关于干部人事档案审核过程中的问题探讨

［摘 要］在开展组织建设工作以及提供人才服务等方面工作的过程中，干部人事档案属于极为重要的材料依据。通过干部人事档案，企业能够一定程度上了解到干部个人的学习经历以及专业文化水平等方面的情况。本文以某有限公司为例，对其干部人事工作中的不足展开分析与研究，并就审核过程中存在的问题进行初步探讨。

［关键词］干部人事档案；三龄；学历学位；电力行业

［中图分类号］G27 文献标志码：A

在日常教育培养以及人事管理等方面的工作中，干部人事档案发挥着重要的作用。根据中央从严管理干部、整治选人用人不正之风的总体要求，各单位积极开展档案专项审核工作，力求通过此项工作，实现干部人事档案管理水平与管理质量的进一步提升，严格落实工作制度，进而为干部人事工作的有序开展奠定良好的基础。

1 干部人事档案材料的分类

根据我国现阶段的《干部人事档案工作条例》，可将档案材料分为十大类：第一类材料属于能够反映干部个人的自然情况、家庭与社会关系以及经历等较为基础的履历材料，第二类主要为涉及干部自身的家世与身世还有主要社会关系自述的自传材料以及与个人相关的材料，第三类主要是针对干部德能勤绩廉方面的考查、考核及鉴定材料，第四类为学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，第五类主要为干部审查还有干部基本情况更改从而所形成的相关材料，第六类主要是党组织与团组织建设工作过程中所形成的相关材料，第七类主要为涉及表彰奖励等方面的材料，第八类为涉法违纪方面的材料，第九类为工资、任免、出国和会议代表类材料，第十类为其他可供组织参考的材料。在这十类中，第三类和第五类容易混淆，第三类常见的入档资料有年度考核、综合测评、鉴定材料等，第五类常见的材料有家庭成员调查材料、身份的调查等政审类材料，第十类主要包含体检表、劳动合同、工作调动通知单、工伤材料等。

2 干部人事档案审核中凸显的问题及原因分析

2.1 “三龄”填写不一致及原因分析

“三龄”即年龄（出生时间）、党龄（入党时间）和工龄（工作时间）。档案材料中年龄、工龄填写不一致的情况较为普遍，尤其是在出生日期的填写上，甚至出现了与实际时间相差极大的情况。而党龄填写存在的问题是入党时间和转正时间记混淆，如入党时间提前一年或者推后一年。

年龄填写不一致的原因：一是受我国传统文化的影响，我国存在公历纪年与农历纪年两种纪年法，在具体的填写过程中未能够根据要求进行填写导致出错；二是非本人所填，特别是早期的入团材料和学校材料，因个人不重视，由学校或他人代填，不注意核实年龄而导致填写有误；三是父母及本人也不清楚出生日期，随意变更自己的出生日期［1］。

工龄填写不一致的原因：一是在组织方面填写存在错误，通常情况下经常出现在工资表的填写还有干部任免等材料中；二是个别干部刚参加工作时在进行干部履历表的实际填写过程中，不知道是以报到时间还是合同签订日期为准，从而出现了错误；三是部分员工具有一些时间相对较短的社会实践，该种情况下也极易出现填写错误，在具体的填写过程中应当以正式工作时间为准。

党龄填写不一致的原因：组织对于员工的入党情况未能够进行有效的核实，或者个人在填写的过程中主观意识方面的认知出现了一定程度的偏差导致填写出现错误。党龄主要是根据《入党志愿书》等相关入党材料展开审核的，然而在实际工作中由于档案管理工作的失误也会出现档案缺失的情况。

2.2 学历学位材料缺失及原因分析

所谓的学历学位材料本质上指的是学籍方面的资料，学籍资料在具体的归档过程中涉及高中阶段的毕业登记表、报名表以及高等教育阶段的入学登记表、成绩单、学位证明等具有原始性的记录材料，该类材料上的信息能够完整地描述个人的具体学习经历，换言之，学籍资料能够有效证明学习经历的真实性。在现实生活中也经常遇到学籍资料缺失的情况。造成学籍资料缺失的常见情形主要有两个：一是资料档案中对于部分学习阶段的相关信息材料缺失，如高中阶段或者高等教育阶段；二是各个阶段的材料信息未出现缺失，但是材料信息缺乏完整性，如高等教育阶段的入学登记表或者毕业登记表缺失等情况。

