互联网+背景下单位档案信息化管理策略研究

文/李昕

本文通过对档案管理信息化建设价值进行简单分析，在此基础上，以“互联网+”背景下单位档案管理策略为切入点开展研究，为推动单位档案管理工作进一步发展奠定基础。研究表明：单位档案管理工作相对较为繁杂，通过引入信息化管理手段，可以大幅提升档案管理质效，并可以强化档案管理工作的可靠性和安全性。因此，需要从充分重视信息化建设、引进信息化技术以及健全档案管理制度等角度入手，采取有效措施，全面提高“互联网+”背景下单位档案管理质效

大数据、人工智能、云技术等的广泛应用，推动了各行业信息化建设的步伐。随着社会经济发展，单位档案数量也在逐渐增多，传统管理模式已经不能满足档案管理需求，需要对档案管理模式进行全面创新。在互联网+背景下，信息化建设主要是通过引入计算机等多种类型的基础设施，强化计算机软件建设，引入互联网领域的各项技术，最终达到信息化建设的目标，通过进行信息化建设的方式，可以改变传统的管理模式。对于档案管理而言，通过分析目前档案管理中存在的问题，积极引入信息化各项技术，制定建设方案，提高建设质量，进而使得档案管理工作效率以及管理质量得到提升。

一、档案管理信息化建设的价值分析

1.提高管理质效

传统档案管理模式主要是以纸质文件记录为主，并对纸质档案进行合理、安全的储存和加工。在开展管理工作过程中，档案工作人员必须手写各种类型的记录，效率相对较低，工作任务相对较为繁重。因此，档案管理人员很难在第一时间完成工作，在调阅相关档案的过程中，工作人员需要在相应的区域查找档案，查找档案需要消耗的时间相对较长，甚至可能会出现延误工作的问题，档案管理质量相对较低。在档案管理信息化建设完成以后，管理人员可以在信息技术和互联网技术的支持下，将档案资料保存在数据库中，通过对数据的查询、分析、加工以及利用等，档案管理效率大大提高。另外，如需对部分档案资料进行调阅，可以通过关键词检索方式查阅，并通过传输系统将档案资料传输给相关使用者，这个过程中消耗时间相对较少。在引入信息化技术以后，档案资料查阅工作更加方便，档案资料利用率逐渐提升，其潜在价值得到充分挖掘。

2.强化管理安全

对于传统档案管理模式而言，大量档案资料主要保存在档案管理部门，档案管理人员对其类型进行分析，并将其保存在相应档案室内。在档案资料进入到档案室后，需对其进行合理的处理，以防止出现发霉或者受潮等问题。事实上，我国不同区域气候条件存在一定的差异性，建筑物也将会受到气候的影响，墙面可能会出现凝结水珠的现象，其出现受潮的概率提高，档案资料可能会出现损坏的问题，对档案资料价值进行挖掘难度提升。同时，如果档案室出现火灾等问题，纸质档案也可能会出现受损问题，档案安全性严重降低。在实现档案信息化管理以后，信息化建设引入的互联网技术、设备都相对较为先进，工作人员只需要对档案资料进行电子化管理即可，大量资料将会被保存在云平台中，其安全性将会大幅提升，即使纸质档案资料出现丢失或损坏等问题，电子档案也可以基本满足单位使用需求。

3.统一数据管理平台

传统档案管理模式不可能建立起统一管理数据平台，难以实现档案资源最大化利用。档案管理信息化必须建立信息化管理平台，并在该平台中对相关数据进行分类管理。随着档案信息化发展，在有关档案信息化专业公司推动下，单位之间可以建立整体统一信息化管理数据平台，也可以根据本单位、本部门的实际情况，建立高效实用的档案信息化数据库。统一的数据库标准的建立，可以实现数据资源共享共用，真正发挥档案数据方便、高效、快捷的优势，更大限度地实现档案资源开发和利用。

