基于生命周期的机关事务管理局项目的内部审计

苏 剑 李 琦

（沈阳大学商学院，沈阳 110041）

引 言

机关事务管理局项目（以下简称“项目”）是有始有终的一种一次性活动，从概念到完成所经历的一系列阶段就构成了项目的生命周期，其各个阶段的表现特点不同但是有着紧密的逻辑关系。每个项目的规模虽然各不相同，但不管其规模大小或复杂性如何，一般分为启动阶段、规划阶段、执行阶段和结束阶段。基于各个阶段工作内容有所不同，内部审计工作也同样有不同的工作要点。

一、项目生命周期各阶段的工作内容

（一）启动阶段

机关事务管理局相关人员根据本局的战略部署、科研要求和资源条件确定项目总体需求，进行以预测为前提的可行性研究，从技术和经济的双重视角审视项目的主要问题，预测项目投产后的社会效益和经济效益，并在确定的范围内选择方案论证，使项目达到预定的社会效益和经济效益，在确定可行性的基础上提出明确的项目目标。为使项目负责人在开展项目活动时充分利用资源，机关事务管理局应在项目启动时授予项目负责人相关权利。具体包括以下内容。

1.项目立项

机关事务管理部门应确定项目的需求，并对所申请项目进行专家评审与政府决策相结合的项目审批。项目批准后，项目承担单位应当在计划下达后的规定时间内与科技管理部门签订项目任务书，明确项目的研究目标、进度、项目成果及后续执行情况。需要注意的是，其任务书中标明的研究对象和技术指标必须与所申请的内容一致，不可偏差。

2.确定项目利益相关者

项目利益相关者是指参与项目工作的个人和组织，或其利益将因项目的实施和成功而直接或间接受到正面或负面影响的个人和组织。一旦确定所有的利益相关者，就可以开始对他们进行排序，以其对项目的重要程度为标准，明确他们对项目的影响大小来识别主要利益相关者，全面了解他们对项目的参与和展望，以最大限度满足其需求达到预期，才能确保项目实施的成功。

（二）规划阶段

进入规划阶段，项目实施方应根据之前启动阶段的可行性研究和项目方案，充分考虑项目的性质、背景、研究方向，进而明确项目的研究范围，优化项目的研究目标，并挖掘支持项目的技术手段。在研究过程中还需要开展监测和管理活动，具体来说包括以下内容。

1.制订项目计划书

项目计划书是关于如何计划、实施、监控和结束项目的主要信息来源。计划书中要划分明确的项目工作范围，进一步完善项目目标和可交付结果，可采用网络图法科学分解项目所涉及的全部工作，将项目研究过程中的研究活动顺序进行排列，并科学预算研究活动总共消耗的时间，将所要使用的资源整理出清单，并根据已有资源材料制订项目进度计划。结合项目总体目标和进度计划来编制项目的子计划，并进行恰当的整理综合和协调。根据研究活动的工作内容和所需技能进行分配，规划项目组的人员数量。

2.设计项目活动

作为确认和描述项目的特定活动，项目活动把项目的组成要素进行细化分解，以便项目团队更加理解项目，项目负责人更容易管理项目。创建工作分解结构是设计项目活动最为有效的方法，在充分考虑项目需要和可能性的基础上，把项目分解为多个可控制的基本活动，通过控制管理各个基本活动，从而达到控制管理整个项目的目的。

3.项目估算和预算

在项目研究过程中，需要估算开展各种项目活动所需的材料、人员、设备和物资的类型与数量，然后根据估算结果估算完成各项活动所需的工作时间。还需要估算完成所有项目活动所需的资金金额，然后汇总所有单项活动的估算成本，遵循一定的原则制定项目预算，使其切实可行并富有弹性，并检查预算的合理性是否符合基本逻辑，是否符合业内的规范。此外，应该保证项目团队了解项目估算预算，以便在个人职责范围内避免超支风险。

4.项目风险管理

在这一过程中，计划和判断如何实施项目风险管理活动是工作重点。充分熟悉项目的性质，在风险发生前，运用各种方法系统、持续地关注项目可能面临的各种风险，弄清楚导致风险的潜在因素，全面分析可能影响项目的各种风险，探析各种风险之间是否存在某种关系。制定量化的风险目标和应对措施，并对这些风险对项目可能产生的影响进行量化分析，随时监控风险的发展和变化，以确定某些风险的消失是否会带来新的风险。