档案中学籍材料缺失或部分缺失有以下原因：由于工作疏忽，原就读的学校未将部分或全部学籍材料归入学生档案，故材料在学生毕业后未随档案转入工作单位；在职学历材料邮寄给个人，未直接邮寄到单位组织人事部，导致材料流转丢失。

3 干部人事檔案关于“三龄”和学历审核的重点及方法

在具体的审核过程中，主要是根据最新的干部任免审批表及干部履历相关材料进行相关信息的确定，并展开对改写材料的严格审核。

3.1 出生时间的审核

重点看三张表：最早记载出生时间的材料、最新的任免表或履历表以及记载身份证的表。

三张表中记载的出生日期不一致时，需要以最早的干部档案内的信息为标准进行填写。核实出生时间，同时还应当充分考虑干部个人入学与入党、团的时间以及家庭成员的相关信息等逻辑关系的合理性。若存在最早材料的出生时间与其他材料不一致的，原则上按最早材料认定，但可根据实际情况进行认定。最早材料只有出生年份未对出生月份进行登记，该种情况下可以参考第二份材料，若两份材料所登记的出生年份相同，可以将该份材料的月份作为依据进行登记，若是两份材料的年份不一致，则无法参考第二份材料。对于早期填大、填小年龄的现象，一般按填大年龄进行认定，防止重复得利。若档案中最新的干部任免表和最早材料的出生年月一致，而存在中间时间段的一份出生年月不一致，可视为档案出生日期没有问题。其他关于干部出生日期问题，可参考《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知（组通字〔2006〕41号文件）、《关于干部人事档案审核工作问答》（《组工通讯》2015年第10期）、《干部档案工作条例》等相关规定执行。

3.2 参加工作时间的审核

主要看三类材料：参加工作原始材料（如招工录入登记表或招收备案登记表、劳动合同）、最新任免表或履历表以及转正定级材料。

职工工作后参加全日制学历教育的，参加工作时间以毕业后重新参加工作的时间为准。若遇到派遣证或报到证和档案里的转正定级审批表里记载的参加工作时间不一致的情况，以定级表的起薪日为准。对于未满16周岁参加工作的，按照尊重历史、实事求是的原则，对手续齐全、程序合理的予以确认，违反当时政策的不予以确认［2］。

3.3 入党时间的审核

主要看入党志愿书，在入党时间的不同阶段计算方法也不同，要对党员身份的真实性进行核实。2014年5月以后，入党的材料归档要求发生了變化，过去要求只存入入党志愿书和入党申请书即可，现在要求政审材料、转正申请书和培训教育考查材料也必须存入档案。不同时期入党时间审核：1956年9月15日—1969年3月31日，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）；1969年4月1日—1977年8月11日，入党时间为上级党委批准之日；1977年8月12日—1982年9月5日，入党时间为上级党委批准为预备党员之日；1982年9月6日至今，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）。如党委审批时间标注与支部大会时间不一致，按审批标注时间。

这部分重点核实入党时间和党员身份的真实性。丢失《入党志愿书》问题处理办法：由原单位党组织出具证明，并经上级党委组织审核，证明其党员身份，现所在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入本人档案［3］。

3.4 学历学位的审核

主要是三查三看：一看学历材料是否齐，查看学历的填写是否准确；二看学历的晋级情况，查看学历层级晋级情况是否符合要求；三看学历之间的逻辑关系，查看学历是否真实有效。

学历的认定包括六方面：一是看学校是否有教学资质；二是看学生是否为通过正式考试录取、取得学籍的；三是看证书是否有教育主管部门审核验印；四是看本人的学籍和档案材料；五是查验证书防伪标志；六是通过学历证书电子注册网上查询。

