善性，并通过基础建设、电子档案等技术对档案进行管理。根据国企的发展情况来看，在对煤矿档案进行管理的过程当中，需要对管理机构的工作进行整合，并且需要培养具有专业性的档案管理队伍，根据工作的实际情况制订合理的管理制度，以此来保障档案管理工作的质量。比如，2019年9月，谭坪煤电彩钢房竣工验收工作正式启动。根据竣工验收的工作要求，必须提供单项工程认证书、安全设施验收、职防验收等30项支持性文件。从谭坪煤电2018年复工开始，证照工作进展较快，档案室及时收集归档各项批复文件。项目启动竣工验收后，档案室及时提供了所需的各项文件资料，于2019年9月27日至30日，顺利通过了竣工验收专家组对现场资料的审查，配合矿井圆满完成了竣工验收。国有企业在档案管理过程中，需要定期对管理机制进行创新，尽可能改变档案管理的环境与内容，在创造良好的档案保管条件的同时，也需要对煤矿档案管理工作进行创新与深化，使档案管理模式趋于多元化，以此来发挥出管理工作的作用，发挥档案工作的服务职能。

五、结语

综上所述，在对煤矿档案进行管理的过程当中，企业需要从工作人员的专业水平、对管理工作的重视程度、完善档案管理的方式等方面展开档案管理工作，为的是提高企业档案管理的质量。煤矿企业在对档案进行管理的过程中，很容易出现档案信息错误、工作繁杂、找档案花费时间较长等问题，管理人员没有办法改善现状。所以，工作人员需要按照实际的情况制订档案管理模式，为企业今后的发展提供相应的帮助，确保国有企业工作的可行性。