二、“互联网+”背景下单位档案管理策略

1.充分重视信息化建设

通过对近年来档案管理信息化建设实践看，尽管有些单位已经引入信息技术，但是信息化建设水平相对较低、建设速度相对较慢、建设程度也参差不齐。因此，单位必须充分重视档案管理信息化建设工作。首先，单位要引起高度重视。一方面，领导重视与否会对信息化建设产生严重影响；另一方面，对于信息化建设人员而言，需要主动向领导汇报信息化建设相关工作，强调信息化建设的重要性，对档案管理信息化建设优势进行梳理，阐明信息化建设工作对于档案管理产生的积极影响。同时，可以通过列举实例的方式提高这方面材料说服力，使得领导人员的思想观念以及态度得到一定的转变，提高领导人员对于档案管理信息化建设工作的重视程度。同时，领导人员要学习信息化建设相关知识，认清档案管理的发展趋势，如果在前期阶段无法完成信息化建设工作，必然会对单位后续工作开展产生重要影响；其次，单位需要根据自身的实际情况以及合理需求，筹集一定数量资金，并对档案信息化管理工作进行规划。然而，在实际工作中一些单位可以统筹的资金量相对较少，档案管理信息化建设的目标、路径还很不清晰。因此，单位需要明确信息化建设各个环节内容，制定信息化建设的相关计划书，明确建设目标、路径、周期、预算等项目，及时向领导汇报并取得最大的支持。

2.积极引进信息化技术

档案管理信息化工作需要引入相关硬件设备、信息化技术以及开发相关应用软件，积极构建以互联网技术、信息化技术为基础的档案管理新模式。这些技术和设备的引入改变了传统档案管理模式，进而使得档案管理质效得到一定提升。在档案管理实践中，部分单位并没有充分意识到信息化建设的重要性。尽管已经引进了大量的先进技术及设备，但是档案管理工作人员并没有掌握这些技术和设备的使用方法，导致部分技术无法得到合理应用，设备闲置且无法充分发挥其效能。先进技术、设备无法充分发挥作用，档案管理模式转变速度相对较慢，严重制约或影响档案信息化应用程度以及信息化管理水平的先进性。要提升档案管理信息化水平，必须解决先进技术和设备普及率相对较低的问题。首先，需要在单位内建立信息化管理部门，不但需要引进相关的技术和设备，还需要引入专业化的人才，强化人才队伍建设。在引进相关技术和设备以后，需要组织人员对档案管理部门工作人员进行全面的培训，使其掌握先进技术和设备的使用技巧。培训工作的开展需要根据单位不同部门的工作内容进行，将传统管理模式与先进技术相互融合，保障培训内容可以在日常工作中得到合理的应用。其次，需要引入大数据分析技术，在开展档案管理工作过程中将会产生大量的数据信息，在采用传统管理模式的过程中，这些数据信息难以得到充分的利用，对数据价值进行挖掘难度相对较高，这也是数据信息价值无法得到充分发挥的主要原因。因此，需要积极引入大数据分析技术，对数据价值进行充分挖掘。对于大数据可视化技术而言，其可以将信息的录入过程进行简化，进而使得数据管理效率得到提升。对于大数据录入技术而言，其可以将大量的有效信息录入到数据库中，并可以对档案资料的内容进行充分补充，以此保障数据信息的完整性和有效性，防止出现档案资料价值降低的问题。

3.建立健全档案管理制度

通过对部分档案管理部门进行调研发现，管理制度完整性不足，也是档案管理效率相对较低的重要原因。因此，单位需要完善管理制度，并保障各项管理制度可以落实到位。在这方面，要充分认识到档案管理制度的重要性以及其意义与价值。对目前已有管理制度中存在的问题进行深入分析，积极对管理制度中存在的问题进行整改。从单位角度出发，明确档案管理相关要求，在满足相关法律以及标准规定的前提下，对管理制度进行合理修订并保证修订后的各项档案管理制度能够最大限度地满足日常工作开展需求，使档案管理工作中存在的问题得到妥善解决。同时，为了确保档案管理制度落实落地，还需要建立完善的监督制度。对于档案管理部门的工作人员而言，需要积极投入到监督工作之中，提高全员工作积极性以及参与意识。根据单位实际，档案工作人员必须对自身的行为进行合理约束，对档案管理制度中相关内容进行全面落实。任何工作的开展都需要做到有据可依，使档案管理信息化建设优势得以发挥，促进单位档案管理信息化工作持续、稳定高质量发展。另外，在监督工作开展过程中也需要充分发挥互联网的应用优势，以此达到全面监督的目标，降低在档案管理过程中有可能出现的风险。

上述分析研究表明，随着经济社会发展，采用传统的档案管理模式，则管理效率及管理质量均较低。由此可见，传统的档案管理模式已经无法满足发展的需求。因此，需要积极引入大量互联网技术和信息化技术，并引入先进管理方法，不断对传统档案管理模式进行科学、合理的优化和创新，以推动档案管理工作高质量发展。