对于大学毕业后参加全国统一研究生升学考试进行全脱产式学习，未受单位工资及福利待遇，毕业后重新分配工作的干部，在全日制教育栏内填写“研究生”及相应毕业学校、专业。除此之外，其他情况都应视为“在职教育”。海外学历必须经过教育部留学服务中心认证才可以作为依据进行认定，并出具认证材料，否则不予以认定。

大专以上的学历学位材料是学历学位审核的重点，按照学历学位高低和类别的不同，对相关的学历学位材料的收集有不同的要求，详见表1。

除此之外，还要注意以下三方面的问题：

一是缺少学历学位材料的问题。主要是指大专及以上学历学位材料，干部人事部门要尽量查找、收集齐全，特别是各类毕业生登记表。实在找不到原件的，可以到学校复印，复印件要注明出处，加盖学校学历学位管理部门的印章，不能用院（系）行政印章代替。所有材料都找不到的，可以用学历学位证书复印件代替。全日制取得的学历学位，须经所在单位组织人事部门认可盖章后归档；在职教育取得的学历学位，须经发证院校（单位）和所在单位组织人事部门认可盖章后归档。

二是党校学习学历问题。按照有关规定，各级党校学历以写实的办法填写。如在研究生、大学或大专学历前加“中央党校”或“省（区、市）委党校”。各级党校培训、进修一年半以下的，不作为学历填写。

三是干部专修科学历问题。中共中央组织部《关于干部专修科毕业学员学历问题的答复》（组厅函字〔2003〕32号）（附件17）指出，干部专修科学制二至三年，属专科层次学历全日制教育。此类学历可以认定为大专学历，填入“全日制教育”栏。

3.5 干部身份的审核

干部人事档案中除了以上审核重点，对干部身份的审核也尤为重要，根据中共中央发布的《党政领导干部选拔任用工作条例》，对于1997年以来任副科级以上职务的，要看有没有相应的审批材料，符不符合当时的有关政策和规定，有没有履行干部任用程序，党委党组有没有会议纪要，等等。在实际的干部人事档案审核中，需要重点查看有没有干部任免审批表和考查材料，干部的每一次职务的变动时间是否和最新的任免表中的工作经历时间一致。考查材料和任免审批表均放在第九类，档案审核和廉洁证明类材料均放在第五类材料。若没有建议可复制任职通知，要注明入档时间、入档人姓名、盖组织部章［4］。

4 干部人事档案审核其他注意事项

4.1 奖惩情况审核

一是要看干部履历表里面和任免表里面是否如实填写受处分的情况；二要是通过查看干部履历表和任免表中奖励信息来核对七类奖励材料，看是否缺少奖励材料和惩处材料；三要看奖励材料是否真实有效。此类建议填写分公司及以上含金量较高的荣誉。

4.2 第十类材料的归集

一是毕业生就业报到证、合同（协议）书、工作调动通知单、人事争议仲裁裁决书、工会会员登记表等材料；二是录用体检表相关材料；三是治丧材料。

5 结语

为了确保干部人事档案工作的有序开展，一是应该加强档案人员专业知识的培训和相关政策的学习；二是要做好档案资料的收集、辨识、归档；三是档案中“三龄两历”的审核和日常管理。在整个过程中要严格按照相关法律法规开展工作，从而提升档案管理水平与质量。随着计算机技术、信息数据技术的飞速发展，传统的档案管理暴露的问题显而易见，档案数字化必将成为今后档案的主要存在形式，我们应该加快电子档案的建设，完善档案管理系统和信息系统，逐步实现档案的数字化管理。

参考文献

［1］左甜. 干部人事档案专项审核工作中的问题及对策探讨［J］. 商讯，2021（29）：195-196.

［2］刘红芹. 浅谈人事档案材料的收集与整理［J］. 档案管理，2015（4）：82.

［3］陈丽生. 浅谈新时期下如何做好干部人事档案专项审核工作［J］. 就业与保障，2021（7）：113-114.

［4］王芳. 干部人事档案专项审核问题及其优化策略［J］. 城建档案，2021（5）：118-120.

［作者简介］王玉凤，女，山西大同人，国能浙能宁东发电有限公司，中级工程师，本科，研究方向：干部管理、薪酬绩效。