论当下设计院工程档案管理的机遇与挑战

2023-09-09戴莉

工程建设与设计 2023年15期

1 设计院工程档案管理现状

设计院的工程档案主要是图纸。此外，还包括在设计咨询过程中产生的咨询报告、方案设计，初步设计文本、计算材料，照片、录音、录像等声像资料，荣誉证书、奖杯、奖牌，等等。近年来，许多设计院在从事传统工程设计业务的同时，也在积极开拓新的工程建设运作方式和组织模式，向工程项目总承包、项目管理、技术咨询与管理服务等相关的业务领域进军。随着设计院向工程公司转型，科技档案也由原来的设计档案向工程档案转变。档案管理内容的变化必然对档案管理提出新的要求，对档案管理的范围、深度等要求也愈来愈高。

设计院技术资料的收集、鉴定、整理、保存、利用、统计是科技质量管理工作的一个环节。一些企业通过ISO 9000 质量体系认证，将档案管理工作纳入质量管理体系，使之在制度建设、资金保证、人员配备上都有了很大的提升。目前，许多大型工程设计企业科技档案的管理已形成制度化和规范化，而一些中、小型企业由于种种原因，科技档案管理的意识、手段都有待增强与提高，有些企业甚至则还停留在“看摊守堆”的阶段。主要体现在：归档的档案的不完整、不系统；文件材料不符合档案质量要求；保管期限不明确，销毁鉴定制度不完善；没有充分发挥档案统计作用；纸质档案缺乏数字化管理等方面。这都说明运用传统方式来档案管理已经难以满足企业发展的需要。

2 工程设计档案管理的难点

工程设计档案管理的难点主要表现为一些企业没有建立健全的档案管理制度，更没有形成档案管理体系。工程设计项目往往具有的设计周期短，同一时间段进行的设计项目数量比较多，项目完工时间长短不一等特点。工程档案的归档时间往往要在工程结束之后才能进行，而技术人员往往同时参与几个项目的设计任务，这些都容易导致档案的信息不完整，为档案信息的利用带来很大的困难。由于市场竞争等原因，工程设计项目的工期往往较为紧张。一个项目的设计任务，需要多专业配合、协作。在工程项目的设计、实施过程中，从项目负责人到技术人员，对设计进度和质量更为重视，往往忽视对工程设计活动所产生的文件材料进行收集、整理，这也将直接影响档案的质量。在项目实施过程中，经常会出现多次修改、变更，有些文件甚至在施工现场就完成了洽商、更改，这部分资料尤为零散、随机，往往因各种原因而难以归档。因而，收集齐全、完整的技术资料历来是工程设计档案的难点问题。

设计院的档案管理人员大多数没有工程设计、施工的经历，对工程档案的产生背景和过程都不太了解，同时工程设计人员对档案的管理制度缺乏了解、对技术资料重使用轻收集，对其设计、施工过程中产生的档案整理又很难做到科学、规范，这都造成工程档案质量不高，归档不全，难以充分发挥档案的作用。

3 设计院开发档案资源的重要性

工程档案（尤其设计图纸）是设计院中最常用、最有效利用的信息资源。档案系统中收录了各种以项目为单位的设计依据性文件（如地质勘探水文资料、可行性研究批复、超限高层审查批复等）、设计咨询合同、设计图纸、质量记录、竣工验收资料等。它记录了项目从确立建设到竣工完成的全过程，是公司生产经营、质量管控、成本核算、人力管理等日常工作的具体体现，它见证了项目以及企业发展的全过程。以中国中元国际工程有限公司（以下简称“中国中元”）为例，它的档案管理工作是以工程档案为主要目标。项目档案（尤其是图纸）占据了其90%以上的库存资源。通过综合知识管理平台与出图系统的无缝连接，将设计图纸和工程文本文件自动纳入知识系统当中，实现了档案的自动归档与分类整理。档案工作人员通过系统进行流程审核，保证入库的技术资源符合档案管理制度的要求，使之规范有序，更便于查询、利用，更容易使其转化为知识。档案资源中有大量显性知识和隐性知识，运用传统管理方式和技术手段不可能将其中所蕴含的知识全部挖掘出来。档案知识对于提升科技质量管理水平、合理利用人力资源、提高经营决策效率、培养员工成长等方面而言都是一笔巨大的财富。我们应该充分利用现代化技术手段，建立相应的管理机制，对它们进一步开发、利用，使其发挥更大作用。

