库存管理理论在麻醉耗材管理的应用实践*

2023-08-29胡康丽张操陈婷黄艳美徐建红

现代医院管理 2023年4期

胡康丽,张操,陈婷,黄艳美,徐建红

(浙江大学医学院附属第四医院,浙江省义乌市 322000)

耗材管理是医院重要的日常工作,随着医疗技术和医疗材料的进步,各类新型医疗耗材的使用在提高医疗水平的同时,也增加了医院对耗材管理的成本[1]。随着深化医药卫生体制改革的逐步推进,现代医疗服务模式将从资源消耗型向资源节约型和服务改善型转变[2],对医院的管理提出巨大的挑战,目前许多医院采用SPD供应链管理、精益化管理等理念对高值、高危、植入性耗材的进行管理[3-6]。SPD 是供应(supply)、管理(processing)、配送(distribution)的首字母缩写,目前由于麻醉耗材品种类型多,规格型号复杂,因此管理难度大。但对麻醉科耗材管理的探索仍处于较初级阶段,缺乏科学的库存管理体系,存在耗材断货缺货、耗材过期浪费、耗材库存量大、库房存放凌乱等问题,不仅增加麻醉耗材的成本,还会影响临床使用,危及麻醉安全[7],因此亟待提高对麻醉耗材管理的精细程度。

目前库存管理理论已经广泛应用于工业生产领域,包括ABC分类管理体系、TOC约束理论(Theory of Constraints)、JIT零库存理论(Just In Time)等,在保障生产的同时可以有效降低库存量,显著降低企业的库存成本。笔者对麻醉耗材管理问题进行分析总结,运用成熟的库存管理理论梳理麻醉耗材管理流程,构建耗材管理闭环,提高了耗材周转效率降低库存量,保障病人医疗安全。

1 资料与方法

1.1 一般资料

某省级综合性三甲医院2020年7月启动本项目,第一阶段实施医疗SPD供应链管理;第二阶段运用TOC约束理论,分析麻醉耗材管理中的制约因素,并对耗材管理的相关流程进行改革;第三阶段为运行调整阶段,并对麻醉医生进行麻醉耗材管理满意度的调查。

1.2 SPD耗材管理模式实施

2020年7月,本院对医疗耗材进行改革,从医院临工科自主管理采购模式转变为SPD耗材管理模式,由浙江省微萌医院管理有限公司参与,建立SPD中心库及相应临床科室的二级库房,同时将麻醉耗材纳入SPD管理体系。2020年7—9月,将所有库存的麻醉耗材进行全面盘库和重新赋二维码,接入SPD信息系统,形成基础麻醉耗材数据库。

1.3 运用TOC约束理论分析麻醉耗材管理中的制约因素

收集SPD系统中的麻醉耗材基础数据库以及2018年1月至2020年7月的麻醉耗材相关数据,对数据进行整理分析。并运用TOC约束理论,针对耗材申领及供应链管理、库存管理、耗材使用消耗等方面进行分析。

通过分析2018年1月至2020年7月的耗材相关数据,发现问题如下:耗材管理权责不明,缺少监管;库存结构欠合理;耗材管理系统信息化程度不足;库房设置、耗材摆放欠合理(见表1)。

1.4 对耗材管理的制约因素进行流程化改进

1.4.1 建立麻醉耗材管理团队并明确权责。针对耗材管理的权责问题,由麻醉科牵头,协同临工科,建立耗材管理团队,麻醉科主任全面负责耗材管理,1名麻醉医生作为耗材管理小组组长,负责耗材管理具体事务,临工科参与耗材供应链管理,监督指导库房工作, 2名耗材管理员负责库房整理、出入库、效期检查、耗材盘点等工作,1名麻醉护士负责库房管理监督。

1.4.2 提高麻醉耗材管理信息化水平。临工科协同麻醉科对耗材管理系统进行切换,从爱医康耗材管理系统切换至微萌SPD耗材管理系统,在SPD系统中对耗材的领用、入库、消耗、出库进行全面管理。切换期间对所有麻醉耗材进行全面盘点后,重新赋码录入SPD系统中,构建麻醉耗材基础库存并改进麻醉耗材的消耗流程,将耗材收费从医院信息系统收费切换至SPD系统中扫码收费,使临床医生在进行耗材收费时,可实时进行库存消耗,确保SPD系统中实时库存的准确性。

