农业科研单位声像档案开发利用探讨与实践

曾力旺

一、声像档案的重要作用

（一）真实记载和反映单位发展历史

声像档案具有原始记录性、真实和形象的内容、丰富的时间和空间感等特点。能真实地记录科研单位的发展变迁历史，生动地展示单位建立以来的文化底蕴，承载着丰富的时代气息和知识内涵。

中国热带农业科学院（以下简称“中国热科院”）是我国唯一从事热带农业科学研究的国家级综合性科研机构。历经60余年的发展，我院取得了包括国家发明一等奖、国家科技进步一等奖在内的近50项国家级科技奖励成果及省部级以上科技成果1000多项，为保障国家天然橡胶等战略物资和工业原料、热带农产品的安全有效供给，促进热区农民脱贫致富和服务国家农业对外合作做出了突出贡献。我院档案馆保存了自建院以来在科研、教学、合作交流等多方面的实践活动中形成的照片、录像等载体的档案材料。这些声像档案，以画面的可视形象，生动地将一代代热科院人的奋斗、成长历史和辉煌展现在世人面前，给受众强烈的时空感和真实感，从而弥补文字记录的缺陷。

（二）有效服务科研和管理，助力单位整体发展

声像档案是农业科研单位利用需求最多的档案之一，不仅能满足科研工作的需求，而且能满足管理工作的需求。与纸质载体档案相比，声像档案有直观形象性、客观真实性、艺术欣赏性、传播广泛性等特征，因此它可以形象、直观地将农业科研单位所独特的工作环境、及孕育出的极富特色的农业科研文化展现在大众面前，与文字说明互相补充、互相印证、互相依赖，让人身临其境，利于受众理解与接受，同时也更容易激起人们的丰富情感和广泛的联想，在单位的文化建设中发挥着重要的作用。声像档案的这些特征丰富了档案的传播方式，提高了档案的传播效果。

（三）丰富单位文化内涵，提高知名度和竞争力

习近平总书记2003年在浙江工作时就指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”借助档案，单位的历史才得以延续、单位的事业才得以发展。在单位的宣传活动中，文字中插入照片，以图文并茂的形式传播单位文化信息，能更直观地展现文字提及的历史事件和重要人物，增进受众的理解，同时提高受众阅读单位信息的兴趣、激起人们的丰富情感和广泛的联想，从而提高单位的知名度和竞争力。

二、声像档案开发利用实践

（一）图片类编研

在信息化高速发展的今天，因图片类信息能够更直观地向人们传递信息，所以图片依然是信息的重要载体。将声像档案开发成图集、画册集锦等，可以给人闲适无压力的阅读体验，让“忙碌”的受众更易接受；且图片类编研成果具有制作简单、成本相对较低的特点，因此本单位档案馆前期在人少经费少的条件下，编研了一系列图片类编研成果。开发利用成果主要以照片为主、辅以简要文字，以便生动、直观地让受众了解该本相册集锦的目的。如《何康的热科院情怀》《丹心耀南疆——黄宗道院士纪念画册》《中国热带农业科学院之记忆——领导关怀篇》等画册，展示了我院建立之初至今，省部级领导及专家学者来我院考察视察时的相片，让受众不仅能感受到国家对热带作物发展的关注关怀，也能深刻感受到我单位不懈的努力和致力于热带农业的追求。

历史建筑凝结着本单位的过去，声像档案将风貌建筑的原始信息永久保存，不仅是本单位的需要，更是保留城市文化和历史记忆的必然要求。城建类的声像档案能够直观地再现不同历史时期我院建筑风格的变化，从草屋平房到林立的高楼大厦，展示着我单位的成长和变迁。《中国热带农业科学院之记忆——建筑篇》用不同时期的黑白建筑照片记录了本单位及附属子单位的历史建筑风貌，形象直观地将我院建设历史完整呈现。

（二）音视频类编研

对农业科研单位的音视频档案进行编研，或是将有关联的照片、加以故事脚本，制作成音视频，是声像档案编研的另一种重要存在方式。本单位的音视频类声像档案的编研主要是将科研、管理等工作中形成的关联照片、音频、视频档案等，根据编研目标将其整理、润色、剪辑，再辅以文字和配音，制作成音视频作品。目前其成果主要以档案专题片、档案纪录片、档案短视頻等形式呈现。本单位档案馆根据现有材料，制作出了《探索热农科技档案宝藏》，该视频从一幅幅年代久远的田间地头的记录数据、一张张荒山野岭、杂草丛生的相片展开叙述。从这些黑白相片中，我们仿佛看到一辈又一辈“热科院”人在接力研究曲折艰难又令人振奋的橡胶育种的创业史。

《胶片中的热农故事》，我们看到了“橡胶树在北纬18-24度大面积种植技术”国家发明一等奖的奖状，看到了国家科技进步一等奖等诸多荣誉；看到了凌晨三四点钟早起的胶农割胶的场景，看到了自动割胶刀的发明……

