基于PDCA循环法降低医疗设备采购合同会审时间的探讨

薛丹 张栋青 吴琳 雷晓彤 薛立洋 张方申 尹娟＊

1 山东第一医科大学第一附属医院（山东省千佛山医院）医学工程部 （山东 济南 250014）

2 聊城市人民医院设备处 （山东 聊城 252004）

内容提要： 目的：探讨PDCA循环法对降低医院医疗设备采购合同会审时间的作用。方法：利用鱼骨图、柏拉图和5W1H等方法进行原因查找、真因分析、提出针对性的改进措施，并对改进前后的医疗设备采购合同会审时间进行效果分析。结果：改进措施实施后，医疗设备采购合同平均会审时间由20.5d下降到16.4d，会审时间在20d以上的合同占比由39%下降到21.1%，利用χ2检验分析差异具有统计学意义（P＜0.05）。结论：通过PDCA循环法可有效降低医疗设备采购合同会审时间。

近年来，随着医院的不断发展，医疗设备采购合同不断增多，合同的签订时间明显延长。而《中华人民共和国招标投标法》第四十六条明确规定，招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同[1]；《中华人民共和国政府采购法》第四十六条明确规定，采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同[2]。合同签订的时间长短直接关系医院的切身利益[3,4]。研究发现，医院会审时间延长是导致合同签订时间长的最主要因素。如何缩短合同在医院的会审时间是解决医院合同签订时间长的关键[5-7]。“PDCA”循环由4个部分组成，即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）。4个部分不断循环，从而达到质量控制的目的[8-12]。PDCA循环在医疗设备管理方面效果显著。本文结合医院医疗设备采购合同实际管理情况，分析总结合同在医院会审时间长的原因，建立基于PDCA循环法降低医疗设备合同会审时间的管理方法，有效降低医疗设备合同会审时间。

1.资料与方法

1.1 一般资料

选取本院2020年12月～2021年11月及2021年12月～2022年11月共两年签订的合同会审时间。其中2020年12月～2021年11月未实施PDCA管理，2021年12月～2022年11月实施PDCA管理。

1.2 方法

1.2.1 计划（Plan）阶段

现状：2020年12月～2021年11月本院合同会审未实施PDCA管理，统计得到全院签订医疗设备采购合同共计56份，平均会审时间20.5d。其中会审时间10d及以下的合同14份，占比25%；会审时间在10～20d（含20d）的合同20份，占比36%；会审时间在20d以上的合同22份，占比39%，见表1。

表1 .2020年12月～2021年11月本院合同会审时间

原因分析：①招标公司对合同内容不熟悉，出合同错误率较高；②招标公司打印的合同缺少关键材料；③供应商对医院合同签署流程不熟悉，缺少合同章和法人签字；④临床科室主任对购置的设备配置不明确；⑤医院财务部门不能及时核对设备的预算情况；⑥医院政策法规处审核合同中的个别条款不能很好地保护医院利益；⑦需要医院院领导审核合同时，院领导没有时间；⑧招标公司打印合同周期长；⑨供应商向医院递交合同晚。针对以上原因绘制鱼骨图见图1。

图1 .原因分析鱼骨图

真因分析：医学工程部联合医院医疗设备购置合同会审的各部门对鱼骨图中的原因打分，影响最大得5分，影响一般得4分，影响小得3分，影响较小得1分。如表2所示。绘制柏拉图进行真因分析，柏拉图中清楚列出了影响合同会审时间的各因素占比，见图2。

图2 .会审时间长柏拉图分析

表2 .会审时间长原因分析汇总

根据上述原因柏拉图分析，导致医疗设备采购合同会审时间长的关键原因为前六个，即：①招标公司对合同内容不熟悉，出合同错误率较高，打印的合同缺少关键材料；②供应商对医院合同签署流程不熟悉，缺少合同章和法人签字；③临床科室主任对购置的设备配置不明确；④医院财务部门不能及时核对设备的预算情况；⑤医院政策法规处审核合同中的个别条款不能很好地保护医院利益；⑥需要医院院领导审核合同时，院领导没有时间。根据这六个原因制定针对性的对策。

