医院科研经费管理中存在的问题与对策探讨

2023-08-25安徽省肿瘤医院

现代经济信息 2023年22期

张敏安徽省肿瘤医院

科研经费泛指发展科学技术事业而支出的费用，用来解决特定的科学和技术问题。科技作为第一生产力，对社会发展有着至关重要的作用，它在GDP 中的比重反映出国家或地区对科研工作的重视程度[1]。2011 年9 月，《财政部、科技部关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》发布，对科研经费管理作出新的规定。《2022 年全国科技经费投入统计公报》中显示，我国2022 年科技经费投入总量为19 677.9 亿元，较上年增长11.8%。但是研发投入效益有待提高，主要是科研成果转化率低，这与科研经费的管理工作有密切关联。以下结合笔者工作实践，探讨了医院科研经费管理的问题和对策。

一、医院科研经费管理特点

(一)来源渠道多

医院科研经费来源渠道多，主要包括三个方面：一是国家或地方有关部门拨付的经费；二是企事业单位拨付的专项经费或合同经费；三是医院自筹的经费或通过其他渠道争取到的经费[2]。不同来源的经费，其管理规定有差异，如果项目负责人不能全面掌握相关管理制度，就会影响经费预算的编制，影响经费支出和报销审核。

(二)研究周期长

部分科研项目的研究周期长，需要数年才能完成，一方面导致经费下拨时间的间隔长，不利于科研项目顺利推进，该支付的经费无法支出，不能按时核销，影响预算执行率。另一方面会增加科研项目的不确定性，导致预算方案不适用，调整预算的过程中，也会影响预算执行率。

(三)开支范围广

科研经费开支范围主要包括仪器设备费、科研材料费、科研业务费、专家咨询费、研究工作资料费、检索费和论文版面费、交通费、成果应用推广费等。而且，科研经费专款专用，要接受有关部门的检查、监督和审计。部分人员因缺乏财务管理知识，在经费使用时可能出现支出项目挤占挪用、扩大开支范围、虚列支出等现象。

二、医院科研经费管理中存在的问题

医院科研经费管理中，存在的问题主要集中在预算编制、经费使用、采购流程、内部监管等方面，详细介绍如下。

(一)预算编制问题

如果预算编制工作未按照规定要求开展，由课题组成员负责，预算审批下拨后财务人员再进行经费管理。在这个过程中，科研人员编制预算，与自身专业不对口，掌握的财务、预算知识有限，就容易引起预算编制问题。例如，项目负责人对支出预算没有进行全面分析，依赖于过往经验填报，导致预算编制不够科学合理。科研项目实施中，因项目和预算不匹配，易出现随意变更预算、多次调整支出的情况，不仅影响项目推进，也为审核带来了困难。

(二)经费使用问题

调查数据显示，医院科研经费管理中重视申报、轻视管理，多以结果为导向，忽视了经费的使用过程[3]。主要表现为：第一，项目审批通过后，负责人不关注经费的到账和使用情况，导致经费长期挂账，甚至形成呆账。第二，项目研究缺少完善的规划，尤其经费使用计划不合理，在临近结题时突击使用经费。第三，经费报销流程比较复杂，科研人员可能多次补充材料，因报销时间延长、未能及时入账，增加了结题审计风险。另外科研人员属于专业技术人员，若医院经费使用管理的培训不到位，会导致科研人员对经费支出的概念模糊，不了解列支范围和标准，在实务操作中容易发生支出不规范的问题，当个别科研人员思想不端正，认为科研经费是可以自由支配的，也会导致违规支出现象发生。

(三)采购流程问题

在材料设备的采购上，主要存在两个问题：一是科研经费到位后，项目推进过程中只有小部分支出，结题前大量采购材料设备，而且这些材料设备对项目研究的作用不明显。二是采购环节缺少管控，项目需要的部分材料设备由课题组成员自行采购，存在没有纳入医院的采购流程，没有办理出入库手续，影响采购过程的公平性、公正性。

