设计院基于二维协同设计的归档思考

文/上海市城市建设设计研究总院（集团）有限公司 陈晓潜

协同设计是近几年勘察设计单位工作方法的发展方向之一。上海市城市建设设计研究总院（集团）有限公司从2021年开始着手设计协同平台的研制和开发，以项目管理流程结合CAD制图软件，协同平台将项目工作包拆分，将工作内容和档案管理平台进行连接，通过流程进行质量管控，随着信息技术和设计手段的不断进步，痕迹化自动归档融入设计过程中，实现自动归档。

一、传统归档模式的缺陷

在传统的勘察设计企业中，各专业设计人员在电脑上用CAD软件进行制图，制图后打印成纸质硫酸纸送校核人员、专业负责人，然后根据需要各专业间进行提资，归档时将提资图纸纸质或电子版进行归档。以上操作存在以下问题：

（一）归档的电子文件版本控制困难。工程勘察设计项目往往有多个专业组成，各专业既是分工又有协作。一般市政项目有道路、桥梁、排水、电气、暖通等专业组成，建筑项目分为建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业，每个专业既相互独立又互相协作，互为条件形成了上下游专业。在项目设计过程中，由于上游专业的变化，如果不及时给下游专业提资，下游专业设计差错，影响项目整体完成度，下游专业完成设计后再向上游专业提供成品，最后由项目负责人负责汇总提交成果，设计项目完成后3个月内完成归档，显然到最后归档，提资版本会出现管理混乱，归档的条件图与实际情况不符合的情况一直发生，条件提资时不合规的手续也不断出现。造成归档文件质量不高，项目全过程的可追溯性差。

（二）设计标准不统一造成归档标准混乱。一般大型勘察设计单位都有较成熟的质量管理体系和以ISO9000标准体系为主的项目设计过程控制文件。长期以来，不同专业的设计人员会形成一套适合本专业的设计习惯，以适应专业的要求。由于各设计人员的CAD版本不同，字体、线型、图框等存在差异，归档后的电子文件无法做到自动读取元数据、归档后的图形文件、字体也由于版本问题造成无法还原成成品图纸，甚至因为字体文件的缺失造成文件的乱码。

（三）ISO贯标记录不全归档效率低下。ISO有一套过程记录表单和相应的管理体系，严格执行表单痕迹化管理要求，与设计人员的工作习惯、工作运用场景并不契合，所以表单归档后补情况严重，ISO制度标准流于形式。而归档前集中填写大量过程表单又在无形中增加了归档人员的工作难度，对于设计过程中缺失的信息往往无法补充完整，造成项目归档不完整。

二、协同系统的特点和优势

（一）协同设计特点。协同设计系统以信息平台为基础，以CAD制图软件为依托，勘察设计项目内的各专业在统一的平台上完成设计工作，项目组所有成员根据不同角色在平台中赋予不同的权限，所有的设计过程和设计成果都以一定格式存贮在平台上，平台有设计标准，参与设计人员必须遵守标准，确保设计图纸的图框、字体、线形、图层的标准化。通过不同图层的命名，使每个专业的设计人员都能及时了解到上下游专业的设计进程和各项需求，上游专业在设计图纸后，平台会自动更新并知会下游专业设计人员，避免上下游专业图纸的碰撞，专业间的配合也更加协调。

（二）协同设计系统的优势。1.标准化程度高。项目各专业都在同一平台上工作，就需要有平台的规划，标准化工作是实现协同设计的基础。一般的协同平台都会将图纸和设计流程进行标准化设置。图纸标准化包含图框、图签标准化、字体文件标准化、图层命名和使用标准化。设计流程标准化包含项目内容标准化、设计过程各环节标准化、提资、校审流程标准化、项目人员角色标准化等等。标准化的文件和流程在归档时，系统可根据规划自动采集电子文件元数据，为后续设计图纸归档打下良好的基础。2.保证电子文件的真实性、可靠性。勘察设计项目在图纸交付后，还需要根据专家意见和项目施工的实际情况进行修改和补充，变更次数多，图纸版本更替快，时效性强，在实际工作中会出现现场施工白图与归档的底图不一致的情况，导致产生严重的质量事故。协和设计平台在图纸设计时，系统自动实时对过程进行全面监控，实现勘察设计项目的全过程，各环节自动收集，系统也可以根据相关管理文件创建相应过程记录，设计过程文件的记录是通过设计人员的设计过程随时完成，电子文件的原始性、真实有效性有了保证。实现了设计过程记录、设计依据资料收集、设计成品输出全过程记录。将流程办结节点与归档入口紧密相联，做到办结即归档，确保了归档电子文件的真实性、可靠性。3.提高归档效率。传统意义归档需要专业负责人或项目负责人将所有项目资料收集齐全后，进行整理再实现归档。协同管理系统在设计人员工作的同时记录设计过程，通过流程设置记录审批意见，正式出版的文本或图纸上加盖CA电子章或其他形式的电子文件签章，使归档的电子文件合法化。

