试析系统论在企业档案工作中的构成和应用

□ 江苏徐州 王 巍

企业档案室是一个系统。因此，我们应先从系统这一角度来观察档案室的诸方面。系统是什么？系统就是集合体，这个集合体是由两个以上的因素组合而成，这些因素之间必须是构成互相联系、互相制约的关系，即有机联系的关系。这个“集合体”具有特定的功能。档案工作的发展规律表明，档案工作是一动态系统，也是持续不断的发展过程。档案工作作为一种社会现象，是由非独立系统到独立系统，由简单管理到复杂管理， 由经验管理到科学管理，由手工管理到计算机管理，由封闭系统到开放系统发展的系统工程。企业档案工作是一个大的系统，按系统观点来讲，它又可以分为许多小的系统，是由许多小的系统构成的。所以从系统论的观点出发，对于档案工作的要求是，既注意局部，又注意整体。既在整体上发挥其作用，又在具体问题上做好工作。档案工作可以分为收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等具体环节，这些环节也构成档案工作的系统，形成档案工作的系统性。在这个系统内，各个环节都是这个系统的要素，其中一项工作搞不好，就影响整个系统的档案工作，而这几个环节环环相扣，辩证统一，从而形成系统性的档案与档案的系统性管理。系统论强调最优化，这是系统论的出发点和归宿。所谓最优化，就是在有限的条件下，利用各种手段和方法来促使系统实现最理想的目标。在这里，最优化与整体性是有密切联系的。一般来讲，系统的最优化是指整体的最优化，而整体的最优化并不等于各要素的最优化。对于档案工作来讲，不同单位的档案与档案工作，尽管有时在整体上有很多相同或相似之处，但其发展却有很大的不同， 这可能有很多的原因，但是否坚持最优化却是非常重要的问题。档案学中常讲的收集档案的齐全、精炼原则，实际上就是强调了在要素已定的情况下，要科学地组织档案与档案工作，使之形成档案系统的最优化过程。

一、企业档案管理工作系统的构成

在企业档案室内，不论从工作管理角度来看，还是从档案管理的角度来看，都是这样一个“过程的集合体”。由于各单位的档案室都贯穿着档案管理的运行机制，我们便主要从档案管理系统的角度来谈系统原理。档案室的管理系统就是由“档案实体管理”、“档案信息开发利用”、“对反馈信息处理”这三个大的环节组合而成的集合体。它是一个人工系统，这个系统又是企业单位工作系统中的一个要素。在档案管理系统所属的三大环节下面，又排着许多小的环节，这些小的环节之间保持着有机联系，而每一个小的环节下面，又包含着许多更小的环节。这样，在档案管理系统中，我们就会看到上下之间分层次，左右之间相关联的多种管理项目，构成了一个纵横交错的档案管理系统网络。上面是一个最简单的档案室管理系统，它的构成符合“系统是许多组成要素保持有机的秩序，向同一目标行动的东西”的定义。系统工程是为了更好地达到系统目标而对系统的构成要素、组织结构、信息流动和控制机构进行分析与设计的技术。长期的实践，使企业档案室的工作者十分注重工作的秩序、条理和排列。任何一个小的系统，在必要的时候都可以依据系统原理制定出自己的工作程序，如收集工作程序、整理工作程序、保管工作程序、编研工作程序等，这实际上就是运用系统原理实施档案管理的系统工程。目前，绝大多数企业档案室并不是刚刚制定工作程序，而是按照已经制定的工作程序正在运转。因此，最重要的问题还不是档案管理工作程序的制定，而是如何运用系统原理对已有的工作程序进行检验、调整和实施。在实践中应及时发现那些不符合系统规律的东西，及时加以纠正，补充新的符合系统原理的程序，使管理系统随着时间的推移更加优化。所谓优化并不是没有任何缺陷，而是在一定的时间、环境、人、财、物条件下比较出来的最佳方案。为此，在档案管理实践中，我们必须时刻注意掌握上述系统原理，即系统化的规律。

二、企业档案管理工作系统的整体性

整体性是系统论中的一个重要概念。档案室管理系统是一个整体，因而具有整体性。由于档案室的档案管理系统是一个整体，因而存在着明确的整体目标，这种目标可能是一个，也可能是多个。例如档案室的档案管理总目标是向本企业单位提供用户所需要的档案信息资源。同时，也向社会提供某些部分档案信息。另外，定期或不定期地将具有长期、永久保管价值的档案向档案馆移交，以丰富档案馆馆藏。这些目标中，满足本单位用户所需是主要的。整体目标的存在，是档案管理系统整体运行的基础，否则这个整体就会失去方向。在档案室档案管理系统中，各个环节之间是否能保持有机联系，各环节与整体目标之间是否能保持一致性，关系到档案室的档案管理的效果，亦称整体效应。如果各环节之间互不协调，甚至是一盘散沙，整体效果绝不会好。综合档案室建立之前，各类档案分别管理，达不到“集中统一管理”的目的。就是在综合档案室成立之后，曾出现过“名统实散”的状况，整体效果也不会好。就像一辆自行车，表面是一个整体，而实际上链条松动，闸不好使，镙丝未拧紧，也会影响它的整体效果。因此，档案室必须将档案管理系统作为一个有机整体，防止各环节之间失去协调，各自为战，互不配合，局部失去整体目标，整体又失去各局部协调一致的有力支持。必须时时注意避免这种情况，保持各环节之间的有机联系，并且统一指向整体目标。这样，才能体现档案管理的整体效应。

