深化ERP 系统应用实现物资集中采购效果

2023-09-30江苏南通

现代企业 2023年7期

□ 江苏南通曾媛

在国民经济飞速发展的今天，诸多领域影响逐渐拓展，我国制造业也更加受到重视。在这个过程中，ERP系统就是针对制造企业信息化管理的良好应用技术。它在企业的日常工作中对于各环节各流程的分析十分到位，且在物资采购方面也能发挥较好的作用。本文主要就ERP系统在企业实际的物资采购之中的应用进行研究，给出相应的解释。企业日常的物资采购过程中，经常会因为各环节之间的联系沟通不够紧密而产生纰漏。实际应用中，ERP系统能够实现企业物资采购全流程的线上操作，为整个现代制造业避免了很多问题，提高了工作效率。

一、ERP系统的基本概念

所谓ERP其实就是Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的缩写，它主要针对现代企业内部管理的各种资源展开运行，对各环节流程进行规划处理，信息整合。针对现代企业的财务业务、成本业务、库存业务、采购业务、生产业务、分销业务、运输业务以及最后的人力资源业务进行分析，通过ERP系统实现现代企业管理方面的优化与资源整合，从而实现企业组织运营上的精益化目标。

ERP系统在我国很多企业都具有良好的应用效果，其支持实现现代化企业资金流动，物流管理以及信息载入分配等方面的工作，同时对于企业的内部管理具有稳固且实效的监管作用，对于企业日常经营与业务工作的对接流程都有清晰明确的分析。考虑到ERP系统在企业实际的应用之中有良好表现，可以进一步扩大它的影响力度，提高企业的工作效率、改善经营管理，从而持续且稳定的获取到优质的经济收益。

二、ERP系统在企业物资管理中的作用

随着社会整体进入知识经济时代，各种应用技术层出不穷，电子信息技术深刻渗透到社会的方方面面，对于整体的国民经济结构发展和产品生产运营方面都产生了极大的影响。企业客户对于产品的质量也有了更高的要求，这一点对于以往的企业运行模式带来了较大的冲击。社会对于企业要求在“客户所需求的时候以较为合适的价格出售所需的产品”。为此，作为对时间、成本、质量、售后等各方面都能做好协调作用的ERP系统是十分适合企业日常的管理。

1.ERP系统的主要作用。作为一项计算机技术，ERP系统对信息、业务、数据处理和决策帮助方面具有十分实际的作用。在信息处理方面，以集成的系统对企业业务的数据和资料进行保存共享，能够给企业提供数据集成，摒弃以往人工处理时的错误随意性。以规范标准的方式处理各种业务，将企业日常的业务处理的重复性削弱，使企业在基础工作上得到加强，工作质量随之提升。在数据处理方面，完全交由系统完成，以多样的技术处理各种业务数据，减轻了复杂的工作内容，使企业工作人员工作强度减轻。ERP还能对日常的一些工作决策进行大数据分析，对比给出合理的意见，以供参考。

2.ERP系统对于物资管理的主要作用。ERP系统在物资控制管理方面，可以将企业所要生产的产品有机结合，使得整体效率有效提升，各个原本不同的生产流程结合在一起，帮助整个过程流畅有序的进行，避免产品生产各环节的脱节。采购部门收到物资需求计划后，通过ERP内数据，分析出已有的库存数量，并且自动核减，最终计算出需要采购的物资种类及采购数量，同时选定较为优秀的供应商，交由采购人员。ERP系统能够根据企业不断产生的需求，严格按照程序来提供物资的采购和相关的验收信息，并立刻统计在数据信息库中备份，同时还可对所采购的物资进行追踪管理，来保证产品生产的最佳效率，保证货物准时到达生产车间，以实时变化的数据来进行更新对比，从而调整库存。

三、ERP系统在企业实际中的应用

本部分将对江苏LNG接收站在近年来实行ERP系统的案例成果进行分析，对利用ERP系统在物资集中采购时所发挥的作用加以阐述，通过案例分析，对ERP系统进行更加充分的说明。

1.实际应用背景。江苏LNG接收站因为运行时间较长，各种设施设备都不可避免地产生了不同程度的老化，这种情况对于企业的正常运作带来了很大的影响。为了保证气化外输任务不间断进行，设备维护维修任务刻不容缓，对于人力物力的要求更高，相关作业过程繁琐复杂，同时对物资采购的任务提出了更高的要求，双面的压力给所有的工作人员带来了巨大压力。

在以上问题的研究中，相关人员针对现场维修任务，确定了所需采购的维修备件，它们种类繁多，很多属于较为常见且通用的物资类型，但因为维修设备时，使用频率高，所以不可避免地产生了重复采购的现象，导致整体维修进度效率低下，无法完成既定的生产目标。另外，对于供应商的多次选择也是让整个项目进度不稳定的点，产品质量得不到保证，应对市场波动的能力差。针对这些难以应对的问题，企业建立了基于物资采购管理的ERP系统，实现了框架采购的方案。其中包括生产材料、维修备件、常用耗材和常用工具等。

