企业财务管理信息化应用实践——以陕西省Y公司为例

肖育鹏

一、前言

财务管理对企业经济活动进行会计核算和监督，为企业经营管理提供决策支持，在企业管理中扮演着重要的角色。在信息化高速发展的环境下，对财务管理提出了新的要求，一方面从管理方式上实现业务协同处理、在线远程处理以及集中式管理模式，另一方面从工作方式上适应移动办公、在线办公等方式。而财务管理信息化建设将成为财务管理提升的必由之路，从而更好地应对企业庞大而复杂的经济业务，实现财务管理目标，为企业发展打好坚实的基础。

二、Y 公司基本情况

Y 公司为国内大型的煤化工企业，在成立之初就按照新模式、高标准、高起点的方式设置组织机构，通过压缩管理层级、精简机构，实现了扁平化管理。在此背景下，公司财务人员仅占员工总数的1%。公司生产运营与新建项目长期共存的状况，使得财务管理工作量较同类企业显著增加，传统的财务管理模式难以满足公司的财务管理。财务人员少、业务量大，使得Y 公司亟须加快财务管理信息化建设脚步，以提升财务管理水平，满足公司财务管理需求。

三、财务管理信息化建设的原则

（一）以ERP 系统为核心

新建立的财务管理信息系统应以ERP 系统数据为基础进行数据分析，以满足财务管理需要；或者作为前端业务数据处理的工具，为ERP 系统提供满足会计核算要求的财务数据，以提高财务管理效率和水平。

（二）实现财务、业务协同管理

信息技术的发展使得财务软件从部门级应用升级为企业级应用，也使得财务信息和业务信息相互连接、彼此共享，实现财务信息和业务信息的协同。因此，新建立的财务管理信息系统也应该充分发挥信息化的优势，实现财务业务、协同管理的目标。

四、Y 公司财务管理信息化应用

（一）Y 公司财务管理信息系统概述

Y 公司以ERP 系统为基础，从公司财务管理实际需求出发，充分使用信息技术，先后设计上线了预算管理系统、基建财务系统、资产管理系统等财务管理系统。财务系统的上线应用，切实解决了公司预算管控、基建竣工决算以及资产管理面临的问题，提高了财务管理效率和水平。

（二）预算管理系统提升了预算管控水平

1.预算管理系统上线的必要性

企业预算管理主要涉及经营预算、投融资预算、资金预算三个方面，涉及业务计划、费用项目类别繁多。而传统预算编制、统计分析等工作大多采用Excel 表格手工填写，工作量大、效率低，在数据汇总、人员协调、预算执行分析方面存在较多困难。预算管理系统可以把公司预算填报、分解下达、执行分析以及报表查询等工作在系统中予以固化，实现预算管控体系化、规范化、精细化。

2.预算管理系统的主要功能及特点

Y 公司预算管理系统主要包含了基础信息配置、预算编制、预算统计分析三个功能模块。

（1）基础信息配置。主要是根据企业会计科目和实际业务计划维护预算费用项目，规范、统一预算编制口径；按预算填报要求，进行预算明细项目维护，并与会计科目一一对应，保证预算项目在执行统计时匹配到对应的费用科目。

（2）预算编制。是由各责任中心以业务计划为基础填报预算金额。预算填报模块设置年度预算填报、年度预算调整、月度预算填报，并配置线上审批流程，各责任中心分级填写业务预算并经适当层级审批后，汇总生成公司财务预算。

（3）预算统计分析。包含预算执行统计分析、报表查询。预算执行统计分析，首先将月度成本费用明细账由ERP 系统传输至预算管理系统，根据预算项目与会计科目的对应关系归集各预算项目月度发生额和年度累计发生额，并与月度预算、年度预算进行对比分析，自动生成预算执行情况表。报表查询可按年度、月度、责任部门、费用项目等不同维度，并可穿透查询预算明细数据。