三、企业档案管理工作系统的有机联系性

1.整体性的保证。档案管理系统的有机关联性是整体性的深化。整体性是档案管理系统的核心。这个核心之所以存在，是由系统内部诸因素之间以及系统与环境之间的有机联系及其相互作用来保证的。

2.有机联系的空间分布。档案管理系统内部的有机联系性从空间分布来说，有纵、横两方面。从纵的方面来说，是上下层次关系，属于隶属关系。如果把“档案管理”称作第一层次，即母系统，那么“档案实体管理”、“档案信息开发利用”“对反馈信息处理”就是第二层次，即子系统。子系统下面还有第三层次，如“档案实体管理”下面的收集、整理、鉴定、保管等。隶属于它们的下面还有第四层次。如整理下面的“区分全宗、分类、立卷、编目”。而在它们各自的下面仍可分若干层次。究竟分多少层次，可因不同单位的具体情况而定。上面层次的某一项目，总是包容下面若干层次，而下面的层次，总是被包容和服从上面层次的某一项目。各个层次是不能颠倒的。其有机联系表现在下面层次的多个项目是上面层次一个项目的具体化。区分全宗、分类、立卷、编目恰恰是上一层次“档案整理”的具体化。从横向关系来说，主要是同一层次中的左右相关项目。这些项目形成从左至右的有序排列。它们之间的位置是平行的，一般也是不允许串换的。例如“实体管理”子系统下属的项目是：收集、整理、鉴定、保管。这些项目存在着有机联系，先后有序，一环扣一环，一般不可颠倒（但也有例外，如统计工作，它可以穿插到各个环节之中）。我们了解了档案管理中诸环节间的内在联系之后，就要时时注意那些影响整体效果的局部。这些局部有可能“松动”，必须把它像镙丝钉一样拧紧。例如，案卷质量出了问题，它不仅影响信息筛选和加工，也影响提供利用的效果。要分析检查是案卷的内在质量有问题还是案卷外在质量有问题。如果是内在质量有问题，就要在文件材料形成阶段和归档时下工夫。如果是外在质量有问题，就要在整理上下工夫。对文件材料的加工整理，也是一项小的系统工程，必须在系统化思想和立卷原则指导下精心规划设计，排列组合。案卷的个体质量提高了，还要进而通观案卷的群体质量。案卷群体质量提高后，这一薄弱环节的缺点才算克服，如果其它环节没毛病，整个档案管理的整体效应就会大大提高。因此，我们在档案管理过程中必须看到“牵一发而动全身”的道理，时时为强化其整体性而在系统内部的有机联系上下工夫。

3.系统与环境的关系。档案管理系统的有机关联性的另一方面表现在系统与环境之间的关系。所谓环境，这里指档案室之外的空间。具体说，主要指档案室所在的企业单位的各机构。它们既是档案信息的来源，又是档案信息的用户。此外还有大环境，即本单位之外的其它系统。作为档案室来讲，其环境以其所在单位为主。概括说，档案室与环境有下列两种关系：第一，档案室寓于环境之中，它依赖于环境而存在和发展；第二，环境需要档案室的档案信息为其作有效的服务。总之档案室的档案管理的功效受环境的检验，环境是评价档案室工作成绩大小最重要的客观标准。

四、企业档案管理工作系统的动态性

1.动态即过程与时间。如果说，系统的有机关联性强调的是系统网络和空间分布，那么动态性则强调的是系统在时间上的变化。档案管理系统是“过程的集合体”。“过程”正是一种时间的流动，是动态的。因此，我们不能用静止不变的眼光去看待档案管理系统。虽然在某一短时间内看它是稳定的，是相对静态的，但从总体上考察，它是无时无刻不在运动、变化和发展着的。我们从这样一种角度去观察和处理档案管理系统的建设，就要努力做到善于总结过去，正确把握现在，准确地预测未来，使档案室沿着正确的方向发展。

2.新陈代谢与吐故纳新。档案管理系统的动态性，不仅表现在它是一个信息流动过程，而且表现在这个系统具有新陈代谢和吐故纳新的作用。如果说收集一环是“纳新”的话，那么，鉴定一环除将有保存价值档案留用之外，还起着“吐故”的作用。这便是档案管理中的新陈代谢。

