0A办公系统对于省级疾控中心文书档案管理工作的影响与思考

2023-09-13左菲

管理学家 2023年17期

左菲

[摘要]如今，OA办公系统的广泛应用，加快了省级疾控中心信息化管理建设的工作進程，在多方位、多层次提高中心工作管理总平均水平的同时，也使中心文书档案管理工作迎来新的挑战和机遇。因此，文章将0A办公系统对于省级疾控中心文书档案管理具体工作的影响与思考作为研究的中心主题，深入分析文书档案的改进途径，进而推进档案管理工作的顺利开展。

[关键词]OA办公系统；省级疾控中心；文书档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）17-0084-03

随着各单位电子办公系统的全面更新，传统的纸质公文转化为电子公文。以各省级疾控中心为例，自2012年开始至今，我国各省疾控机构开始逐步实现办公自动化。省级疾控中心的工作重点在于疾病预防、重大疫情应急处置与紧急公共卫生事件等。因此，工作单位会经常生成多种类型的重要数据和资料，其具有一定的科研和历史价值。文书是档案最主要的来源，档案更是文书的归属地[1]。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确指出了档案事业的具体发展目标及指导思想，一直到2020年，全面实现以信息化为中心的现代化档案管理模式，推进我国档案管理信息化进程。

一、OA办公系统发展历程

OA（Office Automation）主要是指自动化办公或者办公自动化。OA办公系统作为现阶段企业和事业单位满足无纸化需求的系统，能够将以往在实际工作中出现的事务申报和文件传输等工作通过计算机网络技术来实现。OA办公系统最早出现在20世纪70年代末期，20世纪90年代末期出现“协同型OA”，2013年左右出现移动办公模式。OA办公系统从Web版本发展到如今的App形式，其在实现平台化的过程中实现了很大的跃升，促进了社会科技的迅速发展。

随着OA办公系统的广泛应用，各个省级疾控中心开始对员工的请假、销假、出差、审批及公文收发标准等工作进行电子化处理。根据多年的探索与实践，疾控中心在文书档案管理工作中运用OA办公系统，有效提高了文书管理工作的效率与质量[2]。与此同时，还需要不断改进信息化管理技术，确保OA办公系统不会被非法人员使用网络病毒侵入进攻等，否则会影响疾控中心文书档案管理工作的开展。

二、OA环境下中心文书管理工作中存在的问题

（一）需要完善OA文书档案归档环节

现阶段，省级疾控中心系统中设定的归档全过程是：OA文件在生成后，需要传回到办公室，工作人员按照“年份+写文机构”的命题形式收文，按照“年份+公文代号”的命题形式发文，将所有公文分别归纳到指定文件夹中，并将其名为“年份+机构+保留期限”，按照一定分类方式归档。但是由于缺少专业的工作人员，难以深入研究与甄别档案，使得档案没有与归档相关的文件号，不符合档案规范管理的要求，很容易使电子公文质量严重下降，造成OA文书档案的开发率和使用率下降。

（二）领导对档案管理工作的重视度不高

自省级疾控中心成立后，文书档案管理工作一直不受重视，发展进程十分缓慢。再加上负责管理文书档案的工作人员达到一定年龄后要退休，使得疾控中心专业文书档案管理工作人员严重缺失。

（三）档案管理团队不稳定，规范标准程度低

疾控中心特殊的工作性质，导致文书档案管理人员基本是卫生技术专业人员，其对档案管理知识不了解，缺乏基本工作素养[3]。此外，档案管理人员很少接受技能培训，且变动较为频繁，从而使得中心大部分文件资料的整理、保管、收集及归档等工作开展不到位。

（四）OA文书资料管理制度有待完善

省级疾控中心虽然制定了相关的档案管理制度标准，但是由于长时间没有更新和优化，其缺乏关于OA办公系统下文书资料的管理工作内容，从而出现归档不及时、归档范围不明确和专业工作人员的职责分配不清晰等一系列问题。例如，在收录文件时，工作人员没有根据“双轨制”的要求及时打印出纸质文件，而是一直等到每年年底档案人员整理文书档案时，才会想起来还有文件没有进行纸稿打印，进而影响文书档案的整理时间。如果电子文件出现损坏迹象，那么其中包含的超高科研和历史价值的信息就有可能会丢失，不利于文书档案管理工作的开展。

三、OA办公系统环境对疾控文书档案管理的影响

OA办公系统已被广泛应用到实际生活中，其对文书档案管理工作的影响主要体现在以下方面。

第一，提高疾控中心开展文书材料管理工作的效率。在以往的文书档案管理工作中，文书档案的收发、归档、入库及分类等工作都需要大量的工作人员耗费大量的时间。办公自动化系统利用信息处理技术开展文书档案管理工作，能够避免传统纸质档案管理中出现字迹模糊或者故意损毁等痕迹[4]，使文书档案管理工作流程简单化，进而提升文书档案管理的有效性。

第二，可以大幅度提高疾控中心文书档案信息的使用率。传统的文件档案由于其性质原因容易发生资源内容外泄，甚至是丢失等情况。文件资料需要双方当事人面对面完成传送，这导致传送过程受到距离和人员管理工作的限制，耗时费力。然而在OA办公环境下，疾控中心文书档案的传输仅仅需要借助网络信息技术就可以轻松实现，工作人员可以选用手机、计算机或者平板，跨越距离，快速传送到需要的人手中，十分方便快捷。工作人员可利用计算机网络平台精准定位目标材料，从而提高使用效率，进而解决传统文书资料传输不方便、很难检索查阅等问题。

