信息化系统在信息化工程监理中的应用

穆军 钟曼丽 林欣

摘  要：当前信息化项目蓬勃发展且不断朝向复杂化、大型化等趋势发展，信息化项目管理难度增加，传统的监理模式已不足以满足当前信息化项目的管理需求。在传统监理工作模式中加入信息化手段，借助信息化系统可以有效弥补传统监理手段的不足，不仅有助于提升工作效率，而且便于文档管理和信息共享，大大提升项目管理水平，实现信息化工程监理的智能化、高效化、规范化和可视化。推动信息化系统在信息化工程监理中的应用是大势所趋。

关键词：信息化系统；信息化工程监理；文档管理；信息共享；智能化

中图分类号：TP315；TP39 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2023）15-0126-05

Application of Information System in the Information Engineering Supervision

MU Jun1， ZHONG Manli1， LIN Xin2

（1.Guangzhou Qingyu Information Technology Co.， Ltd.， Guangzhou  510030， China;

2.Guangdong Financial Operation Monitoring Center， Guangzhou  510030， China）

Abstract： At present， information projects are developing vigorously and increasingly towards the trend of complexity and large size， meanwhile the difficulty of information project management is increasing. The traditional supervision mode is no longer enough to meet the management needs of current information projects. Adding the information approach to the traditional supervision working mode and using information system can effectively make up for the shortcomings of the traditional supervision methods. It not only helps to improve the work efficiency， but also facilitates document management and information sharing， so as to improve the level of project management greatly and realize the intelligentization， high efficiency， standardization and visualization of information engineering supervision. It is the general trend to promote the application of information system in information engineering supervision.

Keywords： information system; information engineering supervision; document management; information sharing; intelligentization

0  引  言

我國信息化监理衍生于传统的建筑行业的建设监理，通过吸取其经验和思路，并结合信息化工程行业自身特点，为解决信息化建设屡遭失败、信息化建设市场混乱等问题，信息化监理业应运而生并得以发展[1]。作为对项目审查和监督的第三方机构，信息化工程监理需要以“质量第一、预防为主、一切用数据说话，科学、公正、守法”作为监理原则，以“四控制（投资控制、进度控制、质量控制、变更控制）；三管理（合同管理、信息管理、安全管理）；一协调（沟通组织协调）”作为管理办法，从技术和管理的角度对项目实施过程控制和管理，从而确保项目按照用户要求，保质保量地按时完成，并实现预期的建设目标[2]。

当前信息技术飞速发展，政府、企业等信息化项目蓬勃发展且不断朝向复杂化、大型化等趋势发展，加之信息化项目投资数额一般较大，风险较大，复杂性及变更性强，设计性要求高，因此信息化项目管理难度增加。传统的监理模式信息管理手段落后，信息共享不及时，应用管理水平低，已不足以满足当前信息化项目的管理需求，亟需将信息技术手段与传统监理模式融合起来从而更高效地管理项目。近年来，已有不少监理企业开始引入信息化系统开展监理业务，信息化系统在建筑工程监理、电力监理、通信工程监理领域都已经有相关研究及应用[3-5]。信息化工程监理行业也开始逐步引入信息化系统，但大多还是采取传统手段，如采用社交软件或者电子邮件等形式沟通项目进展和发送项目资料，这类方法需要手动整理、保存、归档，整理标准不一，后续监理工程师检索和查阅不便，而且对于监理项目数量多、项目工作量大、周期长、技术要求高且安全性高的信息化工程项目十分不便，不利于项目信息和项目资料的安全保护，很难确保监理质量[6]。推动信息化系统在信息化工程监理行业的应用，有助于解决监理信息量大、监理过程复杂等问题，规范监理管理工作，提升监理水平，具有良好的发展前景[7]。

