新时期高校科研仪器与科技项目协同治理路径与优化

韩海波

（上海交通大学科学技术与发展研究院，上海 200240）

0 引言

大型科研仪器设备是高校开展人才培养、科学研究与技术创新工作的必备条件和硬件基础，对提高高校科学研究、加快创新型人才培养，发挥着关键重要的作用。随着我国进入创新驱动发展新阶段，服务科技自立自强成为高校重要使命，国家和社会对科技创新投入大幅提升、其中仪器自主研发类项目规模更是与日俱增［1］。高校科研仪器资金原来主要依赖政府财政支持的基础条件能力改善资金，随着承担科研项目经费大幅增长，由此购置及自制仪器规模迅速增长，科研仪器投入结构发生了巨大变化。与此同时，中国高校逐步从教学、研究向创新型发展以及大学自主权改革的落地，高校对创新资源配置和协同管理，已成为高校现代化治理体系建设的重要内容。科研仪器作为高校科技创新最重要的资源之一，除设备固定资产属性之外，兼具了科学实践工具和科学理论物化产物的属性［2］，而当前高校普遍采用的科研仪器资产和科研项目管理独立全生命周期运行方式，难以实现高校科技创新和治理能效的综合要求，并逐步在相关环节出现不适应和不平衡、不对称的问题。在此背景下，积极探索新时期高校科研仪器与科技项目二元体系的有效协同［3］，并从模式路径层面提出可行性方案，具有重要的现实意义。

1 全生命周期理念和高校现有管理模式

全生命周期管理（Life Cycle Management，LCM）的理念和方法较早的在企业得到广泛应用，比较注重对产品全寿命过程持续不断地进行统筹和协同的管理，保证进程节点的有序衔接和目标的一致性，达到目标产品的最优化［4］，其理论思想的来源应归于系统工程理论。2010 年前后全生命周期管理理念在高校管理中开始应用和探索优化，如设备管理领域并按照时间划分为配置购置、验收入账、使用管理、处置管理。固定链式模式并辅以信息化系统应用，为高校仪器设备全生命周期管理体系提供了重要支撑（见图1）。

图1 科研仪器设备全生命周期管理

科技项目管理因其固有的目标、进程、有限性等固有特点，全生命周期管理的理念同时得到广泛应用［5］，高校当前科研项目主要以政府资助的科技计划项目管理更为规范，随着近年来国家科技计划体系和制度改革完善和高校作为独立法人承担单位自主权的逐步夯实，高校科技项目管理体系日趋成熟，其全生命周期的管理流程基本由规划论证、申报立项、过程管理、结题验收等阶段构成（见图2）。

图2 科研项目全生命周期管理流程图

对比高校科研仪器和科技项目二者全生命周期管理模式，存在相关节点表现形式和具体要求的区别，周期流程、过程实施、阶段控制、结果管理等方面具备诸多类似特点。就科技创新资源管理而言，技术、资金、资产各要素均在两个体系之间实现了有序流转和互动，就资金而言，从预算环节、经费支出、形成资产、以及后续的处置管理，即存在时间空间上的一致性，也存在资金和价值管理的有序性，以科研仪器从预算到形成和处置的全流程，在两个体系中诸多节点体现了耦合。但在当前高校管理体系实践中，如何实现二者的有效协同还存在诸多的挑战。

2 仪器与项目管理体系协同问题与挑战

高校当前普遍采用分布式治理的结构［6］，基本实行校、院、项目团队三级管理的分级模式，因此无论是科研项目还是科研仪器而言，两个体系全生命周期过程，大多数依托于科研团队具体执行，在此过程中受到学院及相关部门业务指导、服务和监督。而高校行政机构往往采用条块设置的方式，根据职能独立原则设置相应部门，分别执行规划审批指导和监管职能，如仪器设备归口资产部门管理、采购和资金分别独立在招采和财务部门，科研项目的管理设立在科研部门。因此在科研仪器和科研项目管理的全生命周期流程中，存在诸多需要多元协同，也具备了相关协同条件要素［7］，但也暴露出系列相关问题。如科研仪器采购环节为例，涉及科研、资产、财务、招采等方面，此时就容易出现业务衔接不畅、信息共享不足、职能划分不清等协同问题，其中比较突出和典型的情况，具体表现在预算、采购、经费使用、资产和成果管理等方面。

