企业物资管理中的采购风险管理策略

卓丽莉

【摘  要】采购风险管理是企业物资管理的重要组成部分，同时对企业的生产活动、经营效益产生了直接影响。论文首先介绍了企业物资采购中常见的风险类型，如市场风险、信用风险、计划风险、验收风险等，随后概述了物资采购风险管理应遵循的基本原则，包括预防性原则、信息共享原则、全过程管理原则，最后从实际出发，提出了编制合理的采购计划、筛选供应商、严格质量验收、加强内部控制等采购风险管理策略，为现代企业提高物资管理水平、科学防控采购风险、维护自身经营效益提供了有益帮助。

【关键词】物资管理；采购风险；供应商；价格计划管理

【中图分类号】F274；F251                                             【文獻标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2023）08-0115-03

1 引言

狭义上的物资采购是指企业根据自己的生产经营需求拟定采购计划，然后挑选供应商、签订采购合同，以及完成物资购买、运输、检查等一系列流程。其中，采购风险存在于物资采购的整个过程中，如果采购计划不合理、供应商信誉差，或者是采购合同存在漏洞，都有可能引发采购风险，进而损害企业的利益。面对激烈的市场竞争，企业的风险防控意识得到增强，对采购风险的重视程度也有所提升，在这种情况下探究采购风险的防控策略成为热门研究课题。

2 企业物资采购的常见风险

2.1 外部风险

物资采购中的外部风险主要包括：①自然风险，由于遇到自然灾害等不可抗力导致物资采购工作受到干扰，例如，强降雨引发的洪水、泥石流导致交通受阻、物流中断，物资无法按时运送。②政策风险，因为国家经济政策调整，或者是宏观调控等变化，对物资采购产生影响。例如，国家修改了某项原材料的标准规范，现有的物资因为不符合最新的标准规范无法使用，需要重新生产，无法在约定时间内供应。③市场风险，市场行情始终处于波动变化中，如人工成本、物流成本的增加，都会导致物资采购成本的上涨，很有可能因为预算不足导致采购任务无法顺利完成。④信用风险，企业虽然与供应商签订了合同，但是无法杜绝违约风险。供应商可能会利用合同条款中的漏洞提供价格更低、质量更差的原材料，或者是低价中标后以次充好，这种失信行为也会使企业面临采购风险。

2.2 内部风险

物资采购中的内部风险主要包括：①计划风险，企业在采购物资前要根据自身的生产需求、资金状况编制采购计划，如果采购计划不合理，会对采购工作的开展产生负面影响，由此导致了采购计划风险。例如，物资采购计划滞后于实际生产，出现物资短缺情况，影响企业生产活动的正常开展。②验收风险，企业对于供应商提供的货物没有进行仔细、严格的验收，出现货物型号、规格与合同约定不符等情况，或者是存在严重质量缺陷等问题，这些原材料一旦投入生产，不仅会给企业带来经济损失，而且严重损害企业的商业信誉[1]。

3 企业物资采购风险的管理原则

3.1 预防性原则

采购风险会产生连锁效应，例如，采购价格上涨，企业生产成本也会同步增加。如果企业提高产品价格，产品的市场竞争力就会下降，终端销售压力增加；如果企业不提高产品价格，那么企业的销售利润被压缩。因此，企业采购风险必须坚持“预防优先”原则，从源头上采取多种措施预防采购风险的发生，将采购风险的发生率以及采购风险带来的负面影响降至最低。例如，企业需要采购大宗物资时，采取公开招标的方式选择合适的供应商。所有符合招标要求的供应商都可以参与投标，做到公平竞争。企业选择多个评价指标（如商业信誉、供货能力、运输距离、产品报价等）对所有参与竞标的供应商作出综合评价。选出信誉较好、供货稳定、报价较低的供应商，与之签订合同。这样一来，能够有效减少因为供货不及时、质量不合格等问题导致的采购风险，切实维护了企业的利益。

3.2 信息共享原则

经验表明，企业物资采购风险的发生，多数情况下与信息不对称、沟通不到位有关。在物资采购风险管理中贯彻落实信息共享原则，就是要求各方之间保持良好的沟通，打破信息屏障，做到相互协调，确保物资采购任务顺利完成，让企业与供应商实现“双赢”。在企业内部要建立良好沟通机制，让采购部门、财务部门、仓管部门、生产部门等平行部门之间做到信息的无障碍交流。采购部门在了解生产部门的生产计划后，明确下一步生产所需的物资。同时，采购部门向仓管部门了解物资的库存情况，并判断物资是否充盈。如果物资不够，则编制物资采购计划，并向财务部门申请资金。最后利用财务部门划拨的资金完成物资采购，及时核验入库，保证生产计划的顺利执行。多个平行部门之间做到信息共享，让物资采购任务得以顺利完成，有效预防物资采购风险的发生。

