用档案编研方法做好海洋材料归档工作

文/国家海洋技术中心 陈绍艳

海洋材料是海洋事业发展过程中形成的各类材料信息，是海洋档案中的重要部分。海洋档案被称为“伟大的蓝色记忆”，是对海洋文化发展历程的记录，蕴含着前人探索海洋、认知海洋、利用海洋的智慧与成果。但在传统材料管理方法下，管理者往往是对海洋材料信息进行集中归档和保存，无法实现各类海洋材料信息的精细化分类，导致信息利用者难以及时获取有用的信息，不利于海洋材料利用价值的提升。在新时代，如何从传统的材料信息简单收集归档转向以档案编研方法对海洋材料信息进行精细化归档，是值得深入思考的问题。

一、价值意义分析

档案编研方法与普通“简单粗暴”的档案管理方法不同，其注重档案编研的精细化效果，通过对各类档案资源的精准分类、全面梳理，提升归档和利用成效。具体而言，档案编研方法就是在遵循“应收尽收、应归尽归”的基础上，对最原始、最真实的档案资源信息进行加工和再加工，并依据主动提供档案资源信息利用服务的原则，按照行业标准和发展规律，分类分层设计编研体例，对档案资源进行详细整合归档。对于海洋事业而言，用档案编研方法对资料进行归档有如下价值意义：

（一）提升海洋材料归档管理的完整性和规范性。我国海洋事业发展经历了较长的时期，在漫漫历程中形成了多种多样的资料信息，这些资料信息是海洋事业发展的“见证者”，相关管理者通过对这些信息的运用，能够对海洋事业发展情况进行了解，并结合实际状况制定海洋事业发展的长久规划，实现国家海洋强国目标。而通过运用档案编研方法对海洋材料进行归档，能够按照对应的体例对各类信息进行分类归档，结合海洋事业的发展规律对资料进行梳理存放，能够避免各类信息的混乱，提升海洋材料的完整性和归档管理的规范性。

（二）提升海洋材料利用服务的效果。我国政府近年来对海洋强国建设十分重视，在党的十九大报告中，习近平总书记明确要求：“坚持陆海统筹，加快建设海洋强国。”建设海洋强国是提升我国综合国力、壮大经济实力的重要途径，也是提升我国国际地位的迫切需要。海洋强国建设的重点是海洋科技先进、海洋安全稳定、海洋经济发达、海洋生态健康，而这些环节的建设与推进不可避免会产生较多资料信息，也会用到多种建设材料。以档案编研方法对这些海洋材料信息进行保存和归档，能够使各类信息得到精细化分类加工，并在加工的过程中对这些信息进行数字化保存，从而为后续相关人员做海洋决策、开展海洋考证研究等提供便利，促进海洋材料利用服务效果的提升。总之，在传统状况下，材料信息管理者通常是将各类海洋材料集中进行归档整理，在遇到突发事件或者危机的时候，才组织档案编研人员挖掘材料信息，并进行汇总编辑，如此难以在第一时间内为相关人员提供材料运用服务，导致海洋材料的利用效果变差，而档案编研方法则能够规避这些问题。

（三）消除跨地区跨部门的信息孤岛效应。海洋事业是我国的重要事业，为了推动我国海洋事业发展，我国政府在各个地区设立了海洋事业单位，这些单位在发展中形成了多种多样的海洋信息，但受到思想观念、管理方式等因素的影响，海洋档案信息往往不能相互流通，存在信息孤岛效应。用档案编研方法对海洋资源信息进行归档，能够将分散在各地的海洋材料依据统一标准进行梳理，构建海洋材料信息专题数据库，在需要运用海洋材料信息资源时可以及时运用现代化信息技术进行异地精准检索，破除地区限制和信息孤岛，从而使海洋材料信息资源有更高的利用率。