3.预算系统应用效果

预算管理系统解决了手工预算编制和执行分析过程中存在的数据格式不统一、授权审批不及时以及汇总统计效率低等问题和困难，极大提高了预算管理的质量和效率[1]。预算管理系统实现了预算数据与ERP 系统数据、公司经营数据的共享与集成，为财务分析提供了稳定、高质量的数据基础。形成了一套全面的预算执行分析报表，提高了预算执行分析的及时性、准确性，为公司经营管理提供财务支持。

（三）基建财务系统提高了竣工决算效率

1.基建财务系统上线的必要性

竣工决算报告是综合反映基本建设项目从筹建到竣工交付使用为止的全部建设费用、投资效果和财务情况的总结性文件，是竣工验收报告的重要组成部分。目前，在煤化工企业中，同类型项目竣工决算时间较为滞后，资产移交工作不能满足资产全生命周期管理要求。建设项目普遍在建成投产两至三年后才能完成竣工决算及资产移交工作，影响了项目建设与资产管理的无缝对接。同时，竣工决算工作未实现信息化管理，决算数据的准确性、及时性有待进一步提高。

2.基建财务系统的主要功能及特点

Y公司建设的基建财务管理系统是应用信息技术实现工程自动竣工决算的信息化系统，以基建项目投资管理为主线、合同管理为管控，贯穿基建项目概算、合同、财务、物资、施工等全部管理环节。Y 公司基建财务管理系统主要包含以下九大功能模块：

（1）概算管理。包含概算基本信息维护、概算完成情况查询以及概算费用分摊。实现以概算项目为基础，实时监控合同执行情况和项目投资完成情况，并进行投资动态分析。

（2）合同管理。包含合同基本信息维护、合同付款进度查询以及合同变更续签等功能，实现对合同的全面管理。通过设置合同与概算的对应关系，合同实际发生金额可以分配到对应的概算项目，实现概算项目执行情况的归集。

（3）物资管理。实现对项目设备及材料采购管理。通过对采购合同基本信息维护、设置合同物资与概算项目的对应关系、物资到货进度及入出库管理，实现对项目采购合同执行的全过程管理，并生成物资入出库单据。

（4）施工报表管理。实现各类施工报表的填写与查询。施工单位按照合同类别填写每月工程完成情况，再由费控部门进行线上审批确认，并生成施工进度报表[2]。

（5）会计核算。由“物资管理”和“施工报表管理”模块生成的物资入库单、物资出库单、施工报表，传输至“会计核算”模块，按照合同信息和对应的概算项目，匹配相应的会计科目，生成会计凭证并自动传输至ERP 系统，完成基建项目建安工程和物资采购的会计核算，实现工程完工进度确认和会计核算的同步完成。其他类费用由ERP 系统传输至基建财务管理系统，通过会计科目与概算项目的对应关系，实现会计核算和概算投资的同步更新。

（6）投资计划管理。按照工程网络进度编制年度和月度投资计划，并实现投资计划与实际完成情况的对比分析。投资计划可以由建设单位统一编制，也可以在参建单位编制的基础上汇总编制。

（7）投资分析管理。根据投资费用的预计发生情况编制预估投资台账，形成投资预测分析，使管理者提前了解工程进度及投资预计执行情况。

（8）资金管理。对借款、还款、支付利息和资本金进行核算。分析建设期间的资金现状，如资本金到位情况、贷款提取情况以及利息支付情况，展示项目整体的资金流动状况，帮助管理者更好地规划资金使用[3]。

（9）竣工决算管理。从项目立项开始积累竣工决算所需的各类投资数据，实现快速、准确地生成竣工决算报表。以概算为纽带，自动完成工程进度报表、物资出库单和财务核算信息等数据的整合；以资产清册为基础，将资产与项目概算进行关联，将实际投资金额自动分摊至各项资产并自动生成竣工决算报表。

