科研院所档案信息化建设现状及策略分析

文/莆田市农业科学研究所 林秀霞

2020年6月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》增设了“档案信息化建设”章节，将档案信息化建设纳入各级政府发展规划。这是贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示和党中央决策部署的集中表现。在新《档案法》指导下，我国科研水平在社会主义市场经济发展带动下不断提升，网络信息技术呈现出日新月异的新局面。在这样背景下，只有通过运用现代信息技术不断加快档案数字化管理和有效资源开发与利用，才能更好地促进档案管理事业朝着健康的方向持续快速发展。不仅能够缓解科研院所档案管理工作中遇到的难题，还能提升科研院所整体工作效率。

一、档案信息化建设的涵义及涵盖范围

档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门的统一组织和规划下，在档案管理的活动过程中利用先进的计算机信息网络技术等手段，对档案信息资源进行数字化管理，最终实现档案管理信息资源社会化服务。使档案管理模式发生了转化，从以档案实体保管与运用为重心向档案信息的数字化管理和提供服务为重点转化，从而推进档案工作向标准化、数字化、网络化、社会化迈进。

档案信息化建设涵盖四大范围：一是数字档案资源建设。这是档案信息化建设的重要基础工作；二是软件系统建设。是档案信息资源开发利用的技术保障。通过计算机软件来实现信息化管理，以达到提高档案管理的水平与效率。目录数据库系统和全文数据库系统是软件系统建设的两大主题；三是硬件设施建设。硬件设施建设是档案信息化建设最基础的保证，包括微机、网络平台、服务器及存储设备等；四是保障体系建设。是档案信息化建设的支柱，涵盖了档案信息化规划、法律法规、人才队伍及安全体系保障等方面的建设。

二、科研院所档案信息化建设的意义

档案事业发展的战略选择就是进行档案信息化建设，是适应信息时代发展的必然产物。无论是社会信息化导致的档案数量急剧上升，还是社会对档案信息需求的不断增加，都迫切要求档案行政管理部门改变传统管理模式，利用现代化信息技术构建信息服务平台，使档案管理向数字化、信息化方向转变，最大限度为档案资源的实现利用与共享提供保证。

（一）信息化建设是科研院所工作创新的根本。档案信息化是科研档案工作的一场大变革，是从传统档案向现代化档案转变的一个重要标志。科研院所档案是在科学研究、生产技术等过程中形成的有巨大实际应用价值的文献资源，是科研院所档案管理工作的重点对象。传统的管理模式和手段无法适应新型档案管理工作的步伐，我们必须充分运用快速发展的网络信息技术，不断开拓创新，与时俱进开展档案信息化建设，这在科研院所档案工作创新中具有举足轻重的作用。

（二）信息化建设有助于实现档案建设的网络化管理。科研院所应充分利用现代网络化管理对档案信息资源等实现共享，更好地利用信息库资源将信息及时传递出去，有效预防信息资源库材料发生流失或失真现象。在档案建设过程中，对档案资源服务的内容和方式进行创新服务，利用现代化信息技术构建数字化网络平台，将档案信息积累并存储起来，还能够拓展档案社会利用率范畴，为档案信息资源的科学保管与开发利用创造前所未有的技术条件。基于此，信息化管理在科研院所档案建设等方面具有举足轻重的意义，既给档案工作人员带来了便利，还为档案管理的拓展提供高质量、高效率的信息服务保障。

（三）信息化建设有助于提高科研院所工作效率。科研院所档案呈现载体多样性、内容分散交叉的特点，传统的档案管理模式已远远跟不上当下科研工作的步伐。在当今信息飞速发展的时代背景下，只有充分利用信息化技术搭建档案信息资源服务平台，有效积累和存储信息资源，形成专题资源库，方便人们在利用档案时，依附互联网技术对相关资源进行快速检索与查找，不受时间和空间等多方面人为因素的限制，提高网络服务能力，构建内容丰富、覆盖面广、检索快捷方便的档案利用服务体系。只有这样，档案信息的检索及共享利用率才能够不断提升。不断满足科研工作需求的多样性，充分发挥档案信息广泛的社会服务价值。

