医院档案管理信息化建设的作用及价值

2023-09-30河北唐山

现代企业 2023年7期

□ 河北唐山王蕾

档案管理工作是医院管理的核心组成部分，不仅关乎医院数据处理能力，更关乎病患处置效果及医院营运水平。伴随时间的推移，公众对身体健康的需求日渐高涨，国民看病逐年递增，档案数量逐渐保障，传统档案管理模式已经无法适应现代化发展需求。由于档案总量剧增，增加了资料整理及查阅的难度，无法发挥档案原本的价值，同时也为相关工作带来难题。为了解决医院档案管理工作与时代需求不匹配的问题，需实现档案管理的信息化发展，提升档案管理工作效率，为档案查阅及调用提供保障。基于网络共享的特点，实现对档案的一键查阅与调用，提升医院综合实力，推动医院档案管理的现代化转型。

一、医院档案管理发展趋势

医院档案管理是对档案信息的收集、整理、翻阅及利用，信息技术档案管理可利用信息技术对档案信息资源进行统整排列，结合智能算法按照类型、时间等进行区分。医院档案内容具有繁杂且大量的特点，随着患者人数的增加，医院档案管理面临巨大难题。伴随计算机技术的持续发展，医院档案管理面向多元化及智能化发展，在信息技术的帮助下可有效提升档案处理效率及调用速率，更加凸显了档案的服务效能，同时也让档案信息的价值得以有效发挥，解决了传统医院档案管理模式效率低且错误率高的问题。传统档案管理模式主要针对纸质档案的收集与整理，但在信息技术的辅助下，出现了图片、视频、音频等数字类档案。若继续沿用传统档案管理模式，既影响档案管理效率，还会限制医院的数字化发展。利用信息技术后，可将纸质档案转化为数字档案，解决了档案类型单一且翻阅效率低的问题。总体而言，信息技术的出现改变了医院档案管理模式，推动了医院档案管理智能化高效化发展。

二、医院档案管理信息化建设的作用及价值

1.实现医院资源的合理调配。医院档案管理信息化发展可提升资源调配效率，可提升医院归档及资料整理工作效率，有助于提升医院资源利用效率。将信息技术应用在医院档案管理中可解决医院工作人员不足的问题，有助于及时解决医疗服务问题，同时确保医生可及时获得患者医疗档案信息，对患者进行及时救治，让档案管理工作者可依照医生医疗结果开展资料归档工作，持续提升档案管理效率，提升医院医疗水平。医院通过对信息技术的合理运用，可让医生及时查找患者病历信息，并将各项数据录入到信息系统中，有助于不同部门共用档案信息，在第一时间获得患者就诊信息。依托信息技术，可对病历信息进行及时归档，显著提升档案资料利用效率，让其更好地服务于患者。医院内部各部门通过信息技术可进行资料共享与数据互联，让患者避免重复性挂号，可让患者在第一时间下就诊。在医院档案管理中应用信息技术，可解决重复建档、重复化验等问题，把握患者就诊的黄金时期。同时，借助信息技术可让所有科室按照标准化及流程化办事，让医院所有医疗资源可得到有效调配，让我国医疗事业良性发展。

2.有助推动医院档案管理模式的现代化发展。在网络技术的持续发展下，信息技术已经渗透到人们日常生活的方方面面。信息技术在档案管理工作的应用是技术革新与科技发展的必然选择。利用信息技术，可显著提升档案管理质量，让医院发展与社会现代化进程相匹配。传统档案管理大多采用纸质档案的形式，纸质档案资料整理效率较低，同时很容易受到火灾、水、虫害等因素影响，导致档案完整度不足，既影响档案资料的利用，同时也不利于资料的共用与存储。档案信息化转型后，可利用计算机技术对资料进行一键调用，不仅提升了档案资料整理工作效率，同时也提升档案调用效率，减轻了人工统计整理工作效率低且负荷大的问题。与此同时，借助信息技术，可让所有科室通过共享网站查找档案信息，通过信息系统为不同部门、不同级别工作赋予权限，可省去档案调取审批的流程，提升了工作效率。医院工作人员可通过医院内网随时查找档案信息，无需在档案室寻找患者病历档案，让患者就诊更为便捷，推动了医院的现代化发展。

