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财务管理工作中解决科研经费“报销繁”的建议

2023-09-26刘松中国科学院海洋研究所

财会学习 2023年9期
关键词:院所科研经费助理

刘松 中国科学院海洋研究所

引言

2018 年科技部办公厅、财政部办公厅印发了《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》,为破除科研项目和资金管理中的繁文缛节,中国科学院开展了解决科研经费“报销繁”的相关工作,但是科研经费“报销繁”的问题,仍需下大力气解决。

为了继续深化为科研人员减负,通过创新工作方式方法,进一步解决科研经费“报销繁”问题,细化实化政策规定,加强督查,狠抓落实,打通政策执行中的“堵点”,增强科研人员改革的成就感和获得感,推动科技创新事业高质量发展。本文针对财务管理工作中科研经费“报销繁”的问题作以下探讨。

一、目前落实科研经费“报销繁”存在的问题

(一)重视程度有待提高

有些院所站位不高,没有充分认识解决“报销繁”问题的重要意义,未将解决“报销繁”的问题作为单位重点工作来抓。有的院所工作中存在形式主义问题,走过场,没有在查摆问题的基础上,深入、系统地研究解决办法,而是头痛医头、脚痛医脚。

(二)缺乏与科研人员沟通

部分院所开展的工作仅局限于管理部门之间,缺乏深入走访调研,未能充分倾听科研人员的切身诉求,提出的一些措施“闭门造车”,没有从根本上解决科研人员的实际问题,有些措施甚至还增加了新的负担。

(三)缺少具体落地措施

有些院所在解决“报销繁”问题中,仅描述现状、查摆问题,对报销审批环节烦琐、报销审批流程长等问题仅提出工作方向,没有提出具体的可操作落地的解决办法,或提出一些不符合现实情况的措施,难以推行实施。

(四)配套措施运用不足

有些院所未完全落实科研财务助理制度,科研财务助理覆盖率低、人员流动性大,仍存在科研人员将大量时间、精力耗费在报销等工作上的情况。部分院所在财务信息化方面有待提升,报销审批等业务仍然主要依靠手工,上线新信息系统与原有业务流程尚未协调到位,造成一定程度的重复劳动。

二、解决科研经费“报销繁”问题可探索实施的举措

(一)高度重视,提高政治站位,加强问题收集

研究所应由单位法人牵头,分管财务所领导具体负责,组织相关部门压实责任,可以由财务处协调其他管理职能部门,成立解决科研经费“报销繁”问题工作小组。针对科研经费在管理及使用过程中存在的各种问题,比如从差旅费报销、固定资产入账、实验耗材登记等各个业务事项方面,认真广泛听取一线科研人员的意见和建议。对科研人员反映的问题逐一进行研究讨论,力争打通科研经费报销管理中的难点,切实提高科研经费报销效率。

(二)梳理完善制度建设与政策宣贯

财务管理工作中应按照“放、管、服”有关精神要求,全面梳理、修订、完善各项财务规章制度。[2]建立人性化科研经费管理体系,全面清理不符合科研活动规律的条款。应从解放科研人员、释放创新活力的角度出发,对属于“陈规旧章、繁文缛节”的规定应减尽减。

可采取的一些具体措施:

(1)制定符合科研实际需要的报销规定,切实解决野外考察等科研活动中无法取得发票的问题。以人为本,遵循科研活动的规律,适应科研活动的实际需要。

(2)修订劳务费和咨询费管理办法。依照国家有关文件,对劳务费和专家咨询费的发放范围和标准进行更新和明确。对通过个人银行卡发放的劳务费和专家咨询费,可适当放宽政策。

(三)简化内部报销程序,优化审批流程,提升审批效率

财务处应与科研团队认真分析梳理,在符合各项国家财经管理制度和内部控制要求的前提下,根据单位科研活动实际和经费规模,合理确定审批权限和流程,明确各环节审批责任,避免交叉重复、权责不清。

可采取的一些具体措施:

(1)对科研人员外地出差,报销差旅费时无住宿费发票但实际发生住宿了的,如果是住在自己或者亲友家里或到边远地区出差等特殊原因,由出差人员提供具体情况说明后即可予以报销,简化手续。

(2)对差旅费施行“在一定天数内出差实行包干”制度。可不提供住宿发票,按财政部规定的职级和出差地住宿标准报销。另外,由于科研人员有些科研任务的紧迫性和不可预见性,在其他附件足以证明出差业务真实性前提下,可取消差旅费申请表、登机牌等相关材料的提供,简化报销所需附件。

(3)探索优化结算方式。对于金额较低的,但未纳入公务卡强制结算目录的费用支出,可提供具体情况说明,不作强制要求。解决结算方式受理环境限制较大、科研人员采购支出受限等问题。

(4)强化单位法人责任制、课题负责人责任制,对审批权限标准根据实际情况,进行适当上浮,放宽权限审批限额范围,激发科研人员活力。

(5)出台相应制度,明确各职能部门审批职责,减少重复、无效的审批环节。避免业务归口交叉重复、权责不清以及各职能部门之间的相互推诿,不愿担责。[3]

(四)落实科研财务助理制度,加强科研财务助理管理和培训

《意见》提出了改进创新科研经费服务方式,建立健全科研财务助理制度,为科研人员提供全方位、专业化服务。把科研人员从各类报销、审计等事务中解脱出来,让科研人员能够潜心从事科学研究。

按照科研人员的比例,配备专、兼职科研财务助理,重大项目全部配备专职科研财务助理。建立财务助理交流群等平台,分享各类科研经费管理制度与规定,推动科研财务助理不断学习进步,做到科研与财务工作的完美对接,同时,对科研财务助理进行财务管理方面的培训,能真正起到财务与科研沟通桥梁的纽带作用,更有效地配合财务以及协助科研团队做好报销审核、预决算编制、预算执行、验收审计等各方面财务管理工作。[4]

(五)加强财务信息化建设,切实提高财务报销效率和服务水平

可采取的具体措施:

(1)结合财务管理业务实际,上线使用“财务报销预约”,解决报销业务量大、排队时间长、报销难问题。

(2)上线“银企互联”打通财务与网银数据直连,解决公务卡还款等业务不能及时出款的问题,提升付款效率。另外,也方便科研人员对自己公务卡消费记录查询及核对。

(3)上线“智能公务之家”,施行交通费智能识别报销,公务出行在线申请、报销、还款、电子凭证直接入账,简化报销流程,极大提升财务管理效率。

(4)开通ARP 系统增值税发票验真服务,对接国税查验系统,极大便利查询发票真伪。

(5)构建发票在线预约开具系统,科研人员在线申请开具发票,财务人员开具完毕后,科研人员在系统内查询申请为“已完成”状态即可到财务处领取。

结语

综上所述,财务管理中很多规定是被逼出来的,以致出现了“一人得病、大家吃药”的做法。科研工作者作为社会经济发展的特殊人才,应该树立清正廉洁的理念,合理使用国家科研经费,提高科研经费使用效率,争取更加宽松的科研经费管理环境。财务管理工作应该倡导逐步建立“以信任为前提,以诚信为底线”的财务报销理念,要把“少跑一趟、少等一天、少签一次”作为解决科研经费“报销繁”的具体目标,把科研人员满不满意作为检验财务管理工作的重要标准,通过优化业务流程、简化报销手续、加强信息化建设等手段,让科研人员少一些束缚和干扰,能够把更多的时间和精力投入到科学探索上,为国家科技进步、社会发展作出更多的贡献。

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