第三，能够有效提高疾控中心文书档案的质量和水平。随着科学技术与经济的高速增长，我国更加关注社会公众的身体健康问题。与社会公众事件有关的疾控文书和档案资料大量产生，使得档案保管数量呈现直线增长态势。如果疾控中心继续使用传统的纸质化管理手段，甚至是比较落后的电子化管理手段，将会对历史文书档案的使用率和管理水平造成很大的负面影响。电子信息化政务环境可以使历史文书档案保管工作得到改善，可运用办公自动化技术手段进行管理，建立完善的管理机制，采用资源信息共享模式，使文书得到合理利用。

与此同时，OA办公系统在省级疾控中心的应用还存在以下几个方面的不足。

首先，网络安全问题较为明显。省级疾控中心是我国关于疾病预防与控制的主要机构，其相关联的文书档案不仅包括一些已经具有明确治疗措施和防御方式的疾病信息、药物安全信息和食品信息，而且包括未知疾病资料信息和一些需要严加保密的艾滋病患者信息等。因为电子化文书资料相对于纸质文书资料在修改方面占据优势，不会遗留修改痕迹，导致部分不法分子盗窃文书资料信息，并加以篡改、损坏，甚至恶意使用，会对病人的生命健康产生不同程度的危害，影响社会秩序的安定。

其次，文书档案管理制度尚未完善。当前，虽然省级疾控中心已经建立了有关疾病预防和控制的管理工作机制，但是由于文书档案管理制度从未经过统一完善，工作人员在实际工作中容易出现归档时间有偏差、人员职责不明确、文书材料归档形式不规范等问题。有的部门文书档案没有相应的保护措施，相关部门在利用OA办公系统处理日常公文时，没有妥善保管的习惯，长此以往，会导致大量高价值文件资料丢失、损坏，进而使文书档案得不到規范管理。

最后，在文书档案管理工作中，信息化的匹配程度并不高。OA办公系统的广泛应用，加快了疾控中心文书档案的信息化进程。但是，其在技术运用、设备使用和人员培训等方面依旧存在很多问题。部分疾控中心领导还存在重视工作人员的业务能力、轻视其管理能力的问题。如果疾控中心文书档案管理工作人员不能及时更新思想观念，其对信息的检索、录入、运用等基础工作的掌握就不牢固。当前，疾控中心文书档案管理工作对应用技能的使用要求偏低，对于新的管理模式，其专业性和信息化程度严重不足。

四、OA办公系统环境下疾控中心文书档案管理优化措施

（一）重视制度建设，规范管理制度

为做好疾病预防控制文书档案管理工作，首先要重视制度建设，规范管理制度。工作人员应坚持用制度约束人、规范人，采用标准、统一的规章制度管理文书档案。从国家层面上来说，即使现阶段的文书档案资料管理规章制度较为完整，但是由于信息技术的快速发展，电子化办公环境下的文书档案电子化管理模式也需要不断更新、完善[5]。因此，工作人员应采用调研形式，根据实践工作中总结出的经验，及时创新优化管理标准及相关技术规范，在管理标准范围中增添文书档案管理的工作全过程内容，使档案管理工作具有一定的科学性和引导作用。

根据疾控文书档案管理工作的反馈情况来看，由于国家相关法律法规明确规定，需要对档案严格保密，因此还要完善各种规章制度。

（二）采用“双轨制”保存方式

探索提倡纸张保存与电子保存同时运行的“双轨制”模式。与此同时，工作人员在将电子版文件保存到计算机端时，注意一定要复制拷贝副本，从而产生两套相同档案。此外，对于重要档案，像需要永久储存的原始电子档案相关数据等，可将其转变成纸质资料文件，进而丰富资源，建立纸质文书档案，利用纸质载体的可靠属性及实物感优势，改进电子化文书档案需要借助电源及高清显示设备才能展示的不足。《电子公文归档管理暂行办法》等相关法律法规中都对标准完善提出了新要求。工作人员在区分并保管电子化文书档案时应拷贝一份复制件，用于检索查阅[6]。当其中一个电子版文书档案被他人恶意侵入篡改或者删除时，可以用副本修复，防止文书档案意外丢失。

（三）加强安全建设，保护文书档案

在QA办公系统的应用环境下，省级疾控中心关于文书档案的具体管理工作主要表现在以下三个方面。

一是丰富文书档案的安保措施。在规定时间仔细检查，维护信息化设备，创建一个稳定安全的工作环境。

二是重视文书档案的保密工作。相关工作人员可以使用密钥设置、保密管理等，结合文书档案的现实需求制定相应的保密措施，保障管理工作的顺利开展。

三是增强管理工作人员的安全意识、法律法规意识、保密意识及网络技术的应用能力。可以定期开展培训活动，帮助文书档案管理人员提升工作能力和素养，使其加深对法律和网络的认识，有效降低工作人员的出错频率，为网络危害的防范打下良好基础。

随着公共卫生事业的备受重视，省级疾控中心应重视档案管理工作的顺利开展，相关领导也应将这一工作列入重要日程中，以长远的眼光开展中心的档案管理工作。还要通过正规渠道选拔德才兼备、具有专业技能和服务意识的人才，让其担任档案管理工作人员。与此同时，要加强对相关人员的档案管理技能业务培训，激励档案管理工作人员尝试通过自主学习、机构培训、进修等多种方式提高职业能力和业务水平。