1.4.3 采用ABC分类方法对麻醉耗材分类,改善库存结构。通过以下几个步骤建立完善的库存管理机制。(1)提高耗材物流稳定性,根据SPD系统数据统计每种耗材从领用至耗材到货所需的平均物流时间,对于物流时间波动较大的耗材供货商通过供应链考核改进物流配送稳定性。(2)耗材的分类管理,根据科室内耗材在日常麻醉中的情况,采用ABC分类法对所有麻醉耗材进行分类,按A-B-C分为三级:A-完全不可替代耗材;B-部分可替代耗材;C-非必须耗材。根据耗材类别进行分类库存管理。(3)预测耗材消耗量,回顾2018年1月至2020年12月的数据,对麻醉科每一种品规耗材消耗数量进行分析,根据手术量数据,预测估算每种耗材的月消耗量。(4)确定所有耗材的备货量。根据公式对每一种耗材设置库房备货的低限值与高限值(如表2)。(5)每月底监测麻醉科二级库房库存量和备货比例(麻醉科二级库库存总金额/当月麻醉科耗材支出成本)。

表2 医院耗材备货基数

1.4.4 改进库房摆放标准,提高库房利用效率。由于手术室内空间不足,麻醉库房无法进一步拓展空间,因此更需要进行库房的合理安排利用。麻醉科由麻醉护士主持开展库房整理的PDCA持续质量改进项目,采用6S整理,对所有麻醉耗材进行整理,依据高低值、消耗量、使用频率、取用便利性等因素,对麻醉库房进行全面整理,做到物品摆放整齐,耗材固定上架位置,标签标记清晰醒目。

1.5 麻醉耗材监管指标构建

1.5.1 麻醉科二级库房耗材缺货监管。形成耗材缺货上报分析机制,对库房耗材缺货进行监管,由麻醉护士负责,即刻上报耗材缺货情况,耗材管理小组组长对缺货耗材进行原因分析,并上报麻醉科主任及临工库房,及时进行针对性的改进。

1.5.2 麻醉耗材库存总额。库存量过大不仅增加医院的耗材运行成本,还增加耗材管理难度、库房空间需求,更可导致耗材过期浪费等情况,麻醉耗材库存总额是有效监管麻醉耗材的库存健康程度的便捷指标。

1.5.3 麻醉医生耗材使用满意度调查。麻醉医生是麻醉耗材的使用者,通过对麻醉医生进行问卷调查可以有效评价麻醉科耗材管理质量。从2020年10月开始每月对麻醉医生进行问卷调查,通过0～10分数字评分法进行评分,共5项:耗材管理总体满意度;耗材领用流程满意度;耗材收费流程满意度;库房整理满意度;对耗材管理小组运作满意度。前期通过问卷调查分析麻醉医生对耗材管理满意度欠佳的部分,针对性地设计管理改进方案。在2021年2—3月完成更新耗材领用消耗流程后,继续对麻醉医生进行问卷调查。并以耗材领用消耗流程调整完成时间(2021年3月)作为分界点,将5个纬度的数据分为前后6个月对比进行统计学分析。

1.6 统计学方法

采用R语言软件进行数据分析,计量资料采用独立样本t检验,计数资料采用Wilcoxon秩和检验进行统计学分析,P<0.05表示差异具有统计学意义。

2 结果

随着手术量的增加,麻醉耗材消耗量逐渐增加,麻醉耗材的月度支出成本由2018年1月的25.5万元增长至2021年10月的53.6万元(如图1)。

根据医院财务数据,麻醉科人均耗材消耗成本在2018年度平均为555.07元,2019年和2020年的人均耗材成本基本维持在约460.00元。麻醉耗材库存管理改进后人均耗材成本降低至360.62元,较上一年度下降21.37%。月度人均耗材成本如图2、图3所示。

图2 2018—2021年麻醉人均耗材支出成本

图3 实施耗材精细化管理前后麻醉科人均耗材支出成本

对人均耗材成本进行统计学分析发现,2018年人均耗材成本显著高于2019、2020及2021年,2019年与2020年人均耗材成本无明显统计学差异,2021年的人均耗材成本显著低于2020年人均耗材成本,具有统计学差异。对使用库存管理理论系统化管理前后人均耗材成本,人均耗材成本(382.79±62.21)元显著低于管理改进前人均耗材成本(523.85±135.46)元(P<0.05)。

麻醉科二级库的备货总金额随着手术量增加逐渐增加,如图4虚线所示。备货比例=麻醉科二级库库存总金额÷当月麻醉科耗材支出成本×100%。自2019年开始,麻醉科备货比例基本高于100%,即麻醉科二级库房库存总金额大于每月麻醉科耗材总消耗量,库存比例极高。麻醉科二级库房其中每年的1月份和9月份二级库备货量较大,这与国庆和春节假期物流受限相关。