《我们的老院长》，我们看到宝岛新村的一片荒山野岭上，作为学生课室、食堂、图书馆的16幢茅草房，何康所长带领全所职工创建所院的艰辛不易；我们看到周总理的殷切嘱托和亲笔题词“儋州立业 宝岛生根”的由来；我们看到老院长调离我院后，仍惦记着我院，给予我院支持和帮助。

上述开发成果是对声像档案的内容进行了更加深入的研究，挖掘出一张张照片背后隐藏的历史事件、意义及价值，并将其串联起来，形成宣传视频。

（三）专著编研

《中国热带农业科学组织机构简史》一书，对我单位自筹备开始至今的组织机构历史及现状等进行了详细总结和深入分析，而且在编著中插入了部分档案馆保管的照片档案，不仅增强了全书的可读性，而且因为照片档案是重大历史事件的可靠见证，让读者感受到沉重历史感的同时，还能感受到本单位取得今天成就的不易。

（四）开设专题展览

我院建立了专门的历史展览馆、天然橡胶展览馆、名人文化廊桥等等，以展出我院的历史。这些展览馆，无一例外，主要是以声像档案为主，配以适当的文字说明，以便向受众传达所要表达的内容。这些专题展览，在展出本单位历史的同时，部分还能作为科普教育基地和全国中小学档案教育社会实践基地，传播专题知识（如天然橡胶展览馆中，有专题短片讲解橡胶树的生长、发育及橡胶的作用及应用等）。这些对外展播系列主题短片，就充分发掘了声像档案资源的宣传教育功能。

三、关于声像档案开发的若干思考

（一）加强组织领导、制度建设等，夯实声像档案工作基础

档案各项工作的有序开展，都离不开单位领导的重视及相应的规章制度。只有领导重视，各项工作才能有序开展并获得相应的经费支撑；要完善声像档案管理工作制度，明确重大活动声像档案收集范围，巩固优化声像档案拍摄采集工作，推进声像档案归档移交工作等；移交档案后，档案人员还应做好档案基础业务的各项工作：如收集、整理、鉴定、保管、检索等；最后，还应有对应的档案开发人才，才能将“永不见天日”保存在档案库房的“死”档案开发成可展示众人面前的“活”档案。只有保障上述条件，才能确保顺利开展后续声像档案的开发利用工作。

（二）有效应用现代信息化技术

信息化技术是声像档案开发利用的重要手段，其应用可以提高档案资源的利用价值。因声像档案比任何其他类档案更具有写实性、易读懂的特点，所以声像档案的开发利用成果，就要让利用者真实感受到历史的氛围，让利用者有身临其境、感同身受的感觉。这就需要采用各种先进的现代化信息技术对声像材料进行各种前期处理及后期加工，如前期的声像档案抢救性修复和数字化转存工作、当下重要活动的拍摄、保存技术，后期的加工处理技术等，只有将这些有效结合，才能提高档案资源的信息化处理质量。

（三）档案资源的在线访问及使用

档案资源的开放共享是未来的发展趋势。只有开放共享才能促进文化传承和创新。我院将整理后的档案目录都上传至专门的档案管理系统，而且该系统对全院的科研人员及管理人员开放，提供了数字化档案的在线访问和使用服务，用户可以通过互联网查阅和下载档案资源。附属子单位或其他科研及管理人员（非档案馆工作人员），可筹集经费对感兴趣的内容进行开发利用，这样就提高了档案资源的利用价值和便利性。

（四）多种开发利用方式，让“声像档案说话”

要做好声像档案工作，就要创新档案开发利用的方式和途径，开展多元化的档案利用服务，才能最终充分发挥声像档案的价值和作用。档案开发利用工作，其实质是为单位中心工作服务，充分满足单位各方面建设及发展对档案信息利用的需求。因此要開发提供多种声像档案信息“加工品”，包括但不限于上述的照片集锦、拍摄视频、专题展览等方式，充分利用声像档案资料，讲述声像档案背后的故事，“让声像档案说话，让历史发声”，将声像档案作为陈列展览的重要表现手法，充分运用到单位各项建设工作中，实现历史知识和文化育人的有机统一。

参考文献：

[1]杨洋.平民记忆视域下，声像档案资源的开发利用分析[J].兰台内外，2022（34）：16-18.

[2]朱颜郴.大数据时代声像档案管理与利用服务研究[J].办公室业务，2021（24）：168-169.

[3]中办国办.“十四五”全国档案事业发展规划[J]. 中国档案，2021（6）：18-23.

基金项目：中央级公益性科研院所基本科研业务费专项-热带农业标准推广与科技声像档案数字化应用研究（1630072023004）

作者单位：中国热带农业科学院科技信息研究所/海南省热带作物信息技术应用研究重点实验室