高校档案馆微信服务现状及优化策略研究

张慧　邹懿

引言

微信公众平台自上线以来，因其即时性、互动性的内容特性，已成为最受欢迎的大众传播平台之一[1]。2013年3月第一个档案微信公众号“建档伟业”创立，近年来随着社交媒体的热潮掀起，各档案馆也纷纷开始建立微信公众号，并将其视为传播档案信息、展示馆藏资源的重要途径[2]。微信公众号作为目前国内社交服务中的公众服务平台，是一种新型智慧服务方式，高校档案馆可充分利用微信公众平台特有的知识推送方式，积极推进高校档案馆发展进程，提升档案馆服务质量。基于此，本文选取教育部[3]公布的40所上海市本科高校为研究对象，采集各高校档案馆微信公众号推送的文章信息，调查时间为从各个微信公众号第一篇发文时间至2023年5月31日，对这些高校档案馆微信公众号的开通情况、信息推送等服务现状进行调查与分析，以期了解高校档案馆服务的建设进程及未来发展。

一、建设现状分析

（一）开通情况

经对上海40所高校的微信公众平台调查发现，有超过半数的高校暂未开通微信公众号，上海高校档案馆微信公众号开通率仅37.5%。因此，本文对15所已开通微信公众平台的本科高校档案馆进行调研，具体院校如表1所示。

同时，在搜索过程中笔者对上海市高校图书馆微信公众号的开通情况进行了调查，最终统计到上海市40所本科高校中有35所开通了图书馆微信公众号，开通率达到87.5%，说明在上海市高校档案工作领域，通过微信公众号提供档案服务的意识还有很大的发展空间。

由于部分高校未注明微信公众号的开通时间，本文统一将其默认为首次推送信息的时间。通过统计各公众号的首次发文时间得知，最早开通档案馆微信公众号的高校是上海交通大学，早在2014年就开始了信息推送。2015—2021年每年都陆续有高校档案馆公众号投入使用，上海财经大学、同济大学于 2015 年开通，同样是一批开通较早的高校。2020年为上海市高校档案馆微信公众号开通的高峰期，东华大学、上海外国语大学、上海建桥学院、上海电力大学、华东政法大学、上海体育学院都在2020年开启了微信服务。

（二）微信公众号设置

头像、认证都是微信公众号设置中很重要的信息，对微信公众平台的使用效果和服务开展起着很大的影响[4]。本文涉及的15所高校档案馆头像主要是本校校徽、馆徽或是本馆建筑图片，表明多数高校档案馆在选择官方微信头像时会选择具有代表性的标识，增加辨识度，有1所高校档案馆未设置头像。

微信认证是腾讯对公众号主体所提交的主体信息、资质文件的真实性与合法性进行书面的甄别与核实的过程。认证后会吸引更多关注，提高人气，并能在被搜索时享有优先权，有利于用户对公众号的查找与订阅。调查发现，14所高校均已进行官方认证，仅1所高校认证主体为个人。

微信公众平台的推广情况直接或间接地反映出档案部门对网络环境下新型服务方式的重视程度[5]，基于此，笔者对15所高校的官网进行了调研。调查发现，在已开通微信公众号的15所高校档案馆中，有10所高校在其档案馆官网主页上设置了微信公众号二维码进行推广，增加了微信公众号的可信度，便于读者进行获取，有5所高校无法从档案馆官网找到微信链接或未设置档案馆官网网页。

（三）微信公众号菜单设置

微信公众号菜单是微信公众号向用户提供服务的途径，各高校可通过自定义菜单实现多种线上服务功能。15所高校中除上海电力大学外，其余14所均已开通自定义菜单功能，各高校在微信公众号页面设计了2-3个一级菜单，下置0-5个二级菜单。在对各院校微信公众服务功能进行总结分析后发现，服务内容主要分为档案馆介绍、微服务和特色展示三大模块，其中各模块的具体内容见表2。

在上海市15所高校档案馆微信公众号中，部分高校档案馆账号菜单设置不科学，存在菜单分类混乱，部分功能点开后显示产品已过期、无法正常使用以及错别字等现象，由此可见部分高校档案馆微信公众号缺乏定期维护。此外，有4所高校在公众号菜单栏设置了自动回复功能，读者可通过输入简单的关键词获取基础的问题解答，有2所开通了互动留言功能，能够让师生在使用过程中及时提供反馈，有利于与用户实现互动和交流，增加用户黏度。

二、推文情况分析

（一）推文频率

档案馆微信公众号推文发布的数量可直接体现出推文更新频率[6]，从微信公众号发布信息的频次可以看出不同高校档案馆微信公众号的活跃程度，在样本采集期间，15所高校档案馆的发文共计2444篇。推文数量呈现出两极化，高校档案馆除上海交通大学、上海外国语大学、上海财经大学、同济大学、复旦大学、华东理工大学发文较多外，其他高校档案馆发文量均在100篇以下。活跃度最高的高校为上海外国语大学，发文量达到537篇，平均月推送量17篇。有1所高校档案馆公众号在近两个月内未发布任何信息，处于“建而不维”的状态，还有1所高校自开通微信公众号以来从未发布过推文信息，成了“空壳账号”。各高校档案馆微信公众号推文数量在一定程度上可以反映学校对其檔案馆公众号的重视程度，由此可以看出高校档案馆在微信公众号运营方面的积极性有所差异，很大一部分档案馆顺应发展趋势开通了微信公众号，但尚未认识到利用微信公众号开展服务的重要性。