图4 麻醉科二级库房备货情况

自2021年1月开始对库房进行6S整理并根据ABC分类管理原则进行库房耗材管理后,麻醉科二级库房库存量开始明显下降。2021年1月的麻醉科二级库房库存总金额为91.8万元,下降至2021年10月的23.7万元,备货比例为44.2%,麻醉科二级库房备货量明显下降。

回顾2018年至2020年麻醉耗材断货情况, 2018年度共发生耗材断货4次,3次为双腔气管导管,1次为镇痛泵,2019年度发生耗材断货2次,均为双腔气管导管。2020年度发生耗材断货2次,1次为自体血回收耗材,1次为血气分析仪耗材。自使用SPD管理系统以来,2021年1—10月,未发生耗材断货情况。

2020年10月开始每月对麻醉医生耗材管理满意度进行调查,作为精细化改进的成效指标。调查结果如表3所示。以耗材领用消耗流程调整完成时间(2021年3月)作为分界点,将5个纬度的数据分为前后6个月进行对比分析。五个维度的调查中后6月均优于前6月,在总体满意度(P=0.003)、领用流程满意度(P=0.029)、耗材管理小组运作满意度(P=0.039)这三个维度上具有统计学差异。在收费流程满意度(P=0.08)、库房整理满意度(P=0.09)上,无统计学差异。

表3 2020年10月至2021年10月麻醉医生耗材管理满意度调查数据(%)

3 讨论

耗材管理是医院管理的一部分,影响医疗安全、医院运营成本、医患满意度等。ABC分类管理理念及TOC约束理论管理理念已经在工业企业中得到广泛的应用,可以有效降低企业运营成本,提高生产安全性。因此将这类管理理念应用于医用耗材管理也是具有极强意义的。姚磊等[8]通过对医院内医用耗材管理全流程进行分析,并应用相应的精细化管理工具和库存管理理念,有效优化了医院耗材的供应链管理、物流管理、信息平台建设等方面的流程,提高耗材管理的效率。刘立文[9]的研究指出,高值医用耗材的过度使用和浪费是目前医院管理的重点和难点,而科学建立耗材管理流程,完善监督和回溯机制,可以有效管理医用耗材,建立节约型医院。常琦和苏菊宁[6]采用SPD耗材管理模式,提出了优化医院耗材库存的方案,具有智能化、精细化、集成化的优点,提高医院的整体竞争力。

目前同样有较多的学者对麻醉耗材的管理模式进行了探索,包括药耗一体管理模式、品管圈活动、智能管理柜等,均可以有效降低麻醉耗材使用中的差错率[7,10-13]。但是目前暂没有同时应用库存管理理论进行麻醉耗材管理的文献报道,该科室从2020年7月开始使用SPD供应链管理、ABC分类管理、TOC(约束理论)对麻醉耗材管理进行梳理改进,从降低麻醉科耗材运行成本、强化麻醉耗材物流控制、降低麻醉库房库存量、提高麻醉医生满意度等方面入手,采用6S整理、流程优化设计、SPD信息化系统优化等手段,有效降低了麻醉科的耗材运行成本,由2018年人均555.07元的耗材成本降低至2021年的360.62元,下降幅度超过35%,麻醉科耗材的运营效率显著提高。同时经过6S整理等工作的开展,优化麻醉耗材的领用和收费流程,不仅提高了库房库存管理的准确性,麻醉医生的满意度也获得改善,其中需要指出的是在流程优化过程中,对既往流程的改进可能会改变麻醉医生的既往习惯,因此在2021年2月,刚开始实施新的麻醉耗材领用和收费流程时,麻醉医生整体对耗材满意度较低,这可能会导致流程优化进程的失败,这期间通过优化SPD系统设置减少卡顿,科务会对比前后流程的差异,强调新流程的优势,经过1个月的适应期,麻醉医生对新流程完全熟悉习惯后,满意度获得改善。

随着无线网络技术的发展,越来越多的医院采用RFID标签、耗材智能柜等对医用耗材进行管理,有效提高了耗材的管理效率和水平[14-16]。但是由于部署耗材智能柜等耗材管理系统需投入较大的成本,目前并未在各个医院中进行广泛使用。因此我院麻醉科采用SPD供应链管理,融合ABC分离管理、TOC约束理论等,在对现有的信息化系统进行深入挖掘潜能,在较小投入的基础上,同样可以有效降低麻醉科耗材的运行成本,降低麻醉耗材的人均使用金额,从而降低患者医疗负担,提高医院的整体效益。