4 信息技术、数字化发展给工程档案管理带来挑战和机遇

从20 世纪90 年代初开始，中国中元就采用探索利用信息系统进行档案管理。当时采用的是单机版档案管理系统，即CS 系统（由原机械工业部编制），当时仅仅实现了档案的目录级管理，方便了档案查找。但是档案的具体内容和内在的联系难以体现。当时，工程设计档案的管理主要是整理、存储、查阅和复制现有资料。同时，由于同一时期还存在多信息系统（中国中元同时期还上线了OA 等系统），数据管理分散、许多资料分别存储在不同系统，由不同部门管理。随着时间的推移，企业内部机构的变化和人员流动，导致一些有价值的数据遗失。随着工程设计企业信息化推进，中元上线了运用网络管理的档案管理系统，即BS 系统。同时，还建设多媒体数据库和设计图纸库。通过对CAD 图纸、录音、录像、照片和其他类型载体档案的收集、整理，特别是对CAD 图纸的拆分、入库工作使设计院的档案工程从传统的纸质管理向多介质管理转变。通过档案信息系统，提升了档案的检索、利用速度，使档案管理较之传统纸质管理阶段更为快捷、实用。

随着人工智能、云计算、云存储、区块链等新一代信息技术的产生、应用，对各行各业都产生了巨大的影响。设计院作为科技型企业，对新技术的使用必然走在前列。例如：BIM 技术的推广与应用，将传统的工程设计与施工管理等工作由二维向三维变化。这必然导致工程档案从二维的管理向三维转变。工程设计运用的技术、方式的数字化、多样化，必然导致其形成的档案信息海量化、多元化。这对工程设计档案的收集、鉴定、整理、保管、检索利用及其统计等工作都提出了新的要求。

设计院档案管理工作从传统的纸质文件的管理到面对多介质、多专业、多种技术产生的海量档案数据，其管理意识、制度建设、资金配备都应随之改变。同时，它也对档案人员的职业素养提出了更高的要求。档案管理模式的改变又要求档案管理的机构设置、人员的知识结构、管理能力随之做出相应的调整与提升。

在工程设计行业，知识管理还处于起步阶段。一些企业对知识管理的概念、技术和方法都不太了解，不知如何入手开展知识管理工作。具体来说，就是知识管理的组织架构与相关制度还未建立、健全；人员配备及运行模式还在摸索；知识的分类体系、工作标准、管理流程、激励机制还不明晰；全员参与的意识还不具备，自然很难形成知识共享的文化氛围。

中国中元的知识管理系统基本上是10 年前开始建设的，基本实现了工程设计资料的自动收集、鉴定整理、分类入库等初步功能，但是知识管理的作用还远未发挥出来。在“沉淀、共享、学习、利用、创新”几个阶段中，知识沉淀做得较好，能够部分利用知识资源，基本上还停留在收集、鉴定以及利用阶段，在知识的学习和科技创新方面做得还远远不够。通过综合知识管理平台与公司其他系统的联通，知识成果的收集、整理与存储已经自动完成，但是在知识的融合、推送和创新方面还在摸索阶段。

许多企业的知识管理都是“一把手工程”。公司高层领导，由科技、人力、信息等职能部门推进，上线一套IT 信息系统。各职能部门根据日常工作建立工作流程和资源存储标准。部门与部门之间条块分割，根据不同角色和权限可以查询部分文件。这种知识管理的办法重点在“存”而不在“用”。各职能单位注重本部门工作范围内的管理，没有从项目管理和技术服务的角度出发，缺乏与生产部门和其他职能部门的沟通，更缺乏数据的标准化管理，使之产生的信息不规范、不完整、不准确。即使将这些“碎片化”、阶段性的数据收集在一起，也很难对相关的工程实现“项目画像”，更不用说挖掘其中蕴藏的潜在知识，发挥知识管理持久、广泛的作用了。

传统的知识管理软件大都源于文档管理系统，有一些甚至就是原有档案管理系统的升级与改版。这些软件往往采取模块生产和批量销售的模式，主要目的是保存内容，很难顾及企业发展目标、使用习惯和用户的当前需求。对于企业的个性化需要更是其标准化设计和生产难以满足的。这些软件往往很难具备支持不同企业的不同知识应用的功能，难以达到知识管理的预期效果。

在日常工作中，知识管理的作用往往是隐性的，很多管理者和技术人员很难感觉到知识管理对于自身工作的帮助，往往没兴趣参与知识管理工作。生产部门忙于赶工期、抓质量，不可能抽出时间去专门去做知识管理。职能部门忙于各自日常工作，没有精力去进行知识分类、提取、推广、分享等“额外”工作，因而这部分工作任务就留给了档案管理部门。信息爆炸的时代，越来越多的途径和方式可以获取到国内外、本专业、本行业前沿而海量的外部知识，因而就会出现虽然设计院存储了大量的项目信息，专业知识，但难以得到充分挖掘和利用的现象。这种现象在许多企业都是普遍存在。