（二）推文主题分类

基于15所高校档案馆在微信公众平台上推送的2444篇文章，利用可视化软件进行高频词共现，如图1所示，其中出现频次前10的热词分别为档案（310）、博物馆（248）、校史（241）、档案馆（200）、语言（184）、活动（122）、校史馆（105）、历史（104）、文博（103）、讲坛（101），通过对标题高频词进行整理总结，上海市高校档案馆微信公众号推文主要是有关档案工作、博物展览、校史故事、活动通知四个类型的信息。

（三）优化策略

根据对上海市普通本科高校微信公众号的调查分析，可知不少高校公众号并没有得到很好的运营，主要体现：（1）重视不足。未得到充分宣传，缺少规范运营。（2）缺乏特色。内容创作相对匮乏，互动效果堪忧。（3）推送欠佳。推送频次低，推送形式单一。就上海市高校微信平台服务现存问题，可从以下三方面进行优化调整：

1.重视平台服务，规范运营管理

高校微信公众号开通后如何让广大档案利用者知道并关注是其是否能够顺利运营的首要问题[7]。一方面应积极开通微信公众号，及时通过本校官方认证，增加微信公众号公信力；另一方面应重视微信公众号的宣传与推广。高校档案馆服务对象主要为本校师生，应通过多渠道多方式提升微信公众号在本校师生中的关注率，在学校官网、微博等多平台进行宣传，将微信公众号的推广融入到校园中，线上线下双管齐下，提高在校师生对本校档案馆微信公众号的关注度，有效增加推文的阅读量。

此外，微信公众号作为新媒体平台，信息推送、内容策划、服务功能等都需要专业化队伍的运营与维护，保证微信公众平台持续焕发生命力。高校档案馆应充分发挥微信公众平台的优势，利用微信公众号后台的数据分析功能，以读者兴趣和需求为导向，为读者提供高质量的服务，避免公众号的管理流于形式。

2.加强内容策划，鼓励读者互动

在公众号内容创作方面，可以采用一些相对实用的方法增加文章阅读量。在设计文章标题时，采用疑问、感叹句式吸引读者的关注，激发读者阅读兴趣；根据主题的不同选用不同的人称多维叙述，拉近与读者之间的距离；考虑到高校微信公众号的受众主要为在校学生，可以适当运用网络热点词汇，在一定程度上增加文章的易读性及读者的接受度。比如同济大学的《档案馆“拍了拍”你│带你走进同济大学》等文章，在同期的档案类公众号推文中都获得了较高的阅读量。

其次，调查发现多数高校档案馆微信公众号没有设置回复功能，如果缺乏和读者之间的交流互动，微信公众号变成了简单的“你发我收”的发文工具，档案馆的发展是为了给用户提供更优质高效的服务，在建设中需要重视用户体验，各高校应提高咨询服务意识，设置专人专员对读者问题进行解答，通过在线咨询或微信公众号留言等方式完善读者反馈功能。

3.定期合理输出，丰富传播方式

一方面合理化推送。由于公众号推送信息的频率过低、数量过少，导致读者关注度越来越低，使其失去了原有活力。信息的推送只有符合实际规律才能达到事半功倍的效果，固定合理的推送频率能有效吸引读者，避免读者流失，各高校档案馆微信公众号要定期更新内容，培养用户的阅读习惯[8]；其次是推文标题的规范管理，在浏览各高校档案馆微信公众号推文信息时，发现许多高校推文标题不够规范醒目，不利于读者的精准阅读和历史文章查找，对于推文，复旦大学、同济大学、上海外国语大学等高校档案馆的行为值得借鉴，根据推文内容建立固定的子目录，将发文根据不同内容进行分类，如此一来一目了然，便于师生快速选择，根据需要进行阅读。

另一方面丰富传播方式。调查中发现大多数高校档案馆推送形式单一，多为纯文字或者简单的文字图片组合，这样的形式长久以来未免枯燥无味，无法有效吸引读者注意力，已有粉丝活跃度大打折扣，建议多尝试文字、图片与音频、视频的搭配组合方式进行公众号的信息推送，以提高读者的阅读热情。

参考文献：

[1]张翠.微信公众平台的阅读现状与展望[J].编辑学刊，2016（04）：47-52.

[2]倪丽娟，陈阳.“互联网+”环境下档案微信建设的SWOT分析——基于全国档案微信公众号的调查[J].档案学研究，2017，No.156（03）：41-47.

[3]中华人民共和国教育部2020年全国高等学校名单.[EB/OL].[2020-07-09].https：//hudong.moe.gov.cn/qggxmd/.

[4]张兰，陈信凌.社科类学术期刊微信公众号传播效果影响因素实证研究——以CSSCI来源期刊（2019—2020）为例[J].中国科技期刊研究，2019，30（09）：1014-1021.

[5]张予宏，娄海婷.河南省综合档案馆微信公众平台发展现状调查研究[J].档案管理，2018，No.232（03）：69-71.

[6]陈文，洪秋兰.我国省级档案馆微信平台发展现状与思考[J].图书情报研究，2018，11（04）：33-40.

[7]张璐阳，连念.高校档案馆微信公众号建设探索[J].中国档案，2019，No.544（02）：42-43.

[8]杨敏.我国图书情报学期刊微信公众号调查研究[J].图书馆工作与研究，2019，No.279（05）：82-88.

作者單位：上海大学文化遗产与信息管理学院