财务视角下浅析医院卫生材料管理存在的问题及对策

刘璐 杜春玲 辽宁省金秋医院财务科

引言

卫生材料是指医院向患者提供医疗服务过程中耗费或者植入人体的各种医疗用材料，是医院开展医疗服务活动的物资保障和重要手段。随着医疗科技发展势头迅猛，临床和科研活动消耗的卫生材料在各院各项材料消耗占比日增，卫生材料的类型和总量的激增提高成本水平，应引起医院的重视。为适应新医改和医院业务活动开展要求，我们要以问题为导向，从医院卫生材料管理问题出发，探讨行之有效的解决措施，提高卫生材料利用效率，提升医院医疗服务能力。

一、卫生材料管理现状及问题

医院卫生材料实施多部门联动管理。由设备科进行归口管理，负责采购验收、办理出入库手续、实物发放配送、期末库存盘点、提交回款计划等；财务科负责监督管理，包括会计账务处理、定期监盘、审核回款计划、核对卫生材料收入费用差异等；内审部门进行全流程审计监督。但在卫生材料实际使用管理中，由于医院信息化管理存在孤岛现象等，管理效果不尽如人意。

（一）信息化实施方面

1.卫材管理系统平台利用不足

卫材管理系统平台为医院提供卫生材料采购、验收、入库、出库、盘存等全流程、多维度的信息支持，可以绘画出医院卫生材料管理的全图景。但医院管理和使用人员对平台的开发利用并不充分，如相关比率分析、特定信息筛选统计等功能使用不足。多部门联合开挖系统功能不足，如财务部门进行财务账核对时，需要使用多情景调取数据倒推各类卫材核算的期末余额等。利用平台数据提供管理决策依据方面不尽如人意，表现在平台升级过缓，无法根据工作需要和新维度、新字段生成各类统计报表。平台交互性差，不能较好实现多张报表的勾稽关系审核，增加工作量，影响数据准确性。数据处理不稳定，不同维度的统计报表可能存在数据不一致的情况，需要不定期校验数据，避免增加不必要工作量。

2.跨系统数据壁垒

设备科通过卫材管理系统平台进行卫生材料出入库管理，财务软件通过与该平台数据接口实现自动生成入库、出库相关凭证，减少手工录入的工作量，提高工作效率和准确性。但仍存在一些不足。如卫材管理系统平台缺少内嵌预算管理模块或与财务软件的预算模块互联互通的手段，在实际采购中缺少事中的预算控制，财务部门仅在核算环节进行预算控制，存在事后监控的风险。

卫生材料的出库消耗关键环节的问题也较为突出。一般情况下，卫生材料的消耗由卫材管理系统平台产生卫生材料费用成本数据，可收费的卫生材料计费由HIS 系统管理完成计入收入。在卫生材料取消加成后，可收费卫生材料的收入与成本应该是一致的，但由于两平台相对独立，互联互通不畅，存在逻辑上的不相符。在数据核对时，造成二者差异主要体现在材料的消耗与计费可能计入不同期间，导致收入费用的跨期不匹配。如由于尚未实现数据实时回传等因素，导致两平台对同一事项操作时点、顺序等不同，致使系统间可能出现收入（由医院信息系统，即Hospital Information System，简称HIS 系统，确认收费计入收入）与费用（由卫材平确认卫生材料消耗计入费用）之间的数据差异。由于两个平台间参数维护方式不同以及不同步等，影响了卫材数据的准确性。如某医院卫生材料降价至1000 元以下后将列入低值卫材管理，由于互联互通不畅，造成HIS 系统未及时修改为低值卫生材料，造成卫材收入和消耗数据在高值卫材和低值卫材之间的不匹配及数据混乱，影响医院卫生材料管理的准确性及相关决策分析。为保证数据准确性，需要人工定期核对，增加工作量，效率不高。

信息化建设薄弱致使卫生材料二级库管理混乱。通常，临床科室通过HIS 系统中的医嘱执行等，对患者使用可收费耗材进行收费确认；设备科则使用卫生材料管理系统，以接口形式接收HIS 系统回传数据，进行二级库存材料的出库核销等。但在实践中，因某些卫生材料的特殊属性（在一定条件下属于可收费材料），导致系统中二级库结存数量与实际不符，仍需要人工调整。

