关于高等学校学籍与学历管理工作的思考

文/南京理工大学紫金学院教务处 彭梦君；南京邮电大学计算机学院 周剑

“十三五”期间，我国在发展高等教育事业方面取得前所未有的成就，《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》中，更是将“高等教育进入普及化阶段”列入决胜全面建成小康社会取得的重要成就之一。随着高等教育改革发展进程的加快，如何有效提升教育教学管理水平成为各高等学校面临的新挑战。

学籍与学历管理工作是高等学校教育教学管理工作的重要内容，是高等学校依法治校、规范管理的重要组成部分，对稳定教学秩序、确保培养质量、保证教育公平、助力学生成长起着决定性作用。2001年，教育部正式下发《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，以进一步加强规范我国各所高等学校的学籍与学历管理，同时通过建立高等教育学历证书电子注册制度，为高等学校学籍与学历管理工作指明新的发展方向。2007年，教育部印发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》，通过加强对高等学校招生行为的监督，保障高等教育改革健康发展。2007年，教育部印发了《关于做好普通高等学校2008年新生学籍电子注册工作的通知》，不仅对在校生学年注册管理工作提出明确要求，通知中相关政策对在校生的学籍与学历管理工作提供了规范性依据，有助于高等学校对学生在校期间全过程的规范化、信息化管理。2014年，教育部印发了《高等学校学生学籍学历电子注册办法》，有效提升了学籍与学历注册工作的规范性及科学性。至此，高等学校学生学籍学历电子注册工作有了明确的政策支持，其内容及流程得到进一步的明确、规范。同时，从学生入学报到到学生毕业离校的全过程管理琐碎、复杂，而高等学校学籍学历电子注册工作贯穿始终，促进了高等学校对学生在校期间全过程管理的信息化、网络化、系统化。学校、学生、用人单位可便捷地在线查询或验证学籍学历信息、获取学籍学历认证报告，权威的学籍学历信息共享时代已经到来。

近年来，在国家相关学籍学历管理政策及制度的支持及要求下，学籍与学历管理工作水平得到了一定的提升。本文结合学籍与学历管理工作实际，论述了高等学校学籍与学历管理工作的主要内容，并对工作中的注意事项提出若干思考，为进一步提升学籍与学历管理工作水平提供建议。

一、学籍与学历管理工作的主要内容

学籍与学历管理工作包括新生学籍电子注册、在校生学年电子注册、成绩和学籍变动管理、证书管理与学历注册、档案管理等。

（一）新生学籍电子注册。新生学籍电子注册是把好学籍管理工作“入口”的重要环节，高等学校通过开展新生入学资格审查、学籍照片采集及比对、学籍电子注册、学籍自查等工作，确保新生学籍电子注册准确无误。新生学籍电子注册的工作内容主要包括以下四个方面：1.新生报到时，各学院组织开展新生入学资格初步审查。审查合格者方可办理入学手续。各学院将入学资格初审结果报教务处和学生工作处备案。2.新生入学后，教务处严格按照省级招生部门核准的录取名册、录取照片和经各学院初审通过的新生入学名单，按时登录学信网完成新生学籍电子注册，对未报到学生一律不予注册；对于教育部学籍管理系统未提供相关信息或缺少录取照片的已录新生，学生工作处须及时与生源地招生办公室联系并核实情况；对于漏报或延报的学生及时予以补报录取数据和照片；同时，教务处、学生工作处组织开展新生学籍照片采集工作。3.各学院按照国家招生规定，结合新生本人情况及学籍照片比对，对新生入学资格进行复查，复查不合格者取消学籍。各学院将入学资格复查结果报教务处和学生工作处备案。4.新生开学3个月内，教务处、学生工作处牵头、各学院协同开展报到入学的新生学籍自查工作。学生须按要求登录学信网核查个人身份信息和学籍注册信息的一致性。未完成学籍自查的学生将不纳入在校生管理。各学院须汇总发现的问题，核实后报教务处及时复核纠正。