3.基建财务系统应用效果

基建财务管理系统把项目业主、设计单位、EPC 承包商等参建单位都纳入统一的管理平台，实现了从前期立项、基础设计、工程施工、交付验收以及竣工决算的全过程集成化管理。系统将项目的竣工决算工作提前到了投资建设的各个阶段，决算所需的相关数据在施工进度确认、物资出库领用和费用报销入账等环节同步形成，并与ERP 系统数据及时进行核对，避免了项目验收后繁杂的数据统计和对账工作，有效提高了竣工决算效率。系统集成了项目建设过程的工程结算报表、物资入出库单据、发票清单、工程结算文件及验收报告等资料，形成了完整的项目财务档案。避免了数据资料从各业务部门传递到财务部门而产生的偏差和缺失，提高了数据的准确性。

（四）资产管理系统加强了资产实物管理

1.资产管理系统上线的必要性

作为典型的煤化工企业，Y 公司具有投资大、重资产的特征。公司建成后便形成了8000 余项固定资产。ERP 系统固定资产管理模块注重资产价值管理，而实物管理相对滞后。尤其是资产盘点时，需要先从ERP系统手工导出固定资产清单，再去现场一一核对资产。由于煤化工企业资产安装比较分散且种类、数目繁多，盘点费时费力且效率较低，容易发生漏检和人为出错，发生账实不符现象。因此，亟须建设资产管理信息化系统，进一步提升资产管理水平。

2.资产管理系统的主要功能及特点

资产管理系统采用先进的条码技术，为每一项固定资产制作唯一的条码标签进行标识。在资产盘点清查时，使用扫描终端对资产上的条码进行扫描，作为信息录入比对的手段，提高清查工作效率，同时保证信息流和资产实物流的对应。系统主要有软件系统、条码打印机、标签及数据采集器组成。

（1）软件系统。用于固定资产基本信息存储，实现资产条码批量打印、资产盘点报表查询等。

（2）条码打印机。是固定资产标签的打印设备，可以打印二维条码。

（3）固定资产条码。是固定资产的唯一身份识别，条码中除了含有资产的唯一编号外，还可以保留资产基础信息，如资产名称、资产类别、规格型号、购置日期等。根据不同资产特点，可以选用不干胶、防水、防油污等特殊材质，保证固定资产条码长期保存和清晰。

（4）数据采集器。是固定资产的盘点设备，是一种带有条码扫描功能的手持终端，通过扫描条形码来代替人工核对固定资产信息，提高固定资产盘点的准确性。

进行资产盘点时，首先从ERP 系统将公司全部资产卡片信息导入固定资产管理系统，固定资产管理系统为每一项资产创建唯一的二维码。然后，通过条码打印机将资产二维码打印并粘贴至对应的固定资产。最后，将所需盘点资产数据导入数据采集器，资产管理部门通过数据采集器扫描固定资产上的条码。盘点完成后将数据采集器中的数据导入软件系统，软件系统将实际采集的资产条码信息与ERP 系统导出的资产进行对比，生成资产盘点表，财务部门根据盘点表编制资产盘点报告。

3.资产管理系统应用效果

资产管理系统是对ERP 系统财务数据的高效利用，通过条码技术在实物资产与财务数据之间建立对应关系。每个二维码都包含了资产的价值、管理部门、存放地点等详细信息，为资产的实物管理和价值管理提供便利，尤其提高了资产盘点质量，缩短了资产盘点时间，提高了盘点效率，有效增强了财务部门对公司资产的管控水平。

五、结语

信息化建设已成为企业实现发展的重要途径，它与业务相辅相成、相互促进，以优化生产要素、更新业务体系、重构商业模式等途径实现企业转型和升级。Y 公司正是在此契机下，不断探索财务管理理念和财务管理模式的创新，上线了预算管理系统、基建财务管理系统、资产管理系统等财务信息系统，财务管理水平得到明显提升。近年来，财务共享、业财融合等理念层出不穷，为企业财务管理提出了更高的要求，也给财务管理带来了机遇和挑战。企业应当充分利用信息化发展的成果，探索财务管理理念和财务管理模式的创新。将信息化技术与财务管理有效融合，不断发挥财务管理对企业管理的重要作用，为企业管理决策提供有力支持。