3.3 全过程管理原则

采购风险具有突发性特点，实行全过程管理能够结合采购流程，从各个环节上采取有效应对措施，实现对采购风险的超前预防、精准控制。基于全过程原则的采购风险管理，需要抓好事前预防、事中控制、事后总结3个环节：事前预防包括编制合理的采购计划，综合比选供应商，以及精简招标采购流程等；事中控制则是对采购进度风险、采购质量风险、价格变动风险等一系列可能发生的风险，采取行之有效的控制措施；事后总结是根据物资采购工作中遇到的问题，或者是暴露出来的缺点，展开总结、讨论，提出对策、建议，从中吸取教训，进一步提高采购风险管理水平[2]。严格遵循全过程管理原则，有助于提高企业对采购风险的识别和控制能力，对降低采购风险的危害、维护企业自身的经济利益有积极帮助。

4 企业物资管理中采购风险的防控措施

4.1 采购前期的风险管理

4.1.1 编制合理的采购计划

采购计划对物资采购的全过程起到了指导作用，保证采购计划的合理性是预防采购风险的有效途径。企业物资管理人员在编制采购计划时，应做到以下几点：首先，兼顾现实需求和前瞻需求，采购计划要体现出一定的超前性。在企业财力允许的基础上，提前确定下一阶段的采购计划，并按照该计划采购物资，从而保证企业各项生产活动的前后衔接、有序进行，有利于提高物资利用率、实现利润最大化。其次，在控制现实支出预算的同时，节约后续成本。所谓现实支出，是指企业采购当前物资或服务实际支出的款项；而后续成本，则是各类设备的维护、升级等相关费用。企业采购部门在编制采购计划时，既要加强对现实支出预算的控制，避免超预算等情况的发生，也要充分考虑物资、服务的后续成本支出，这样才能切实降低企业运行成本。最后，编制物资采购计划时要区分轻重缓急，特别是在企业预算有限、资金周转存在一定困难的情况下，应当将急需的物资列在采购计划的前面，优先采购。

4.1.2 筛选供应商

供应商的资质、信誉、实力等，对采购风险也有深刻影响。有些供应商信誉不良，没有按照采购合同提供符合标准的物资，而是用价格更低、质量更差的物资以次充好，由此引发采购风险。为了杜絕此类问题，企业采购部门必须要严格筛选信誉良好、实力较强的供应商，并通过签署采购合同的方式维护自身合法权益，从源头上预防采购风险的发生。企业必须建立完善的供应商准入制度，如果条件允许应当成立专门的供应商审查小组，小组成员从企业的采购部门、研发部门、质管部门、生产部门等抽调，发挥各自的专业特长协商制定供应商的评定标准，重点从供应商的物资价格、商业信誉、供货能力、创新能力、售后服务、产品合格率等方面展开综合评价[3]。多方对比、优中选优，选择最合适的供应商与其签订采购合同。在甲乙双方签订采购合同后，企业方面要进一步规范对供应商的管理。例如，引入淘汰机制，在双方合作过程中，如果供应商出现了产能不足、产品质量欠佳等问题，可以依据合同解除合作关系，重新选择更加理想的供应商。

4.1.3 实行价格计划管理

采购价格与企业经济利益密切相关，在保证物资质量过关的前提下尽量压低采购价格，能够降低企业生产成本，提升企业经营效益。企业采购部门实行价格计划管理，对预防采购风险将会产生积极影响。一方面，企业需要构建更加公平的价格管理体系，依托大数据、物联网等信息技术设立价格库，通过多种渠道收集物资的历史采购价格，掌握某一类物资的价格变动规律，并根据这一规律预测未来一段时间的价格变化。对于非紧缺物资，可以根据采购价格的周期性变化规律，选择在价格相对较低的时间段进行采购，从而帮助企业节约采购资金。基于共享理念，选择有相同采购需求的企业进行价格资源共享，掌握最新的物资价格信息，并以此为依据灵活调整采购时间和采购规模。另一方面，采购部门尝试多种方法压低采购价格，例如，增加采购数量压低采购价格，或者是采取招标方式选择报价更低的供应商。需要注意的是，无论采取何种策略，必须要保证物资质量过关、符合使用要求，坚决杜绝以次充好等情况。

4.2 采购期间的风险管理

4.2.1 价格变动风险控制

供应商的涨价行为是造成采购风险的常见因素。受到原材料和劳动力成本上涨的影响，供应商为了维持自身的经营利润会相应地抬升供货价格，如果涨幅较大，容易引起采购风险。对于此类情况，企业采购部门可采取以下措施：首先，企业与供应商之间保持良好沟通，当供应商迫于成本压力需要涨价时，双方应召开会议分析涨价的原因、制定相应的策略。对于外部因素（如人工成本、原料成本的增加）引起的成本增加，企业判断涨价是否在可接受范围之内，并分析涨幅对企业生产、产品销售、经营利润等带来的影响。经过内部讨论后，再判断是否维持与供应商的合作关系。有效的沟通能够减少双方的争端，最终达到“双赢”的效果。其次，企业方面应当认识到，物资价格的波动变化是常态，因此在确定采购预算时可以适当提高预算。即便是后期因为不可抗力采购价格出现小幅度的上涨，也不会影响正常采购，从而保证物资的稳定供应和维持企业生产的正常进行。

