企业智能财务系统的应用探究

2023-09-02殷洁静

中国农业会计 2023年17期

殷洁静

（作者单位：中国通信建设第四工程局有限公司）

一、企业智能财务系统现状及存在的问题

企业智能财务系统是一种以会计信息处理技术为基础，在原本的管理模式上融入信息化的管理手段，以让信息技术赋予企业预算、财务及资产等多方面管理事项以诸多功能，从而提升企业管理智能化水平的技术手段[1]。而如今，随着信息技术的不断更新，不仅极大提升了企业的财务信息化水平，也让大型集团企业的核算效率得到显著提升，以此让集团公司节约了不少的核算成本。由此足以表明信息技术的良好利用效力。

目前，大多数企业由于缺乏专业技术能力，加之受传统财务思想的限制，致使处理财务信息的过程仍局限于人工作业，这不仅限制了现代智能化技术作用的发挥，也掣肘了企业财务管理能力的发展[2]。

二、企业智能财务系统架构及功能

当前，企业所使用的智能财务系统通常是基于两项关键技术所搭建，分别是云计算与人工智能。两者的结合不仅能借助云平台智能化、自动化以及批量化地处理原本由人工完成的大量工作，而且云平台本身还具有促进各部门协同管理的功效，由此构建出的云协作、智能化管理体系，对于企业运作效率的提升亦是大有助益。

（一）企业智能财务系统架构

当前，企业在应用智能财务系统时，遵循的思路普遍是搭建财务管理云平台，而借助平台的信息交互功能，不仅能让资源在各业务及管理部门之间及时共享，且诸多财务报销、核算、资金管理、经费控制等工作也能在云平台的协同下互助完成，由此将极大提升企业的管理效率并确保理想的管理成效。至于企业财务管理云凭条的具体建设，其主要部分可分为3 层（见图1）：业务层、智能层、数据层。

图1 企业智能财务系统技术体系架构

（二）功能层

1.业务层

业务层是企业智能财务系统的前端，对象是操作人员，具体功能包含与会计相关的各类管理，如资金报销、资金核算、经费控制及会计报表等。其内部主要集成了人工智能、大数据、互联网技术，实现财务信息的预处理，便于同智能层之间的信息交互。

2.智能层

智能层是企业智能财务系统的核心部分，将财务的关键支撑技术组件化。同时，为确保业务层能适用到更多的场景之中，系统还采用了引擎的形式来提供支持[1]。所谓引擎，即一种以公用技术平台为依托，能够针对不同场景灵活调用相关技术的智能化手段，该引擎能够显著提升业务处理效果。就企业智能财务系统而言，其所包含的引擎主要有以下几种类型：

（1）图像识别引擎。该引擎的主要作用是识别财务单据中的数据，具体包含数字、文字以及自然语义理解技术。其中，识别文字与数字的过程主要通过建立单据模型来实现单据中关键信息的提取，再将提取到的关键信息转化为结构化，得到数据后，便可为后续的调用提供便利。而自然语义理解技术则是一种通过判断文字语义来为引擎提供决策依据的技术。

（2）规则引擎。规则引擎是通过设定企业财务规则，来判断、审核、分类相关的结构化数据。

（3）流程引擎。流程引擎是企业根据自身情况为主要经济业务以及特殊事项所制定的审批流程。例如，原材料的出入库、固定资产采购等。

（4）核算引擎。核算引擎对应的内容有原始单据及项目信息，具体作用是以人工定义的方式生成会计科目与报表，以此完成对原始单据、项目信息等资料的分类与记录。

3.数据层

相较于传统财务系统，企业智能财务系统的数据层对原始数据进行了维度上的扩充。传统的财务系统数据主要包含财务核算的必需信息，如摘要、金额、经办人、会计科目、资产入库单号等。这些数据信息通常是以人工的方式录入财务系统。而智能财务系统则能自动完成上述信息的填写，并能在图像识别技术的加持下对财务信息数据予以结构化转化，这样便可为后续的财务数据分析提供便利。

三、企业智能财务系统运作流程

基于企业智能财务系统所统合的多项信息技术手段，不仅整合了财务管理的诸多事项，也对其流程予以了合理优化。

（一）报销管理

报销管理主要分为4 个流程，如图2 所示。

图2 报销管理流程

1.填制报销单

报销人利用手机、电脑等电子设备登录企业智能财务管理系统，系统将调动设备商的视觉设备完成相关影像的采集，同时还会自动分类发票、附件。

2.图像识别

系统启动图像识别引擎，将图像信息转化成结构化数据，并根据数据自动识别发票信息，自动查验发票真伪，实现对单据进行自动分割与识别，并生成相应的报销单。

3.智能审核

智能审核的主要任务是确保业务的真实性与合法性。例如，在查验电子发票是否存在重复性报销时，系统会自动连接税务网站进行查询。通过判断原始单据逻辑的合理性，从而得出业务真实性结论。同时，依照报销的相关规定，系统还会检验报销事项是否合法合规。最终，系统会根据提交的信息资料生成如下三类审核结果：一是在数据无误的情况下，系统会将报销单中需要填写的项目自动化完成并与同类型的发票合并，随后将此信息传递至下一环节；二是强制性错误，此结果会向报销人反馈错误信息并对报销的单据予以拒绝处理；三是非强制性错误，此错误需要报销人将报销说明补充完整，系统则主要起到提示的作用，待补充完毕后便进入下一个审批环节。