二、措施路径探讨

（一）搜集编研归档内容。用档案编研方法开展海洋材料归档工作，首先需要对编研归档的内容进行明确，这是基础和前提，只有明确归档内容，才能够使海洋材料编研工作的开展有依据和重点海洋事业具有较强的专业属性，因涉及多环节的内容，所以应当组织编研力量，鼓励各个海洋事业单位、主管部门联合参加编研工作，围绕海洋事业发展搜集全面的材料信息，包括海洋文化、海洋安全、海洋军事、海洋生态等。在搜集好档案内容之后，对号入座对各类海洋材料信息进行归类，建立汇总档案库。新时代，我国社会经济发展水平日益提升，海洋事业发展的水平也不断提升，与海洋有关的材料信息更为多样化，各地应当加大力度，以多种渠道对这些信息进行搜集和筛选，以更好地对其进行编研和管理。为了提升海洋材料信息搜集的完整性和全面性，各地区政府部门要不断提升引导力度，鼓励各有关主体参与其中，积极共享海洋材料。

（二）确定编研收集线索。确定编研搜集线索是海洋材料归档的重要步骤，通过对收集线索进行确定，能够使整体编研工作的开展更为具体，有明确的编研整理方向。具体而言，在确定编研收集线索的过程中，要从海洋事业发展的全局出发，尽量使线索更为明确和清晰。第一，以海洋文化为线索进行编研搜集。我国海洋文化是国家民族文化的一部分，其指的是与海洋有关的文化，是人类对海洋本身的认识、利用或因海洋而创造的行为的、精神的、社会的文化内容。主要是人们在开发和利用海洋中形成的物质和精神成果，如人们的心态、观念、意识等，和因此而生成的生活方式，包括衣食住行习俗、法规制度、经济结构等，这些都是海洋文化的范畴。在以海洋文化为线索进行编研的过程中，要注重从多层面对这些信息进行搜集，尽量提升全面性；第二，以海洋安全为线索进行编研。海洋安全是国家安全的一部分，我国政府历来对海洋安全十分重视，在维护海洋安全过程中形成了多种资料信息。在编研搜集过程中，要对这些信息进行精细化整理，按照时间线索或者内容线索对其进行归类，并为信息编排目录，以便于相关人员在运用这些信息的过程中能够及时进行寻找；第三，以海洋生态为线索进行编研。海洋生态指的是与海洋生态保护有关的资料信息，海洋生态安全是国家生态安全的重要部分，我国政府近年来对海洋生态安全尤为重视，构建了一系列有关的政策规范，对海洋生态保护工作进行了完善，也取得了明显的成效。不过因为各地区所面临的海洋生态安全保护情况不同，在实际生态保护中的做法也不同，形成了诸多类型的资料信息，在编研资料信息的过程中要进行全面整合。

（三）整理和完善编研搜集内容。在对海洋材料内容进行整理、搜集，并按照编研线索进行整合之后，还要定期对其进行完善。因为海洋事业是处于不断发展和变动过程中的，与之有关的各类资料信息也在不断变化，虽然当前确定的编研收集线索对现有状况而言是较为符合的，但是在海洋事业发展中，这些编研搜集线索也会发生变化，相关的材料信息管理者要定期对这些线索进行分析，明确其是否较为科学准确，有无符合当前情况，并及时对不符合情况的内容进行调整和改进。此外，为了使海洋材料归档更为科学，还可以安排专门的人员负责定期对海洋材料信息进行梳理分析，例如在单位内部组建小组，及时对其进行维护管理等。

三、具体手段实施

（一）构建数字化电子档案平台。数字化电子档案平台是海洋材料归档整理中不可或缺的一部分，相关海洋事业单位要构建完善的数字化电子档案平台，充分利用平台与各单位进行互通，推动海洋材料信息的完整与准确。新时代，档案编研方法虽然得到了推广和运用，但是其离不开互联网技术，只有得到互联网的助力，档案编研方法才能够发挥出有效的作用，这也要求海洋材料归档工作充分对互联网平台进行运用。并且，由于海洋事业属于全国性事业，所以在对材料信息进行归档的过程中，要确保全国一盘棋，构建统一的海洋归档数据库。这需要国家层面的海洋主管单位充分发挥自身带头作用，在全国构建统一的数据库，并运用数据库电子化平台将各个地方海洋部门联系起来。此外，在构建数字化电子档案平台的过程中，要尽量对平台模块进行划分，设置海洋安全模块、海洋生态模块、海洋文化模块等，并设置各个部门之间的互通渠道和入口，以使档案编研方法得以运用。