（二）在校生学年电子注册。学校在认定在校生具备新学年学习资格的基础上，完成在校学生的学年电子注册，注册内容包含各年级在校生新学年学籍注册、上一学年学籍变动标注等。在校生学年电子注册的工作内容如下：1.每学期开学时，学生工作处组织各学院完成在校生学期注册；2.学生应按学校规定的日期、地点与有关要求办理学期注册手续。因故不能按时办理学期注册者，须提前向所在学院请假，经批准后才能暂缓注册；不符合注册条件者，不予注册。未请假逾期2周以上不注册，且无正当事由者视为放弃学籍；3.每学年第一学期开学后1个月内，教务处登录学信网完成学年电子注册，对上学年休学、复学、转专业、保留学籍等学籍变动进行标注。

（三）成绩和学籍变动管理。成绩管理是高等学校根据课程修读、考核与成绩评定办法，对学生的学习质量进行动态、全面地管理及反馈。学籍变动管理是高等学校根据相关规定对学生休学、复学、转专业、保留学籍等学籍变动信息进行更新维护，并对学生的成绩认定、修学年限等方面进行动态管理。

（四）证书管理与学历注册。证书管理与学历注册是学籍学历管理工作的重要内容。证书指毕（结）业证书及相应证明书等。高等学校应以学信网在校生学籍注册数据为依据开展证书管理与学历注册工作，并建立健全学历证书核查机制。同时，通过学生的录取信息、学业考核、学费缴纳等情况，严格审定学生的毕（结）业资格，防止对无学籍、空挂学籍或不具备毕（结）业资格的学生进行学历电子注册和颁发学历证书。学生毕业前，学生工作处组织毕业班学生统一进行学历电子注册图像采集。教务处按要求组织学历照片及个人身份信息的核查工作。对于学信网人像比对未通过、按要求须报省教育厅备案的毕业班学生，学生工作处、教务处按照相关要求组织核查，确保毕业班学生学历注册工作平稳顺利。学校按照毕业和学位授予相关要求，组织各学院根据人才培养方案完成情况对学生开展毕（结）业资格预审，在此基础上开展复审并将具有毕（结）业资格的学生名单报分管教学的校长审批，审批通过后完成学历电子注册并发放毕（结）业证书。对于违反国家相关规定的学生，学校依法取消其学籍及学历证书。学生学历证书损毁或遗失的，学校核实后出具“学历证明书”，并在学信网进行标注。

（五）档案管理。学籍学历档案是高等学校档案的重要组成部分，通过对学生在校期间基本情况的翔实记载，客观反映学生学习、生活等各方面的发展状况，对学生的德、智、体、美、劳等情况给予总结和评价。学籍学历档案管理应按照《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》的相关要求和学校的相关规定执行，建立动态管理机制，采用纸质、电子等多种保存形式，确保学籍档案长期保存。学籍学历档案所包含的内容琐碎、复杂，应由学校各相关部门分工协作管理。新生入学登记表及各年级学生花名册、注册信息、学籍变动情况等，由学生工作处负责牵头管理；学籍照片、学生成绩单、毕（结）业名单等，由教务处牵头管理。

二、学籍与学历管理工作存在的问题及建议

应上级主管部门要求，大多数高等学校成立了专门的工作组负责学生学籍学历管理工作。校长承担学生学籍学历管理工作全面领导责任；分管教学工作和学生工作的副校长承担领导、协调和监管责任；教务处、学生工作处、各学院负责人在工作组领导下协同合作，落细落实学籍与学历管理工作的各项要求和任务。

然而，学籍与学历管理是一项内容繁杂、要求细致的工作，面对高等教育进入大众化阶段的新形势，高等学校要进一步提高学籍与学历管理水平，必须认真研究学籍与学历管理工作中存在的新问题，并采用高效的学籍与学历管理手段，提高学籍与学历管理工作的效率和水平。本文从以下三方面着手，对学籍与学历管理工作提出改进思路，以进一步提升学籍与学历管理水平。