3.系统与环境的动态关系。档案管理系统是一个开放系统，因而它与系统之外的环境时刻保持着物质、能量、信息的交流关系。这是它保持旺盛生命力的原动力。这种系统与环境之间的动态关系，是档案工作者所要侧重加以掌握的。过去有一段相当长的时间，档案室采取看家守业，坐等上门的封闭式或半封闭式工作方式，致使档案工作不能很快发展。改革开放之后，愈来愈多的人掌握了开放式的动态工作方法，包括主动登门提供利用、诱导式提供利用，以及跟踪式、系列式、参与式提供利用，致使档案管理系统与本单位、外单位之间的大小环境和谐一致，使档案室的工作变得有声有色。这正是动态性规律运动的结果。

五、企业档案管理工作系统的有序性

1.有序状态。档案室的档案管理系统中各环节不论从空间分布或是时间分布看，都表现出了系统的有序性特点。档案系统化是一个由无序变成有序的过程。档案整理之前是“无序”或半无序状态，经过系统整理变成了“有序”状态。推而广之，档案管理中任何一个环节，包括最细小的环节，都要经过从无序到有序的过程。档案管理实质上就是把无序变成有序，形成系统内诸环节的有机联系性和整体性。因此，在管理上下工夫，实质上就是在“有序化”上下工夫。

2.有序与无序。它是系统科学研究中一对重要概念。档案管理从无序到有序标志着系统的组织性和组织度的增长。也就是档案管理工作质量提高的过程。但是，人们很容易看到从无序到有序的过程，却容易忽略从有序到无序的过程。例如某档案室经检验已达到标准即有序化。此后档案管理人员有所松懈，各环节渗透进“无序”因素，如保管一环，出现鼠、虫，破坏了档案的“有序”状态，档案被咬，不能利用了。这说明无序可向有序转化，而有序也可向无序转化。由于种种干扰是经常存在的一种客观因素，因而有序性会经常受到破坏而无法自动保持，所以档案工作者在管理工作中就不可松懈，即便已经取得很大的成绩，也要注意防止无序因素的增长，不断强化系统中的有序因素。

六、企业档案管理工作系统的目的性

档案管理工作的有序性是有方向性的，它就是管理系统所要达到的目的。档案室由于处在不同的行业，不同层次的单位，它的环境以及环境对档案室的要求有所不同。因而，档案管理系统所要达到的具体目标也各不相同。虽然提供本单位利用档案信息这一原则目标是一致的，但涉及具体业务、具体阶段，便出现了各自业务性质的不同。档案管理工作的最后状态是提供有质量的信息。但对不同的利用者，同一质量的档案价值又是不同的。同一档案利用者在不同时间对于同一档案的评价也不尽相同。为此，档案工作者还要学会对未来加以预测。捕捉住活动目标，巧妙地将现实条件与预测中的必然性结合起来。

七、企业档案管理工作系统的效益性

企业档案资源的开发利用是指揭示档案信息及其价值，通过各种有效的方法，使企业档案资源直接服务于企业的各项工作，满足各种利用需求的一项档案业务工作。档案的开发利用是实现档案价值的途径。企业档案通过利用可以产生经济效益和社会效益。近年来我们在管理上下功夫，在效益上做文章，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

1.案例分析一。徐州电厂1号机组宽负荷脱硝改造是笔者公司2021年重大技术改造项目，2021年12月3日，施工单位青岛达能环保设备股份有限公司项目部项目经理叶某到档案室要求查找1号炉宽负荷脱硝改造中三个进口阀门的重量，由于我公司给施工单位三个进口阀门的重量不准确，造成三个进口阀门的支吊架发生偏移，给机组运行带来安全隐患。档案人员业务熟练，熟悉馆藏，耐心细致，叶某查阅了0401-925-007、0401-935-004等科技档案，终于查找到三个进口阀门的重量，施工单位青岛达能环保设备股份有限公司将对支吊架重新设计，保证1号机组安全运行。

2.案例分析二。徐州公司综合管理部张某利用公司档案处理法律纠纷。2021年3月10日，徐州公司综合管理部法律专业人员张某为处理徐州公司深井泵房劳动争议案件，到档案室要求查找公司深井泵房看护及灰场灰坝运行维护合同等档案，这些档案涉及到徐州公司的科技档案和文书档案，笔者因业务娴熟，熟悉馆藏，具有丰富的档案管理经验，查找档案全面、准确，迅速调出0300-905-112等3份合同档案，张某办理相关档案借阅手续后借出在法庭使用，档案为凭，档案为徐州公司处理法律纠纷提供强有力的保障。

综上所述，档案管理的系统原理着重强调了系统的整体性。与系统整体性相关的是系统的有机关联性、动态性、有序性、目的性和效益性。掌握这些规律，有助于档案室的档案管理工作的系统化。