基于智慧财务的高校财务内部控制优化路径探究

曾涵文

（作者单位：首都医科大学）

现阶段，大数据、云计算、人工智能等高新技术得到应用，高校财务工作由会计电算化阶段逐步迈向财务智能化阶段。智慧校园建设中的信息聚合是高校智慧财务实施的基础。智慧财务的应用是新时代高校财务信息化发展的必然结果，同时也是提升高校财务内部控制建设水平的重要手段。为此，在智慧财务视角下，创新财务管理模式、构建完善的内控机制是切实提升高校财务风险控制效果的关键。

一、高校智慧财务及其财务内部控制概述

（一）智慧财务特征

智慧财务模式由传统财务管理模式和大数据等高新技术融合形成，本质上属于一类具备数据采集、计算、处理、报告、决策等多项使用功能的信息化系统，以财务人员作为服务对象，在财务管理过程中为其提供智能决策、财务信息汇总整理等服务。从实际财务管理情况来看，智慧财务模式具备易于操作、个性服务、实时监控的基本特征。

第一，易于操作。在传统财务模式下，财务人员不但需要具备丰富的实践经验和较高的专业素养，还需要采取手动处理方式来完成预算编制、财务报告编制、风险识别评价等各项工作，实际工作负担较重，难免出现错误操作。而在智慧财务模式下，利用信息技术所搭建的智慧财务系统具备完善的使用功能和极高的自动化程度，可以替代人工完成绝大部分操作任务，并把剩余手动完成的操作流程简化到极致。以报表生成为例，只要提前在系统中设定财务数据处理程序，财务人员在系统中选择模板文件、导入原始财务数据，系统就会自动生成财务报表，后续对报表内容进行人工校核即可。

第二，个性服务。智慧财务模式属于全新的财务管理概念，并未对财务流程、系统功能配置等要求加以严格限制。从高等院校角度来看，在内部推广智慧财务模式时，可以遵循从实际出发原则，根据财务管理和内部控制需要来定制智慧财务系统、再造财务流程，为财务工作开展提供个性服务。

第三，实时监控。智慧财务系统具备强大的数据采集与处理能力，可以全程跟踪监督预算执行等财务活动的开展情况，并根据已掌握信息来识别财务风险，在发现异常问题后向财务人员发送警示信号。这样一来，既可以减轻财务人员的工作负担，也可以加大财务内部控制力度，避免因财务问题发现和处理不及时而造成不必要的损失。

（二）基于智慧财务的财务内部控制优势

现阶段，虽然智慧财务在财务管理与财务内控领域的应用可行性得到了充分论证，但部分财务人员并未正确认识到智慧财务背景下财务内部控制活动发生的巨大改变，盲目选择财务内控工作开展方向，使得工作效果不理想。因此，财务人员必须深入了解智慧财务和财务内部控制的内在联系，将充分体现智慧财务核心优势作为财务内控体系的创新优化方针。从同类项目案例来看，智慧财务有着规范化、共享化、科学决策的核心优势[1]。

第一，规范化。智慧财务系统具备预算管理、会计核算、采购控制等若干功能模块，依托系统“一站式”开展财务管理工作，财务人员按照系统指示进行规范化操作，避免出现篡改业务流程等错误操作行为。同时，智慧财务系统对线上操作过程进行跟踪监督与记录保存，发现不规范操作行为后进行提示。

第二，共享化。在智慧财务模式下，财务系统与其他职能部门的操作系统均接入财务共享平台，财务人员并不需要定期前往各部门收集原始财务数据和业务数据，而是可以直接访问平台数据库来查阅所需数据。同时，智慧财务系统还具备线上开展财务内控工作的条件，通过平台系统可以实时掌握财务数据和业务数据，远程督促各职能部门遵循财务内控规定要求和提供业务指导。

第三，科学决策。智慧财务系统具备较高的智能化水准，可以替代人工完成一些决策，并保障决策结果的准确性。以财务风险识别为例，智慧财务系统能够从原始财务数据中提取风险特征量，把特征量导入风险知识库进行诊断分析，挑选出同类型的风险案例，从而确定财务风险类型，准确判断风险出现概率，预测风险事件在未来一段时间的演变过程。