（三）执行阶段

执行项目计划并监督和控制项目是项目执行阶段的主要任务。具体而言，要根据项目计划和项目规划的内容，筛选项目成员，合理分配资金、工具和采购材料等，并严格按照进度计划去实施项目。在确保计划有效性和权威性的基础上，根据变更情况合理调整项目计划，最终努力实现项目计划和预定目标。具体来说，主要包括以下内容。

1.管理项目实施

在此过程中，要按照要求有效实施项目计划确定的工作，为了保证项目研究工作有序展开，应谨慎选择合理的质量标准和研究方法，授权相关人员开展工作，制定项目实施规章制度，打破相关制约因素，严格控制工程质量，最终实现项目目标。在实施过程中，还应分析影响项目进度的因素，提前或及时采取必要措施，实现对项目的主动控制，从而有效控制进度。

2.管理项目团队

在这个过程中，需要把项目研究的需要和本单位的实际工作结合利用，协调所需的人力资源，并为项目研究建立必要的工作团队。项目团队一经成立，应必须密切关注团队成员的绩效，建立工作反馈机制，及时发现问题并解决问题，如果需要可以进行适当的管理变更，以优化项目绩效。在管理团队时，要充分关注团队建设，提高绩效，促进团队间的互动，加强团队成员之间的沟通，改善团队氛围，这也有助于提高项目绩效。

3.项目监测

项目监测是为了准确有效地实现项目管理计划中确定的绩效目标，主要包括跟踪、审查和调整项目进度与绩效判断，以及识别和启动相应的计划变更。为了达到这一目的，需要在这一过程中跟踪、收集并根据需要发布项目进度、项目交付、项目文件、项目预算或项目管理计划中的绩效信息和变更。在整个项目研究过程中，为确保相应措施有效实行，必须严格执行风险应对计划，并实时监测项目执行的完成度和合同履行的一致性，以便在出现偏差时立即采取适当的变更和纠正措施。

（四）结束阶段

项目计入结束阶段就意味着项目的所有过程完成，项目管理过程中的所有活动也完成，具体表现为项目目标的完成和合同履约责任的正式终止，主要包括以下工作内容。

1.结束项目并进行项目验收

在这一过程中将完结该项目管理过程中的所有活动，项目负责人按照规定时间向机关事务管理局提出项目验收申请，并提交相关验收材料，机关管理局验收并进行项目后评价。为了增强项目评价效果，验收组织中可以包括相关管理人员，也可以包括一些项目实施过程中的监管人员。项目验收组有权要求汇报人如实汇报项目实施过程中遇到的问题，以便于验收组更加全面地了解项目实施过程。为避免验收工作流于形式，可以聘请专业、独立的第三方评审机构，杜绝出现“既当裁判，又当球员”的现象。

2.项目收尾

在这一过程中，应告知相关成员提供项目记录和存档清单，将项目各阶段的主要资料、文件进行检查并分类，把缺少的文件补充完整，将所有相关项目文件及主要资料归档完结项目工作。总结项目数据资料作为对新项目进行估算的参考依据，将项目研究过程中的经验教训整理成书面的形式，以便于流传给其他类似项目组借鉴。

二、项目生命周期各阶段的内部审计工作要点

（一）启动阶段

1.审计立项

重点关注拟立项的项目是否符合机关事务管理局的战略发展，是否符合行业技术发展方向；立项前是否按需要与项目合作方充分沟通，或者经过充分的市场调查，并有相关的书面记录；立项前是否与相关部门充分沟通，并有相关书面记录；是否编写立项报告，报告是否经过独立评审后报经有关领导审批；报告中行性分析、经济效益分析、风险分析等内容是否完备、准确；是否编制项目计划并经审批；开发计划是否包括各阶段的任务、人员分工、进度等内容。

2.可行性研究审计

可行性研究是项目前期工作的核心内容，项目决策者根据可行性研究的评价结果决定项目是否进行建设与投资。可行性研究审计可以从以下几个方面入手：项目建议书是否真实、客观、完整地反映项目内容；是否充分调查拟建项目；经济上是否可行；资金上是否有保障；相关专家的意见是否客观真实；是否进行多个方案的比较和对比；方案是否能够满足需求。