3.提升医院服务质量。医院运营过程中主要面对的是患者，患者是医院的主要服务对象。因此，让患者看病感到便捷是医院提升办院水平的重要指标。传统就医模式中，患者需要在地方排队才能获得一次看病机会，促使患者看病成本较高，不仅就诊体验差。同时，也降低了医生接待患者的效率。将信息技术应用在医院档案管理中后，可通过信息系统为患者分配对应的科室，实现了医院资源的充分利用。目前，大部分医院基本实现了线上挂号，让患者看病更为便捷及轻松。为了进一步提升患者看病效率，提升医院服务水平，需借助信息技术，对医院档案进行合理分类及整理，把各类科室档案信息整合到医院公共信息平台中，实现医院医疗水平的进一步提升。与此同时，在对不同档案进行整理时，利用信息技术可解决不同地区档案信息处理差异性的问题，借助标准化制度，让医院档案在信息技术的网络中科学互通，可以最大限度保证患者就医效率，提升医院服务质量。

4.为医院决策提供参考。医院档案管理工作主要根据科室需求对患者档案信息进行分类及存储，利用信息技术后可为信息归档提供便利。随着信息技术的持续发展，档案信息化成为医院档案管理工作发展的必然方向。在时间的推移下，档案资料持续累计，让资料处理难度持续加大，传统档案管理模式无法满足当前工作需求，因此为了提升档案资料利用效率，应发挥档案资料的价值，推进医院档案管理工作的信息化发展。借助信息技术，医院可将档案资料统一到一个平台中，在医院开会期间可对所需资料进行一键调用，例如在疑难杂症治疗中，纸质档案在分发及阅读中不够便捷，利用信息技术可将患者病症及档案信息呈报在会议屏幕上，有助于商讨患者疾病治疗手法。此外，借助信息化档案资料，决策者可随时了解医院医疗水平及发展状态，同时评估医院营运状态，对医院未来发展提供科学的规划，可随时查找档案信息，为医院决策及制定战略规划提供依据。档案管理信息化可最大限度发挥档案工作的价值，为医院稳定运营及持续发展奠定基础，提升医院发展水平。除此之外，档案信息化对医院档案管理工作及医院营运具有明显的促进作用。

三、医院档案管理信息化建设存在的问题

1.医院档案管理制度有待完善。医院档案管理信息化建设中档案管理制度是评价档案管理信息化建设程度的重要指标，所以在医院档案管理过程中既要具备细化的管理流程，同时也需具备精细化的管理标准。目前，部分医院在档案管理信息化建设中侧重于信息技术的应用，仅将档案管理工作从线下模式转化为线上模式，并未对此建立线上特有的档案管理章程，促使线下档案管理制度与线上管理制度不匹配，不适用于现代化档案管理工作，极易出现工作不规范的问题。

2.部门协同性不足。医院档案信息化建设的目的是提升档案管理效率及质量，但部分医院在档案信息化管理中沿用了传统的管理体系，其弊病主要体现在审批流程与部门沟通方式上。利用信息系统后，本应可提升审批速度，但由于不同部门之间的协同性不足，导致审批流程依旧冗杂。与此同时，在信息逐级呈报中，虽然不同部门之间在传递信息过程中需经过系统多重验证，但系统让部门职责融为一团，导致不同部门的责权混淆，一旦信息呈报出现问题将出现职责归属难的问题，从而削弱了信息技术的真正价值。

3.医院档案管理信息化建设缺乏长效考量。医院档案管理信息化建设的最终目标是实现医院档案管理乃至医院管理的数字化、集成化发展，但是部分医院在利用信息技术时仅将其作为一时之便，未注重技术的长效化应用。例如，档案信息化管理有两大优势，一是改变档案管理模式，提升资源配置效率；二是发挥监管功能，让所有信息的调取均有章可循。目前，部分医院仅认识到前者的重要性，未有效利用档案信息化管理的监管功能，未设立奖惩制度，导致档案信息化管理实效性不足。

4.人才专业化水平有待提升。在信息技术的高速发展下，医院档案管理基本实现了档案信息化转型，但部分档案管理工作者自身信息技术素养不足，导致医院档案信息化建设举步维艰。在医院档案管理工作中，管理人员的工作水平决定着档案信息化推进程度，如果管理者不具备对应的信息素养及熟练运用信息技术的能力，将无法保证档案管理信息化的有序开展。与此同时，医院档案管理信息化发展中，忽视了人员信息化管理能力的提升，未及时地进行技术培训，导致部分管理者仅能在实际工作中慢慢摸索，从而导致档案信息化管理实效性不足。

5.医院档案管理智能化水平不足。目前，大部分医院均利用信息技术对档案管理模式进行改革，但档案管理信息化系统的智能化水平有待提升。在智能化系统开发能力不足的影响下，导致医院档案存在暴露风险。相对医院档案信息而言，是患者绝对私密的信息，一旦泄露将对患者生活带来巨大影响。对此，医院档案管理信息化建设中需认识到智能系统与技术应用的重要性。