（二）构建海洋特色档案资源共享机制。用档案编研方法开展海洋材料归档工作，还要构建完善的海洋特色档案资源共享机制，通过共享机制对海洋材料信息进行共享，以使归档工作的开展更为便捷。在构建共享机制的过程中，要注重三项功能，即虚拟化展示功能、可视化功能、门户化应用功能。其中材料管理的虚拟化与可视化建设，可以运用3D建模技术，在数字化管理系统中输入建模结果数据信息，使用户融入智慧库房管理中，以更好地对材料信息进行搜集，促进海洋材料搜索速度与效率的提升；就实物材料虚拟化展示而言，可以通过建设虚拟展厅来实现，以此为用户提供实景，使之在浏览时依据展厅对应的主题在线编辑和维护展示内容；就材料资源门户应用而言，要尽量构建档案利用中心用户，对利用功能进行一站式应用，包括海洋档案的专题浏览、虚拟陈展、一体化检索等，构建实时的共享利用门户。此外，为了促进资源共享机制的便捷和安全，还要充分对数据挖掘技术进行运用，并引入流程自定义技术，以在这些技术的作用下对材料借阅功能和检索功能进行完善。如此能够促进业务专题汇编和一体化检索，用户在对海洋材料信息进行查找的过程中，能够得到高效的服务。

（三）培养专业化档案编研人才。将档案编研方法运用到海洋材料归档中是一项长期性工作，需要海洋材料归档管理人员加强学习与研究，多掌握专业的档案编研技巧。当前，我国海洋材料归档人员通常面临专业化技能不高的问题，在对档案编研方法进行运用的过程中，无法把握重点和精髓，导致档案编研方法运用效果不理想。对此，要不断提升培养力度，加强对海洋材料归档人员的培训，使之在系统的培训中持续提升专业化技能，更好地对档案编研方法进行运用。例如，可以每月对海洋材料归档人员开展一次培训，将档案编研方法作为培训重点。为了使培训专业性得以提升，可以从外部聘请经验丰富的人员进行培训，也可以从单位内部挑选专业水平较高的人员担任培训师。另外，还需要为海洋材料归档人员提供外出学习的机会，如鼓励他们到优秀企事业单位开展材料归档学习活动，或者开展交流活动，通过不断学习和交流实现专业化技能的快速提升。

（四）形成档案编研的良好习惯。在海洋材料归档中运用档案编研方法，还需要海洋材料归档人员形成良好的档案编研习惯，加强对自我的要求。因为档案编研方法属于专业性方法，其中涉及编研体例的设定、档案材料目录的建设以及编研过程的完善等，倘若海洋材料归档管理者不能严格要求自己，依然采用原有的方法，那么就会导致材料归档不符合规范，无法提升整体归档的科学性。因而，海洋事业单位要加强对材料编研归档人员的引导，使之形成良好的档案编研习惯。同时，海洋材料归档者自身也要提升思想认识，加强对自我的要求，在工作中严格依据制度规范，不可浮躁或者随意。为了激励海洋材料归档人员提升运用档案编研方法的积极性，还可以设定奖惩措施，通过定期考核、实施奖惩，形成长效学习机制。

四、结语

随着我国海洋强国战略的不断落实，我国政府对海洋事业发展提升了重视度，海洋材料归档管理工作也迎来了新的机遇。新时代的海洋材料归档工作，要积极引入档案编研方法，并从搜集编研归档内容、确定编研收集线索、整理和完善编研搜集内容等方面入手，予以不断规范和完善，从而切实落实海洋强国战略，提升海洋事业发展成效。