论物业管理成本费用的控制

2023-09-27李冬霖

经营者 2023年3期

关键词：成本费用物业管理物业

李冬霖

（中电建五兴物业管理有限公司，四川成都 610000）

一、引言

物业这项工作本身就具有独特性，而且流程比较复杂。物业管理公司的任意一项成本费用管理工作都需要大量的人力和时间投入、设备与费用消耗等，这些是一个物业管理公司应当具备的基础要素，有利于保障物业管理公司发展过程中的成本费用控制工作顺利开展。

二、物业管理成本费用及其构成

物业管理属于具有服务性质的第三产业。当前我国的物业管理公司在经营的过程中，受到物业范围的限制，涉及不同的专业和部门，因此如果没有达到一定的经营规模［1］，就会出现经济效益降低甚至亏本的情况。同时，由于不同地区的思想不同，因此物业管理公司需要按照条块分割所管理的物业，导致很多物业管理公司出现经济效益低下的情况。

物业管理成本费用主要指的是物业管理公司每一年开展管理工作与服务的各种支出。成本费用可根据不同的类别、标准、小区规模等划分成不同的内容。

物业管理公司一般按照城市住宅小区的管理范围和收费项目实施成本费用管理。住宅小区物业管理的公共性业务所需的费用一般有物业服务者的薪酬、员工社会福利费、公共设施和设备维护费用、绿化环境费、清洁卫生费、办公费用、社文活动费用等，这些内容构成了整体物业费。一般来讲，物业管理成本费用和管理公司所接管的物业面积有很大的关系，可将其分为固定费用、变动费用两种。固定费用指的是费用的多少与面积的大小没有直接联系的费用，如物业管理公司有一项固定资产折扣费，这笔费用本身不会因为接管物业的面积变化而变化，因此可称其为固定费用；反之，会受接管物业面积变化影响的费用称为变动费用，如工作人员的工资、福利费、办公费等。

三、物业管理成本费用控制问题

（一）人工成本问题

在物业管控费用的过程中，人力成本方面的支出是重点，其通常占据整体物业费用的60%～70%，不仅包括所有物业管理工作人员必需的费用，还包括清洁工、保安、维护员等人工费用。因此，人工成本对物业管理业务费用的影响是相当大的［2］。

在对人工成本实施管理的过程中，应当用不同行业的物业管理方式进行分析。由于所需的工作人员职责不同、结构不同，因此要根据管理的规章制度开展人事编制工作，合理配置工作人员，并保障员工在服务工作的基础上获得合理的薪资。在实际管理的过程中，人员冗余、薪资不合理、岗位设置不恰当等问题层出不穷，这要求物业管理公司提高管理效率，从而提升物业费用成本管理及控制的实效性。

（二）设备成本和管理成本问题

在物业管理成本费用的过程中，设备成本和管理成本所占的比重是除人员成本之外最大的一项，具有上下浮动的特点，所以也是物业着重管理的一部分内容。

在当前物业管理的基本流程中，设备管理工作主要涉及设施运营、设备维修等方面的成本费用，这都是设备管理成本核算的主要内容。管理人员在开展物业管理的时候，不但要增强自己的成本管理意识，还要对设备所需的成本费用严加管理，确保成本管控的有效性。同时，必须对物业管理业务中的成本进行全方位管理。此外，在对设备采购等成本费用加以管理时，要管理设备保养、维修等需要的成本，确保能在运行的过程中延长设备的使用寿命，减少物业管理公司更换设备所需要的成本［3］。很多物业管理公司在实际管理过程中，并没有科学开展设备维修与养护工作，每月的设备检查与维修等工作并没有达到相应的要求，导致设备维修费用无法得到有效控制。

（三）办公成本问题

物业成本费用除了人力、设备费用之外，还有办公所需的费用。物业管理公司在进行成本管理的过程中，会通过采购的方式购买办公用品，并对其进行优化配置。应采用由领导部门统一采购的方式，这样无论是在管理还是在公共办公布置上，都能获得相关人员的支持，不仅能避免浪费资源，而且能统筹规划成本，使成本费用管理工作更加完善；管理人员也可以根据相关制度的要求，建立合理的奖惩制度，管理与约束工作人员的行为作风、工作方式等。但物业管理公司在实际管理的过程中，仍然需要工作人员针对不同的问题采取相应的管理措施，并合理控制物业管理成本费用，保障公司的运营效率。

四、物业管理成本费用控制优化措施

（一）加强对物业成本费用的事前控制

物业管理公司在管理成本费用时，可以通过事前控制的方式制定各项成本费用的指标，并制订控制成本开支的计划，这样能达到合理控制成本、提高经济效益的目的。事前控制不仅可作为物业管理公司进行成本决策、经营决策的主要依据，还能为成本费用管理工作提供相应的发展目标，使公司在运行的过程中增强对成本控制的预见性，并降低工作的盲目性，在确定好方向之后开展运营工作，这有利于物业管理公司合理制定成本费用管理制度与目标。