（一）坚持“以人为本”，将高等学校学籍与学历工作做到人性化。高等学校在日常教育教学管理工作中，首先要坚持“以学生为本”。迄今为止，高等学校学籍与学历管理相关制度方面未进行有效创新和突破发展，更多的仍延续传统的上下级的传统管理方式，制度内容大多由教育相关部门和高等学校制订后传达给学生。这样容易对学生产生误导：制度只是学校为了约束管理自己而制订的。学生很容易产生逆反心理，不仅不利于制度的实施，还违背了高等教育“以学生为本”的理念。高等学校的学籍与学历管理应从服务社会、服务人民的角度出发，坚持“以学生为本”的理念，从学生角度出发开展教育教学管理工作，结合学校发展和学生发展的客观规律制订规章制度。同时，应充分发扬民主，鼓励学生参与制度制订过程中的讨论，踊跃提出学生自己的疑问和想法，在讨论中形成的科学管理制度，加入具有一定人性化的条例，树立“以人为本”的管理理念。

（二）加强组织建设，创新学籍管理机制。当前，大多数高等学校的学籍与学历工作由教务处、学生工作处负责牵头，具体由教务处、学生工作处承担学生学籍学历管理的工作人员负责实施。随着高等学校学籍与学历管理工作的要求越来越高，学籍学历管理工作人员的压力与以往相比增加了很多。比如，新生的入学资格审查、录取资格复查工作直接落在高等学校学籍与学历管理部门工作人员的肩上。同时，学信平台增设学生人像比对功能，基于该项功能的毕业生身份核查成为高等学校学籍与学历管理的常态化工作，这些工作仅靠学籍管理部门是不可能完成的，需要招生、学生管理、档案、纪检等部门分工协作，审查过程出现的问题归口学籍与学历管理部门，时间紧、任务重，导致学籍与学历管理工作人员不稳定、人手不足，不利于学籍与学历管理工作的长期、稳定开展。高等学校应加强学籍与学历管理工作的组织建设、队伍建设，为学籍与学历管理工作构建完善的保障体系，为学籍与学历管理工作的开展提供有力的支持；在学籍与学历管理工作中应将管理责任具体化、明确化，做到分工明确，权责清晰。同时，应合理配备相关工作人员，给予足够的培训和锻炼，将责任意识、规范意识作为相关工作人员的标尺，并设置一定的上升空间，激励相关工作人员在规范的工作流程中创新管理机制，使学籍与学历管理工作更加科学合理、规范有序。

（三）加大宣传力度，提高学籍与学历管理工作的执行力，维护学生切身利益。各高等学校已逐步建立健全学籍与学历管理制度，并以印发手册等方式向学生、各相关部门进行宣传，但仍存在制度更新不及时、制度内容粗浅、宣传不到位等问题，导致学校各相关部门、在校学生对学籍与学历管理工作的重要性缺乏认识，影响学籍与学历管理工作的执行力，甚至因学籍与学历电子注册问题对学生的切身利益产生不良影响。高等学校应确保各个部门或教学单位在学籍与学历管理工作中的良好协作，加大相关制度及工作流程的宣传力度。比如在新进辅导员培训会中专门开设学籍与学历管理专题讲座，通过讲座来强调学籍与学历管理工作的重要性，明确相关工作的具体时间节点、流程和注意事项。此外，高等学校应对在校学生进行学籍与学历管理宣传讲解，比如在校级或学院级的微信公众号发布相关制度、流程及注意事项，或者发放专门的手册给班级学生干部，将相关制度、流程及注意事项教给班级里的每位学生。

三、结语

高等教育改革发展进程加快的背景下，高等学校的教学管理工作面临着巨大挑战。学籍与学历管理作为高等学校教学管理工作的重要组成部分，其政策性强、工作量大、内容冗杂。本文从学籍与学历管理工作的实际出发，首先论述了高等学校学籍与学历管理工作的主要内容，提出坚持“以人为本”的理念进行制度建设，使学籍与学历工作更加人性化。其次，从加强组织建设方面，提出明确分工、重视具体岗位人员的队伍建设。最后，强调加大对高等学校相关部门以及在校学生的宣传，使其充分认识学籍与学历管理工作的重要性，理解相关工作的制度、流程及注意事项。本文为进一步提升学籍与学历管理工作水平提供了方向，坚持从管理机制、制度建设、过程管理等方面入手，强化学籍与学历管理工作。