2.实际成果摘要。利用ERP系统，结合企业近五年来的相应数据，对于企业日常生产和维修进行出入库的合理分析，在此基础上最终汇总出了25个框架采购合同清单，共计1531项物资。其中，采购内容主要包含江苏LNG接收站卸料臂进口原厂备件框架清单、江苏LNG接收站卸料臂常用国产备件框架清单、江苏LNG接收站卸料臂进口替代备件框架清单、江苏LNG进口高低压泵国产配件框架清单、江苏LNG接收站BOG压缩机常用国产备件（耗材）框架清单、江苏LNG接收站海水泵国产备件框架清单、江苏LNG接收站海水泵国产备件框架清单、江苏LNG接收站空压机常用备件框架清单、通用耗材框架清单、防腐常用油漆框架清单、盐酸烧碱框架清单、液氮采购框架清单等。

3.ERP系统在企业应用中的主要措施及做法。在过去的企业运行之中，相关人员因为机械性和重复性的具体业务而无暇顾及物资供应的专业化管理，对企业的整体物资采购效率和管理带来了不便。为了提高效率，优化供应质量，节约时间成本和人力物力，企业建立了可以改善现状的框架协议。它虽然在一定程度上确实对企业的物资采购有帮助，但还是需要进行人工处理，主要包含以下步骤：①企业首先查找出近五年的数据信息，利用ERP系统进行全面整合，得到近8000条物资数据，然后分别从入库次数、入库数量、入库金额、出库次数、出库数量、出库金额等六个方面进行分析总结，从中得出企业日常生产过程中采购频次高，消耗量大的物资种类；通过入库记录查出物资供应商，了解某些关键设备的备件供应商较单一。以此为基础，设立了三个维度：频次、消耗量、供应商，建立适合框架协议采购的物资清单。②按照采购频次高、消耗量大、供应商单一的原则，筛选出可以建立框架协议的物资总清单，后期再按照物资类别或是使用途径分类整理出单个框架协议内的所有物资，确定每个框架协议内采购的品类和项数。③ERP系统的应用对企业的成本控制也起到了良好的作用。它会自行对比往年历史采购的价格，将物资采购中的历史成本真实还原，与市场价格作对比，给出较为合理的定价方案，为采购的限价提供了帮助。④在结合ERP系统应用中，企业对于物资管理计划也进行了更新。按照系统科学的管理要求，公司制定了需求计划的管理方案，打破了在物资采集时采购部门和需求单位之间各自为政的现状，组织企业自上而下深入展开物资消耗分析，结合数据智能和人力思维，最终将物资的集中采集落到实处，为企业的发展助力。

4.成果展示。通过对ERP系统的合理运用，对企业出现的常用维修部件、常用耗材、常用工具和生产物资消耗等方面进行了深入分析整合，以ERP系统内大数据最终拟定框架合同清单，取得了以下效果：①解决了以往物资供应来源不稳定带来的质量问题，形成了较为全面、长远的物资采购供应需求方案，以相对稳定的供求关系，将企业的整体生产效率提高，同时防止事后合同。②将以往对于物资需求时各单位提交数据较为分散、时间要求不合理等问题以框架协议解决。③采购部门在实际物资处理中缺少对公司各单位的物资消耗和需求动态的了解，所以只能通过各单位分发下来的需求计划进行采购，使得整个过程处于单一化的工作模式，导致工作量较大，效率低下。企业利用ERP技术进行数据采集和整合后，将各部门的需求结果集中在一起，让采购部门只需要在特定的时间内进行一次采购即可，无论是从数量上，还是从采购环节上都大大减少了以往的工作量。④ERP系统对物资的成本控制也能起到很好的作用，它根据供应商之间的相互对比给出成本建议，在企业实践合理后加大采购，合理的控制了物资成本。在大数据信息的分析下，系统会自动将价格高、供应不及时、产品质量差的供应商从传统选择中淘汰，同时还将整理出来的信息数据共享，对企业的子公司也提供了便利条件。⑤在企业的物资消耗管理上，大数据的分析结果能够对物资的整体采购进行统一化的管理，每一条物资的信息都可以通过系统查询了解，对于整体的物资消耗规律给出良好的展示，便于企业日后的发展。同时，系统会对物资的采购来源和运输过程进行追踪，当发生质量等问题时可以十分方便的追根溯源，找到相应的供应商。从而加强物资物流管理和质量管控。⑥基于ERP系统建立起来的框架协议，对于企业的库存管理也起到了很大的作用，为实现零库存管理建立了基础。

四、ERP技术系统与企业物资管理间的联系

ERP系统是一种新型的管理模式，它能够以先进的思想对企业物资管理进行改革，以物资管理层为具体受众，在高质量计算机人才的设计和使用中为整个企业带来良好的发展前途，企业高层以新技术在相应的企业领域推行发展，实现对整个企业物资集中采购的管理，它是一个良好的工具，在企业面对物资管理时能从上而下的达成共识。不过，要将其完整的纳入具体的实践操作中，企业领导者必须做到将ERP管理系统本土化，成为企业的一部分。要使企业能够良好贯彻和实施这种新技术，不能只看重它的实际效用，要让其真正为企业所服务，就应该学习其他企业的成功实行经验，规划企业相关物资管理的细节，使其从管理层到基层的员工都有实施的自觉性。