4.2.2 采购进度风险控制

采购进度风险主要表现为两个方面：一是供应商方面因为产能不足、生产线故障等，无法在合同约定时间内提供相应数量的物资；二是企业方面因为项目进度变更，或者是扩大生产规模，需要使用更多的物资，企业需求超出了供应商的供货能力，引发采购进度风险。对于不同情况，应采取差异化的风险控制措施。如果是供应商方面的问题，企业方面发挥自身的人才优势，指派经验丰富、能力较强的技术人才对供应商提供生产支持或培训指导，使供应商能够保质保量地完成任务，提供符合采购需求的物资。采取上述措施仍然不能满足采购进度，企业可以考虑更换供应商[4]。如果是企业项目变更、扩大生产出现供应风险，一方面，要尽早通知供应商，方便供应商根据甲方需求灵活调度资源，按时交货，防止出现货物延期的情况；另一方面，企业可以临时选择其他供应商采购物资解决燃眉之急。通过控制采购进度风险，保证了企业生产所需物资能够按时、稳定供应，让企业的生产经营活动得以顺利开展。

4.2.3 物资质量风险控制

在物资采购管理中，保证物资的稳定和及时供应固然重要，但是采购物资的质量是否符合标准也必须予以重视。尤其是在市场竞争加剧的背景下，一部分供应商以低价为噱头，吸引企业与其签订合同，然后再提供假冒伪劣材料，严重影响了企业产品质量、损害了企业商业信誉。因此，在采购风险管理中，采购物资的质量风险控制尤为重要。建议企业采取以下3点控制措施：第一，制定并实施采购质量计划。企业采购部门按照“质量优先”原则，在编制采购计划时要详细说明每一类物资的采购要求，包括规格、品种、型号、数量，等等。在采购物资时严格按照该计划进行采购，同时采取抽样检查的方式，核验物资的品种、规格等是否符合采购要求，对于不符合要求的一律不得使用，从根本上避免物资质量风险。第二，明确质量控制要点，企业采购人员要熟悉相关的技术规范、工艺要求、国家标准，在此基础上核验采购的物资是否符合规范标准。凡是不符合的，一律不得使用。第三，设立采购质量信息台账，加强质量信息反馈。对于采购、接收、使用等各个环节出现质量问题的物资，均应当做好记录。采购部门根据采购质量信息台账分析引起物资质量风险的原因，并寻找可行性的应对策略，为今后物资采购工作的开展积累经验。

4.3 采购后期的风险管理

企业采购部门围绕采购流程，全面梳理采购中存在的各类风险，同时结合以往的采购风险管理措施，制定一套完善的内部控制制度，降低采购风险的发生率。企业尽快设置独立的风险控制部门，每当采购部门进行大宗采购时，风控部门必须做到全程监督、全程审计，实现采购风险的超前识别、有效控制。由于风险控制部门具有较强的独立性，在风险信息的收集、利用和反馈上具有极大的便利性，为采购风险控制创造了良好条件。风险控制部门在收集和分析风险信息的基础上，编制采购风险报告，提交给企业的管理层作为决策依据。除此之外，企业还要加快推进管理流程改革，提升治理现代化水平。通过精简采购流程，减少审批环节，保证责任得以层层压实，这对于防控物资采购风险也有积极效果[5]。鉴于物资采购风险管理对企业生产活动、经营效益的重要影响，有必要根据风险管理内容细化绩效考核标准，将采购风险管理水平与个人的薪资绩效挂钩，通过这种方式倒逼采购人员强化风险意识、提高风险控制水平。

5 结语

采购风险除了会影响正常的物资供应，干扰企业的生产经营外，还有可能导致企业无法如期交付产品，进而损害企业的商业信誉或者是带来违约风险。在市场竞争日趋激烈的大环境下，企业要高度重视采购风险的危害性，将全过程管理理念贯彻到采购风险管理中，做到事前预防、事中控制、事后总结，切实提高采购风险管理水平，将采购风险的发生率，以及采购风险产生的危害降到最低，保障生产活动正常开展，维护企业自身经济利益。

【参考文献】

【1】康志英，邬小若，魏国华.A企业工程与物资采购风险防控审计研究[J].内蒙古科技与经济，2021（21）：52-54.

【2】陈英明.国有煤矿企业物资采购的风险控制管理研究[J].石油石化物资采购，2023（2）：10-12.

【3】董树荷.大数据时代企业物资采购管理与风险控制策略分析[J].经济管理，2023（4）：311-312.

【4】范冬云.油气管道行业采购风险管理体系构建与实施[J].交通企业管理，2023（1）：94-96.

【5】李敏.可持续发展理念下煤矿企业物资采购的风险监督与控制管理[J].石油石化物资采购，2023（3）：7-9.