2.1 预算管理

在设备资源集约化利用和优化配置的原则下，国家近年来陆续出台系列政策文件，强化科研项目中对于仪器设备预算的要求，完善项目预算编报指南，明确承担单位按目标相关和经济合理性原则科学合理真实编制预算，尤其需要对仪器设备购置进行重点说明，并申明现有的实施条件和从单位外部可能获得的共享服务。项目各级承担单位在课题研发方面的前期投入情况和已经形成的相关科研条件，如提供仪器设备、装置、软件、数据库，具备的测试化验加工条件，也纳入项目预算评估的重要内容。在政府财政科技预算中明确要求严格控制设备购置，鼓励开放共享、自主研制、租赁专用仪器设备以及对现有仪器设备进行升级改造，避免重复购置。但当前高校科研项目经费预算中，依然存在比较多的重复购置问题［8］，究其原因：①当前高校科研人员普遍存在预算论证尤其是大型科研仪器设备采购必要性论证不够充分，科研人员经费预算专业化和重视程度不够，经常在项目申报的最后提交阶段补充进行必要性论证，时间比较仓促。②由于科研项目研究所用仪器设备的专用性能，现有仪器使用团队不愿或者难以实现广泛共享，以及老旧仪器使用中产生比较大的维修维护费用支出，导致大多科研团队在申报项目中，更愿意采用申请新增设备购置的需求。③项目申请资金是否通过存在一定不确定性，加上部分学术团队资源获取在一定程度上得到相关部门相对宽松的审核论证。④还将属于承担单位本应履行的基本支撑条件中部分仪器设备的购置费用、一些常规或通用仪器设备如电脑等设备的购置，也纳入科研项目经费的科研仪器设备购置清单，或者将设备购置混淆列入试制费的情况从而提高间接费核定比例。

2.2 采购管理

科研仪器尤其是大型仪器采购环节的协同管理问题：①时效性冲突［9］，科研项目规模逐步增加以及任务完成节点等特点，对采购提出了更高急迫性要求。大部分科研团队由于没有配备专门的经费及设备管理人员，各单位对设备招标采购的管理政策流程系统熟悉程度不同，准备工作启动较晚直接导致了仪器采购的延误。以及近年来疫情防控和国际形势不确定性的影响，如进出口限制、停工等原因导致部分设备或者关键零部件不能到位，采购周期和进度严重超出预期。②采购过程中规范性风险，如当前重点研发计划、重大专项等科技项目中，存在多个单位联合申报的情况，因此造成高校科研仪器招标采购中对利益相关方甄别的难度，项目单位不主动披露或者信息不完备情况下，容易造成违规操作或者流标。③部分非标设备的采购，针对当前采购供货评估中低价优势的现象，项目负责人对于技术性能选择的权重不够充分，以及部分定制设备供应商资质，导致采购成本偏高但实际供货不能满足需求的问题。④按照科研项目任务书或者合同约定，采购设备需要改造或者集成到规定系统并移交指定方的情况，对于采购后不能进入学校固定资产管理系统的仪器，高校招标采购采用不同做法，其中部分单位采用对外协作合同的形式进行订购，并在加盖外协设备合同印章的方式进行财务结算，流程中不经过资产管理部门审核或者备案，因此留下了资产跟踪信息管理难的隐患。

2.3 经费使用

（1）部分费用难以正常使用。为实现账物相符，当前高校财务核算系统中还比较多的存在将设备费科目等同于固定资产管理的做法，能实现资产和财务账目的闭环同时，未进一步将设备费细分，导致科研项目中普遍存在的科研仪器设备升级改造、维修维护、租赁等方面的实际开支不能报销。

（2）经费管理风险。在鼓励大型科学仪器共享原则下，高校支持各学院及实验室作为内部独立经济核算单位，对科研仪器对内进行共享，经常出现由于内部费用标准不规范、信息不公开或者无法提供独立核算等原因，导致项目验收环节对相关经费支出不予认可的情况，以及部分科研项目以仪器分析测试为由进行虚假支出等经费管理风险，暴露出高校在建立仪器内部共享体系中，还存在成本补偿机制、审批备案制度、风险防控能力薄弱等环节，信息化智能化服务系统的建立也成为广大科研人员和高校管理的急迫需求。