(四)内部监管问题

对科研经费的监管，一般依赖于内审人员。但是，内审人员受专业限制，对科研项目、经费开支情况的了解不够全面，参与预算管理的深度不够。再加上科研项目的数量多，部分研究周期长，内审人员多是在结题后对经费支出情况进行抽查。因内部监管流于形式，会导致经费使用效率低，出现随意变更经费用途的现象。

三、典型案例分析及带来的启示

(一)案例一

某三甲医院，集教学、科研、医疗和预防保健领域为一身，多个专科列入中国最佳专科排行榜前十。该医院包括40 个临床科室、7 个医技科室、2 个后勤部门，其中科研处负责全院科研项目的受理、审批、管理及结题验收等工作。其科研经费管理中存在以下问题：

1.预算管理流于形式。编制预算时，部分科研人员为避免审批阶段预算被削减，同时保证研究费用充足，凭借以往申报经验提高申报预算金额，后续使用中难以发挥出指导作用。

2.经费使用管理不到位。一是经费支出的核算科目口径不一致，很难把会计科目中的支出项目归集到预算科目中。二是经费购置设备资产的管理能力不强，固定资产管理松散，影响审计工作执行。

3.部分项目结题未结账。项目财务结账滞后于结题验收，未严格按照规定马上开展财务结账工作，使得结题验收和财务结账不同步。

4.绩效评价体系不完善。主要是缺乏完善的评价指标，未能积极有效地评价科研项目的绩效。

针对以上问题，该医院所采取的解决对策包括：

1.完善预算管理机制。科研项目预算的开支和执行情况，定期反馈给项目负责人，实时了解经费的实际使用进度，对预算进行动态调整与优化配置。同时采取警示机制，对比预算和实际执行数据，既控制在预算上限以内，又提高经费使用效率。

2.经费使用规范管理。一是加强预算与会计核算的对等性，确保预算科目与会计核算科目相匹配。二是设置独立账户核算科研经费，做到专款专用；并引入财务监督系统，加强对资金监控力度。三是加强资产管理审计力度，完善资产采购审批制度，尤其购置大型资产前组织专家及分管领导进行评审，避免重复采购。

3.加强结题管理及时完成结账。规定在结题后1 年内，项目负责人完成结账工作；如果项目超出规定时间且未申请延期，科研承担单位可强制结算。

4.优化绩效考核体系。一方面根据科研项目任务书，审查科研结果，建立完善科研经费绩效考核制度，对项目主管部门及专业机构进行追查追责。另一方面构建人员补偿机制，包括提高直接费用中劳务费支出的预算比例，通过项目组间接支出来列支科研人员的绩效支出，激发科研人员的工作积极性。

(二)案例二

某三甲医院，现拥有2 个院区，编制病床1 202 张，专业科室61 个，教学机构10 个，科研机构4 个。2018 年12月，入院国家卫健委公布的“首批肿瘤多学科诊疗试点医院”名单。在科研经费管理上，采用传统的科研经费本登记收支相关信息，随着科研经费类型增多，科研材料的采购量较大，存在报销量大、监管困难等问题，急需进行管理上的变革。随后医院建设信息管理平台，开发科研经费管理系统，对现有科研经费重新梳理，采用信息化手段进行管理，提高了科研经费管理水平。

以预算管理为主线，具有预算编制、科研报销、预算调整、科研借支、经费结余管理、对接科研材料采购平台进行报销管理等功能。以报销管理为例，整个流程是：第一步，科研人员在系统平台上填写报销单据，选择经费项目、预算支出项目。第二步，系统根据预设的规则进行判断、检查，通过后预算冻结。第三步，打印报销单据，将原始凭证提交给财务部门进行审查。第四步，通过审查后，冻结的预算转化为科研支出。科研人员利用该系统，可随时查看支付情况、预算明细情况，了解报销进度，方便开展管理工作。应用信息化管理系统的成果包括：一是实现了无纸化项目管理，提高了项目进度管控力度，截至目前管理科研项目1 500 余个，总经费超过4 亿元。二是实现了动态化预算监管，项目负责人能全面掌握经费执行进度，有助于开展结题审计工作。三是经费报销更加便利，平均报销时长从28 天缩短至15 天。