（二）实物盘存管理方面

在卫生材料实物盘点方面，设备科月末定期盘点中心库房的卫生材料。由于卫生材料实时消耗出库，材料的盘点数可能与财务账期末数不一致。由于卫生材料管理平台只能提供实时库存数据，不能提取特定时点库存数，因此，财务人员在核对期末数据时，仍需根据盘点表、盘点时点与期末时点期间的出入库数据进行人工计算、复核，手段落后，无法一目了然验证相关表格、数据间的勾稽关系。

在卫生材料实物摆放方面，由于场地空间布局等原因制约，中心库房设有多个库房存放物资，且各库房分布较远，不便于日常收发及存货统一管理。当某一物资数量巨大可能分批到货，或者由于拆零发放的需要存放在多个不同库房，增加了产品效期管控难度。在实际盘点中，由于系统导出的盘点清单与卫生材料的实际摆放顺序不一致，可能存在漏盘点、重复盘点等问题，增加盘点难度。

（三）财务核算管理方面

财务科对卫生材料进行监督管理，负责会计账务处理、定期监盘、审核回款计划、核对卫生材料收入费用差异等。通过卫生材料管理平台和财务软件的接口，卫生材料出入库业务可自动生成会计凭证。在实际账务处理时，对于特殊资金购入的指定用途的卫生材料或者接受捐赠等验收入库的卫生材料，需要进行资金性质等相关明细项目辅助核算。但卫生材料管理平台在对接财务核算方面，无法区分购入卫生材料的资金来源、领用部门等相关信息，财务核算软件无法自动通过卫生材料管理平台获取，仍需人力提供相关数据，财务人员进行手工制作会计凭证。这样的处理方式，易造成特殊信息的漏记账，影响了数据核算的准确性和及时性。同时，增加了年底财务部门结账前的账务核账对账工作量。

随着医用耗材集中带量采购工作的推进，越来越多的供应商和卫生材料品类进入集采目录，卫生材料通过集采平台和非集采采购的方式并存。由于不同的购入方式根据合同约定也有着不同的回款周期，这就造成同一供应商存在着不同的回款周期，均需要单独核算和统计。但在卫生材料管理平台中，供应商注册账号具有唯一性，依据供应商维度的入库业务通过接口生成会计凭证时，无法区分同一供应商下集采购入的卫生材料货款，其他方式购入的卫生材料货款，财务人员需要通过发票加盖的集采印章进行人工确认。随着业务量增加，人工确认方式既增加了重复的工作量，也可能导致数据不准确，需要通过信息化方式进一步提高工作效率和准确性。

针对集中带量采购的卫生材料，集采平台要求当月25 日前完成验收入库的发票，在次月15 日前完成相应回款。但实际业务开展中，医院设备科可能出现验票不及时，导致发票开具日期与入库时间出现跨期情况，增加往来款项对账难度。

二、加强卫生材料管理的措施

通过对卫生材料管理现状的问题梳理，发现问题有其共性。不同于固定资产的单价高、药品的批量总额高等特点，卫生材料量大、单体价值较小，管理方面更为复杂、烦琐，重视程度不够。实现卫生材料的精细化管理，首先要提高领导层面与相关部门对卫生材料管理的重视程度，提高对数据的重视，充分发掘利用平台的数据信息，让信息化提升、流程化改造、实时化跟进促进卫生材料管理水平的提高，为管理决策提供科学依据，为医院发展提质增效。

（一）信息化提升

随着信息手段与大数据技术发展进步，信息化提升可以提高工作的效率和效果。基于卫生材料管理现状，通过对平台系统进行升级改造，建立系统间的互联互动，采用物联网技术引入条形码对卫生材料进行精细化管理，信息化提升将极大提高管理的效率和效果。

采用物联网技术引入条形码对卫生材料进行精细化管理，临床部门使用卫生材料时，通过扫描该卫材条形码，系统自动减少库存数量和库存金额，并结出剩余卫生材料的库存数量和金额。同时，财务等管理部门可以通过系统统计功能，获取临床部门卫生材料实际耗用情况以及库房的库存情况，有效规避管理流程中的质量风险和财务核算风险。建立条形码管理平台。由于条形码管理采用一物一码，既有利于卫生材料库存的核算和管理，当使用不良事件发生时，也能够及时准确地查询到卫生材料的来源，为举证提供资料，有效规避管理流程中的溯源管理风险。不仅在实物盘点时，可以做到实时跟踪、有迹可循，还可以极大提升卫材平台生成的报表的准确度，实现对不同维度的报表之间数据一致性进行校验。