2.4 资产管理

对于研发形成的设备或称自制设备的管理问题［10］，科技项目的主要任务和目标成果就是研究开发一套独立运行的科研仪器设备或者装备。自制仪器设备本身不具备独立的设备编号，其设备的实物是在研发过程中逐步形成，费用的支出包括小型设备、零部件、材料、设计测试加工、劳务等方面的成本。在实际管理过程中，对于分批采购的小型设备和配件按照固定资产入库并相应的对应财务支出的账目，在项目完成阶段，目标仪器设备在资产台账中并不是以一个整体单一名称出现；在项目验收的阶段，往往就作为科研成果的科研仪器上的各组成部分贴满固定资产标签，但是作为整体的单个组合设备在资产数据库中并不存在，最后导致系统拆分形式的资产验收和系统组装形式的项目验收矛盾的问题。近年来国家对于科技计划项目投入规模逐渐增加，并且出现了诸多合作性质的项目，根据任务合同约定，研发形成的科研仪器设备，需要归属到指定的合作方，此类情况尤其在产学研合作项目，或者俗称“横向”项目中比例更高。对于这类最终需要移交指定合作方的仪器设备（部分属于购置类设备）的管理，由于高校固定资产划拨的复杂流程，很多高校采取了“预研设备”管理模式，即按照技术研发合同模式进行采购，从而在固定资产中不入账，相应费用支出的财务报销，采取在技术合同上加盖“非入库设备”或“外协设备采购字样的印章，合同形成的方式也由科技主管部门审核或者技术采购两种方式进行，此类设备在科技项目管理过程中，项目承担单位技术验收和最后移交的环节，基本由项目课题组直接操作，难以实现资产留痕化信息管理。

2.5 成果管理

高校作为前沿科学研究和科技创新的主体，科研仪器相关的成果具有多种表现形式。①科技项目研发过程中，采用仪器设备所形成新的实验方法、标准、数据、仪器升级形成的新的分析手段和方法，配套软硬件的开发，是高校科技创新成果产出的重要途径。当前在围绕仪器功能开发方面投入的资源相对比较有限，高水平实验人员队伍建设不足，相应的激励考评机制也不完善。科研仪器数据管理对高校数据资产的保护和利用也提出了新的挑战。②高校科研项目中研发形成的科研仪器，体现高校承担系统集成创新任务的能力，也是学校多学科优势的体现，其中大量的以原理样机形式体现，具有重要的成果转化机制，近年来我国在高端仪器装备领域受到西方发达国家的极大限制，在科技自立自强背景下亟需建立科研仪器研发的举国机制，高校亟需建立完善研发仪器的动态资产管理机制和成本信息系统，为科技成果的保护和转化的实施提供重要基础和保障。

3 协同体系与路径的构建与优化

3.1 顶层架构建设

高校尤其是研究型大学建立创新资源的分级协同治理体系（见图3），包括决策、执行、控制和监管4 个部分，实现统一领导、归口管理、分级负责、责任到岗。决策方面应建立校级统筹协调机制，在学校学术发展战略规划布局指引下，系统谋划和统筹分配相关人财物资源，明确实施原则和对重大事项进行决策。执行层面，相关部门应该建立有效联动的机制，实现职能制度和信息的有效衔接，提高科技项目中科研仪器管理的相关执行监管和业务指导，各学院应结合学校和学院整体规划，统筹和优化相关学术资源配置，避免力量分散。科技项目涉及的科研仪器采购或研发过程中，相关业务部门如采购、财务、审计、国资、成果管理等环节应及时给予协同控制，保证相关流程规范有序。同时，对于资产、经费和成果处置相关风险环节，应建立相应的监管机制，确保国家投入的资源规范使用和经济社会效益有效性。我校实行“统一领导、分级管理、集中与分级核算相结合”原则将资源管理纳入学校综合预算统一管理，构建分级分层负责的管理体系：学校党委常委会负责按照“三重一大”的原则审定重大的政策调整与资源使用方案；校长办公会负责审定重要的管理政策的制定；财经工作小组负责审议重要的资源分配方案与政策调整。以管理、服务以及监管流程为主线，成立整合多个专门部门，建立共享协同机制，强化对办学资源的全过程协同管理和服务。2006 年学校在全国高校率先成立科技项目管理中心对科研项目进行全过程管理，2009 年科研财务共建负责科研经费全流程管理服务，2011 年组建招投标与政府采购办公室，2014 年整合成立资产管理与实验室设备处，加强对科研仪器设备的全过程管理，以及大型仪器设备资源共享与管理等。

图3 高校创新资源治理分级协同体系

3.2 协同路径设计与节点互动

科研仪器和科技项目全生命周期的协同创新本身，是高校资源治理从原有设备资金能源等资源管理向科技创新资源配置利用和转化的质量绩效管理阶段发展。科研项目和科研仪器全生命周期管理的耦合提供协同节点和路径，集中表现在预算管理、采购管理、执行管理、研发管理、经费管理、资产管理、成果管理等节点和方面（见图4），通过节点耦合协同治理的方式，实现从独立流程管理，向耦合协同效率的协同服务管理转变，赋予科研仪器管理更高效能。