(三)带来的启示

从以上两个案例可见，科研经费管理具有专业性和复杂性特点，必须从预算、支出、报销、监管等方面入手，并且应用信息技术，才能满足新形势下的经费管理需求。

四、针对科研经费管理问题的解决对策

针对医院科研经费管理存在的问题，结合成功管理措施和经验，笔者从以下几个方面提出解决对策，以期提高科研经费的管理水平。

(一)加强预算管理

为提高科研经费的使用效率，为管理工作提供真实准确的数据支持，首先应从预算的角度出发，让财务人员尽早参与到科研经费的预算编制中，保证预算编制的科学性、合理性[4]。具体操作上，编制预算时项目负责人和财务人员展开合作，将项目负责人的专业技术优势、财务人员的财务管理优势结合起来，使预算编制既满足科研工作要求，也符合预算管理制度的规定。另外，对科研经费的预算内容进行精细化处理，在预算支出范围内，赋予项目负责人足够的经费支配权，从源头上为经费的合理使用奠定基础。

(二)规范经费支出

针对科研经费支出不规范的问题，解决之道在于对科研人员进行相应的培训，掌握经费支出范围和相关规定，从而规范支出行为。第一，科研经费支出正常的项目，对科研人员进行培训时，重点放在支出报销事项上，掌握报销流程、需要提交的材料，提高支出和报销效率。第二，科研经费支出较慢的项目，对科研人员进行培训时，重点放在经费支出计划上，避免出现随意支出、超范围支出等情况。通过培训，提高科研人员的预算意识，树立正确的思想观念，实现经费支出的规范化。

(三)简化报销流程

科研经费报销流程复杂，主要原因有两个：一是需要大量的证明材料，二是需要多个部门的配合。简化报销流程，也应从这两个方面入手：第一，在管理制度规定的范围内，赋予科研人员更多的预算调剂自主权，在报销环节减少证明材料，缩减审批环节；同时推进线上服务，将科研人员从报表、报销事务中解脱出来。第二，科研经费支出与报销涉及的部门，应加强协作配合，形成统一的规章和机制，消除部门壁垒、信息不对称等情况，实现经费支出信息的共享，为报销流程的优化创造有利条件[5]。

(四)强化物资管理

解决材料设备的采购问题，应在医院内制定公平、公正的科研项目物资采购规定，将其全部纳入医院的采购流程。具体操作上，科研项目需要的材料设备，要符合医院的采购流程，其中固定资产由资管部门负责采购，常规耗材由采购部门进行采购，按照耗材款项的支付流程，对采购经费进行统一结算即可。科研人员只需上报材料设备采购计划，按照流程登记领取，做好出入库管理工作，把部门负责人签字作为原始凭证。如此，可避免采购过程风险，减少管理上的漏洞，提高科研经费使用的科学性。

(五)落实内部监管

一是开展绩效考核。科研经费使用过程中，实施项目经费编号登记制度，项目负责人根据任务书、项目合同等文件，在项目变更、结题、终止时填写书面报告，结清费用，并交给财务部门。财务人员对经费收支结余进行核对，对项目取得的经济、社会效益进行考核评估。二是健全内审机制。内审是医院监管工作的重要途径，科研经费在使用管理中，应发挥出内审部门的优势，对经费支出进行检查，对项目合同、委托书进行论证，及时发现经费管理中的问题，提出有效的改进措施。针对违规支出使用经费、造成经费流失的行为，及时追究当事人的责任，进行严肃处罚，或移交纪检司法机关处理，保证科研经费使用的规范性和高效性。

(六)构建信息平台

随着信息技术的发展和普及应用，医院在科研经费管理上也应该大力推行信息技术，构建信息化管理平台，在科研、财务、行政等部门之间实现信息共享，既方便查询经费的支出和使用数据，又能实现全过程监管的目标[6]。要想做到这一点，一是结合医院科研经费的管理特点和现状，将计算机、互联网、大数据、云计算等技术运用其中，合理配置软硬件资源，打造科研经费信息化管理平台。二是科研部门与财务部门要加强沟通，项目负责人、科研人员、财务人员要明确各自的工作职责，在预算编制与执行过程中，听取财务部门的专业意见，实现经费使用信息的高效传递。