房地产档案管理存在的问题及其优化措施

文/毛萍

随着经济的发展，房地产产权交易更加活跃，成交量越来越多，房地产档案的利用更加频繁，因此必须要做好针对房地产档案所进行的管理工作。但就目前来看，房地产档案管理还存在诸多有待解决的问题。本文在分析房地产档案管理问题的基础上，提出了行之有效的优化措施

在城市建设与管理的过程中，房地产档案是非常重要的部分，其不但是确认房地产产权的重要依据，同时还是关键的档案信息源。随着经济的发展，房地产企业对房地产档案资料的管理有了更高的重视程度，但由于缺乏足够的管理人员，再加上管理能力较差，导致档案管理工作无法达到预期目标。有鉴于此，如何才能够最大程度地发挥房地产档案资料管理的作用，是实现房地产行业长远发展的关键所在。

一、房地产档案管理的重要性

随着我国经济发展速度的加快，当前房地产行业受到了越来越高的重视，在对房地产进行开发的整个过程中，往往会产生各种文档资料，如施工过程中各个环节的记录、工程项目竣工阶段的验收资料等，这些文档资料能够反映出房地产项目各方面的实际情况，是房地产项目中不可缺少的重要部分[1]。具体而言，在房地产项目竣工验收的过程中，必须要具有完整的房地产档案资料，倘若相关资料缺乏真实性，不但会导致竣工验收难以顺利进行，还将会对房地产项目的质量造成直接影响。此外，房地产档案本身也有着极其关键的价值，真实且完整的房地产档案，可以为房地产项目的开发和建设提供充分指导，并且还能够为其他同类项目提供参考。房地产档案管理的具体情况可见表1所示：

表1 房地产档案管理的具体情况

二、房地产档案管理存在的问题分析

1.档案管理意识薄弱

许多房地产企业在项目施工建设的过程中，都未真正意识到房地产档案管理对于房地产项目的重要意义，大都只想尽快地完成项目，缺乏对档案管理的重视，因此不会在此方面给予太多的投入。在档案资料的管理中，信息技术的应用发挥了很大的作用，但对房地产档案资料的管理并没有认识到这一点，所应用的信息技术较为落后，也没有大范围地对其进行普及，使得档案管理缺乏信息化[2]。在进行房地产项目开发时，企业更愿意把资金投入到项目的建设中，而忽视档案管理，使得许多档案资料遗失，对整个房地产项目的开发与建设造成了负面影响。

2.档案管理质量有待提升

在对房地产项目档案资料进行管理时不深入，对档案资料的收集往往不够完整，造成大量档案资料文件的缺失。此外，部分隐蔽的项目得不到有效的记录，在此情况下，档案资料记录文件也就无法准确、具体地体现出项目的实际质量，影响了档案资料的质量。对此，国家出台了相关的项目档案管理规定，并通过相关的规范性文件来制定标准，如《城市房地产权属档案管理办法》《建设工程文件归档规范》等，但企业对制度的落实不够，大都只是简单地学习制度，不会在实际项目中严格执行，因此限制了档案管理工作效果的发挥。

3.档案管理人员业务水平有待提高

档案管理人员业务能力的高低决定着房地产档案管理工作的整体水平。许多档案管理人员都未经过专业培训，业务素质与专业技能较差。与此同时，在开展房地产项目的过程中，通常不会安排专门的人员来负责档案资料的管理，对档案管理人员不够重视。此外，虽然近年来科学技术的发展速度越来越快，但能够熟练掌握相关计算机技术的人员并不多，这就对档案管理的信息化、数字化发展造成了阻碍，一些工作人员在管理档案时习惯于以人工的方式开展工作，不但缺乏对各种先进技术的应用，并且效率也相对较低，容易影响到后期对档案的查阅。

三、房地产项目档案管理的优化措施

1.提高对房地产档案管理的重视

在开展房地产项目时，相关企业一定要充分意识到档案管理的重要性，认识到档案管理对房地产项目的积极作用，加大对档案管理的投入力度，将其作为一项重要工作来进行[3]。在进行房地产项目的归档工作时，应整理好相关的合同、委托书、检测方案等资料，因为要进行归档的资料数量较多，所以需要在档案管理当中投入更多的资金，保证此项工作的开展可以具有更加充足的资金支持，从而为档案管理的信息化与自动化发展提供更好的条件，进一步提高管理的效果。在进行管理时采取自动化的技术，建立房地产档案管理平台，通过此平台来实现对档案管理效率的提高。（见图1）

图1 房地产档案管理平台管理过程

2.提高房地产档案管理的质量

对房地产项目而言，房地产档案管理有着非常重要的参考价值，所以，在对房地产项目档案资料实施管理时，必须要严格根据有关的标准与规范，不但要管理好档案资料，还需要收集更多有价值的档案资料，从而有效地提高房地产档案管理的质量。在房地产项目竣工后，会产生相应的竣工图纸，通过竣工图纸可以对房地产项目的实际情况有一定的了解，这也是房地产项目建设中的重要内容。所以，一定要重视对竣工图纸的验收和整理工作，保证做到完整归档，从而给后续项目的施工提供帮助。

3.做好对房地产档案管理人员的培训

在对房地产项目档案资料进行管理时，要保证相关管理人员具有较高的专业素养，能够做到对于档案资料的高效管理，提高档案资料的准确性与可靠性[4]。因此，要加大培训力度，通过有效的培训来强化相关工作人员的专业能力水平，使其掌握足够的计算机技术，并在之后的工作中能够更多地运用先进技术，从而实现房地产档案管理的信息化发展。

综上所述，对房地产项目资料档案进行管理是非常重要的一项工作，良好的房地产档案管理不但可以为房地产企业今后的决策提供科学依据，还能够使其更好地对后续项目进行开发，帮助其实现更高的经济效益，因此，必须要高度重视房地产档案管理工作。