图4 科研仪器与科研项目管理流程耦合机制

在预算阶段，在校级设备信息库对内开放基础上，建立项目预算校内审核查重机制，在项目经费预算校级审核的同步，对涉及大型仪器设备购置情况进行必要性论证，并协助做好相应的备案管理。自制仪器设备在立项前须完成可行必要性论证和预算，在科研资产财务同步报备。项目启动阶段，相关任务书中批准或者明确的重大仪器设备清单，合作单位包括外协单位信息，应实现在设备采购、资产管理的同步备案和信息共享，对于重大数额招标采购应由主管部门指导课题组及时启动。同时强化采购风险如合同约定的项目合作及利益相关方予以备案。如上海交通大学科学技术发展研究院、招投标与政府采购办公室利用数据库信息共享的方式，将重大科研项目任务书约定的合作单位、拟采购重大仪器清单数据进行关联，从而有效提高后续采购工作的计划性和降低了利益相关方参与采购的风险。对科研项目任务中明确需要研发的大型仪器设备，应由设备管理部门指导项目组做好自制仪器设备申请或备案，建立目标仪器名称登记，在后期实施过程中相应组成部分逐步汇总归集到该目标仪器名称资产目录。对于项目实施过程中由于特殊情况需要变更购置仪器的情况，在国家深化推进“放管服”改革强化高校自主权背景下［11］，应建立科研项目主管部门和资产管理部门联动的审核机制，在合理和必要前提下，及时完成相关采购的变更。在项目结题阶段，应建立科研和资产、财务部门联合的内部验收程序，对直接采购及研发形成设备进行技术和资产、财务验核。在成果转化阶段，对于研发形成的仪器设备或原理样机，应建立资产财务和技术转移部门、建立市场化评估机制，推动该类成果走向应用转化和推广，积极申请国家和社会各类对原理样机进一步试验开发的资源支持，持续优化科学仪器性能。如上海交通大学仪器设备管理办法规定自制仪器设备纳入学校固定资产管理，立项前须填报自制仪器设备审批表，填写可行性、必要性及预算清单，报科学技术发展研究院审批，并向资产管理与实验室处、财务计划处报备，对于各类科技计划项目中通过审批的自制仪器设备，应以该自制仪器设备名称建账。研制过程中陆续购置的各类组件、配件、材料、设备等作为该自制设备的附件进行增值。如发生产权转移，其价值以仪器设备专项验收专家鉴定意见为准。

3.3 健全制度规范保障释放效能

对于科研项目中涉及的科研仪器管理，高校应制订相应覆盖全生命周期的管理制度，包括科研、资产、采购、经费等方面的制度体系，并明确各业务部门审核权限和范围。同时，积极提高业务部门专业化服务水平，实现工作前置性思考，落实制度政策的宣传解读，以及学院和相关项目团队的业务检查和培训工作。赋予领军科学家和项目负责人更大的资源配置和财务决策权，建立对于小额小型科研设备采购合同、预算调整，由审批制改为备案制。建立绿色通道机制，对于特殊情急情况下的采购或者入库、验收等环节，在不增高风险的情况下，精简流程缩短环节提高管理实效。学校出台科研急特采购机制，来解决科学研究活动中出现特殊原因，按常规采购程序无法满足要求，需加急或特殊采购的仪器设备及耗材情况：如科研仪器设备突然损坏急需更新采购，新引进人才开展科研项目急需采购，计划之外下达的加急科研项目所需采购，或科研项目资金计划有较大调整急需采购等。建立透明公开的管理体系，对于大型设备采购、技术外协、设备共享费用标准、科技成果转化等环节，建立阳光的公示制度，高校可以从科研、资产、财务等系统采用内部公开方式，在信息安全的基础上，将采购或者合作双方相关信息在一定范围予以内部公开的做法，能有效地增强内部监督，进一步提高协同治理体系的规范性和时效性。

3.4 提升人才队伍建设强化激励

（1）提升关键岗位人才的职业化水平。对于固定资产、科研项目、设备招采、经费管理等岗位人员，定期开展政策培训和业务提升计划。学院层面建立一支科研辅助队伍，逐步培养具备项目、资产、财务、成果等方面的基本知识和技能。如华东师范大学在各相关学院建立稳定、规模化和职业化的科研助理队伍，并给予高校行政管理人员同等人事待遇的政策，对于学校科研助理队伍的持续稳定和管理服务起到了显著效果。

（2）采用引进和培养结合方式。在高校重要科研仪器集中的实验室平台或测试中心，建立高水平的实验室分析和工程技术人员，在做好科研支撑仪器开发的同时，为大型仪器开发共享、服务区域社会创新发展中提供重要支撑，有效缓解和提升高端科研仪器设备的运维能力。