三、基于协同设计的档案管理系统建设

（一）无感化归档。在协同设计系统下，档案管理系统与协同设计平台自动对接，对工程设计项目进行全过程周期管理。从各专业策划开始，到条件提资，到设计过程流转和审批等各设计流程在流程结束后自动归档的原则，设计人员在设计过程中所有的过程都由系统进行痕迹化收集和管理，再依据归档范围进行分类处理。从记录控制的角度记录设计的全过程内容。末端进入档案管理系统后，系统会自动对归档数据进行校验，实现过程性归档和元数据的自动捕获、著录。同时档案管理系统能自动识别归档电子文件并生成条码，条码中包含电子文件的形成人、形成地点、电子签名的时间、电子签名的数字证书等内容，在文件检查时会自动显示，被改动后电子文件自动生效。有效地保证归档文件的真实性、完整性、可用性。设计工作与归档入口同时在协同平台上，设计人员在设计完成后自动归档，设计过程中需要使用档案，通过平台搜索引擎自动连接档案库，实现最便捷的利用，避免档案信息滞后化和孤岛化带来的档案利用率低下的现状。无感化归档系统很好地解决了设计人员变动频繁、设计资料中间过程倒补、ISO质量管理文件与实际设计过程不相符等一系列问题，为保证电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性提供了平台资源。

（二）前端控制需求明确。协同设计虽是设计系统，但是协同设计与档案管理是密切相连的两个系统，协同设计是归档文件来源，档案管理系统中是设计院知识高地、产品库，可以根据项目特点、技术特点、地域要求等为设计人员提供知识参谋，所以档案人员要介入协同系统的开发和归档模块的设计工作，系统的设计需求不仅要满足设计人员协作的需要，也要满足归档电子文件的要求。需要将电子文件的合法化要求纳入协同系统的前端，对设计文件、流程从生成到归档整个过程进行统一策划、实施，实现电子文件生命周期管理，构筑归档电子文件的真实性、可用性保障体系。在协同系统需求分析时，要从档案管理的角度出发，结合《电子签名法》等法律法规对电子文件的要求进行标准化设计，各项目、专业、阶段的归档范围、编号规则、著录、电子审签、元数据生成与采集等方面进行整体设计和分析，确保电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。

（三）开发档案信息资源。利用档案信息库加强档案信息提取、开发利用，对档案进行知识化管理，以知识共享为契机，让数字档案由数据变信息；在设计的校审过程中，系统会自动记录图纸差错，并根据规划自动判别差错的严重程度，后续根据系统统计不断更新设计院的校审提纲和优秀项目推荐表。最后，通过拓展档案信息资源收集范围，项目资料数据分析、工时统计报表等功能与设计院各应用系统集成，提升档案的数据价值，使档案管理系统成为设计院的数据信息资源中心，在领导决策时提供数据支持。同时，优秀项目设计的经验分享和优秀项目申报材料的亮点描述，更好地为设计人员的成长提供参考。优秀项目库、设计质量事故案例库是设计院的两面镜子，协同设计可以在设计过程中根据技术级别进行打分，优秀项目库也可以为后续同类项目招投标、企业业绩积累、企业对外宣传、地方志编史修志、地域性差异设计经验传授等做出支持。案例库可以明确告知设计人员的设计红线，起到应有的警示作用。

四、结语

在信息化飞速发展的今天，勘察设计院的设计手段从单专业分裂作战，到协同标准化设计，伴随着电子档案合法化正式落地，档案管理从实体管理向内容管理迈进，如何加强前端控制，从成套性归档要求演变为分批化、多纬度归档已是勘察设计单位档案部门的重要课题，档案人员要及时介入前端工作，在工作手段变化的同时，档案工作要紧随其后，以发展的理念和创新的工作模式更好地适应信息化社会的发展。