1  信息化系统在信息化工程监理中的必要性

1.1  规范业务流程

监理需要对项目实施情况进行全过程、全方位的监控。在以往的信息化工程建设监理中，由于缺少有效的管理和沟通的桥梁和工具，经常会导致甲、乙、丙三方信息失真，沟通困难，甚至监理方无法确切得到乙方的项目资料[8]，项目各环节运行情况不清晰，项目管控力度不足等问题。引入信息化系统有助于甲乙丙三方在线互动交流，及时了解项目进度和更新项目信息，协调项目工作中的问题，提升工作效率。此外系统可以将信息化项目从立项到验收的每個环节变得清晰可见，便于监理工程师对项目各个环节科学把控，及时发现项目实施中的问题和安排后续工作；可以建立监理知识库，收集信息化监理政策、培训视频及项目经验，便于监理工程师查阅学习，提高专业知识储备和业务水平。信息化系统既能为三方提供一个实时的沟通交流平台，为监理工程师提供一个业务学习平台，也可以实现对项目全过程、全方位的可视化监控管理，大大提升工作效率和项目监管质量，实现业务流程规范化。

1.2  规范文档管理

监理工作的实施需要依据所记录的项目文档，监理工作反馈的结果也涉及较多文档。文档不仅是监理方在项目全过程中的纪实工作记录，也是监理方按照合同要求控制信息化工程项目的施工质量、进度和最终结果的实际记录[9]。在传统监理模式下，文档管理经常存在文档编写不及时，文档遗漏，文档内容缺乏真实性与规范性，文档审查不严格等问题。通过信息化系统可以有效避免出现事后补文档、文档不齐全、项目文档与实际情况不符现象，便于用户随时随地查阅和审核文档，还可以加强文档的安全管理，实现文档管理规范化。

1.3  高效管理项目

信息是监理决策的依据，是监理工程师协调项目建设各有关单位的重要媒介，也是监理公司内部管理和决策的重要依据。在信息化工程项目实施过程中，项目建设各有关单位之间的信息不同步和不共享很容易造成“信息孤岛”，严重影响项目进度和项目目标的实现。信息化系统的应用，不仅可以实现甲乙丙三方的信息共享，确保信息的完整性和及时性，保证项目保质保量按时完成建设；还可以实现监理公司内部信息共享，一方面有利于各类关键数据信息的采集，能够对海量信息进行有效的处理、保存，实现高效的数字档案管理，便于监理工程师在项目现场及时获取相关信息，对项目开展有效的检查和监督工作，进一步保证管理的质量提升[10]，另一方面便于公司内部各级管理人员实时掌握各监理项目的工作情况，实时在线沟通和监管，提升了公司内部对项目的有效监管和便捷服务，为公司领导层的精准决策提供了信息支撑，实现了项目管理高效化。

2  监理信息化系统的架构及主要功能

2.1  系统架构

监理信息化系统基于云架构设计，系统分为三层：Iaas基础设施即服务层，Pass平台即服务层及Saas软件即服务层，系统架构如图1所示。

Iaas基础设施即服务层：利用公有云搭建基础环境，包括云计算服务（虚拟主机）、数据存储系统、网络及通信服务、操作系统、数据库、中间件等。

Pass平台即服务层：包括两个层，一个是数据支撑层，包括基础数据库和业务数据库；另一个是平台支撑层，主要是平台的控制和管理，包括身份认证、用户管理、访问控制、日志管理等。

Saas软件即服务层：主要为应用服务软件，包括项目管理系统、知识库系统、资源库系统、文档管理系统、协同办公系统等应用。

2.2  主要功能

监理信息化系统主要实现用户管理、项目管理及文档管理，通过信息系统固化项目管理流程，实现项目信息远程查看，项目文档批量上传、快速存档和随时随地查看，使项目管理流程更加规范化和标准化，系统主要功能如图2所示。

2.2.1  用户管理

用户管理包含用户注册、用户审核、用户授权、显示用户列表及显示用户项目，如图3用户管理流程图所示。用户通过填写个人信息注册账号，使用账号和密码验证登录身份认证，新注册用户在注册成功后可进入系统，但无操作权限，下次登录操作需经过管理员审核方可使用。管理员负责审核注册的新用户及新增或删除用户、修改用户信息。用户信息主要包括用户名、姓名、职位、电话、邮箱等。当用户遇到忘记密码的情况，可以通过注册账号时填写的密码找回方式找回原密码，也可设置新密码。用户管理可以实现切换用户账号和注销账号，还可以创建不同角色用户，如图4所示。用户列表显示分为监理方、建设方及承建方，管理员点击查看的操作选项可对其用户进行删除和修改信息。系统管理员还可根据用户角色设置不同的用户权限，不同角色用户可使用的功能模块及可查看的信息不同，从而实现多方参与项目管理。

