医院固定资产档案管理的常见问题及优化措施

吴德

（重庆市丰都县中医院，重庆 408200）

0 引言

固定资产是医院资产的重要组成部分是医院进行业务活动的重要物质基础，对人们的健康保障和医院的发展有十分重要的意义。随着我国科学技术的逐步发展，医疗行业的信息化管理趋势也也逐渐凸显出来，医院固定资产档案管理工作也要积极打造集中管理，统筹使用的工作格局。以往传统档案管理方式多是电子与纸质并存，由单一部门和人工进行管理，不仅无法适应现代化管理的要求，也难以实现医院固定资产精细化管理。在此背景下，本文将着重介绍医院固定资产档案管理的常见问题及优化措施，为今后固定资产档案管理工作奠定基础。

1 医院固定资产档案管理的要求及意义

1.1 医院固定资产档案管理要求

医院要控制好开展固定资产与档案管理工作的成本，保证开展工作的成本最低化。遵循档案整理工作合理性，加快医院固定资产档案信息化管理的趋势，统筹规划档案资料，保证管理工作的与可行性[1]，保证在获得较多效益的同时，尽量投入较少的人力成本，使得开展工作的成本达到最低化，并将此作为其他工作的重要基础。落实各部门的工作和职责[2]，积极使用现有的信息技术手段，控制成本投入同时也要对固定资产和档案管理中各个影响因素和问题进行全面考虑，并将其融入成本管理与控制工作中，实现档案管理的目标[3]。除了保证成本最低化以外，医院也要落实好各部门的工作与职责，实现权责统一化[4]，通过权责分配机制确保所有工作人员都能承担自己的职责和义务，使得各部门的医务人员积极承担自身义务，保证在医院能够正常开展日常档案管理工作，这样也能够帮助相关数据统计管理工作进行完善，减少工作上的失误。最后，由于医院固定资产中包含较多的医疗器械及房屋建筑等相关资料的信息，资料整理与归类的工作量较大，医院应将管理工作积极落实到医院内部，保证工作中涉及的医疗设备状况、资料统筹、计算等方面的内容能够全面考虑，实现控制全面化。

1.2 医院固定资产档案管理的意义

随着当前经济的蓬勃发展，市场竞争也渐渐朝着国际化的方向发展[5]。在这种背景下，医院固定资产档案管理工作的重要性也逐渐凸显出来。固定资产的相关档案记载了医院各类固定资产的使用记录，是医院进行科学研究、医疗以及教学服务等工作的基础性物质[6]。通过这些记录进行研究可以对医院内设施及设备进行全面评估和研究[7]。通过对相关的档案资料进行分析可以掌握相关信息，对人们的健康保障和医院的发展有十分重要的意义，能够帮助医院开展更好的业务，提高医院经营水平和发展速度；并且对医院固定资产档案进行管理，还有利于完善医院内部的监督工作[8]。医院固定资产档案除了有形资产价值，也有无形资产价值，做好资产管理工作，能够保障国有资产的增值，也能全面反映工作人员的工作情况以及工作内容，在业务指导和监督管理方面有积极意义，能够及时发现医院固定资产运行中所存在的不合理行为，通过对设施以及各类设备进行全面评估研究，也能更好利用固定资产，为自身发展提供支持[9]。通过对医院固定资产的采购，使用，转移，报废等环节进行全过程监督，也能实现对医院固定资产的动态管理工作，避免了医院固定资产的丢失情况，使得医院固定资产逐渐多样化，在充分发挥医院作用的同时，也能够促进医疗事业稳定发展。

2 现阶段医院固定资产档案管理中存在的问题

2.1 缺乏科学完善的固定资产档案管理机制

《全国档案事业发展十三五规划纲要》[10]中国家对单位档案管理工作提出了新的要求，但现阶段多数医院缺少新型的管理模式管理制度不健全，责任不能明确到位[11]，导致医院的固定资产管理工作权责范围不明晰，工作难以落到实处；部分医院对固定资产管理工作的重视程度不足，医院资产管理没有统一的部门，相关部门之间权限不明确，无法全面发挥出固定资产的管理效果；医院各部门之间资源信息无法及时的汇总共享，分部门分开管理的工作方式，也使得管理信息较为杂乱[12]；财务部门的管理明细未能及时与总分类账对账，对丢失，损坏，报废的固定资产不能及时核销，长期以往，固定资产的真实性无法全面确保[13]，导致医院固定资产管理工作状态混乱。