除此之外，事前控制可以为公司的筹资活动提供充足的依据，并促使物业增加收入，降低成本消耗，从而获得更大的经济利益［4］。加强事前控制的主要目的就是降低相应的成本，并考虑目标成本和公司盈利的目标，使公司在市场竞争中占据优势。

（二）建立分级控制和归口控制的责任制度

物业管理公司在运营过程中，首先要站在权利、责任、利润这三个角度分析自身的责任制度，并给予相关责任单位与部门一定的经济权限和利益，这样才能自主管理责任成本，完善公司的运营制度。要想健全成本控制责任制度，可以从责任、内容这两个方面，分解成本费用和计划涉及的经济指标，分级实行归口控制，提高责任单位成本费用管理工作的效率。

在物业管理公司经营的过程中，成本与经营费用会得到合理运用，所以要将成本目标分解到每一个部门甚至个人身上，确保成本费用管理工作的可行性。例如，物业管理公司在催收某一经营年度上半年物业费的时候，可以在事前拟定好催收计划，详细描述客户的欠费原因、催缴措施、责任人的职责等，并将这项任务分配到个人，由个人负责相应的催收工作，保障按时完成工作。但是在作相关决议之前，物业管理公司要采用不同的方法与客户沟通，多与业主交流，提高自己在业主心中的认可度，这样才能为物业收费工作打下良好的基础。

（三）建立精细化费用审批制度

物业管理公司的成本开支与预算都须经过公司的批准，就算是在计划上已经规定的费用与开支，也要领导批准后才能支付。这样不仅能合理控制成本费用，还能在费用支出之前对其进行深入的研究，根据实际情况采取相应的对策，确保没有问题之后再交易，保证费用支出的合理性。物业管理公司的管理人员必须对责任公司的消耗水平、成本费用控制标准、规章制度等加以比较，同时了解负责部门和人员的管理能力，对产生问题的因素加以分析，使成本费用控制思想充分贯彻物业管理公司管理和投入的流程之中，这能够为决策人员的管理工作奠定基础。

（四）完善成本实际发生的收集、记录、传递、汇总和整理工作

在开展成本控制工作的过程中，首先要将所需的费用与成本消耗的情况和成本控制标准进行对比与分析，运用反映成本控制情况的数据开展收集、记录、传递、汇总与整理工作。在此过程中，必须保证数据的准确性、全面性与专业性，并通过合理的方式收集与记录，确保成本控制工作正常开展［5］。

除此之外，在数据传递的过程中，要保证其路线是正确的，工作人员也要迅速整理与汇总数据，保障成本控制工作质量得到提升。从经济理论来讲，在生产要素运行的过程当中，人是决定一切工作的要素，物业管理公司要站在科学、合理的角度定岗定编，提高不同阶层员工的综合素质与能力，不断完善劳动定额考核与管理工作，以提高自身的工作效率，提升自身的经济效益，大幅降低经营成本，满足收集、记录、传递、汇总与整理工作开展的需要。

（五）控制日常所需的成本费用

1.材料费用

在管理设备使用时，要从材料的消耗量、材料的价值这两个角度入手。为避免员工滥用材料，供应单位必须根据工程的规范和标准，对设备的维护和使用状况加以监控，同时须由技术人员管理材料。第一，要以标准的消耗量为依据实行限额发料制度，各个部门要按照限额，以分期、分批领用的方式获取相应的材料；第二，物业管理公司要控制材料的总量，并重新分析各种材料的耗用、定额。对材料费用加以控制，能提高物业成本费用管理工作的质量与效率，并充分保障相应利益。

2.工资费用

控制人力资源成本也是物业管理公司降低成本、提高经济收益的主要方式之一，这就需要公司合理筹划每一个员工的工资。控制薪资一般通过增加工时、提高劳动生产率等方式进行，而且物业管理公司大多采用工时分配工作的方式运作，按照责任分配工作内容，将标准工时、实际工时的差异上交到相关部门，这方便公司结合相关的情况制定管理措施，防止出现工作没有做到位而差异扩大的情况。

在物业管理公司运作的过程中，管理部门会对员工的出勤率、工作效率、奖金、津贴等进行相应的监督与控制，并通过定期考核的方式确定员工的实际能力，从而严格控制加班加点、窝工、停工等行为，分析这些工作控制的指标与核算的偏差，寻找存在的问题及原因，对工资费用进行严格控制。

3.间接费用

在控制间接费用的过程中，工作人员首先要从提高工作效率、降低消耗水平等方面着手。间接费用的控制一般是按照月编制的费用指标进行的，物业管理公司的财务部门可以在月初将各项有关费用交给归口管理部门，将根据预算与实际情况分析出的结果下达给各部门与员工，让每一个员工都能了解各费用的控制指标。财务部门也可以定期审查各个项目的费用预算，做好物业的综合平衡工作，对其进行日常控制与管理［6］。