2.2.2  项目管理

项目管理主要实现项目信息、项目合同、项目进度、项目资金及项目变更等的管理。项目管理模块的流程如图5所示，用户通过录入项目负责人、项目名称、项目周期、承建方、建设方、项目启动时间、项目结束时间、投资规模、合同金额、关联父项目等项目信息完成新项目的建立，创建后的项目根据项目进度可分类为立项项目、进行中项目和完结项目，进行中项目录入各阶段信息和上传完各阶段项目文档后，点击确认完结，该项目即归类为完结项目。用户点击图6中的查看操作选项可以查看和修改项目基本信息，如项目类型、项目金额、项目周期、项目负责人及其联系方式、以及项目当前进度等情况，对于需要删除的项目也通过点击查看选项后点击删除项目进行删除。项目搜索功能是便于通过关键字快速查找项目，用户可通过输入项目关键信息，如项目名称、立项年度、项目所处阶段等快速搜索查询所要找的项目，如查找“广州某某所视频监控系统建设项目”可选定项目名称，通过录入“视频监控”关键字来快速搜索到该项目。此外，项目管理模块也可对项目合同及项目资金支出情况实施统一管理，用户可录入项目合同的关键信息及项目资金支出情况，将合同中要求的项目付款期数及对应每期付款金额，与项目实际支付期数及对应支付金额作对比，统计各项目在各年度、各月度的计划支付金额与实际支付金额，实时动态了解项目资金的支付情况，便于为后续项目资金的合理支付做出妥善安排。考虑到部分项目在实施过程中可能出现变更的情况，设置项目变更管理，便于对变更项目及变更事项进行记录和查看。

2.2.3  文档管理

运用文档管理系统可实现对监理项目文档的整理、上传和归档，确保文档的真实完整性、及时有效性、保密性及规范性，便于用户全面、准确地掌握项目文档，为当前出现或未来可能出现的问题做出及时、正确的判断和决策提供依据。该模块主要功能为显示当前登录用户所管理的项目文件，并以列表形式展现，支持文件搜索、文件本地上传、在线预览、下载、删除、创建目录、删除目录和属性修改等。如图7文档管理流程图所示，用户先在项目列表中选中对应项目，如“2022年广州某某学校信息化建设和运行维护项目”，创建目录“合同文件”即建立了合同文件的文件夹，选中该文件夹后即可上传本项目的相关合同，如图8所示。在该模块中，需要用到分布式异地互备的文档存储方式，保证多台服务器中都能存有当前系统下的所有文档备份。开发过程中使用到FastDFS技术，保证其在文件上传、下载、同步、存储和负载均衡等方面不出现致命性问题。这样用户可以不受时空场所等原因的限制，随时随地查阅文档。系统可根据项目进度及时提醒相关人员上传项目的相关文档，记录项目文档上传时间，一键检查项目文档完整性，如检查“2022年广州某某学校信息化建设和运行维护项目”的文档是否齐全，可在文档管理中点击“完整性检查”，项目名称中选择“2022年广州某某学校信息化建设和运行维护项目”，在检查项目中选中建设方案、批复文件、合同文件、招标文件、初验报告、终验报告便可检查该项目对应的文档是否齐全，便于用户查缺补漏，且文档可按照项目时间顺序或文档格式有序分类。为确保项目文档的保密性，系统可根据项目安全等级及文档的保密要求，对用户设置文档访问权限，明确哪些文件可以查看，哪些文件需要访问权限才可以查看。此外，可以将企业规章制度、法律法规、行业政策、培训资料、项目典型案例及优秀项目经验上传共享形成知识库，为监理工程師提供知识共享平台，促进企业文档知识的沉淀、共享、学习、应用和创新。

3  结  论

综上所述，信息化系统在信息化工程监理行业的应用已是大势所趋，可以有效弥补传统监理方式的不足，既能实现监理工作流程透明化，规范项目建设各方的行为，推进信息化工程项目的健康有序发展，又能实现信息实时共享和文档规范管理，为监理企业降本增效，从而为信息化工程监理的智能化、高效化、规范化和可视化提供了一个良好的辅助工具，让监理工作由烦琐变简单，实现信息化工程监理由传统的粗放型管理模式向以信息技术为主要依托的精细化管理转变和监理服务质量质的飞跃。

参考文献：

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