1.2.2 执行（Do）阶段

对策拟定：对策拟定方法采用“5W1H”方法[13]。“Why”为降低医疗设备采购合同会审时间，“What”为如何降低医疗设备采购合同会审时间，“How”为采取哪些措施，“Who”为参与医疗设备采购合同会审的人员，“When”为2021年12月，“Where”为医疗设备采购合同会审的各部门。

对策实施：医学工程部会同医疗设备采购合同会审各部门同事举行头脑风暴，针对上述真因制定出切实可行的措施[14]。①列出医院医疗设备采购合同必备材料清单；②招标办集合负责医院医疗设备招标的招标公司集中培训，培训内容包括合同材料清单、出合同的时间、合同具体内容如何从中标单位投标文件中获取、供应商签订合同需注意事项等；③招标公司对相应项目的中标供应商培训医院医疗设备采购合同注意事项；④项目招标前，在参数论证阶段医学工程部与临床科室反复确认具体配置，临床科室主任核对无误后签字确定论证参数；⑤招标公司先出电子版合同，医学工程部在线审核设备配置，财务处审核预算情况，政策法规处审核合同重要条款，线上审核无误后方可打印；⑥院领导审核设备购置合同时间改到医院院领导每周集中办公时间。

1.2.3 检查（Check）阶段

实施上述措施后，统计本院2021年12月～2022年11月医疗设备采购合同共计90份，平均会审时间16.4d。其中会审时间10d 及以下的合同21 份，占比23.3%；会审时间在10～20d（含20d）的合同50份，占比55.6%；会审时间在20d以上的合同19份，占比21.1%，见表3。

表3 .2021年12月～2022年11月本院合同会审时间

改进后本院合同平均会审时间由20.5d降低至16.4d，时间明显缩短，改进前与改进后的合同审时间占比见图3，由图3可以看到，会审时间在20d以上的合同占比明显降低。对会审时间20d以上的合同占比利用SPSS 19.0进行统计学分析，差异存在统计学意义（χ2=5.646，P=0.017），表明改进有效。

图3 .改进前与改进后的合同审时间占比

1.2.4 处理（Act）阶段

通过上文所述方法，本院医疗设备合同平均会审时间明显缩短，会审时间在20d以上的合同占比明显降低，可以推广，形成标准化工作机制并持续改进。但在整个项目中还存在不足，比如会审时间在10d及以下的合同占比略有降低，需要到下一个PDCA循环改进并解决。

2.讨论与小结

针对医院医疗设备采购合同会审时间长的问题，本文将PDCA循环法运用在医疗设备采购合同审核管理中。首先分析本院2020年12月～2021年11月医疗设备采购合同会审的时间分布情况，利用鱼骨图找出各个环节存在的原因，再运用柏拉图找出问题真因；其次根据真因利用5W1H制定相应的对策，通过医院临床科室招标前确定配置，医学工程部、财务处、招标办和政策法规处招标后审核电子合同等手段缩短医疗设备采购合同会审时间。通过分析本院2021年12月～2022年11月医疗设备采购合同会审的时间分布情况，平均会审时间较PDCA应用前明显缩短，其中会审时间在20d以上的合同占比明显降低，利用SPSS19.0进行统计学分析，差异存在统计学意义（P＜0.05）。表明运用PDCA循环法进行合同会审管理是有效的。最后总结经验，形成全院标准的合同会审流程，在接下来的合同会审工作中实施[15,16]。调研相关文献，李明等[17]通过制定相关的设备合同模板、提出审核要点、规范合同管理措施等方法缩短医疗设备采购合同会审时间；李日俊等[18]通过基于腾讯云轻量化服务器开发，设计医疗设备合同管理系统，提高部门沟通效率，减少设备签订流程，缩短合同签订时间。上述方法均存在措施单一，无法持续改进的缺点。本研究利用PDCA循环法制定多种对策，有效降低医疗设备合同会审的时间，同时具备持续改进的优点。

综上所述，本研究利用PDCA循环法对本院医疗设备采购合同会审时间长的问题进行管理，取得了不错的效果，有效降低了本院医疗设备采购合同的平均会审时间和会审时间在20d以上的合同占比，保障了临床工作及时顺利开展，但合同会审时间在10d以下的占比还是偏低，需要进一步采取优化措施，持续改进。