通过条形码技术，打破卫材系统、HIS 系统和财务软件之间的数据壁垒。当对某一产品进行全生命周期的管理时，购入是否符合预算控制范围，降价后是否从高值调为低值，消耗时计入费用是否对应到患者收费等，可以从根本上避免预算事后控制、收入费用跨期、收入费用不匹配、产品盘点盈亏等问题。这种精细化管理可以实现实时管控，不管是归口管理的职能部门还是具体使用的临床科室，都能从中极大受益。

（二）流程化改造

在卫生材料采购入库环节，充分发掘利用卫材平台的数据，进行科学决策制定最佳采购量。整合卫材平台和财务软件，在采购环节进行预算审批，实现事中管控而非事后管控，真正发挥预算控制作用。针对专项资金购入有指定用途，或通过集采平台购入，或捐赠获得等具有特殊事项的卫生材料，在系统办理登记，生成报表，取代手工台账，在审核确认模块中增加采购人、科室负责人、验收人等电子签章功能，减少手工签批的工作量，提高工作效率。

在卫生材料存放管理方面，与相关部门沟通协调，改造卫生材料存放库房，就近安排库房间位置，按照物资类别、批次、效期并结合盘点清单顺序依次存放，便于查找发放及月度定期盘点。如果卫生材料对存放条件有特殊要求，管理部门要根据其要求进行合理存放，并做好相应登记备注工作。物品摆放时，应将效期较近的物资放到较近位置便于先进先出，及时发放。产品包装标签统一向外，方便及时关注产品效期，避免产品过期造成浪费。引入条形码技术后，可以实现对产品的全流程溯源，实现精细化管理。

医院只有按资产管理要求，通过再造卫生材料预算管理和财务管理流程，实现资产管理与财务管理结合，实物管理与价值管理结合，才能做到账账相符、账实相符。

（三）实时化跟进

医院层面要提高对卫生材料管理的重视程度，树立实时化跟进的管理理念，建立起各部门的实时沟通协调、联动机制，有效梳理、整合各部门需求，协调好跨部门间的业务协同，保障卫生材料的及时准确供应、合理有效使用。

医院充分利用信息化技术手段，如引入条形码技术，一物一码可进行全流程追踪，当产品生命周期中出现异常数据，实时跟进解决，防患未然，以免造成医疗事故或者运营管理漏洞等严重不良后果。通过跨系统数据传输，实时核对并矫正跨系统及系统内数据间的勾稽关系，确保数据一致性，这也是医院经济运营平稳的重要要求。当信息系统运行过程中出现异常值时，要实时弹窗预警给相关人员，便于他们及时解决问题以提高管理及使用效果。

财务部门可以通过卫生材料平台与供应商进行往来对账，借助实时化信息手段推送实时账单可以核对往来账款，当双方往来账款余额不一致时，通过卫生材料平台自动比对该账期内医院办理入库的发票信息与该账期内供应商开票信息，发现业务部门是否存在入库不及时等情况，并督促相关科室加快验收入库等业务办理流程，避免卫生材料收支跨期问题，改善内控管理质量，从而大大提高对账的准确性和工作效率。设备科根据产品使用情况等考核供应商以安排往来账款的回款计划，当供应商考核不合格时，将延迟其回款周期。设备科通过卫生材料平台实时将考核情况反馈给供应商，有利于及时改进产品使用效果，也便于供应商了解回款进度，掌握资金情况。

通过对卫生材料管理中可能出现的问题或者特殊需要注意点实时化跟进解决，是确保卫生材料精细化管理的必然要求，也是提高工作效率、改进工作质量的必然要求。

结语

卫生材料管理在医院的运营管理中处于重要地位，涉及医院运营的方方面面。本文从财务视角对卫生材料管理中各个环节可能出现的问题进行梳理并尝试提出解决方案，希望有效提高院内各类工作的质量及效率，对医院在社会中的持续发展有重要意义。医院要结合卫生材料管理现状，通过解决其中的问题，促使医院综合运营能力实现提升。对此，医院应该建立完善的卫生材料管理制度，并培养工作人员的责任心与业务技能，通过信息化提升、流程化改造、实时化跟进，提升医院卫生材料管理质量，为自身的进一步发展打牢基础。