3.审核批准和授权

项目获得批准以后，内审人员应在实施审核前出具正式报告，并报机关事务管理局审核、批准和授权，然后对签署合同的真实性、完整性、合法性和有效性进行审核。

（二）规划阶段

1.审核项目计划书

根据项目计划投入的人力资源、时间、配套资金等内容，评估项目的技术路线和产出是否清晰，能否保证项目的立项；相关方案及相关费用的计算是否合规合理；结果是否符合成本效益原则；是否存在低水平施工或侵权风险；是否对项目后续发展有合理保障；该项目是否对机关事务管理部门实现战略目标具有支持意义。

2.审计承担单位的内部控制

项目管理流程和制度是否健全；内部控制制度是否适当有效；评估项目领导决策机构的健全程度，各职能部门和技术部门的权责清晰程度；该流程是否能确保各部门各司其职，有效运作，遵守法律和政策，参与项目规划、采购、进度、质量、资金等方面的管理，防止因项目管理不善而造成的风险和舞弊，造成空缺和错位。

3.相关审计工作

一是编制初步审计计划，说明审计目标、范围和具体程序。审计工作完成后，即为审计工作的记录。

二是做好审计计划，包括审计报告的提交方式、时间和对象等内容。

三是发布审计公告。审核前，审核员应事先确定好审计时间及范围，明确审计目的，并按规定告知项目承担单位，向其说明需要准备和配合的相关事项。

（三）执行阶段

1.审计经费

费用使用与项目进度的匹配；资金预算调整审批程序健全；项目资金是否进行独立编制计划、独立核算、建立专款专用账户；最高限价的计算是否合理，是否存在虚假支出、私人金库等；是否存在截留、挪用资金的行为；各项费用支出是否严格按照计划和合同支付；申请劳务费和专家咨询费的理由是否充分。还要注意项目配套资金的使用情况，有无补齐配套资金、拆东墙补西墙的情况，及时发现和纠正资金使用中存在的问题，提高资金利用率。

2.审计进度

对进度进行跟踪审核，有利于加强对项目计划执行过程的控制，避免项目延迟交付。根据项目任务书和项目计划，内审员应明确项目的期限和责任人，对项目进度进行日常登记、检查、通知和评估，建立和规范项目进度台账，并及时向主管领导反馈项目进度。

3.其他审计工作

内审员应通过实质性测试、合规性测试和详细审查，收集充分、可靠、相关的审计证据，利用比率分析法和趋势分析法等对各项指标进行分析以发现异常情况，便于采取更详细的审计程序来审查关键领域。

（四）结束阶段

1.审计项目验收

项目验收是否按照严格的程序和要求组织，合同履行是否全面、真实，是否存在违约行为，相关手续是否齐全，是否按要求进行专业验收。内部审计可以从资金、绩效、档案管理和管理等方面评估项目验收的有效性。在资金验收方面，内审员应注意各项费用的预算执行率、大额支出的真实性和与项目的匹配性；检查项目剩余资金的处理和使用是否符合规定。审核项目绩效报告的真实性，计算成本效益和投入产出比，分析结果，检查是否与预期目标一致，评估项目的社会效益及项目取得的直接效益、间接效益。

2.审计项目结束

查阅审核资料，查看是否存在未处理的遗留项目，是否妥善管理了项目产生的知识产权和资产，各类文件目录清单是否齐全，重点项目的相关资料是否完整，归档是否及时，项目文件质量是否合格。

3.其他相关审计工作

一是整理审计档案及资料。收集内部审计人员的审计工作底稿及相关证明材料，并对其详细审核，整理装订，报审计部门。

二是提交审计报告。报告包括审计目标、审计范围、审计人员执行的审计程序和审计结论等，还应适当表明审计人员的意见。

三是进行跟踪审核。是否妥善解决审核中发现的问题，是否将暂时无法解决的问题报给主管领导批准。

四是审计评价。包括审计人员的自我评价、项目负责人的项目评价和审计部门负责人的总结评价。完成所有审计项目后，审计部门负责人应告知相关人员提供书面总结和评估，并根据所审的实际情况签署相关意见和建议。

结 语

项目按照生命周期理论可以划分为启动阶段、规划阶段、执行阶段、结束阶段，准确掌握每个阶段的工作内容，全过程、全周期考虑项目，对此开展各个阶段的内部审计工作，明确审计工作核心要点，以进一步保障项目质量和效益。