二、基于智慧财务的高校财务内部控制优化路径

（一）做好顶层设计

高校财务内控控制优化是一项综合性、长期性活动，既需要重新设计一套财务内部控制流程，也需要同步做好制度建设、财务组织结构调整、数据交互共享、部门协作等多方面的准备工作。因此，高等院校应加强顶层设计，遵循从实际出发、逐步推进原则，结合自身情况来明确财务内控优化目标、思路、方针，把财务内控优化过程拆分为若干阶段，明确各阶段优化目标和具体措施。例如，在制度建设方面，既要着手建立授权审批、预算质询、责任落实等制度，也要明确规定财务人员及各部门岗位的职责范围、具体工作内容。同时，围绕财务内部控制线上业务的活动特点，对业务流程、财务内控要点、常见问题应对方法进行标注，并编制作业指导书，便于财务人员参照指导书内容开展工作[2]。在财务组织结构调整方面，考虑到高等院校财务内控工作内容繁杂，且在智慧财务背景下的控制范围还将进一步扩大，高校需要着手构建具备独立地位的财务内控部门，逐步整合财务部门、审计部门、纪委监察部门等的财务控制职能，避免后续出现重复控制、交叉控制等问题。

（二）财务数据集成利用

财务内部控制内容涵盖高校运营期间开展的全部经济业务活动，包括预算编制执行、年度财务决算、财务状况评价分析、财务风险防范等。在会计电算化阶段，虽然各高校陆续搭建了信息化管理系统，由线上业务模式取代线下业务模式，财务管理效率得到显著提升，但所搭建的采购管理、预算管理、收支管理、资金管理等多套财务系统互不关联，信息交流成本高昂，形成了“信息孤岛”。这无疑加重了财务处理和财务内控流程的复杂程度，导致各项财务管理活动脱节。因此，为扫清智慧财务模式推广实施期间遇到的内部阻力，高校应着手实现财务数据集成利用目标，具体从财务信息系统整合、多平台数据共享两方面着手。

第一，财务信息系统整合。高校应搭建具备完善服务功能的财务共享平台，把预约报销、预算执行控制、绩效管理、资金管理等多套操作系统接入财务共享平台，以原有财务管理系统作为首层财务平台，财务共享平台作为第二层财务平台。如此，财务人员可以在平台上“一站式”开展各项工作，无须频繁切换操作系统、转换财务数据格式。

第二，多平台数据共享。为实现业财融合目标，确保财务内控范围有效涵盖科研、资产管理、基建等环节，高校还应保持财务共享平台与科研管理等系统的数据共享互通。以科研管理系统为例，财务人员依托财务共享平台，可以直接提取科研项目经费分配数据、预算剩余额度等原始财务数据，判断是否存在项目预算超支等风险隐患，以及做好预算跟踪控制等财务管理工作。

（三）财务内部控制闭环管理

在传统财务管理模式下，由于管理方式落后、部门间信息交流不畅，高校不具备实施闭环管理的前提条件，而是把财务内控工作拆分为多个环节，委派专人负责跟踪监督单项经济业务活动的开展情况，由此出现了诸多薄弱环节。在智慧财务背景下，随着财务管理效率、管理时效性的提升，以及财务内部控制能力的增强，高校应推广实施财务内控闭环管理模式。闭环模式由建立标准、监控评估、优化完善三部分组成，具体如下。

第一，建立标准。高校结合财务管理实际情况，明确规定在资金管理、财务报告编制、预算管理、项目管理等环节的流程步骤及内控要点，把标准适用范围、控制目标描述、责任人员等作为财务内控要素。同时，在财务共享平台内建立财务内部控制模型，模型涵盖高校财务有关的全部业务流程和关键环节，并开展穿行测试，根据测试结果判断财务内控制度是否具备完整性、可行性[3]。

第二，监控评估。在各项经济业务活动开展前，在财务内控流程中增加风险评估、计划可行性论证、流程穿行测试等前置程序，帮助财务人员找出潜在问题并采取改进措施，避免造成实质性损失。例如，在预算编制完毕后，财务人员根据预算执行部门的实际工作安排来论证预算可行性，并充分听取预算执行部门负责人所提意见，必要时把预算退回修改，避免因预算额度过高而造成资金浪费，或是因预算额度偏低而影响正常工作开展。随后，依托智慧财务平台来固化财务内控程序，平台负责记录操作过程与判断操作行为是否符合规定，如果发现违规操作行为，或是预算执行等目标事件出现预料之外的状况，则把问题反馈给财务人员和相关业务人员着手处理[4]。

