事业单位采购管理风险控制及应对策略分析

王欣婷

（济南广播电视台，山东 济南 250014）

一、前言

近几年，随着市场经济的快速发展，行业竞争加剧，而事业单位在采购管理方面存在不足，常见的问题有合同管理存在风险、采购流程不规范，难以实现有效控制风险的目的。要想促进事业单位的发展，就要结合问题提出有效控制策略，发挥风险控制的作用。

二、事业单位采购管理风险控制的意义

事业单位是指国家出于社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。随着事业单位发展规模的扩大，采购管理所面临的风险也越来越大。因此，管理人员应加强风险控制，这对事业单位的进一步发展具有重要意义，其意义可从以下几点展开分析。

第一，由于事业单位采购金额较多，倘若管理不到位，则会出现相应的风险，为了规范采购人员的采购行为，应加大监督管理力度，以提高资金利用率，保障采购人员能在规定的时间内，采购到质优价廉的产品，实现提高采购绩效的目标［1］。

第二，加强采购风险控制，有助于维护单位的利益。以往事业单位的采购腐败屡禁不止，常常因私自签订采购合同而使事业单位陷入合同欺诈的风险。而加强监督管理，可以杜绝采购过程中的腐败行为，切实维护单位利益，避免合同纠纷。

第三，采购人员要树立正确的采购意识，站在单位的角度思考问题。国家政府部门要加大对采购人员假公济私、收受贿赂、谋求私利等行为的惩处力度，督促采购人员自觉规范采购行为，从源头上规避风险，为我国事业单位财务管理水平的提升奠定基础，真正发挥采购管理工作的作用。

三、事业单位采购管理风险控制现状

（一）内部控制制度不完善

目前，事业单位在采购管理上存在不少风险。事业单位具有一定的公益性质，但它不属于政府机构。事业单位容易产生风险的原因有以下两点。

第一，内部控制制度不完善，不能实现规范采购人员行为的目标。事业单位是以政府职能、公益服务为主要宗旨的公益性单位和非公益性职能部门，在采购过程中涉及的金额较大，倘若采购人员行为不规范，则会制约单位的发展。此时，应通过采购管理风险控制的方法，推动采购行为规范化。然而仍有一部分单位内部缺少专门的风险管理部门，各部门岗位职责划分不明确，在实际采购管理过程中存在诸多困难。

第二，事业单位由于人员编制比较紧张，无法实现相互制约、相互监督的目标，影响财务工作的顺利开展。同时由于内部控制制度不完善，采购管理工作不规范，直接影响单位的经济效益。事业单位甚至会因内部控制关键岗位设置不合理，而给采购工作带来巨大的风险。若不及时处理，会制约事业单位的发展，导致其难以在瞬息万变的市场中立足［2］。

（二）采购流程不规范

面对风云变幻的市场经济环境，事业单位的财务管理面临一系列挑战，采购流程不规范会对事业单位的经济效益带来较大影响。事业单位日常采购金额较大，采购流程不规范，会令其蒙受经济损失。通常情况下，采购业务活动主要包括整购物资、劳务或者工程确定供应商、组织采购、确认与记录负债、付款等，所涉及的内容比较多。采购流程不规范、采购管理水平低下，会给事业单位带来较大的风险，导致事业单位难以实现可持续发展。

另外，部分单位使用的采购风险管控方法不恰当，难以达到令人满意的风险控制效果，一旦产生风险，会对事业单位的各项工作产生消极影响。除此之外，管理人员并没有提出有效的解决方案，往往不知道如何确定供应商，也不知道该由谁来组织验收等，使单位面临更大的风险，直接影响采购工作成效。

（三）合同管理存在风险

现阶段，事业单位存在采购风险的另一个主要原因是合同管理不当。随着事业单位的不断发展壮大，其采购金额将越来越大，要想提高经济利润，必须做好相关项目的采购工作。然而部分单位对非政府采购项目的采购管理往往是自行组织的，管理工作存在不完善之处，导致单位陷入管理风险，进而造成经济损失。其中非政府的采购主要是按照采购的物资、设备、服务价值来进行划分的，管理者应不断完善采购方案，做好合同管理。但是由于前期管理不到位，单位面临合同管理风险。

除此之外，采购项目对招标文件的要求较高，事业单位往往会因管理工作不到位而出现招标文件编制不完善等问题，加大了采购合同管理工作的难度。而在合同签订过程中，工作人员的责任心不强，没有把好合同关，一部分采购人员存在谋求私利、收受贿赂等行为，他们与相应的供应商串通，让单位陷入合同欺诈等风险，直接损害了单位的利益。

四、事业单位采购管理风险控制策略

（一）完善内部控制制度

事业单位要想提高采购管理风险控制水平，就要完善内部控制制度，规范采购管理工作。

首先，单位应建立基本控制制度，通过完善体制机制，约束各部门工作人员的行为。事业单位是国家公益性单位，随着发展规模的扩大，采购金额也越来越大，倘若采购管理不到位，会带来一定的风险，所以构建完善的内部控制制度至关重要，能够让事业单位在激烈的市场竞争中实现更好的发展。

同时，单位要明确采购主体和责任，应根据政府采购法相关规定明确采购事项，从根本上避免采购风险。事业单位要高度重视非政府采购行为，通过构建完善的内部控制制度，合理设置内部控制关键岗位，充分发挥相关岗位的价值。