四、医院档案管理信息化建设的措施

1.健全规章制度，落实责任制度。为了推动医院档案信息化建设，需加强制度建设，为档案信息化提供约束及指导。其一，制定廉政档案管理制度，将移交、核查、查阅、销毁、归档等工作作为档案信息化建设的主要内容，并定期核查工作状况，对存在问题进行会议分析，加强研判工作力度，为档案信息化管理提供保障。其二，建立档案层级管理机制，解决同级管理难度大的问题。通过建立责权制度，并出台与医院运营匹配的责任体系，让档案管理人员认真履职。相对数据填报人员，需确保数据的真实性及有效性，保证档案信息的完整性及准确性，对数据资料负责，对病人负责。其三，建立档案管理追究责任制度，当发现数据出现问题的事件后，需追责到个人，让所有人员都认识到档案管理工作的重要性。在档案管理出现纰漏后，根据信息情节轻重，对不按照规章办事的人员予以严惩，主要方式为通报批评或纪律处分。其四，加强医院信息制度建设，通过搭建信息化平台，将传统档案管理事务藤架到信息系统中，并对纸质档案进行存储，确保纸质根档案的完整性。针对电子档案，需进行三级备份，即除了可查阅的档案外，还需对档案进行两次备份，分别存储在不同主机内，避免档案遗失。

2.统筹管理，实现部门联动。针对医院档案管理信息化建设中各部门相互独立的问题，需让各部门认识到“利益共同体”的内涵，全面梳理行业流程及环节，秉持查缺补漏的理念简化事务处理流程。与此同时，制度制定时应深思熟虑，吸纳各部门的意见，同时考虑各部门行使权力中是否存在交叉的问题，如果存在事务交叉需按照事项与部门间的关联度划分最终责任人，解决事务处理中流程冗杂的问题。当联合第三方机构指定内控制度时，需考虑制度与法律文化的合规性及时效性，与监管部门沟通，及时剔除陈旧条例，确保内部控制合规合法。针对审核管理机制，需建设制度审核流程，确定制度审核的责任部门，明确相关职责范畴与工作要求，行内规章制度在正式发文公布前，均需通过合规性、有效性审查，保障医院制度的规范性和指导性。总体而言，档案管理信息化建设中需实现各部门的联动，同时发挥制度的约束效力，不可脱离医院营运的现实需求，通过优化制度体系，实现部门间协调运作，保障医院稳定运营。

3.落实管理办法，建构长效运营机制。为发挥医院档案信息化的作用，医院应制定科学的档案管理监督方案，落实监督管理细则，确保各项制度可顺利推进，保证档案信息化管理工作中存在的问题可在第一时间被发现。医院档案管理者需有效监督管理，保证档案信息的真实性及有效性，让其可为医院医疗服务的顺利开展提供保证。医院借助互联网记载档案归档信息，采用定期抽查与不定期抽查的方式监督档案管理工作效果，在第一时间发现档案管理人员或档案工作开展不良的问题。此外，在上述问责制度的基础上，制定奖励制度，让工作者在受约束的同时，也可通过认真履职获得相应回报，提升人员工作积极性。通过监督与奖励，建构医院档案管理信息化发展长效机制，将档案管理信息化理念贯穿到档案工作全流程中。

4.提升医院档案管理人员综合能力。医院档案管理信息化发展中需配备定量的信息技术管理人员，为实现医院档案管理机制的常态化运行，需建立一支综合能力及素养满足档案管理需求的专业人才队伍。档案管理工作需持续提升人员综合素养，适应信息技术的快速发展。其一，医院档案管理中需注重引入新鲜血液，为医院档案管理引进新的技术人才，可与高校进行合作，与高校学生签订就业协议后拓宽人才来源，为培养专项人才提供保障。其二，需设立常态化信息化档案管理部门，注重原职工能力的提升，定期开展培训，引导及鼓励员工学习与信息技术相关的档案管理技术，持续提升自身业务水平，尤其注重维修及设备检查方面能力的提升。最后，推行信息化档案管理人才引进常态化机制，对专项人才提供扶持资金，调动人才学习及提升积极性，持续为医院档案管理注入新生力量。

5.建立信息化档案系统。医院档案管理具有量大、复杂且价值高的特点，所以必须注重档案管理。信息化背景下，纸质档案逐渐被数字档案取代，医院需顺应时代发展，实现档案类型的转化。对此，医院需建立专门的档案管理系统，并配备专有数据库，提升档案管理效率及档案调用速度。首先，基于大数据技术引入并收集档案信息，将其汇总在数据库中，加强档案管理及存储管理。其次，在实践中持续探索数据库优化方案，注重数字化管理系统的改良及升级，持续创新数据调用算法，同时也需加强系统安全性，对维护系统、安全保护系统及管理系统进行分类，让系统按照不同标准发挥最大作用。