第三，优化完善。智慧财务背景下，无论是高校财务模式还是相关业务活动的开展情况均发生了明显改变。随着时间的推移，原有财务内控制度将会缺乏适用性，导致规定要求与实际情况、财务内控目标产生出入。为取得理想内控效果，财务人员需要定期对财务内控效果进行综合评价，必要时更改内控流程、规定要求和方法手段。同时，在出现智慧财务系统功能变更、扩大财务内控范围等情况时，立即对现行财务内控制度的健全程度进行评价，并对不足之处加以弥补。

（四）再造业务流程

为增强财务内控控制能力和提升工作效率，高校应重新设计一套完善的业务流程，实现财务内控活动与智慧财务系统的融合发展。以预算控制流程为例，控制过程由预算编制、预算执行、预算绩效评价三部分组成，财务人员依托智慧财务系统线上开展全部控制工作。

第一，预算编制。各职能部门根据工作安排来编制预算草案，把草案提交至智慧财务系统，使用系统自带的功能对各个草案进行汇总整理、统计预算额度。随后，再把统计结果转交预算管理委员会或是评审小组，由小组成员检查预算额度是否超标、预算资金安排是否真实合理，根据所发现问题来调整预算方案、确定各项预算指标。

第二，预算执行。财务人员通过智慧财务系统实时收集、汇总整理原始预算数据，全过程跟踪监督收入情况与支出情况，准确掌握各笔资金的后续流向，量化比较实际收支和预算方案内容的偏差程度，二者偏差程度超标时立即把问题反馈给预算责任部门督促整改，必要时调整预算内容。

第三，预算绩效评价。在预算方案实施完毕后，财务人员通过系统整理数据，按照预算指标和计算规则，然后系统在短时间内完成预算绩效考评工作，根据考评结果来反映预算目标实现程度、分析预算差异问题原因，制定面向各个预算责任部门的绩效激励方案。后续在编制下一年度预算方案时，把上年度预算考评报告、预算决算报告作为重要依据。

（五）加强风险控制

在智慧财务背景下，财务风险类型发生了一定程度的改变，财务人员应更新风险意识，把握新型财务风险的客观规律，制定风险专项防控方案。以数据安全风险为例，财务数据存储载体由纸质档案转变为数据文档，将原始业财数据和财务报表提交至系统数据库中归档保存，如果在财务工作期间出现错误操作行为，或是平台系统遭受计算机病毒入侵，有可能造成财务数据丢失、机密信息外泄。

因此，高校应适时调整财务风险的内控工作内容，既要监督各项经济业务活动全过程的开展情况，也要提高对数据安全风险的重视程度。具体采取权限管理、财务数据加密传输、用户身份认证、重要数据文件异地容灾备份等控制措施，防止财务数据丢失等风险事件出现，或是把风险事件造成的损失降到最低。同时，充分发挥智慧财务模式科学决策的优势，在平台系统内搭建财务风险数据库，数据库内收录预算执行失控、资产贬值、现金流量不足等各类风险事件的案例，系统通过长期训练已经具备风险识别和评价能力，在所收集原始财务数据基础上能够自动识别风险隐患[5]。

（六）建设复合型财务团队

财务人员的专业素养与财务内控效果密切相关。当前，部分高校虽然推广使用智慧财务模式，却没有对财务人员的培训学习予以关注，导致因财务人员理念落后、工作方式僵化而引发的各类问题时有出现。因此，高校需要加大财务人员培训力度，具体从理论学习、专业培训两方面着手，及早建立一支复合型的专业化财务团队。第一，在理论学习方面，以智慧财务的概念和特征、财务内部控制内容流程与要点作为学习内容，帮助财务人员更为全面、深入地了解智慧财务模式，以及智慧财务背景下的财务内部控制重点。第二，在专业培训方面，以智慧财务系统的操作方法、财务内控线上业务流程、工作交接手续、内控制度规定等作为培训内容，并由财务人员进行实操演练，帮助财务人员在短时间内熟悉全新的工作模式。

综上所述，为顺利实现财务管理转型升级目标，确保智慧财务模式落地应用，高等院校应更新财务内部控制思路，坚持走顶层设计、财务数据集成利用、闭环管理、再造业务流程、加强风险控制、建设复合型财务团队等正确的优化路径，为高校财务内部控制能力的提升奠定坚实基础。