其次，要根据采购管理工作需求，明确各部门人员职责，只有做到职责权限明确，才能实现各部门相互制约、相互监督的目的，避免财务风险。随着现代社会的发展，事业单位在采购管理中面临诸多挑战，只有构建完善的内部控制制度，才能有效规避采购风险，提高采购工作成效［3］。

除此之外，管理人员应深入分析非政府采购管理中存在的问题，找到问题产生的原因，并进一步采取有针对性的管理办法。管理人员在工作过程中要注重提高工作效率，遵循公平公正的原则，做好财务管理工作，加大监督检查力度，以便发挥内部控制制度的价值，达到有效约束相关部门行为的目的，切实帮助单位规避采购管理风险。

《政府采购法》对事业单位采购活动程序提出了严格要求，要想提高管理水平，就要构建完善的内部控制制度。事业单位管理人员须按照制度要求，做好每个环节的工作，从而有效维护事业单位的切身利益，保护其内部资产安全，杜绝不良风气。

（二）规范采购流程

如今，事业单位采购管理工作量较大，倘若管理不到位，会造成一定的风险。以往由于采购流程不规范，难以提高管理水平，所以为了达到预期的风险控制效果，单位应规范采购流程。其中采购活动涉及的内容较多，如编制订购单、编制付款凭证以及组织采购验收货物等，只有保障每个工作环节的规范性，才能规避采购风险或者财务风险。

首先，管理人员要发挥岗位职能作用，有条不紊地组织采购，确定供应商，同时要明确验收人，形成规范统一的工作流程。当然单位还要注重对采购流程的全过程监督管理，所谓全过程监督管理，主要是指对计划、审批、询价、招标、核算、付款等环节进行有效监督，这有利于事业单位规避采购风险。采购部门要重点审核采购需求，按照规范的流程采购数量和规格达标的产品，这不仅有利于满足单位自身的发展需求，还有利于提高其风险控制水平。

其次，采购部门还要重视履约验收环节，确保供应商能够按照单位采购的需求和合同规定，提供相应的服务。其中验收工作非常重要，应由专门的部门负责人在验收单上签名，之后科学合理地保管物资。

在采购管理过程中，事业单位要分析出现采购流程不规范问题的原因，并提出有效的解决方案［4］。比如通过全方位监督管理，降低风险发生概率，并不断加强内部审计和财务审计，这是全方位监督管理不容忽视的内容，直接影响事业单位的可持续发展。

另外，无论是政府采购，还是非政府采购，事业单位都要确保采购流程的规范化，这是避免出现采购风险的一个重要途径。例如，可以借用第三方力量做好采购全过程管理与监督工作，这不仅有助于遏制腐败风气、节约采购成本，还有助于防止国有资产流失。

（三）做好合同管理工作

在国民经济快速增长的背景下，事业单位在蓬勃发展的同时，也出现了采购管理风险，如采购合同欺诈。针对合同管理风险，管理人员要及时采取有效的风险防控措施，否则会阻碍管理工作的顺利开展，影响单位经济效益的提升。

首先，管理人员应树立正确的合同管理意识，在签订合同的过程中，认真审核相关文件，确保合同内容的科学性。只有严把合同关，才能避免出现合同欺诈等问题。采购人员和财务人员还要强化清廉意识，做到廉洁自律，切实维护单位利益。采购人员还要意识到，倘若执着于眼前的蝇头小利，势必阻碍自身的长远发展。

当今社会瞬息万变，采购人员面临较大的工作压力，作为一名合格的采购人员，应遵循单位的采购原则，在签订合同时，应委婉拒绝供应商的诱惑。而诱惑不是人人都能抵挡得住的，这要求事业单位给予采购人员晋升的机会和平台，通过提高其薪资待遇，或者提供优质的工作环境，提升采购人员对单位的忠诚度，避免采购人员贪小便宜，进而损害单位利益等。

其次，单位在采购管理中要明确非政府采购行为主体的采购方式。例如，采购部门应加强审核，按照单位内部审计审批权限要求，在采购前期做到货比三家，以此筛选合适的供应商。在必要的前提下，要建立“管采分离”的体制机制。

随着事业单位的发展，采购金额越来越大，为了规范采购行为、规避采购风险，构建管采分离体制势在必行。相应的审计部门要发挥自身的监督作用，加强对采购人员采购活动的管理，切实遏制腐败现象，促进事业单位的健康发展［5］。

此外，政府采购项目涉及金额较大，一旦合同签订存在问题，会给事业单位带来较大风险，所以要想提高风险控制水平，管理人员应做好合同管理工作，避免自主签订采购合同等行为。因为自主签订采购合同存在较多的不确定性，容易让事业单位陷入合同欺诈风险。这要求在签订合同时，采购人员应有高度的工作责任心，切实做好合同管理工作，仔细斟酌相应条款，维护单位利益，从源头上避免合同纠纷［6］。

五、结语

事业单位要想实现可持续发展，应完善内部控制制度并规范采购流程，做好合同管理工作，只有做好每个环节的工作，才能达到规避风险的目的。不管哪个行业，采购行为不合理都会带来经济损失。因此事业单位应严格遵循相关法律法规和规章制度开展采购活动，采购人员应在规定的时间内采购到价格合理的产品，这有利于促进我国事业单位的发展，提升服务水平。