（3）建立有效的评价与激励机制。按照科学评价分类评价的原则，建立实验室技术、科研辅助、设备管理、成果转化等方面人才评价的机制和晋身通道，为人才队伍持续稳定和高水平发展提供重要保障。在确保科研仪器保障校内科研教学基础上，努力提升共享收入用于仪器管理、开发的人员激励力度。着力强化研发类科研仪器成果转化项目的激励力度和支持能力，提高对推进首台套设备应用转化的成果评估权重，围绕重要科研仪器装备中关键科学问题和卡脖子技术，建立高校和市场联动的机制，引导广大科研人员投入需求和问题导向的基础研究和应用基础研究工作。

3.5 推动信息互联互通智慧管理

高校经过多年建设，基于线下条块分隔的模式对应实现了从电子化、信息化到网络化的审计，随着相关信息系统的独立运行，形成了诸多数字孤岛、标准不一、流程冲突的问题，导致系统协同运行效率大大降低。当前高校应着力解决现有部门分割的数据孤岛现象，实现一站式流程整合优化，如以科研项目、设备资产、财务报销、知识产权等信息系统联动为目标，建立数据互动互通互享的信息化系统，为高校科研仪器的协同治理提供重要支持［12］，并进一步推进大型设备论证、采购管理、资产入库、预算管理与调整、经费管理、成果管理的全链条融合，为广大科研教学单位和项目组提供全流程和全方位的信息指导和服务。同时在系统数据集成的基础上，实现科研教学人员的一门式办理服务和移送审批功能，以及信息化推动阳光公示，提高管理服务的规范和实效［13］。

4 提升高校科研仪器创新能力

随着我国高校治理体系逐步进入规模质量提升、结构效益平衡的内涵式发展阶段，迫切需要将协同创新理念渗透至学校治理的相关体系。聚焦国家战略和经济社会发展需求，以优势学科为基础，促进产学研用深度融合，努力提升高校科研仪器的开放共享和自主创新能力。国家进一步强化对科研仪器自主开发的支持力度，鼓励高校面向国际学术前沿、国家战略需求、经济主战场、人民生命健康，强化在新型科研仪器研发领域的有组织科研［14］，开展人才引进、团队培育和学科交叉。通过政产学研深入融合建立优势学科领域科研仪器技术创新中心，实施联合攻关和创新培养，积极推进科研仪器的自主化替代和市场化应用。设立多元化专项基金和制度举措，鼓励广大科研人员大胆提出科技设想和突破原有科研范式，并建立实验工程创新中心提供必要设备设计、加工条件与人员队伍，鼓励建立科研仪器实验方法、试剂、标准的创新，鼓励对现有仪器功能拓展，和老旧仪器开放给相关科研团队用作研发改造基础装备。支持建立新研发仪器装备试验场，通过测试对比性能指标，联合相关创新企业建立科学商业联合模式，加速国产科研实验装备原型机的测试验证、对抗模拟、技术进化和产品化。在课程设计、实验室建设、科研项目等方面鼓励和支持学生尤其是研究生自己动手进行科学仪器的设计加工制造或者对现有仪器进行开发改造，促进学生从观察者向创造者转变［15］，强化科研仪器大数据的标准化体系建设，提升科研仪器数据的管理利用和发掘能力，鼓励高校科研人员利用国内研发的科研仪器及装备进行科学研究、论文发表和科普工作，强化科研仪器对学生开放使用的比例和范围，提升科研仪器成果转化效率。

5 结语

我国高等教育事业经过近几十年的高速发展，实现了总体规模和质量的提升，其承担的使命内涵也在不断衍生和充实，逐步形成了人才培养、科学研究、服务社会等多方面的重要使命，面向未来我国科技强国建设，高校尤其是高水平研究型大学更应该确立服务科技自立的使命，更需要在基础前沿实现重要的突破和为解决卡脖子关键技术做出贡献，科研仪器作为科学理论物化的体现，反映一个国家在基础研究理论发展和工程科技方面的顶尖水平，在此目标下，高校应积极探索转型发展，从资产、项目管理向创新管理转变，开展使命导向的有组织布局，在仪器研发、成果转化和资源开放共享方面强化平台的设计、团队组建、人才引荐和机制创新。同时，以强化协同治理能力为抓手，不断提高内部治理机构优化和能力提升，扎实提升网络信息技术在高校内部协同治理体系的支撑作用，提升科技创新资源的优化配置和保障能力。为世界一流大学科技创新能力的提升提供良好的支持。

·名人名言·

科学就是整理事实，以便从中得出普遍的规律或结论。

——达尔文