2.2 医院固定资产档案归档资料不规范

目前大多数医院在对固定资产档案归档过程中仍采用传统方式进行工作，一个科室对应多个分散的物理空间[14]，不仅工作效率低下，在实验记录的数据方面也容易出现较多失误；在购买设备时没有专人的验收，基础资料不能及时归档，对设备仪器附件的归档工作不全面；在对档案资料的管理上采用传统的方式，忽视了互联网以及相关设备在此过程中发挥的重要作用，导致“事前做资料，事后补资料”的现象时有发生[15]。除此以外，部分医院的信息技术手段较为落后，在固定资产档案管理工作时仍采用手工收集整理管理的方式为主，导致医院对固定资产的各个种类收集不及时，不详细，部分医院在此方面投入资金不足，没有配备相应的档案管理信息软件和平台，固定资产档案资料管理工作水平落后。

2.3 档案管理团队工作水平偏低

大多数医院的固定资产档案管理队伍水平相对滞后，无法满足医院现代化的发展要求，工作人员学习知识技术的效率较低，年龄结构普遍偏大[16]，甚至存在兼职人员，导致医院固定资产档案的处理水平参差不齐，需要进行填补，拆卷，返工等工作，大大影响了医院的良性发展；医院内部没有平衡价值与实体的管理，缺乏严格的档案管理制度，没有建立专门的管理机构和部门和考核机制[17]；部分医院缺乏相应的监督作用，在日常使用时，使用人员或维修人员不注重日常维护，医院的固定资产被随意处置，有的尚未达到报废标准就人为报废；相关单位对医院固定资产的把关不严，造成资产流失，造成医院固定资产实体管理和价值管理一分为二，使得医院固定资产造成严重的资源浪费。

3 医院固定资产档案管理的优化措施

（1）构建完善固定资产档案的管理制度。为了使得医院固定资产管理有章可循，就要增强管理意识，构建完善的医院固定资产管理制度，切实保护医院的利益。对建立的完整档案保存制度执行过程进行严格监督，将固定资产档案信息平台建设纳入管理制度中，建设岗位责任制，保证固定资产档案管理的全面性，连续性和完整性。积极推进医院固定资产档案管理制度和数据库的结合，定时在医院内部网站上公布出固定资产的审批，维护，保养，折旧，处置，转移等工作内容，通过管理系统实现固定资产档案信息一体化管理，不仅能够实现档案信息共享，也提高了固定资产档案管理水平，在档案保存领域实施严格的监控和管理，固定资产管理流程如图1 所示。

图1 固定资产管理流程

（2）实现数据管理统一化和系统化。医院的固定资产档案管理人员应构建全过程管理模型，实现固定资产管理及业务流程的有机融合，图2 为固定资产管理系统。通过计算机网络管理系统与各部门之间进行有效连接实现资料收集和管理的统一化，分析医院目前的病人量以及需要的设备总数，在购置设备时将左右相关资料收集齐全，统一单位各各类型档案的整理标准；及时对医院固有资产的占有和使用情况进行强化调查，实现实时的核验管理工作，建立重大项目资料验收制度，同时加大自查力度，优化技术方法，确保每一份档案都精确无误，有据可查。

图2 固定资产管理系统

（3）控制成本，建立信息平台。积极利用信息化的沟通方式考察医院固定资产、设备设施的运营情况。在完成档案信息数据采集之后，系统可以对资产信息自动归档，为档案管理人员提供智能化的档案操作，减轻党管理人员的工作负担，也进一步提升了清资核档的力度。通过建立相关的档案，监管对象以及信息化的管理平台，实现对国有资产全方位的管理，当使用者可根据自身权限对档案资料进行查阅，申购，使得固定资产的动态管理工作有更大的提高。

（4）提高医院固定资产档案管理人员的水平。对医院固定资产档案收集管理工作人员加大考核力度，并将考核内容和结果纳入监督体系中，及时对医院固定资产的整理上交使用的环节进行查验，用信息数据库为档案管理部门的资料系统化提供保障，注重提升利用和管理的效率；建立相应的惩罚奖励机制，让管理工作能够变得更加轻松，便捷；积极开展对档案管理工作人员的教育培训和人才引进工作，积极促进档案管理工作人员和管理人才、一线工作人员的交流学习，及时补进信息化人才，使得其在具体的档案检索工具编制过程中积极采用信息技术，做到档案全数字化管理，提升档案资料的传递速度和使用效率，拓展团管理人员的晋升渠道，以增强工作人员的积极性和主动性，为医院固定资产档案管理提供人才支持，进而推动医院的发展。

4 结语

固定资产档案管理工作在医院经营管理工作中占据相当重要的位置。在目前的新形势下，计算机网络进一步发展，负责管理信息化逐渐成为越来越多医院发展的方向。在医院固定资产档案管理工作中，应积极创造新的档案管理模式，加强医院固定资产管理工作，根据时代的特征以及相关政策落实管理工作。人员是档案管理的主体，也要强化管理人员的管理意识及管理技能，重视信息化建设，保障人力资源，进一步提升医院固定资产档案资料的利用率，助力医院的可持续发展。