三、科研院所档案管理信息化建设现状

（一）档案信息化管理手段落后。配套的软硬件建设是档案工作开展的重要基础和前提。就目前各科研院所档案信息化建设情况来看，个别领导只重视科研成果转化率，对于科研档案管理信息化建设重视度不够，将有限的资源优先投放到能为单位直接带来经济效益的科研项目上。为此，科研院所的信息化档案管理工作由于缺少足够的资金保障，无法引进各类先进的档案管理设备，致使科研院所档案信息化建设工作出现不足，无法为日渐发展的现代化科研事业提供应有的科研信息辅助能力。工作上，采用最简单的传统人工管理模式，技术手段落后，开发利用与创新意识淡薄，很多有参考价值的档案只是存贮而不是高效利用。因此，信息化建设工作不能为其提供稳固的支撑，是科研院所档案信息化工作无法稳步前进的重要制约因素。

（二）档案信息化管理人员水平不高。目前，科研院所档案信息化建设处于起步阶段。科研院所领导层受传统思想的影响，导致档案工作被忽视。因此造成档案部门处于弱势，管理人员配备不足，人员结构老化，多是兼职而非专职人员。档案管理人员欠缺信息化培训，专业化技能和管理思维方式跟不上档案信息化建设脚步，在管理过程中，无法认识到信息化技术对于档案工作的意义，对档案工作的重要性缺少必要的认知，本身工作积极性及服务意识不强，导致档案信息化系统利用率不高，严重阻碍了科研院所档案信息化建设步伐，无法将档案信息化作用充分发挥出来。

（三）档案信息化资源滞后。科研档案资源内容丰富，是科研院所研究成果的重要财富。信息化资源共享则是科研档案信息资源开发与利用的重点保障。可就目前各科研单位信息化建设情况来看，科研档案信息化资源严重滞后，在实际工作中，各部门呈现被动状态，长期以来缺乏信息协调沟通渠道，资源共享观念淡薄，档案管理工作仍处于封闭状态，导致档案信息化作用无法得到充分发挥，科研信息化建设成效大打折扣。

四、科研院所档案信息化建设的策略

科研院所想在科研成果方面取得重大突破，必须将档案信息化作为一项强基工程，建立完善的档案管理服务体系，将档案管理模式与信息化建设有机融合起来。

（一）加大信息化建设资金投入。科研院所档案信息化建设事业想取得良好的成效，必须有充足的资金提供基础保障。为此，各大科研院所要结合当前单位的档案信息化工作需求，对现有的科研管理资金进行合理配置，每年投入一定的资金用于档案信息化工作的开展，以保证资金投入和档案信息化建设目标任务相适宜。一是加大对档案信息化建设工作的硬件投入。不仅要对档案室配备的计算机、服务器及存储设备进行及时更新换代，更要根据实际工作需求购置先进的档案管理设备，使档案向信息化建设转化。二是加大对档案信息化建设工作软件的投入。不仅要对档案数据库进行更新和维护，还要加强自主开发与改进，加快档案信息的处理速度，使之更加符合科研院所档案管理工作的开展。

（二）加强信息人才队伍的培养。在信息化高速发展的时代背景下，传统的档案管理人才已远远跟不上信息化发展的脚步，培养高素质的档案管理人才队伍显得至关重要。首先，科研院所领导在档案信息化建设过程中，要把培养档案人才队伍作为重中之重的工作，积极引进高素质专业人才，让更多具有扎实理论知识的专业人才补充到档案工作队伍中来。其次，要定期开展档案专业技术人员继续教育业务培训、信息技术专业知识讲座，通过理论与实际相结合的方法，提高档案管理人员的服务意识及服务技术，大力培养精通计算机和网络技术等综合业务水平的专业人才队伍，促进档案信息化建设工作有序开展。

（三）强化档案信息资源建设。科研院所一定要依托信息技术手段，不断加大科研档案信息资源的综合利用力度，满足科研单位发展的迫切需要。科研单位必须加快档案信息化网络建设步伐，充分运用现代化信息技术和网络技术，将数字化的各类档案信息资源融合共享为一体，实现档案信息化在线查阅与利用，更为直观地将信息资源展现出来，使其不再受时间、空间等多方面因素的影响，为科研院所的发展提供宝贵的信息支撑。除此之外，还应不断改进和完善网络基础设施，在现有的基础上优化软硬件系统，通过优化信息化系统来保存与利用档案，将档案信息化工作推向一个新平台，不断提升档案服务效率。

五、结语

综上所述，档案信息化是新世纪档案事业从传统管理模式走向现代化管理的重要环节。在信息化技术不断发展的今天，科研院所档案信息化建设工作势在必行，效益明显，前途光明，但同时面临着一系列现实困难与挑战。只有研究制订科学的信息化建设策略来加强各方面技术保障，将其与科研院所各项管理工作有效衔接起来，真正实现档案信息资源社会共享，以最大限度激发档案信息化建设的实际作用与价值，才能把档案信息化建设推向更高的层次。