4.电子审批

审批人收到逐级传递的各项报销信息后，根据系统给出的信息反馈开展下一步工作。例如，针对系统给出的非强制性错误反馈指令时，审批人应要求报销人说明报销的详细信息。而针对未检测出任何错误的报销信息，审批人则通过系统，在查验并确认了结构化数据与原始单据图片信息无误后，将审核结果上传至系统。系统则会自动完成报销凭证的生成。此时，报销人便可在系统联网的设备中将报销凭据打印出来，将之与原始单据一同提交财务部门即可。

（二）核算管理

核算管理主要遵循会计科目的对应规则来划分报销单类型及原始发票等信息。该过程会调用核算引擎，且该引擎是基于单位个性化规则所生成。同时，财务人员亦能根据实际工作需求，以人工的方式添加会计科目，从而确保核算的精准与详细。

（三）资金管理

企业资金管理通常包含资金收支与资金预测两大重要事项。

1.资金收支

此管理环节主要运用了银企直联功能，该功能是将企业智能财务系统与银行系统对接所形成。银企直联作为企业和银行的资金通道，能将企业内部与核算引擎联系到一起，这样便能在保证系统连接安全的同时为财务对账、资金收付等工作提供支撑。同时还能集中监控并管理资金账户信息，从而方便企业了解资金的变动情况。

2.资金预测

企业智能财务系统将票据信息全部形成结构化数据，是进一步进行资金预测的前提。企业智能财务系统可利用大数据处理技术，以月、季度、年为单位的收支数据作为基础，为企业管理水平的提升提供支持。

（四）经费控制

经费控制要针对三大环节，分别是预算环节、使用环节及控制环节。首先，智能财务系统在预算环节的作用主要是辅助经费预算的编制，并提示检查预算编制中诸如间接费用比例等硬性要求；在使用环节的应用则是检测预算是否存在科目超支的情况并预警不允许指出间接费用的事项，确保支出的合理合规；而控制环节则主要是在年末生成经费结算表，为相关人员完成工作提供帮助[3]。

（五）会计报表

企业智能财务系统可以根据管理者的设置需求自动生成会计报表及与报表相关的分析数据。报表分析是评估资本市场的重要环节，只有了解这些关键的财务信息，才能够从纳税筹划、投融资分析、财务数据分析等方面对企业未来管理决策提供建议，减少企业管理成本的同时，为企业决策提供更多帮助，利于帮助企业趋利避险。例如，帮助管理者把握住投资机遇，合理规避投资中潜在风险。

四、企业智能财务系统应用中的关键问题

（一）安全性与后期维护

现多数企业承担有国密、军密等项目，财务数据的安全性显得尤为重要，因此必须重视企业智能财务系统的安全性建设。通过安装虚拟专用网络（Virtual Private Network，VPN）等安全性手段建立严格的身份认证体系，日常使用中定期更新，配置专业维护人员队伍，发现问题及时解决，从而保证财务数据安全性。

（二）与信息技术部门的结合

由于智能财务系统运行中需要保证财务数据的安全性、准确性、时效性及共享性，因此财务部门与信息技术部门协作，既是智能财务系统运行的安全保障，又是技术支撑。除此之外，智能财务系统的运作联合信息技术审计，继而在强化财务与企业其他部门之间的交流与协作的同时增强企业内部凝聚力[4]。

（三）强化财务人才建设，提高财务人员素质

在智能财务背景下，企业对财务人员的要求不断提高，其不仅要拥有懂财务知识与信息技术能力，更要拥有一颗好学之心，这样才能快速掌握不断更新迭代的财务技术并时刻满足企业财务管理工作对财务人员的能力、素质要求。当然，在此过程中，企业也必须对财务人员的培养给予高度重视，唯有如此方能提高财务人员的信息素养，继而为财务管理工作的顺畅开展提供保障[5]。

（四）改革创新

当前，信息智能化技术与财务管理技术仍在不断革新。对此，企业财务智能系统要想满足社会形势的发展要求，也必须对自身的改革创新给予高度重视。唯有不断的创新与突破，方能促使企业财务管理朝着更智能的方向发展。与此同时，研究人员表示，财务管理工作的发展动力主要有两方面来源，分别是企业的硬实力和软实力。两者皆是财务管理赖以发展的重要动力来源。就目前形势而言，智能化技术对企业财务管理的影响甚深。因此，必须合理创新才能让企业财务系统更加成熟，从而确保财务管理作用的充分发挥。